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[GUIA] Custos logísticos: quais são e como reduzir?

Sua empresa escolheu os fornecedores certos, otimizou a linha de montagem, fabricou o produto com qualidade, mas ainda assim não consegue ter um preço melhor que o do concorrente? 

A culpa pode ser dos custos logísticos, um conceito que vai muito além de simplesmente levar o produto da fábrica até a porta do consumidor ou revendedor.

O custo logístico das empresas, soma dos gastos com transporte, estoque e armazenagem, vêm crescendo nos últimos anos. Segundo dados da ABOL e Supply Chain (Ilos), o ano deve fechar com um consumo de 13,3% do PIB do país.

Mas calma: neste texto, você vai entender que custos são esses, como eles impactam a sua atividade – e claro, como você pode reduzir esses gastos e ter um preço ideal para suas mercadorias. Vamos lá?

O que são custos logísticos?

Custos logísticos são qualquer gasto que entra na conta de uma empresa após a fabricação de um produto até que ele chegue ao consumidor ou cliente específico. 

No geral, os gastos envolvem:

  • Despesas com estoque e armazenamento;
  • Transporte da mercadoria;
  • Despesas com embalagem;
  • Tarifas e impostos;
  • Operações de distribuição;
  • Adoção de tecnologias para buscar processos mais eficientes.

Fazer o cálculo dos custos logísticos é imprescindível para que sua empresa não só seja competitiva no mercado, como também para evitar que ela perca dinheiro.

Um exemplo é entender muito bem a quantidade de tributos que devem ser pagos caso sua mercadoria mude de estado no meio do transporte, com incidências de impostos como ICMS e PIS/Cofins. 

Além disso, se sua empresa tem uma operação mais complexa, com uso de centros de distribuição, eles também devem ser considerados. 

Quais são os custos de transporte?

Os custos de transporte, como se pode imaginar, são todos aqueles envolvidos na tarefa de levar o produto da fábrica até o consumidor final, passando, por exemplo, por um centro de distribuição. 

Nessa conta, entram fatores como gastos com combustíveis, pedágio, salários dos profissionais envolvidos, como os motoristas, bem como custos de manutenção e gestão desses sistemas de transporte. 

Entre eles, podem entrar também gastos com tecnologia para buscar otimizar o frete das mercadorias. Se sua empresa utiliza, por exemplo, um sistema de telemetria veicular, o custo dessa ferramenta (bem como a economia por ela gerada) deve ser considerada aqui.

Os custos com transporte correspondem a boa parte dos custos logísticos de uma empresa.

Eventuais sinistros com acidentes, roubos de carga e até mesmo horas extras também entram na planilha dos custos logísticos de transporte — e se sua companhia tem um gestor de frota, tudo o que ele faz precisa ser calculado nesta área. Outro fator a ser considerado aqui é o de embalagens especiais para o transporte, valendo especialmente para produtos perecíveis, perigosos ou que se quebram facilmente.

Como calcular os custos logísticos?

Antes de começar a calcular os custos exatos, você deve primeiro determinar o período que gostaria de avaliar. É uma boa ideia medir os custos logísticos mensalmente para garantir que não excedam o orçamento.

É importante também analisar essas métricas em uma escala mais ampla para se ter uma visão geral do desempenho dos negócios.

Sendo assim, para medir os custos logísticos, o primeiro passo é avaliar os gastos com armazenamento, transporte, mão de obra e equipamento.

A seguir, é feito uma soma geral dos gastos ou por categoria, dando uma visão mais precisa, facilitando a identificação de maneiras de reduzir os custos.

Como reduzir custos logísticos na empresa? 

Com o mercado cada vez mais competitivo, é essencial buscar novas formas de reduzir os custos logísticos. Em meio a uma crise econômica como a vivida pelo Brasil nos últimos anos, esse aspecto se torna fundamental.

Para reduzir os custos, existem vários métodos de otimização, sendo o Just in Time um dos mais conhecidos.

