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Gestão de frotas é a prática de gerenciamento dos veículos utilizados por uma empresa para transportar mercadorias, passageiros, funcionários e prestar serviços diversos. Para isso, é necessário pensar em estratégias e traçar planos para que esses veículos sirvam a empresa com mais eficiência, reduzindo os riscos e os custos. 

Vale lembrar que gestão de frotas não se aplica apenas a grandes empresas que têm incontáveis ônibus ou caminhões na garagem. Qualquer empresa, por menor que seja, que utilize veículos (um, dois ou uma dúzia) para prestar serviços deve pensar em como gerir bem sua frota. 

Como criar um processo eficiente de gestão?

  • 1. Faça um diagnóstico da sua frota.
    Ou seja: listar todos os veículos da empresa, se são carros, ônibus ou caminhões; descrever o estado de cada um deles, se estão conservados ou se precisam de algum tipo de conserto; anotar quantos quilômetros cada um roda por mês e quanto poderia rodar; saber quanto dinheiro é gasto com combustível, manutenção da frota, salários dos motoristas e todo mundo que trabalha na gestão da frota; verificar se os motoristas estão dirigindo defensivamente.

    Depois de reunir todas essas informações, você vai ter uma visão mais objetiva da real situação da sua frota. Também vai conseguir identificar (ou prever) os problemas e pensar em soluções.
  • Feito o diagnóstico, é hora de desenvolver uma política.
    Calma, a política que você vai criar não tem nada a ver com o que fazem em Brasília. Trata-se de planejar o futuro: definir metas e estabelecer meios e prazos para alcançá-las.Para elaborar essa política você deve descrever muito bem os serviços prestados pela sua frota e fixar algumas diretrizes, como as regras que seus funcionários devem cumprir, assim como os direitos e as contrapartidas dos clientes.

    A política é um conjunto de combinados. E, como sabemos, o combinado não sai caro e reduzir custos é um dos objetivos da gestão de frotas.
  • Depois da política, vamos para a execução
    Isso significa botar todos esses planos em prática. Para isso é importante encontrar as ferramentas e processos adequados, como o uso de rastreamento veicular e o treinamento rigoroso dos motoristas para garantir a segurança e a eficiência da sua frota.

    Com as informações fornecidas pelos rastreadores você vai poder, por exemplo, traçar as melhores rotas, premiar os melhores funcionários e até economizar no combustível e na manutenção. Informações precisas resultam em boas decisões. Decisões acertadas resultam agilidade, flexibilidade, clientes satisfeitos e no cumprimento de tudo o que foi combinado na hora da política.
  • O último passo para uma boa gestão de frotas é o controle
    Chegado esse momento, é preciso assegurar que a política está sendo executada corretamente e que não se está esquecendo de atualizar o diagnóstico.

Qual a importância da gestão de frotas?

Se você chegou até aqui já teve ter entendido por que a gestão de frotas é tão importante. Uma boa gestão de frotas resulta em mais eficiência. Como vimos, gerir uma frota é planejar e controlar processos com base em informações precisas. Essas informações – como os motoristas estão dirigindo, o estado dos veículos, quanto combustível está sendo gastos, quais rotas estão sendo seguidas – ajudam a tomar decisões mais acertadas, resolver problemas mais rapidamente e economizar.

Quando a gestão de frotas é bem feita, é fácil descobrir se algum processo está saindo caro demais ou eficiente de menos – e se todo o potencial da frota está sendo aproveitado. Assim, você não perde tempo, oportunidades e dinheiro.

10 ensinamentos da Associação Nacional de Administradores de Frota, Inc.

1. As trocas no ambiente de trabalho são muito valiosas

A gestão de frotas, apesar de ser uma área muito importante para as empresas, costuma ser composta por poucas pessoas. Uma área pequena talvez facilite o gerenciamento dos processos, mas, dessa forma, processos como a troca de boas práticas e aprendizados que possam trazer melhorias ficam prejudicados.

Conversar com quem já passou por diversos desafios profissionais pode contribuir para ampliar a resolução dos problemas, bem como ajudar a definir as melhores estratégias. Em um momento que a empresa está indo muito bem e as vendas aumentando gestores que já passaram por outras experiencias certamente podem ajudar!

