Como reduzir custo de manutenção da frota

Um dos tópicos mais buscados relacionados à gestão de frotas empresariais é a maneira de minimizar os custos de manutenção.

Além das preocupações relacionada ao consumo de combustível, a manutenção de veículos é um desafio, especialmente quando eles são usados regularmente por equipes externas.

Os custos de manutenção podem variar conforme o problema enfrentado, o que preocupa os gestores de frota devido às oscilações acentuadas que podem ocorrer nos gastos.

Por exemplo, em um ano em que tudo funciona sem problemas, os custos de manutenção podem constituir apenas 10% das despesas totais relacionadas à frota. 

Entretanto, no ano seguinte, se ocorrer um problema mais sério, como um defeito no motor, essa parcela pode aumentar para 70% do custo total do veículo.

Esses imprevistos frequentemente pegam os gestores de surpresa. No entanto, é possível evitar essas surpresas desagradáveis ao melhorar a previsibilidade das demandas de manutenção.

Neste artigo, vamos explorar o conceito de custos de manutenção, discutir os diferentes tipos de manutenção e fornecer orientações práticas para minimizar despesas desnecessárias.

O que é custo de manutenção?

A manutenção é essencial para manter o bom funcionamento da frota. Seus custos devem ser gerenciados com o objetivo de prevenir gastos excessivos e desnecessários.

Os custos de manutenção engloba mão de obra, ferramentas, peças de reposição, depreciação de equipamentos, lucro cessante (ou seja, prejuízos causados pela interrupção de qualquer atividades de uma empresa), entre outros.

Enfim, qualquer impacto gerado no caixa da empresa por uma falha que envolva a equipe de campo faz parte dos custos de manutenção.

Por isso é muito importante cuidar dessa questão. Com a manutenção em dia, evita-se consertos imprevisíveis, que costumam ser mais caros, além de falhas e quebras.

Qual o papel da manutenção nas empresas?

É frequente considerar a manutenção como uma despesa dispensável, uma vez que, em teoria, esses gastos poderiam ser evitados.

Mas, na verdade, a manutenção bem feita e em dia torna-se uma ferramenta estratégica para o bom funcionamento de uma empresa.

Empresas que trabalham com veículos precisam da manutenção. Aquela que fizer a gestão mais eficiente dessa atividade tende a gastar menos e se tornar mais competitiva no mercado.

Afinal, todo custo gera impacto no preço final dos produtos e serviços — isso sem falar da qualidade.

Por isso, uma manutenção eficaz é aquela que trabalha constantemente para otimizar seus processos e reduzir seus custos.

Tipos de manutenção de frota

Antes de mais nada, vale lembrar que “ manutenção” não significa “conserto”. Essa prática está ligada à ideia de “manter o estado inicial de algo”.

Manutenção preventiva

Não é novidade que prevenir é sempre melhor do que remediar um estrago já feito. Por isso, a manutenção preventiva costuma ser a medida principal e mais segura para evitar falhas mecânicas em veículos. 

Para fazer a manutenção preventiva, é importante criar um cronograma preciso de verificação regular de toda frota. É possível elaborar uma lista específica para o tipo de frota e seguir à risca a inspeção de cada item mencionado. 

Idealmente, é recomendado verificar os pneus após a cada viagem, monitorar o motor, suspensão, sistema de escapamento, assim como óleo e fluídos em geral. Ficar de olho nisso pode evitar gastos desnecessários.

Por exemplo, a troca de óleo custa em média R$50 a R$150. Se isso não for feito, o atrito do motor pode levar ao desgaste e até à quebra de componentes que chegam a custar mais de R$1000.

A manutenção preventiva é dividida em dois tipos:

• Calendário de troca: reposição de peças;
• Diagnóstico completo: o famoso “check-up”.

Você também pode usar uma planilha de manutenção grátis e online, em que você controla datas, custos e programação. A Cobli oferece diversas opções de checklists de revisão para os gestores.

Outra opção que as empresas de gestão de frotas oferecem é investir em equipamentos específicos especializados que auxiliam no monitoramento de veículos, como dispositivos equipados com telemetria.

Com ajuda dessa tecnologia é possível coletar dados dos veículos e, assim, ter uma boa visão do estado atual de carros, VUCs, caminhões ou motocicletas.

Com análises e alertas constantes disponíveis para o gestor, fica mais fácil realizar consertos, trocas e revisões sem desperdícios e ineficiências. 

Manutenção corretiva

É a manutenção menos ideal, pois é feita quando não há controle sobre a manutenção preventiva. Ela acontece quando uma peça estraga ou o veículo se encontra sem condições de continuar rodando, normalmente por falta de cuidado.