Esse método foi inventado pela montadora japonesa Toyota, durante os anos 1960 e 1970. Seu processo de fabricação de mercadorias é baseado nas demandas de clientes para reduzir o gasto e a ociosidade dos estoques. 

Sistemas automatizados podem auxiliar também, especialmente em grandes empresas, já que podem trazer dados importantes que, nas mãos de gestores de logística habilitados, podem ajudar a cortar gastos. 

O mesmo vale para os custos de transporte. Sistemas de rastreamento, monitoramento e telemetria veicular podem reduzir o tempo de entrega, os gastos com combustível e manutenção, bem como a jornada de trabalho dos motoristas.

Outro ponto importante é compreender muito bem a carga tributária de cada produto e saber se um determinado modal ou rota, especialmente em longas distâncias, pode afetar o seu custo final. 

Qual a importância dos custos logísticos na política de gestão de frotas?

Toda empresa possui diretrizes que norteiam suas atividades. Nesse sentido, uma boa prática de gestão é documentar essas regras, transformando-as em uma espécie de lei interna que deve ser obedecida por todos os setores e colaboradores.

No gerenciamento de frotas não é diferente, pois é necessário documentar planejamentos, os procedimentos padronizados e as normas para condução dos processos, para se ter maior controle de custos.

O nome que se dá a isso é “política de gestão de frotas” e o seu objetivo é formalizar como os veículos devem ser utilizados e quais intervenções eles devem sofrer para estarem sempre ativos e duráveis.

Outro ponto a ser abordado nesse documento é a segurança dos condutores, já que o capital humano é um dos ativos mais importantes de todo empreendimento, especialmente os que dependem da participação humana para concretizar seus objetivos.

Para os empresários que pretendem iniciar a construção de uma política de gestão de frotas para reduzir os custos logísticos, algumas dicas podem ser úteis. Acompanhe!

Defina o escopo da política

É importante listar quais aspectos serão alvo de normatização. Os exemplos mais comuns quando o assunto é frota são: consumo de combustível, manutenções, jornada de trabalho do motorista, capacitação, comportamento dos trabalhadores e uso dos veículos, além de monitoramento da frota.

Agregue a participação dos colaboradores

Os profissionais que conduzem os veículos acumulam experiências que podem ser proveitosas na definição dos critérios de trabalho.

Além de enriquecer a proposta, a elaboração colaborativa do documento favorece o engajamento daqueles que serão os principais executores das premissas traçadas.

Crie regras claras

A transparência é fundamental para que o entendimento sobre as diretrizes seja assertivo. Para isso, é importante registrar o que pode e o que não pode ser feito, o que é obrigatório e o que é desejável, o que é comportamento passível de reconhecimento e o que pode ser alvo de penalizações.

Dissemine a política

De nada adianta elaborar um documento robusto e mantê-lo arquivado ou escondido na gaveta. É preciso divulgar seu conteúdo e certificar-se de que todos os trabalhadores tomaram conhecimento das regras para haver o envolvimento esperado por parte de toda a empresa.

Mantenha a política atualizada

O mercado é dinâmico e a todo momento surgem novos parâmetros. Por isso, uma política não pode ser estática nem engessada, devendo ser atualizada sempre que a realidade exigir reposicionamentos e novas práticas.

Essa não é uma “receita de bolo”, mas pode servir de roteiro para o início dos trabalhos de formalização de uma política de gestão de frotas

O importante é que esse documento seja ativo na empresa, espelhe a realidade ali vivida e seja capaz de se transformar sempre que novas necessidades surgirem.

Qual a relação da manutenção preventiva com os custos logísticos?

Quando se pensa em custos logísticos, um dos primeiros pensamentos que vem à tona é a despesa com combustível. No entanto, há outra questão que impacta significativamente o orçamento da empresa proprietária da frota: as manutenções dos veículos.

Cada vez que um veículo fica parado para conserto, recursos financeiros terão de ser direcionados para a aquisição de peças e para o serviço prestado. Ainda há outro custo envolvido, também conhecido como custo de oportunidade.

