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O controle de manutenção de frota está em dia na sua empresa ou você sente que algo precisa melhorar?

É sempre importante pensar a respeito, afinal, cuidar da manutenção garante tranquilidade, poupa custos e, não menos importante, evita acidentes. 

Sobre isso, inclusive, os números comprovam que defeitos mecânicos são uma das principais causas de ocorrências no trânsito. 

De acordo com o Atlas da Acidentalidade no Trânsito Brasileiro, em 2019, 4.527 acidentes foram causados por problemas dessa ordem, os quais, por sua vez, levaram a 148 mortes no país.

Para melhorar as estatísticas, não há outro caminho que não seja cada um assumir a sua parcela de responsabilidade por um trânsito melhor e mais seguro.

Além de ajudar a salvar vidas, você e sua empresa se aproximam da economia e, em consequência, de lucros maiores nas operações.

É sobre isso que vamos falar ao longo do texto, destacando o que é e como fazer o controle de manutenção de frota, sua importância e como qualificar essa tarefa com o uso da tecnologia.

Siga acompanhando para saber tudo a respeito!

O que é controle de manutenção de frota?

A manutenção pode ser entendida como todas as ações realizadas para conservar e prolongar a vida útil de máquinas, equipamentos e veículos.

Sendo assim, o controle de manutenção de frota é representado pelos processos, métodos e a aplicação de ferramentas para planejar e realizar as rotinas de gestão.

Esse é o cenário ideal, financeiramente falando. 

Porém, existe manutenção sem controle, que é aquela que acontece sempre nas piores horas.

Também é conhecida como manutenção corretiva não programada e se caracteriza pela quebra ou mau funcionamento de componentes e peças, por vezes de forma irreversível ou perto disso.

Outra característica desse tipo de manutenção é que ela é mais cara. 

Afinal, costuma acontecer em momentos nos quais a empresa não está preparada para cobrir os gastos gerados.

Esse tipo de situação pode ser evitada quando se acompanha de perto a inspeção dos veículos, executando revisões de forma programada.

É uma ideia bem melhor do que simplesmente deixar a necessidade de manutenção depender da sorte, concorda?

Quais são os tipos de manutenção de frota? 

Não há sucesso nas operações logísticas sem uma gestão de frota atenta aos custos. 

E não há redução de custos sem esforços permanentes para evitar que veículos parem por falta de cuidados e de revisão.

Essa é a principal finalidade da manutenção de frota.

Ou seja, é por esse conjunto de práticas que o uso dos veículos é racionalizado, evitando defeitos mecânicos e gastos excessivos.

Um bom exemplo disso é quando uma revisão é postergada para que o veículo continue rodando. 

Em um primeiro momento, de fato, pode não haver impacto algum. 

O problema é quando esse adiamento começa a se tornar frequente. 

Nesse caso, o risco de uma pane mecânica aumenta de forma silenciosa e, com o passar do tempo, ele vai ficando cada vez maior.

A troca de óleo, por exemplo, quando deixa de ser feita, pode levar o veículo a queimar esse fluido e, em consequência, o motor pode sofrer dano de difícil solução.

Para evitar problemas tão graves quanto esse, a solução é investir em manutenção.

Tipos de manutenção de frota

Confira, então, como elas são categorizadas:

1. Programada 

Manutenção programada é aquela que se faz conforme um cronograma de rotinas previamente definido.

É o tipo de manutenção que permite ao gestor de frotas se antecipar ao problema.

Portanto, a empresa não espera acontecer e age antes que o defeito apareça.

Veículos de carga merecem atenção ainda maior, já que são submetidos a rotinas mais desgastantes por operarem no máximo de suas capacidades.

Sistemas como os de suspensão, frenagem e amortecimento, por exemplo, demandam manutenção programada antes que venham a falhar e tirar um caminhão de circulação.

As rotinas de manutenção programada podem ser do tipo corretiva, preditiva ou preventiva.

