Coronavírus: Como reorganizar os custos da empresa durante a pandemia

Depois da saúde, a economia é, sem dúvidas, a maior afetada pela Covid-19. Dá para entender: o isolamento faz a produção cair e o faturamento despencar.

Além disso, trouxe também o desemprego e uma movimentação menor da economia — que, olha só, vai fazer com que esse ciclo se repita cada vez mais.

Mas, uma boa notícia: as coisas não necessariamente têm que seguir o pior dos rumos.

Especialistas e pesquisadores vêm se reunindo para trazer soluções que ao menos suavizem o impacto da pandemia na vida dos empresários e seus funcionários.

É isso mesmo: ainda que você ainda não tenha conseguido se organizar, nem tudo está perdido.

Com um planejamento concreto, algumas medidas organizacionais e bate-papos sérios com as pessoas que te cercam, você ainda pode correr atrás do tempo perdido e aprender a se proteger melhor das armadilhas que esse vírus plantou.

Papel e caneta na mão? Então anote essas dicas de ouro… E vamos ajeitar as coisas:

1. Reveja seu custo fixo

Talvez você já tenha feito essa parte do processo.

Se sim, recheque os detalhes; se não, prepare-se porque esse é o começo de qualquer remapeamento financeiro em tempos de corona.

Custo fixo é aquele valor imutável. São os boletos que chegarão à sua porta Invariavelmente, independente da produção ou das vendas. Na prática, o salário de seus funcionários, ou o aluguel do espaço.

Em um momento em que os lucros caíram drasticamente, é uma questão importante entender como fazer com que seus custos também diminuam em alguma proporção.

“O problema inicial de toda empresa é o custo fixo. O que, em teoria, não teria muito como resolver. Na prática, por outro lado, você consegue dar um jeito”, afirma Denis Forte, professor do Programa de Pós-Graduação em Administração de Empresas da Universidade Presbiteriana Mackenzie.

Segundo Forte, o primeiro passo para isso é negociar.

Um bom começo é bater um papo honesto com o proprietário do imóvel onde você trabalha.

“É válido ter na cabeça que essa conversa é importante para os dois lados. Claro que o valor do aluguel é crucial para quem recebe, mas não é interessante para o dono vagar um imóvel só porque você não está conseguindo acompanhar as contas”, afirma Forte.

Para te tranquilizar, não é nem como se isso fosse uma grande aposta. Esse tipo de processo é extremamente comum na indústria.

Quem trabalha com imóveis há bastante tempo talvez até esteja esperando essa conversa.

“Isso é muito utilizado em tempos de inflação, é uma ferramenta importante usada por empresas gigantes — e é uma ótima carta na manga, para quem é menor e foi atingido pelo corona.”, afirma.

2. Não encare seus funcionários como gastos

“Quando falamos em custos é comum que os primeiros cortes sejam justamente os dos funcionários. Isso é um erro”, afirma Forte.

“ É uma visão de muito curto prazo, que te prejudicará logo em seguida. Essas pessoas são justamente quem fazem você ter algum dinheiro, sem elas você não conseguirá sair dessa situação”, completa.

Se você conseguiu formar uma empresa é justamente porque tinha pessoas ao seu redor te ajudando a alcançar seus objetivos.

Seja planejando serviços, divulgando eles nas redes sociais, ou simplesmente manufaturando seus produtos.

Cortar pessoas significa eliminar habilidades que hoje sua empresa tem — e para sair da crise todo tipo de competência será importante.

“É hora de entender quem te cerca. Quem é essencial para sua produção? Quem conhece seu negócio como ninguém? Quem está com você há muito tempo? Quem é competente? Se faça essas perguntas”, diz Forte.

“Poxa, mas não dá, com as contas como estão eu não vou conseguir segurar os funcionários”, você pode nos falar. Então, mais uma vez, converse.

“Veja se é possível uma diminuição no salário, veja se há como fazer uma compensação no futuro. É importante aqui construir uma ponte. Tanto você quanto o funcionário, devem ter paciência com quem ajuda”, afirma.

3. E cuide da saúde deles

Além da parte financeira, é importante dar recursos para que quem trabalha com você cuide da saúde física e mental

A primeira é ainda mais importante para os trabalhadores essenciais, que ainda precisam comparecer presencialmente ao trabalho.

Garante que essa parte da sua equipe tenha materiais constantemente higienizados. Se o local de trabalho for dentro da sua empresa, o espaço também tem que ser limpo regularmente.

Também é muito importante que a informações sejam claras e afastem qualquer tipo de mentira.

Seu funcionário precisa saber como utilizar uma máscara, que para lavar as mãos não basta simplesmente colocá-las embaixo da água e que, não, tomar chá não o protege de nada. Isso o manterá mais seguro.

A saúde mental também pode ser protegida com alguma ações estratégicas.