2. Tomar decisões baseadas em dados é comum nas melhores frotas

Keith Leech, diretor da frota de Sacramento, Califórnia, afirma que ele chegou a este posto tomando decisões baseadas em dados.

Keith e o supervisor operacional da Departamento de Polícia de Nova Iorque (NYPD) Hassan Eldaly, falam sobre implementar iniciativas como a digitalização das jornadas de trabalho dos técnicos até projeções financeiras do valor dos veículos.

Segundo eles, os chefes da polícia recebem todos os dias às 5 da manhã relatórios da disponibilidade dos veículos para começar o dia de trabalho. Neste relatório, os gestores de frotas rastreiam o status de cada veículo, como por exemplo: quais estão em manutenção, quais estão sendo vendidos, quais são os mais ou menos utilizados etc. Tudo isso para que os chefes da polícia possam ser proativos ao alocar os veículos aos policiais do jeito mais eficiente possível para minimizar manutenções corretivas, tempo ocioso e desequilíbrio em relação ao uso dos carros.

3. Poder criar e refinar uma política é o que define um gestor de sucesso

Sonya Garrepy, gestora de uma frota de serviços de 400 veículos, fala da importância de criar políticas e não só seguir as que são implementados pelos diretores. Segundo ela, para saltar na carreira é preciso analisar minuciosamente os problemas, priorizar soluções e criar políticas a serem seguida por todos os funcionários da empresa.

Na operação de Sonya, o alto índice de acidentes era um grande problema, que causava prejuízos tanto para os motoristas quanto a instituição. Com o intuito de diminuir os acidentes de um jeito significativo, eles decidiram lançar uma nova política e um programa de condução dos motoristas, que penalizava os maus condutores e recompensava os bons.

No programa, os motoristas recebiam e-mails semanais com dicas de boa condução. Em parceria com a seguradora contratada, eles também definiram todos as causas de acidentes e quando o condutor realmente tinha ou não culpa.

Se o condutor fosse identificado como culpado, acontecia da seguinte forma:

1º acidente em que o condutor foi considerado culpado: seria obrigado a fazer um curso de direção defensiva durante um mês.

2º acidente: um sistema de telemetria seria colocado no veículo dele para que Sonya pudesse tracker a pontuação do motorista mensalmente. Caso a pontuação estivesse abaixo de um certo nível, o direito de dirigir seria revogado.

3º acidente: o direito de dirigir do condutor seria revogado e, muitas vezes, o condutor poderia ser demitido.

Mas não era só penalidade! Quem não tivesse nenhum acidente no período de um ano recebia uma recompensa de U$ 250. O resultado deste novo programa e política? A empresa conseguiu diminuir 50% o número dos acidentes anuais e Sonya foi reconhecida por toda empresa, assumindo nova responsabilidades e subindo na carreira dela.

4. A habilidade de adaptar um plano é mais importante que o próprio plano

Qualquer gestor de frota sabe que os planos muitas vezes mudam assim que os veículos saem da base. Portanto, é muito mais importante ser proativo em adaptar o seu plano à realidade do que simplesmente seguir o seu plano original cegamente.

Mas isso não se aplica só para situações do dia como mudar de rota devido a um serviço imprevisto. Isso também pode ser aplicado para casos mais estratégicos, como o programa de treinamento de condução para os motoristas da Sonya Garrepy.

Na primeira tentativa de implementar o programa, existia uma política mais conveniente para os diretores da empresa. Apesar disso estar de acordo com a política corporativa da empresa, acabou gerando bastante fricção.

Após uma conversa com a diretoria e a empresas de seguros contratada, Sonya conseguiu mudar para uma política única para todos os níveis. Então, mesmo um CEO, poderia ser demitido por um histórico de mau direção e acidentes.

Em vez de seguir com o plano original, Sonya identificou um imprevisto grande que ameaçou o sucesso do programa e conseguiu adaptá-lo rapidamente. Se ela não fizesse esta mudança, o programa provavelmente não teria tido o apoio da empresa inteira e eles não tivessem conseguido diminuir em 50% os acidentes.