2. Preventiva 

Não é novidade que prevenir é sempre melhor do que remediar um estrago já feito.

Por isso, a manutenção preventiva é a maneira ideal de evitar que um veículo sofra uma falha mecânica. 

Existem diversas formas de fazer o controle de manutenção de frota em regime preventivo.

Você pode, por exemplo, usar uma planilha de manutenção de caminhões grátis, que pode ser encontrada online com uma certa facilidade.

Outra maneira de implementar rotinas para prevenir problemas mecânicos é utilizar a tecnologia de rastreamento e monitoramento com dispositivos acoplados aos veículos.

Eles medem a performance, estilo de condução do motorista, controle do consumo de combustível, dentre outros indicadores fundamentais. 

Assim, e por meio de um software de gestão de frotas, você passa a ter um alcance muito maior sobre aspectos que, sem esse recurso, não teria como medir e avaliar. 

3. Inesperada 

Outro aspecto sobre a manutenção que deve ser destacado é que ela pode ser provocada por fatores externos, internos ou por uma soma dos dois.

Um caso em que ambos os fatores se juntam é quando um pneu fura ou é avariado porque está com sulcos muito baixos ou quase careca.

Um prego ou um objeto cortante pode estar na pista e furar o pneu? Sim, com certeza.

No entanto, quanto mais desgastado ele estiver, mais vulnerável será aos perigos que existem nas vias públicas.

Já motores que fundem ou correias que arrebentam não têm outra causa que não seja interna. 

Nesse caso, o dano é relacionado à negligência mesmo.

Em todas essas situações, a única manutenção possível é a que se faz de forma inesperada.

Por pegar o gestor de surpresa, ela gera um custo em recursos e mão de obra muito maior do que um reparo programado.

Para a empresa, também representa um prejuízo dobrado, já que, além do gasto com peças e serviços, tem o custo do veículo que deixa de produzir.

São razões mais que suficientes para implementar a manutenção programada, não acha?

Por que é importante fazer controle de manutenção de frota 

Embora o controle de manutenção de frota também gere custos, esse é o tipo de investimento que deve ser implementado para evitar despesas maiores e, assim, potencializar os lucros.

Além disso, as vantagens desse tipo de controle compensam. 

Veja algumas boas razões para você não deixar de fazer a manutenção programada:

  • Frota melhor controlada – você sabe quais veículos estão em dia e quais precisam de reparos
  • Redução da ociosidade – mais veículos circulando é sinônimo de maior retorno
  • Mais segurança – afinal, um veículo em mau estado ou sem manutenção é sempre um risco
  • Veículos mais duráveis – porque é melhor prolongar a vida útil da frota do que ter que comprar novos veículos
  • Performance melhorada – caminhões e carros com manutenção em dia rodam mais e apresentam melhor rendimento em todos os sentidos.

Como fazer controle de manutenção de frota [Passo a passo]

A tarefa de gerir a manutenção pode parecer complexa demais quando não faz parte da cultura da empresa.

E mesmo naquelas que já contam com rotinas de manutenção, por outro lado, sempre há o que melhorar.

Manutenção de frota é uma estratégia que pede atenção aos detalhes, já que é neles que pode estar a diferença entre o lucro e o prejuízo.

Mas esse olhar atento não vem de uma hora para a outra, é claro.

Chegar a esse nível demanda um esforço diário, além de contar com as ferramentas e profissionais certos.

De qualquer forma, a simples implementação de algumas medidas pode surtir efeitos quase imediatos. 

Veja quais são:

1. Identifique e catalogue seus veículos 

Não se pode gerir o que não se mede.

Assim sendo, a primeira iniciativa para começar a implementar o controle de manutenção de frota é identificá-la.

Para isso, a dica é fazer uma listagem de todos os veículos que pertencem à empresa, não importa o uso que se faça deles. 