Você sabe quanto a empresa deixa de ganhar com um veículo a menos nas ruas? Essa é uma pergunta difícil de ser respondida quando não se tem o controle de gastos.

Por isso é tão importante fazer a gestão das manutenções e ter escalas previsíveis para a parada dos veículos, de forma que outros cubram sua ausência para não haver prejuízos na rotina e contas da empresa.

É necessário, também, evitar que problemas mais graves ocorram com a mecânica. A melhor forma de se alcançar mais durabilidade de peças e veículos é a manutenção preventiva.

Em linhas gerais, deve ser criado um cronograma com uma programação de manutenções, contemplando a verificação de:

  • Falhas em freios;
  • Problemas e desgaste de bateria;
  • Pneus carecas ou furados;
  • Controle da temperatura dos motores;
  • Falha de balanceamento das rodas;
  • Amortecedores e molas danificados;
  • Consumo excessivo de combustível;
  • Níveis baixos de fluidos, como óleo do motor e dos freios;
  • Marchas frouxas ou arranhando;
  • Escapamento com pouca capacidade de filtragem de resíduos, liberando poluição no ar.

Ser proativo vale a pena, pois o custo de correção, muitas vezes, é mais alto que o da prevenção.

Outro custo logístico intangível relacionado a problemas mecânicos é o risco à segurança dos motoristas. Um veículo mal conservado e desgastado pode representar muito perigo à vida de quem o conduz.

Além da questão da necessidade essencial de preservação humana, vale ressaltar que despesas médicas para atendimento de funcionário envolvido em acidente fica a cargo da empresa.

Esse tipo de ocorrência é suscetível à cobrança de indenização caso a justiça trabalhista seja acionada pelo colaborador ou caso terceiros abram processos cíveis contra a empresa. 

Portanto, economizar em manutenções preventivas para evitar apenas gastos recorrentes não adianta se o seu objetivo é manter a segurança dos seus funcionários e veículos.

Reduzir as chances de falhas é obrigação dos gestores de frotas não só para eliminar despesas desnecessárias, mas também para permitir que os veículos concluam seu ciclo de vida sem a necessidade de novas aquisições para reposição da frota antes do previsto.

Dicas para construir um modelo de manutenção preventiva

A manutenção preventiva é a melhor maneira de manter uma frota em boas condições. Aliás, a atuação corretiva deve ser algo a ser empregado apenas em casos isolados, quando acontecem falhas repentinas ou acidentes.

Isso é uma forma de demonstrar que o gerenciamento de frotas é forte, sério e profissional. 

Um modelo de manutenção preventiva estabelece parâmetros ideais e mensura se eles estão sendo alcançados. Dentre os principais aspectos que devem compor esse planejamento estão:

  • Período de revisão definida para cada veículo, conforme a instrução do fabricante e uso (quilometragem atingida), estabelecendo uma escala para garantir que a ausência seja coberta pela operação de outro;
  • Definição dos itens a serem vistoriados em cada pausa para revisão preventiva, como alinhamento, balanceamento, rodízio de pneus, troca de fluidos, limpeza de bicos de injeção eletrônica e sistema de suspensão;
  • Registro de todas as substituições de peças realizadas e da previsão de durabilidade das que foram instaladas nos veículos;
  • Registro das viagens ou saídas e quilometragem rodada para ser deduzida a vida útil estabelecida para cada ciclo de manutenção;
  • Cruzamento de todos os itens acima em um cronograma para que checagens programadas sejam estabelecidas. É interessante manter um repositório para o registro de ocorrências imprevistas e para entender as lições aprendidas que poderão facilitar melhorias nas próximas rodadas de inspeções.

Esses dados e regras podem ser inseridos em planilhas ou, de preferência, em aplicações de gestão de frotas, para permitir o cruzamento de dados, controle de prazos, emissão de alerta de vencimento e automação de tarefas.

