Transporte de documentos: como funciona e como fazer?

Por mais que estejamos vivendo a era digital, existem documentos que precisam ser impressos, assinados e enviados. Para que o transporte de documentos seja feito de forma ágil e segura é preciso contratar os serviços de uma empresa especializada.

Com a pandemia, a procura por esse tipo de transporte cresceu, já que muitas companhias têm funcionado à distância, com os colaboradores atuando na modalidade home office.

Mesmo que não seja possível enviar digitalmente certos tipos de documentos, a tecnologia auxilia de outra forma, tornando o transporte mais rápido e seguro através da possibilidade de roteirização e rastreamento dos veículos.

Siga a leitura para entender como funciona o transporte de documentos, como esse serviço evoluiu ao longo do tempo e o papel que a tecnologia teve para essa mudança. Além disso, iremos compartilhar dicas de como realizar esse transporte com segurança, acompanhe!

Como funciona o transporte de documentos?

Existem certos tipos de arquivos que precisam ser impressos e enviados de um endereço a outro, que pode ser na mesma cidade ou até em estados diferentes. Às vezes, eles precisam ser assinados e devolvidos para o local de onde partiram.

O transporte desses papéis precisa ser feito com o máximo cuidado. Afinal, muitas vezes são documentos importantes e até sigilosos, que não podem correr o risco de serem extraviados.

Dessa maneira, é necessário contratar os serviços de empresas de transporte de documentos com expertise nesse segmento e que possuam uma estrutura capaz de oferecer toda a segurança que essa tarefa exige.

Geralmente, os papéis são acondicionados em um malote para transporte de documentos, que os mantêm protegidos da chuva e outras intempéries, e enviados ao destino de moto, carro ou outros veículos.

Por que o transporte de documentos ainda é tão utilizado?

No passado, qualquer tipo de arquivo precisava ser enviado impresso, não existia e-mail e outras formas que usamos hoje para trocar informações digitalmente. Essas tarefas podiam levar dias ou até semanas até serem concluídas.

Com o passar do tempo, a internet foi se popularizando, surgiram os computadores modernos, os tablets e smartphones. Graças a esses avanços tecnológicos, conseguimos enviar arquivos para pessoas que estejam em qualquer lugar do mundo em segundos.

Contudo, mesmo com tantas transformações, existem situações em que o digital não consegue substituir completamente o físico. Esse é o caso de documentos que precisam de assinatura, reconhecimento de firma, serem apresentados em sua forma original, entre outras características específicas.

Por essa razão, mesmo que hoje já exista a opção de assinatura digital, por exemplo, entre outras formas de garantir a veracidade de um documento online, para muitas empresas os serviços de transporte de documentos urgente continua sendo essencial.

Transporte de documentos: quais tipos costumam ser enviados?

Geralmente, os documentos que precisam ser enviados impressos incluem os seguintes tipos.

Contratos

Contratos requerem assinatura e, na maioria dos casos, reconhecimento de firma, o que faz com que seja necessário enviar a versão impressa aos envolvidos e ao cartório.

Documentos pessoais

Com a pandemia, muitas empresas passaram a funcionar na modalidade home office. Assim, as contratações passaram a funcionar à distância, o que exige que a carteira de trabalho e outros documentos sejam enviados para que o setor de recursos humanos realize todo o processo.

Documentos jurídicos

Advogados e contadores precisam receber e enviar documentos dos seus clientes com frequência. Realizar as entregas pessoalmente não é viável, já que toma muito tempo, e às vezes, os clientes estão localizados em outras cidades.

A evolução do transporte de documentos

O transporte de documentos já é utilizado há muitos anos e, com o passar do tempo, evoluiu em termos de agilidade e segurança.

No passado, uma das poucas seguranças que o remetente tinha de que o destinatário receberia os papéis era o aviso de recebimento. Assim que o item chegava ao destino, a pessoa que o recebeu deveria assinar um comprovante. Então, o remetente era avisado que a entrega havia sido realizada.

De qualquer forma, não se tinha muito controle sobre o malote de documentos durante o trajeto. Claro que já existiam empresas que realizavam esse serviço com seriedade, mas sem a estrutura ao qual se tem acesso atualmente.

Hoje, com o auxílio da tecnologia, é possível realizar o rastreamento do veículo com o malote ao longo de todo o caminho. Isso permite que se evite extravios, atrasos ou a chegada ao destino sem que uma pessoa autorizada a receber os documentos esteja presente.

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Dicas para realizar o transporte de documentos de forma segura

Se a sua empresa precisa do serviço de transporte de documentos, é importante estar ciente de alguns detalhes. Como não se trata de qualquer tipo de entrega, é preciso buscar um transportador que esteja preparado para realizar os envios com segurança e agilidade.

Confira duas dicas de como realizar o transporte de documentos de forma segura.

Contrate uma transportadora com boas referências

O transporte de documentos não é um tipo de entrega comum e exige ainda mais cautela ao contratar a empresa que irá realizá-lo. Afinal de contas, um extravio de certos tipos de documento pode gerar um grande transtorno.

Nesse sentido, é necessário que seja uma companhia reconhecida e regulamentada para realizar esse tipo de função, especialmente no caso do transporte de documentos interestadual, que requer uma autorização especial.

Verifique se a empresa oferece a opção de rastreamento

Anteriormente mencionamos como a tecnologia pode contribuir para que o transporte de documentos aconteça de forma segura. Sendo assim, é válido contratar uma empresa que conte com um bom sistema de monitoramento de veículos, para que a viagem seja acompanhada e se evite imprevistos.

A utilização de um sistema para transportadora também tem o benefício de agilizar a entrega, o que é fundamental nos casos em que os documentos precisam chegar ao destino com hora marcada.

O transporte de documentos é um tipo de serviço fundamental para muitos profissionais e empresas. Com o auxílio da tecnologia, os arquivos podem ser entregues com a máxima segurança e agilidade.

Dúvidas sobre transporte de documentos

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