Da mais simples motocicleta ao maior dos caminhões de carga, todos devem ser relacionados.

Nessa lista, cada veículo deve ser identificado por elementos como:

  • Modelo
  • Ano de fabricação
  • Quilometragem
  • Dados sobre a revisão mais recente
  • Condutores frequentes
  • Histórico de avarias.
Antecipe os custos com controle de manutenção de frota

2. Antecipe custos

Outro fator que deve ser medido é o custo que cada veículo gera para a empresa.

Para melhor controle, eles devem ser divididos em fixos e variáveis.

Confira que custos são esses:

Custos fixos

  • Seguro auto: indispensável para veículos de frotas e cotado, geralmente, em 5% do valor do veículo
  • Licenciamento: todo veículo, inclusive os de carga, deve passar pelo licenciamento anual, cujo valor varia de um estado para o outro
  • Impostos: estimado em cerca de 4% do valor venal de cada veículo, o IPVA deve ser pago anualmente com o seguro obrigatório DPVAT
  • Infraestrutura: zelar pela manutenção pede recursos adequados, como materiais de escritório, móveis e um software de controle de frota com sua mensalidade
  • Depreciação: todo veículo sofre perda em seu valor de mercado e, por isso, ela deve ser registrada para efeito de controle. 

Custos variáveis

3. Programe rotinas de manutenção

O segredo do controle de manutenção de frota está na programação de rotinas de revisões.

Afinal, por mais bem cuidada que a frota seja, sempre existem os fatores externos que podem causar avarias dos mais diversos tipos.

A manutenção programada, como você agora já sabe, é a melhor forma de evitar custos em função de imprevistos e, dessa forma, melhorar seus resultados.

Essas rotinas podem ser programadas por:

  • Sistema – na qual os sistemas elétrico, de frenagem, suspensão, entre outros, serão vistoriados e ajustados em períodos dedicados a cada um deles
  • Veículo – cada veículo da empresa pode ser submetido a um check-up geral e ser ajustado conforme a necessidade ou de acordo com um cronograma
  • Viagem – manutenção realizada sempre que um veículo retornar de uma viagem e que engloba processos como inspeção do óleo e do consumo de combustível.

4. Faça o monitoramento

Embora a manutenção de frota exija um acompanhamento essencialmente visual, existem problemas que só podem ser previstos com ferramentas adequadas.

Há avarias nos veículos cuja identificação depende de recursos certos.

Dentre esses recursos, destacamos o monitoramento como indispensável para assegurar o controle de manutenção de frota.

Isso porque ele permite que a empresa tome conhecimento da localização dos motoristas e de como eles estão dirigindo.

Também fica informada em tempo real sobre quais veículos estão rodando, dentre outros dados vitais para a gestão.

5. Eduque e treine colaboradores

Educação no trânsito é fundamental não apenas para o motorista comum. 

Empresas que operam frotas devem ter nela um ponto de apoio até para a redução de custos.

Motoristas educados e treinados dirigem melhor e, em consequência, levam a empresa a reduzir:

Além disso, bons motoristas ajudam a causar uma boa impressão junto ao público externo, ao contrário dos maus condutores, que prejudicam a imagem da empresa.

6. Faça da tecnologia sua aliada 

Todas as medidas que citamos podem ser implementadas quando se conta com o suporte tecnológico. 

Nesse caso, você já sabe: o software de gestão de frotas da Cobli é a melhor solução para ter dados confiáveis sobre a performance de sua frota.

Conte com a gente e tenha mais segurança e controle sobre seus veículos.

Os 5 principais erros para evitar no controle de manutenção de frota 

Em gestão de frotas, há alguns “pecados capitais” que prejudicam o controle de manutenção.

Saiba quais são eles, evite-os a todo custo e tenha melhores resultados em suas operações.

1. Deixar de controlar o consumo de combustível 

Frotas que trabalham sem um acompanhamento rigoroso do consumo de combustível se tornam mais caras de gerenciar.

