Eficiência operacional: o que é e como medir?

Hoje em dia, todo gestor que se preze tem a seguinte obsessão: elevar a eficiência operacional da empresa.

Em outras palavras: aumentar a produtividade e reduzir custos sem sacrificar a qualidade dos produtos e serviços, incrementando os lucros e mantendo a clientela satisfeita

No mundo da logística, eficiência operacional costuma significar entregas mais rápidas, gastos menores com combustíveis e manutenção da frota, redução de acidentes, aumento da carteira de clientes e, é claro, mais receita!

Na altamente competitiva economia atual, só vão sobreviver as empresas mais eficientes, ou seja, aquelas que entregam produtos e serviços de qualidade com rapidez e valores justos e ainda são capazes de manter o caixa sempre no azul.

Dá deu para perceber por que é tão importante dar uma atenção à eficiência operacional da sua empresa, certo? Que tal aprender um pouco mais sobre esse tema?

Neste texto, vamos explicar o que é eficiência operacional, como medi-la e que benefícios ela traz.

E mais: também preparamos algumas dicas para ajudá-lo a elevar a eficiência operacional da sua empresa! Siga a leitura e confira!

O que é eficiência operacional?

Para começar a entender o que é eficiência operacional, vale a pena dar uma olhadinha no dicionário.

O Aulete dá duas definições de eficiência: “ação, força, capacidade de produzir bem o efeito desejado ou realizar bem tarefas”, “qualidade ou capacidade (de alguém, um dispositivo, um método, etc.) de ter um bom rendimento em tarefas ou trabalhos com o mínimo de dispêndio (de tempo, recursos, energia, etc.)”

O dicionário também oferece dois sinônimos de eficiência: eficácia e produtividade.

Se nos afastarmos do palavreado dicionários e adotarmos a linguagem do dia a dia, podemos dizer que eficiência operacional é o famoso “fazer mais ou menos”.

Mas não basta só aumentar a produção ou o número de serviços executados e economizar tempo e recursos, não!

É fundamental não descuidar da qualidade dos produtos e serviços oferecidos e trabalhar sempre pela satisfação do cliente!

Portanto, investimentos em eficiência operacional devem sempre se basear na missão da empresa, em seus propósitos.

Aliás, é correto afirmar que a eficiência operacional nada mais é do que a otimização processos para melhor cumprir os objetivos definidos de antemão pela empresa!

Entendeu o que é eficiência operacional? Então, agora passe para o próximo tópico, no qual abordaremos um tema importante: como mensurá-la?

Como medir a eficiência operacional?

Muita gente até entende o que é eficiência operacional, mas não sabe direito como medi-la.

Será que dá para avaliar de maneira objetiva a produtividade de uma empresa?

Dá, sim! Existem ao menos dois cálculos razoavelmente fáceis de fazer que permitem avaliar a eficiência operacional de um negócio. Preste atenção!

O cálculo mais utilizado é a razão (divisão) entre as entradas e as saídas.

Mas o que são entradas e saídas? Isso muda de empresa para empresa, mas, no geral, as saídas (também chamadas de input) são os valores investidos na operação, o dinheiro que sai. Enquanto as entradas (output) se referem à receita gerada pelos serviços prestados, o dinheiro que entra.

Por exemplo, no caso de uma transportadora, as saídas são a soma de todos os custos da operação: salários dos motoristas, gastos com combustível, manutenção da frota e administração e assim por diante.

Já as entradas são o faturamento da empresa com serviços prestados.

Portanto, para descobrir a eficiência operacional, basta dividir as entradas pelas saídas. Quando maior for o resultado, maior é a eficiência operacional da empresa.

Existe ainda outra maneira de calcular a eficiência operacional.

Esse outro método consiste na razão (divisão) entre o número de vendas e o número de horas trabalhadas.

Voltemos ao exemplo da transportadora. Para calcular a eficiência operacional de acordo com esse segundo método, é preciso dividir o número de horas trabalhadas pelos motoristas pelo número de entregas feitas nesse período.

Agora, preste atenção na diferença em relação ao método anterior: quanto menor for resultado, maior é a eficiência operacional, pois números mais baixos indicam que mais entregas foram feitas em determinado período.

Viu só como não é difícil medir a eficiência operacional?

Como aumentar a eficiência operacional da empresa?

Após calcular o índice de eficiência operacional, o objetivo dos gestores passa a ser melhorá-lo.

Gestores devem identificar quais são os gargalos que impedem o aumento da eficiência e por meio de quais estratégias superá-los.

Não é uma tarefa fácil! No entanto, se você seguir as dicas que vamos dar abaixo, pode ter certeza de que não será tão difícil assim! Confira!

Mapeamento dos processos

Para elevar a eficiência operacional da sua empresa, a primeira coisa que você precisa fazer é mapear todos os processos.

Coloque na ponta do lápis todas etapas as envolvidas na entrega de um produto ou serviço. E não se esqueça também de anotar quanto custa cada uma dessas etapas e quanto tempo elas duram, hein?

Voltemos ao exemplo da transportadora. O gestor deve conhecer todos os processos que possibilitam a entrega das mercadorias aos clientes: chegada dos pedidos, gestão de estoques, treinamento de motoristas, elaboração de rotas, controle de entregas, entre outros.

