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Gestor de frotas: entenda seu papel e responsabilidades

Se você já se perguntou o que faz um gestor de frota, este texto é para você. Os gestores de frota são profissionais responsáveis por gerenciar e otimizar a frota de veículos de uma empresa.

Eles desempenham um papel crucial na garantia da eficiência e segurança das operações de transporte de uma organização. O trabalho de um gestor de frota envolve planejar, conferir os gastos e controlar o vai e vem dos veículos.

Além disso, ele garante que as entregas estão sendo feitas, ajuda a manter o relacionamento com os colaboradores e pensa em estratégias para aumentar a eficiência da frota.

Com o trabalho do gestor de frota, é fácil descobrir se algum processo está saindo caro demais ou com pouca eficiência. Ele evita que ocorra desperdício de tempo, oportunidade e dinheiro.

Neste texto, você vai descobrir as principais atividades de um gestor de frota, como elas contribuem para o sucesso de uma empresa e também como a tecnologia está transformando a maneira como esses profissionais trabalham.

O que faz um gestor de frotas?

Um gestor de frota é responsável por gerenciar todos os veículos de uma empresa, porém seu trabalho vai além disso. Suas principais atividades incluem:

Gerenciamento financeiro

O gestor de frota é responsável por monitorar os custos operacionais da frota, incluindo manutenção, combustível e seguro, buscando maneiras de reduzir os custos e aumentar a eficiência.

Com isso, ele controla o orçamento, fica de olho em desperdícios e busca sempre a economia de recursos. Afinal a operação deve ter menos gastos e ser mais eficiente.

Dessa forma, o gestor deve saber quanto dinheiro é gasto, onde ele é gasto e por quê. Então, ele possui informações sobre quanto custa cada viagem, os valores gastos com manutenção e combustível e até mesmo o valor dos salários dos motoristas.

Planejar cuidadosamente todos os gastos futuros para não estourar o orçamento também é um papel do gestor de frota e, além disso, ele precisa criar estratégias inteligentes para cortar custos sem prejudicar a prestação de serviços.

Controle de manutenção de frota

Um dos principais cuidados que um gestor de frota precisa ter é o de assegurar que a manutenção preventiva dos veículos está em dia.

A manutenção preventiva envolve todas as práticas que ajudam a conservar e prolongar a vida útil dos veículos, equipamentos e máquinas. Controlar a manutenção de frota ajuda muito a economizar e a evitar gastos desnecessários no futuro.

No que se refere à manutenção, os principais desafios do gestor são retardar ao máximo a substituição dos veículos e reduzir os gastos na oficina.

Controle de eficiência

Um bom gestor de frota deve garantir a alta produtividade e reduzir ao máximo os erros operacionais.

Para isso, é importante estar sempre de olho em todos os processos. Sempre conferindo se tudo está sendo feito conforme o planejado e implementando soluções rápidas e assertivas quando alguma coisa der errado.

Uma frota bem gerenciada pode garantir eficiência, segurança e redução de custos para a empresa.

Gestão de equipe

Não adianta ser gestor só de projetos ou operações. É importante saber gerir pessoas!

Por isso, o gestor de frota precisa saber liderar todos os profissionais sob seu comando. Principalmente os motoristas que passam os dias nas estradas. 

Um bom gestor deve inspirar a equipe a trabalhar bem e assegurar que todos os processos estão seguindo conforme o planejamento estratégico da empresa.

Uma boa maneira de incentivar sua equipe é investir na capacitação dela, oferecendo cursos a seus colaboradores.

Além disso, o gestor deve ouvir as demandas da equipe, como sugestões vindas dos colaboradores que estão na linha de frente do serviço. Ou seja, tudo o que possa contribuir para melhorar as rotinas de trabalho.

Controlar as rotas

O gestor deve saber sempre onde estão seus veículos e ter as rotas mais frequentes organizadas e bem traçadas.

Por isso, é importante adotar a roteirização, ou seja, planejar o trajeto dos veículos, optando sempre pelos caminhos mais seguros, rápidos e econômicos.

O controle das rotas permite informar melhor o cliente sobre a situação da mercadoria que ele encomendou e também averiguar se o motorista está trabalhando corretamente.