Veja o caso da Dotto que, com o controle de manutenção, conseguiu poupar R$ 3 mil por mês apenas com combustíveis. 

Não seria ótimo ter esse mesmo resultado na sua empresa a um custo acessível?

2. Não cuidar da manutenção preventiva

Um veículo parado é algo que um gestor de frotas não deseja. 

Para evitar, a solução é programar rotinas de manutenção. 

Como você já sabe agora, implementar essas rotinas traz uma série de vantagens que não podem ser ignoradas. 

Por isso, deixar de fazer a manutenção preventiva é um erro grave, já que expõe a frota e os motoristas a todo tipo de risco, além de impor à sua empresa a perda de lucratividade.

Manutenção preventiva faz parte do controle de manutenção de frota

3. Decidir sem uma base de dados

Gerir frotas é uma responsabilidade grande e, como tal, faz com que o gestor esteja, diariamente, diante de decisões a tomar.

Nesse caso, ele tem basicamente duas alternativas. 

Uma é decidir com base na sua experiência e instinto, sem parâmetros confiáveis.

Outra é usar dados extraídos de dispositivos desenvolvidos com essa finalidade e, assim, decidir a partir do que a realidade aponta, de modo muito mais assertivo e certeiro.

Qual desses caminhos você preferiria?

4. Contar apenas com a memória e a caneta

Já falamos das vantagens de um sistema de controle de manutenção de veículos, mas há ainda outro benefício a destacar, que é inserir a empresa em uma cultura mais digital.

Como disse recentemente o CEO da Mastercard, “dados são hoje o novo petróleo”. 

Por isso, trabalhar sem tecnologia ou apenas confiando na memória e em anotações é prejuízo certo.

5. Deixar de operar com metas

Ok, sua empresa precisa economizar combustível, mas você saberia traduzir isso em números?

Lembre que, para quem não tem um destino, qualquer lugar serve. 

Isso inclui aqueles no quais não seja desejaria estar.

Dessa forma, procure vincular suas rotinas de manutenção a objetivos para ter resultados e referências na hora de tomar decisões.

Por que usar um sistema de controle de manutenção de veículos  

Conhecendo as vantagens do controle de manutenção de frota e as consequências dos erros, fica difícil argumentar contra a tecnologia.

A manutenção dos seus veículos depende de um sistema desenvolvido para atender às demandas específicas de quem opera com frotas. 

Já vai longe o tempo em que as empresas confiavam apenas no trabalho de mecânicos experientes para ter seus veículos em boas condições.

Esses profissionais ainda são muito importantes, mas hoje, junto ao trabalho deles, existem recursos digitais que facilitam e muito a vida de gestores de frota.

Economia, lucros maiores e performance superior é o que você terá ao utilizar esse tipo de sistema de gestão.

Como escolher o melhor sistema de controle de manutenção para sua frota  

A escolha de um software de gestão e controle de frota deve ser feita com base em alguns critérios.

O primeiro deles é considerar a satisfação de clientes já atendidos

Outro é analisar com cuidado se as soluções apresentadas casam com as necessidades da sua empresa.

Usar o período de teste grátis para experimentar uma plataforma é sempre uma boa prática.

Coloque esses fatores na balança e só bata o martelo se tudo estiver 100% alinhado.

Conclusão 

O controle de manutenção de frota é um componente essencial dentro da cadeia de suprimentos, porque ele garante que o fluxo de distribuição seja contínuo.

Quem está à frente de um frota conhece bem os impactos que um veículo parado representa.

Não dá para brincar com o fogo quando se trata de manter o mercado sempre abastecido, concorda?

Por isso, procure também ficar bem informado. Afinal, conhecimento nunca é demais e nem ocupa espaço.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota em nosso blog.

Manutenção de frota - Guia completo de controle de manutenção de frota