“Encontramos alguns casos de sucesso em empresas que estão disponibilizando canais de apoio emocional, com profissionais de psicologia, psicoterapia e até psiquiatria.” afirma Caroline Yokomizo, líder de Industrial Products da Deloitte Brasil, uma das maiores consultoras empresariais do país.

“Tem sido uma grande quebra de tabu, já que esse tipo de ação sempre foi visto com muita resistência pelas empresas”, completa.

“Depois de 90 dias com pessoas trabalhando em casa sem sair, é difícil falar que está todo mundo trabalhando em plena saúde mental. Problemas podem aparecer, é importante mostrar que tudo bem e que há caminhos”, afirma Yokomizo.

4. Renegocie, Renegocie e Renegocie

Se com o custo fixo uma renegociação já era importante, com os custos variáveis (ou seja, matéria prima, ou outros valores que mudam de mês para mês) você não deve poupar esforços — e lábia — para diminuir seus danos.

“Toda conversa aqui é importante. Ligue para quem lhe entrega materiais, fale com quem distribui seus produtos. Abandoná-los agora não será bom para eles, que provavelmente também estão sofrendo com a crise. Cheguem à um meio termo possível para ambos”, afirma Forte.

A conversa, inclusive, não deve se limitar à outras empresas do mesmo tamanho que a sua.

Converse com os gigantes. Peça linhas de crédito mais justas ao seu banco — a maioria deles criou alternativas para este momento.

Nenhum banco quer ganhar a imagem de que está lucrando com os endividamento provocados pelo corona. Tenha um papo claro com seu gerente.

5. Fique de olho nos contratos

Tantas mudanças gigantes podem te trazer problemas nas entrelinhas.

Não adianta seu distribuidor ou funcionário simplesmente topar receber menos, isso tem que ser registrado.

Peça para sua equipe jurídica conferir todos os contratos que estão sendo renegociados.

“Diferentemente de outras crises, em que a gente conseguia mapear quais setores seriam afetados por um problema ou outro, com a covid, todas as áreas estão sendo atingidas — o que, vem causando um fenômeno estrutural de renegociações”, afirma Yokomizo.

Uma linhazinha esquecida entre um contrato e outro pode causar uma ação que piore ainda mais a situação toda.

É extremamente importante que a atenção seja redobrada neste momento.

“No começo da pandemia fizemos uma pesquisa e apenas 11% das empresas estavam renegociando algum tipo de contrato, 100 dias depois esse número saltou para 82%”, conta Yokomizo.

Então, calma, todo mundo está passando por isso.

6. Estabeleça equipes de tomada de decisões de emergência

Decisões importantes precisarão ser tomadas, e com agilidade, é importante então saber quem as iniciará.

Uma solução prática é definir um grupo de pessoas que consiga agir com consciência e eficiência.

“Precisam ser grupos que represente diferentes áreas da empresa — e formado por pessoas com poder de decisão”, afirma. Yokomizo.

Os principais pilares do seu negócio precisam estar representados por pessoas de confiança.

Escolha alguém que cuide das finanças, outra capaz de gerir pessoas e uma pessoa que tenha domínio dos processos e materiais.

Todos devem defender e explicar suas respectivas áreas, assim, sua visão sobre a empresa e quais as necessidades de cada equipe ficaram mais evidentes.

O presidente da empresa, claro, também deve estar presente, para que não seja surpreendido por nenhuma decisão.

É importante reunir esse grupo não só quando os problemas aparecem, mas regularmente, para prevê-los.

No início, conversem diariamente, tracem planos emergenciais, definam os próximos passos e depois que tiveram um panorama seguro com alguns planos Bs definidos, passem a organizar reuniões semanais, para não travar o trabalho de ninguém.

Mais tempo que isso pode ser demais.

7. Seja presente e transparente.

Em um momento de fragilidade, a insegurança de quem te cerca será sua inimiga.

Um funcionário com medo de ser demitido renderá menos.

Um distribuidor que sente que está sendo explorado pode não aceitar uma próxima renegociação. Sua maior arma, então, é a transparência.

Mande mensagens e promova reuniões frequentes tanto para quem trabalha para você, como quem trabalha com você.

Mostre os cenários, explique os panoramas, conte seus planos. Mostre que você se importa.

“Esteja muito próximo de seus fornecedores mais críticos e clientes mais importantes. Não deixe de atender um cliente menor, mas foque nos que lhe são decisivos. Mantenha a base ativa com pílulas constantes de informações”, afirma Yokomizo.

“É importante lembrar que você está lidando com pessoas, não transforme isso em algo meramente comercial, pode pegar mal. Seja alguém que efetivamente está próximo”, completa.

Conclusão

Não se entregue à crise. Com o planejamento certo, apoiando — e sendo apoiado — por sua rede de colaboradores é completamente possível atravessar esse período.

O momento é ruim, mas vai melhorar. E tanto você, como quem lhe cerca, vai conseguir passar por isso.

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