O gestor de frota deve sempre conferir quais rotas têm se mostrado as melhores e, com a ajuda da tecnologia (como os GPS), pesquisar trajetos alternativos que possam ser ainda mais eficientes. 

O controle de jornada dos motoristas também fica mais fácil, evitando, assim, que eles façam horas extras não planejadas ou desnecessárias que depois poderão pesar nas planilhas do gestor. 

Cuidados com a legislação

O gestor de frota ainda é responsável por garantir que toda a operação ocorra esteja nas conformidades da lei.

O IPVA dos veículos está em dia? E o seguro? Algum motorista está com a CNH suspensa ou corre esse risco? Quanto foi gasto com o pagamento de multas no último mês? Um bom gestor de frota deve ter todas essas respostas.

Um bom exemplo de cuidado com a legislação é saber identificar o condutor em caso de multa. Isso porque, a empresa deve indicar o responsável pela infração no formulário de notificação da autuação, que deve ser entregue em um prazo de até 15 dias.

Caso isso não ocorra, a autuação pode gerar outra multa com o dobro do valor, elevando ainda mais os custos. Sendo assim, o monitoramento de frotas é o melhor recurso contra multas indevidas.

Mas como a empresa de frotas consegue identificar quem cometeu a infração?

Bom, com a videotelemetria isso é possível! A partir da captação de imagens dentro e fora do veículo, o gestor sabe quem, exatamente, estava conduzindo o veículo e o que aconteceu realmente para receber aquela multa.

Quer saber como a videotelemetria funciona na prática e quais seus outros inúmeros benefícios? Acesse e baixa o guia que a Cobli preparou aqui ou abaixo:

Quais as competências de um gestor de frotas?

Um gestor de frota precisa ter uma série de competências para desempenhar efetivamente suas funções. Algumas das competências mais importantes incluem:

Organização

O gestor de frota lida com uma quantidade imensa de informações e é responsável pela supervisão de muitos processos.

Cabe ao gestor organizar a rotina da frota e se esforçar para que ela seja cumprida corretamente. Quem não é organizado arrisca se enrolar com tudo.

Domínio dos processos

Sabe por que é tão importante que um gestor de frota seja organizado? Porque ele precisa ter domínio completo de variados tipos de processos.

Um gestor de frota precisa ter uma visão ampla de tudo o que esteja sob sua alçada. Assim, conseguirá tomar decisões rápidas e assertivas e apoiar os colaboradores, ajudando-os a melhorar sempre seu desempenho.

Capacidade de planejamento

O gestor deve conseguir realizar um planejamento para a empresa de frota a curto, médio e longo prazo.

A curto prazo, precisa garantir que as entregas sejam feitas conforme o combinado e que nenhum imprevisto atrase os processos.

A médio prazo, ele deve conseguir ter uma visão geral das condições da empresa, tendo certeza de que os planejamentos estão sendo cumpridos, sem interrupções de trabalhos.

A longo prazo, um gestor de frota precisa planejar estrategicamente cada passo da empresa, otimizando o serviço e evoluindo os processos em formas cada vez mais rápidas e baratas.

Para planejar bem, o gestor deve conhecer o histórico da empresa, para não mexer no que vem dando certo e evitar repetir o que já fracassou antes.

Para planejar também é importante reunir o máximo possível de informações sobre cada um dos processos envolvidos na gestão de frotas, dos primeiros contatos com os clientes à entrega. 

E, partindo dessas informações, pensar estrategicamente, com rigor, responsabilidade de boas doses de criatividade.

Foco em resultados

Não adianta só planejar. É importante transformar os planos em ações concretas e bem sucedidas.

O gestor de frota deve estar constantemente de olho nos resultados de cada um dos processos e no desempenho dos colaboradores. Sempre entrando em ação para evitar ou solucionar problemas com rapidez e eficiência.

Liderança

Que tipo de gestor consegue planejar, ser organizado, dominar os processos e focar nos resultados? A resposta é fácil: um líder!

A produtividade dos colaboradores depende também das competências de quem os lidera.

Ao coordenar o trabalho de toda a equipe, o gestor deve conseguir lidar com os talentos e as defeitos de cada um de seus subordinados. 