Ao mapear todos esses processos, o gestor poderá identificar os menos eficientes, isto é, os mais custosos e os mais demorados.

A partir dessas descobertas, será capaz de elaborar estratégias para superar os entraves e, consequentemente, elevar a eficiência, melhorando a entrega dos produtos e economizando tempo e recursos financeiros.

A organização e atenção aos detalhes são essenciais nesta etapa!

Quer uma ajuda nisso? Então, clique baixe dois modelos de relatório de visita técnica preparados pela equipe da Cobli! Pode ter certeza de que eles serão de grande auxílio na hora de vistoriar os processos!

Reestruturação dos processos

Ao mapear os processos, você na certa vai identificar quais são os gargalos que resultam em operações pouco eficientes.

Com essas informações na mão, é hora de fazer algumas mudanças com o objetivo de tornar as rotinas mais rápidas, eficazes e econômicas.

Por exemplo: ao mapear os processos, um gestor de frota pode descobrir que anda gastando demais com combustível ou com reparos nos veículos. Ou que as entregas andam atrasando com frequência, resultando em reclamações dos clientes.

A tarefa do gestor, portanto, é reestruturar os processos de modo a solucionar esses problemas. Como fazer isso? Confira no próximo tópico!

Investimento em tecnologia

A tecnologia é uma verdadeira mão na roda na hora de reestruturar processos em busca de eficiência operacional.

Após descobrir quais são os problemas da sua empresa, vá atrás de soluções tecnológicas capazes de resolvê-los.

Suponhamos, por exemplo, que você identifique problemas com entregas atrasadas e gastos excessivos com combustível.

Como solucionar tais questões? Uma opção é adotar um sistema de roteirização.

Um roteirizador é uma ferramenta que mostra os melhores trajetos para a realização das entregas, levando em conta o trânsito, eventuais interdições à circulação de veículos pesados e até o horário em que o cliente espera receber a mercadoria.

Ao planejar as rotas, você diminui os riscos de entregas atrasadas e até o gasto com combustível, sabia?

Alguns clientes da Cobli, que oferece um dos mais completos sistemas de roteirização do mercado, reportaram diminuição de até 50% nos gastos com abastecimento.

Existem ainda outras soluções tecnológicas muito úteis a quem almeja elevar a eficiência operacional de uma frota, como sistemas de monitoramento, rastreamento e telemetria. Todos esses, aliás, constam no portfólio da Cobli!

Acompanhamento de resultados

Acima, ensinamos como medir a eficácia, certo?

É importante repetir aqueles cálculos de tempos em tempos para verificar a evolução da produtividade da sua empresa.

Afinal, com base desses índices, os gestores podem implementar mudanças com o objetivo de tornar os processos mais eficazes.

O acompanhamento de resultados é um dos pilares da eficiência operacional!

Quais são os benefícios da eficiência operacional?

Se você continua com a gente, já sabe o que é eficiência operacional, como mensurá-la e o que fazer para alcançá-la.

Falta só saber uma coisa: quais são os benefícios da eficiência operacional? Descubra nos próximos tópicos!

Redução de custos

Como vimos, a busca por eficácia operacional tem como objetivo elevar a produtividade da empresa, ou seja, fazer mais com menos.

Portanto, um dos principais benefícios trazidos pelo reforço da eficiência operacional é a economia de recursos, a redução de custos.

Ao avaliar periodicamente os processos, o gestor é capaz de identificar gastos desnecessários e pensar em maneiras mais eficazes de alocar os recursos.

Consequentemente, vai sobrar até mais dinheiro para investimentos estratégicos!

No entanto, é bom lembrar que não faz sentido rifar a qualidade dos produtos e serviços para economizar, ok?

Na verdade, isso é o oposto da busca por eficiência operacional e pode criar problemas sérios, como a perda de clientes e da competitividade da empresa.

Diminuição de desperdícios

A redução de custos anda lada ao lado com outro benefício proporcionado pela eficiência operacional: a diminuição de desperdícios.

E aqui falamos de todo tipo de desperdício: de tempo, recursos humanos e, é claro, dinheiro. Afinal, é o uso racional desses itens que garante a eficácia dos processos.

Na busca por eficiência operacional, todo tipo de desperdício será identificado, como gasto excessivo de combustível devido ao mau uso dos veículos, perda de tempo resultante de rotas mal planejadas e processos lentos capitaneados por profissionais mal treinados.

Uma vez identificados, todos esses desperdícios podem ser combatidos por meio da intervenção segura e consciente dos gestores e da implementação de rotinas de trabalho mais eficientes.

Aumento da produtividade

Por fim, o maior benefício trazido da busca por eficiência operacional é aquele que era seu principal objetivo desde o início: o aumento da produtividade!

Afinal, a redução de gastos, o combate ao desperdício e a implementação de novos métodos operacionais resultam em maior fluidez nos processos e em equipes mais comprometidas com correção de eventuais erros.

O resultado de tudo isso é uma empresa capaz de produzir mais e melhor gastando menos! Viu só como vale a pena investir em eficiência operacional?

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.