Como envolve substituição não programada de peças e mão de obra, ela costuma sair mais cara para uma empresa.

Outro problema da manutenção corretiva é que, normalmente, ela acaba retirando um veículo das ruas por vários dias, prejudicando o planejamento de entregas.

Isso pode afetar o negócio, já que reduz a eficiência da equipe de campo e sobrecarrega a operação.

Além disso, a manutenção corretiva acontece de forma inesperada, o que pode aumentar os custos do serviço, especialmente em contratos que impõem penalidades caso uma entrega não seja realizada.

Manutenção preditiva

Bastante semelhante à preventiva, a manutenção preditiva busca antecipar possíveis problemas nos veículos usando tecnologias mais avançadas.

No entanto, é menos comum para veículos de frota, pelo custo elevado. Essa prática antecipa um problema antes de ele acontecer e não costuma valer tanto a pena.

Isso porque as luzes que se acendem no painel dos veículos já servem como um sistema de manutenção preditiva. Prestar atenção a esses sinais constantemente e seguir o manual do veículo já dão conta do recado.

Quais os principais custos de manutenção?

Os custos de manutenção, muitas vezes, podem afetar a eficiência operacional e a saúde financeira do negócio. 

Para otimizar a gestão dessas despesas, é essencial conhecer os principais fatores que contribuem para esses gastos:

Peças de reposição

A compra de peças de reposição é uma das despesas mais significativas na manutenção. Isso porque vai desde componentes menores, como filtros e velas de ignição, até partes mais caras, como motores e transmissões.

Mão de obra

Custos com a mão de obra dos mecânicos e técnicos envolvidos na manutenção, incluindo reparos e inspeções regulares.

Combustível

Embora seja mais relacionado ao uso do veículo, a eficiência da bomba de combustível está diretamente ligada à manutenção adequada. Um veículo em mau estado pode consumir mais combustível.

Óleo e fluidos

Inclui a troca regular de óleo do motor, fluido de transmissão, fluido de freio e outros fluídos essenciais para o funcionamento do veículo.

Pneus 

A compra e substituição de pneus desgastados ou danificados é um outro custo. Manter os pneus em boas condições é importante para a segurança e eficiência do veículo.

Freios e suspensão

Componentes como pastilhas de freio, discos e amortecedores devem ser verificados e substituídos regularmente para garantir a segurança do veículo.

Alinhamento e balanceamento

Manter o alinhamento e balanceamento correto das rodas é importante para o desgaste uniforme dos pneus e a dirigibilidade do veículo.

Manutenção programada

Isso inclui todas as verificações e trocas programadas recomendadas pelo fabricante, como troca de correias e velas de ignição.

Depreciação

Embora não seja um custo direto, a manutenção inadequada pode acelerar a depreciação do veículo, o que pode resultar em perda do valor para revenda.

Como reduzir o custo de manutenção

Como já citamos, o objetivo da manutenção de frota é reduzir os custos operacionais. O gestor deve ter em mente a meta de fazer mais com menos.

Isso porque, cada decisão tomada a favor da prevenção do estado da frota, colabora na redução dos custos de manutenção.

Desde o cuidado com os pneus, a escolha do tipo de óleo utilizado, cada detalhe da manutenção deve ser pensado estrategicamente e levado em conta dentro de um planejamento de gestão de frota.

Depois do combustível, a maior despesa variável de um veículo na frota são os pneus. É importante mantê-los em bom estado para estender sua vida útil e gerar economia.

Além disso, manter um programa de manutenção programada em cada um dos veículos da frota garante o bom funcionamento de cada um e economia na manutenção corretiva.

5 dicas para reduzir o custo de manutenção

Seguindo essas boas práticas, é possível aumentar a previsibilidade das manutenções e evitar gastos desnecessários.

1. Escolha a categoria correta para o seu tipo de serviço

Cada veículo é mais indicado para um serviço ou entrega, conforme suas especificações.

Nesse sentido, não saber qual veículo escolher pode afetar o bom funcionamento dele para o que sua empresa precisa.

As indicações são:

• Motos para pequenas entregas e serviços que usem poucas ferramentas apenas de um prestador;
• Veículos de passeio servem para equipes de campo e serviços mais como manutenção elétrica ou pequenas obras;
• Vans ou escolares são indicados para transporte de pessoas, de itens de médio porte e para serviços que precisem de pequenos grupos de prestadores;
• VUCs transportam produtos refrigerados ou perecíveis para grandes redes de distribuição urbana;
• Caminhões servem para transportes de grande volume.

2. Opte por montadoras e modelos populares

Com uma rede de manutenção maior, tanto as peças quanto a mão de obra são mais fáceis de encontrar, além de serem mais baratas.