Dessa forma, a motivação e inspiração pode ser o caminho ideal para potencializar suas habilidades.

Lembre-se: um líder está sempre aberto a ouvir seus subordinados e a repensar suas práticas.

Familiaridade com a tecnologia

A tecnologia é uma mão na roda e pode ajudar muito o gestor de frota que estiver aberto a usá-la e aproveitar seus benefícios.

Hoje em dia, a logística é totalmente informatizada. Nesse sentido, é importante que o gestor esteja familiarizado com soluções tecnológicas e saiba aplicá-las para facilitar a tomada de decisões e otimizar os processos que ele gerencia.

O gestor das frotas se torna cada vez mais estratégico para as empresas e, ao ser incluído nas tomadas de decisão, ele precisa estar capacitado e atualizado para esse novo papel. Trazer a transformação digital para os transportes não é mais um diferencial, e sim um fator decisivo no papel da nova logística e dos novos gestores da área. 

Porém, na hora de escolher o software, é importante estar atento às reais necessidades da empresa para o investimento ser assertivo e, de fato, otimizar o que realmente precisa. 

Confira alguns benefícios que um gestor deve procurar em um software:

  • Visibilidade da frota
  • Geração de dados e relatórios
  • Histórico de manutenções
  • Facilidade de integração com outros sistemas.
  • Possibilidade de automatização de processos manuais

Qual a formação e quanto ganha um gestor de frota?

Segundo a plataforma de empregos Catho, 61% dos gestores de frota têm ensino superior completo. Destes, a maioria é formada em Administração e também é recomendado saber falar inglês. 

Também existem cursos cujo objetivo é formar um gestor de frota — inclusive, alguns podem ser feitos à distância.

O Senac, por exemplo, oferece um curso de gestão de frota com carga horária de 24 horas. Além disso, pode ser feito por qualquer pessoa que tenha terminado o Ensino Médio.

Sobre os salários, ainda segundo a Catho, gestores de frota ganham, em média, R$ 3.447,03. Caso tenha interesse, você pode dar uma olhada em algumas vagas AQUI

Como criar um processo eficiente de gestão de frotas?

Criar um processo eficiente de gestão de frotas é essencial para garantir que a frota esteja operando de forma segura, econômica e eficiente. 

Aqui estão algumas etapas que podem ajudar a criar um processo de gestão de frota eficiente:

Diagnóstico

Fazer um diagnóstico é reunir informações para ter uma avaliação geral do estado da empresa.

Confira alguns dos fatores que o gestor deve listar na hora de realizar o diagnóstico:

  • Quantos são os veículos da empresa?
  • São carros, ônibus ou caminhões?
  • Qual o estado de conservação de cada um deles?
  • Quantos quilômetros cada veículo roda por mês?
  • Quanto é gasto com combustível e manutenção?
  • Qual o valor da folha de pagamento dos colaboradores?
  • Os motoristas estão dirigindo defensivamente?

Após reunir todas essas informações, o gestor terá uma visão mais objetiva da real situação da sua frota. Além de conseguir identificar (ou prever) possíveis problemas.

Política

Para elaborar uma política, é necessário definir metas e estabelecer meios para alcançá-las efetivamente.

Desse modo, o gestor de frota deve descrever muito bem os serviços prestados e fixar algumas diretrizes, como as melhores práticas e regras para todos os colaboradores e até mesmo os direitos e as contrapartidas dos clientes. 

Programação

Programar é estabelecer prazos e meios para botar em prática tudo o que foi estabelecido na política.

É importante detalhar todo o planejamento e definir o que é importante alcançar: tempo e recursos (insumos, táticas, métodos e tecnologias).

O gestor de frotas utiliza tecnologias como GPS para monitorar e otimizar o desempenho dos veículos da frota.

Execução

A execução é, de fato, botar a programação em prática.

Para isso, é importante encontrar as ferramentas, processos e tecnologias adequados. Por exemplo: o uso de rastreamento veicular e o treinamento dos motoristas para garantir a segurança e a eficiência da sua frota.

Controle

O controle é, basicamente, assegurar que a programação está sendo executada. A política está guiando todos os processos e que o diagnóstico está sendo constantemente atualizado.