5. Os melhores gestores de frotas escutam mais do que falam

Todo mundo tem algo para ensinar, algo para aprender e todo mundo gosta de ser escutado. Para um gestor de frota, entender mais o dia a dia dos motoristas e as reclamações do time de vendas, por exemplo, pode trazer um ganho expressivo.

Kristin Leary, ex-diretora da frota da Coca-Cola nos EUA, contou que quando entrou na empresa passou 90 dias escutando todas as áreas, pegando a perspectiva de cada um sobre os principais problemas e as sugestões de melhoria, antes de fazer qualquer mudança.

Kristin afirmou que mesmo os executivos esperando que tudo mudasse de um dia para outro, este período foi fundamental para o sucesso das iniciativas que ela acabou lançando por duas razões:

  1. Ela realmente entendeu as causas/raízes de alguns problemas e fricções entre as áreas;
  2. Ela ganhou o respeito e confiança de todas as áreas, facilitando a aceitação dos novos programas.

6. Adaptar-se à tecnologia é fundamental

Quando a empresa de Phil Samuelson cresceu para milhares de veículos em 2014, o CEO solicitou que investisse pesadamente em tecnologia. “Bons dados contam a história inteira”, o CEO falou.

Através de um esforço inicial, eles acabaram lançando várias iniciativas como um programa de condução dos motoristas, manutenção e gestão de combustível. Um dos maiores ganhos dessa implementação de tecnologia veio da descoberta que 4% da gasolina estava sendo roubada por ano e no total, eles acabaram economizando dezenas de milhões de dólares por ano.

7. Muitos dos líderes de gestão de frotas não começaram no setor

Apesar de hoje em dia existirem diversos cursos de logística e gestão de frotas, muitos dos líderes da área nos EUA não começaram as suas carreiras através deste caminho!

Kristin Leary também contou que começou a carreira como administradora auxiliar em uma empresa média. Através de uma oportunidade, ela começou a tocar a área de frotas, que comportava mais de 50 veículos, e acabou ganhando uma reputação boa por ser tão atenta aos detalhes e proativa ao resolver problemas.

Kristin ficou apaixonada pelo trabalho, passou a dedicar bastante tempo de estudo à área e juntou-se à comunidade da NAFA. Quando a Coca-Cola abriu uma vaga para à área de frotas, um associado da NAFA recomendou Kristin.

Apesar de, na época, ela não sentir-se pronta em termos de habilidades profissionais para uma frota tão grande, os executivos da Coca-Cola acharam que ela seria a pessoa certa para a vaga e lhes mandaram uma oferta.

8. Locadoras podem te ajudar bastante

Além dos benefícios financeiros que podem vir com a terceirização da frota, locadoras também podem te trazer bastante expertise em outras questões relacionadas à manutenção, seguros e até gestão de combustível.

Nos EUA, este mercado é bastante evoluído e muitas empresas trabalham com o que eles chamam de Fleet Management Companies (Empresas de Gestão de Frotas).

9. Cada frota é única

Nenhuma frota é 100% igual e cada um tem suas peculiaridades, seus desafios e seus objetivos.

Uma frota de controle de pragas, por exemplo, vai operar de uma forma bem diferente do que uma frota de logística de produtos eletrodomésticos. Além dos veículos e operações serem diferentes, normalmente os desafios também são.

Para a frota de controle de pragas o principal desafio poderia ser o planejamento de serviços devido à imprevistos, enquanto que para a frota de transporte de produtos eletrodomésticos, o grande desafio seria diminuir custos com manutenção corretiva.

Então, na hora de procurar por soluções para a sua frota, verifique se o seu fornecedor realmente entende muito bem do seu negócio e dos seus desafios.

10. Rastreamento é só uma solução entre muitas opções para a melhoria de frota

Embora saber a localização da frota em tempo real seja a base de uma operação enxuta e adaptável, existem várias outras ferramentas a serem adotadas para capturar o máximo de ganho possível.

Algumas destas opções são:

  • Telemetria e um programa de condução do motorista
  • Programa de manutenção preventiva
  • Cartões de controle de combustível
  • Planejador de rotas

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota em nosso blog. Você também pode entrar em contato com um de nossos atendentes pelo (11) 4810-2200 ou pelo euquero@cobli.co.

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