3. Fique de olho no valor dos itens de reposição

Pneus, óleo, luzes, filtros, velas, freios, palhetas, amortecedores são itens que, eventualmente, seus veículos precisarão. Por isso, é importante saber quanto gastará quando esse momento chegar.

4. Busque informação

Seu mecânico de confiança, amigos ou até avaliações online podem te mostrar problemas e vantagens que só quem enfrenta isso no dia a dia conhece.

5. Não esqueça dos custos secundários

Tenha em mente os valores que serão gastos com seguro, IPVA, custo das revisões programadas e legislação. Além disso, vale prestar atenção no valor de revenda (tabela Fipe).

Softwares de gestão de frota podem reduzir o custo de manutenção?

Sim! Um software de gestão de frotas permite que o desempenho da equipe de campo seja acompanhado de perto e com base em dados e análises mais confiáveis — e isso inclui os custos de manutenção da frota.

Graças a esse tipo de tecnologia, é possível saber por onde os veículos estão trafegando, se estão seguindo as rotas planejadas, como está o consumo de combustível, como os motoristas estão dirigindo, etc.

A partir dessas informações, os gestores conseguem implementar indicadores de desempenho (KPIs) para entender se as equipes estão fazendo um bom trabalho e onde é possível melhorar.

Com um acompanhamento próximo da utilização de cada veículo, é possível acompanhar revisões e agendamentos de vistorias, garantindo que os custos de manutenção estejam em dia.

Assim, todos os valores envolvidos na manutenção se tornam mais fáceis de rastrear, incluindo mão de obra, peças e serviços terceirizados.

Otimização do trabalho do gestor com um sistema de gesão de frotas

Um sistema de gestão de frotas não se trata apenas de um meio diferenciado de armazenar informações que poderiam ser coletadas manualmente. Ele se torna um modo inteligente de otimizar o trabalho do gestor.

Por meio de relatórios e gráficos disponíveis em painéis, sistemas de gestão de frotas transformam dados em informações relevantes que ficam à disposição dos gestores.

Com isso, todos os envolvidos nos processos podem compreender com mais clareza como a área de logística, operações e equipes de campo estão se desenvolvendo.

Fatores que geram gastos inesperados ou excessivos, como os custos de manutenção, podem ser identificados e tratados com rapidez e eficiência.

Por isso, sistemas de gestão de frotas são grandes parceiros de empresas que buscam equilíbrio financeiro.

Videotelemetria ajuda a reduzir custos de manutenção com acidentes e sinistros

A videotelemetria é uma tecnologia que utiliza a captação de imagens para a coleta de dados através de câmera de segurança veicular.

Seu funcionamento consiste na instalação de uma câmera no automóvel, que grava imagens tanto do exterior quanto do interior do veículo.

E como ela ajuda a reduzir custos de manutenção com acidentes e sinistros?

Com a captação das imagens tanto da cabine quanto da via, fica muito mais fácil verificar incidentes de trânsito e identificar o que, realmente, aconteceu. Sem achismos, mas com imagens e filmagens em mãos.

Além disso, com o alerta de excesso de velocidade do veículo, o motorista consegue atuar de maneira preventiva para que algum reparo ou manutenção por conta de um sinistro, não aconteça.

Tudo isso pode ser encontrado na Cobli Cam, telemetria com vídeo que reduz custos e aumenta o cuidado.

Essa tecnologia permite ao gestor identificar e inibir a condução perigosa, tendo mais controle sobre o modo de condução, a partir da videotelemetria.

Conheça alguns dos benefícios para reduzir acidentes e aumentar a segurança:

• Diminuir custos com manutenção: incidentes ou sinistros, aumenta o número de manutenções, certo? Com a videotelemetria, além de aumentar a segurança, o motorista também previne que eventos como esse aconteçam;
• Identificar comportamentos de risco: entenda o comportamento dos motoristas ao volante e dê feedbacks assertivos para os condutores melhorarem seu desempenho;
• Reduzir custos com infrações e acidentes: monitore e identifique padrões de risco na condução. Receba alertas pelo painel e tenha as gravações dos eventos registradas automaticamente;
• Proteger de falsas acusações em casos de acidente: utilize as gravações como evidências para discussões jurídicas e solução de processos.

Também é possível contar com alertas sonoros que são gerados a cada evento de direção perigosa que o motorista executa, como “direção distraída“, “curvas bruscas” ou “proximidade do veículo da frente“.

Com a ajuda da tecnologia e com os cuidados preventivos bem tomados, é possível reduzir os custos de manutenção da frota e manter a gestão mais lucrativa.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.