Nesta etapa, o gestor vai conferir se todas as metas estão sendo alcançadas e se o planejamento foi realmente implementado e se teve sucesso.

Como a tecnologia auxilia o gestor frotas?

A tecnologia pode ser uma ferramenta poderosa para auxiliar o gestor de frota no gerenciamento eficiente. Aqui estão algumas maneiras pelas quais a tecnologia pode útil:

Sistemas de rastreamento de veículos

A tecnologia de rastreamento de veículos permite que os gestores de frota monitorem a localização, velocidade e uso da frota em tempo real.

Isso pode ajudar a identificar problemas de eficiência, melhorar a segurança dos motoristas e evitar roubos de veículos.

Além disso, o sistema de rastreamento de veículos pode auxiliar os gestores de frota a monitorar a conduta dos motoristas, identificando comportamentos de direção perigosos, como excesso de velocidade ou frenagem brusca.

Software de gerenciamento de frota

O software de gerenciamento de frota pode ajudar os gestores de frotas a monitorar o desempenho dos veículos, agendar manutenção preventiva, rastrear custos e gerenciar os motoristas. Esses sistemas podem fornecer dados valiosos que os gestores de frota podem usar para identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões assertivas.

Além disso, o software de gerenciamento de frota permite o monitoramento de combustível, manutenção, análise dados sobre o desempenho dos veículos, entre outros recursos importantes para uma gestão eficiente.

Sensores de veículos

Os sensores instalados nos veículos da frota são uma tecnologia cada vez mais comum no gerenciamento de frotas.

Esses dispositivos podem fornecer uma ampla gama de dados sobre o desempenho dos veículos, incluindo informações sobre a quilometragem, o consumo de combustível e o tempo ocioso do motor. 

Esses dados podem ser usados para monitorar e gerenciar a frota de maneira mais eficiente, identificando padrões de uso e identificando ineficiências.

Os sensores também podem ajudar a identificar oportunidades de economia de custos, como a redução do tempo ocioso do motor, que pode levar a uma economia significativa de combustível ao longo do tempo.

Além disso, os dados coletados podem ser usados para identificar padrões de uso que podem indicar a necessidade de realocar veículos ou ajustar as rotas de entrega.

Telemática

A telemática é a tecnologia que permite a comunicação entre veículos e sistemas remotos. Por ela, é possível coletar dados de diferentes sensores e dispositivos instalados nos veículos, que são transmitidos remotamente para os sistemas de gerenciamento de frota. 

Isso pode incluir informações sobre a situação do veículo, o uso do motor, a temperatura do motor e outros dados importantes que podem ser usados para monitorar e gerenciar a frota.

Com esses dados em mãos, o gestor de frota pode monitorar a frota em tempo real, identificar problemas de desempenho e tomar decisões sobre a manutenção preventiva e reparos necessários. 

Manutenção preditiva

A tecnologia de manutenção preditiva é uma abordagem avançada de gerenciamento de frota que ajuda os gestores a prever quando uma peça ou componente de um veículo precisará ser substituído, ou reparado. 

Ela funciona usando sensores instalados em veículos da frota que coletam dados em tempo real sobre a condição do veículo, como vibração, temperatura, pressão e outros parâmetros. 

Esses dados são enviados a um software de análise que usa algoritmos para identificar tendências e prever quando uma falha pode ocorrer.

Com a manutenção preditiva, os gestores de frota pode evitar interrupções não programadas, reduzir o tempo de inatividade e melhorar a segurança dos motoristas, identificando problemas antes que se tornem críticos. 

Além disso, pode ajudar também a reduzir os custos de manutenção, já que as peças podem ser substituídas antes que falhem, evitando assim danos adicionais e mais reparos.

A tecnologia tem sido uma grande aliada do gestor de frota, fornecendo ferramentas poderosas para monitorar a frota em tempo real, gerenciar manutenção preventiva, reduzir custos e melhorar a eficiência da frota.

Por fim, com as ferramentas certas em mãos, o gestor de frota pode tomar decisões mais assertivas e otimizadas para alcançar os objetivos da empresa. 

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.

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