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O ideal é que tecnologias desse tipo sejam acessadas em plataformas online, que não exigem a instalação de sistemas nem a alocação de hardware específico para armazenar e processar os dados. No mercado existem soluções com essas características.

Geralmente, a empresa contratante paga pelo uso das funcionalidades, acessadas com segurança e simplicidade via internet.

Esses produtos costumam apresentar um painel de controle na web e pequenos dispositivos para fixação nos veículos, além de programas de depuração de dados para contribuir na gestão e na inteligência de negócios.

Esse tipo de atuação tem natureza preditiva, ou seja, antecipa ações para mitigar problemas, antes que eles tomem proporções maiores.

Sua importância se deve ao fato de que ela pode ser a linha que separa um acidente e os altos gastos de um cenário de economia, tranquilidade, preservação da frota e segurança do condutor e de terceiros.

O impacto da tecnologia para gestão logística

Roteirização de veículos: uma aliada na redução dos custos logísticos

A economia em uma empresa de frotas não se limita aos custos de manutenção da frota propriamente dita, ela se estende às rotas executadas por cada veículo.

Nesse sentido, toda racionalização deve ser buscada: cada quilômetro rodado a menos, cada desvio de congestionamentos, cada centavo economizado no posto de gasolina, cada via conservada faz diferença na hora de fechar as contas.

Sempre que uma viagem flui, sem paradas ou pausas, há economia de combustível e do tempo do motorista. Assim, é possível garantir pontualidade, mais entregas e serviços por motoristas ou até menos motoristas em cada trajeto.

Prever os melhores caminhos não é atividade de adivinhação ou de mera experiência, mas sim de planejamento, captura de dados e uso de tecnologias.

roteirização e custos logisticos
A roteirização ajuda a encontrar as melhores rotas para diminuir os trajetos de entregas e diminuir custos.

Esse é o princípio da roteirização, que tem com objetivo determinar a melhor rota para o motorista chegar ao destino. 

Isso é facilitado por softwares integrados que conseguem estabelecer fluxos otimizados, identificar problemas, organizar escalas de paradas para entrega ou coleta.

Na prática, os sistemas de roteirização oferecem:

  • Redução das distâncias;
  • Redução do tempo para atendimento a cada demanda;
  • Localização de postos com melhores preços de combustível ao longo das rotas;
  • Dimensionamento da carga e da frota, com a melhor indicação de veículo a ser utilizado;
  • Alocação de mão de obra;
  • Redução da quantidade de veículos para realizar uma operação;
  • Redução do custo logístico da transportadora e das entregas;
  • Redução de horas extras dos funcionários;
  • Controle completo de todos os processos de negócio;
  • Economia de combustível.

No início deste artigo, falamos sobre como fazer mais com menos e a roteirização está a serviço disso. Com ela, é possível colocar menos carros na rua e cumprir uma jornada mais produtiva do que se muitos outros veículos estivessem rodando sem organização.

Quando se trata de custos logísticos de frotas, a verdade é que quanto mais carros circulando, maiores são as despesas.

Investir em roteirização é sinônimo de otimizar operações, reduzir custos logísticos e aumentar margens de lucro. 

Ou seja, decidir pela modernização da gestão, com base na implementação de soluções inovadoras, é investir em diferenciais competitivos e em melhores condições de destacar-se no mercado.

Rastreamento de frotas

Gerenciar algo é saber o que ocorre durante todo o seu ciclo de vida. No caso da gestão de frotas, isso se dá por monitoramento e rastreamento.

Esse trabalho pode ser feito por meio de sistemas de controle que visam oferecer mais segurança, redução de custos e aumento de produtividade.

Isso se dá a partir da coleta detalhada e da análise de informações que permitem definir os melhores rumos para as atividades cotidianas e também para as tomadas de decisão gerencial.

O rastreamento veicular é o serviço de acompanhamento da localização de um veículo, utilizando a rede de GPS e de celulares para enviar dados a uma central. 

Outro item que compõe esse sistema é um software, que produz relatórios e gráficos para visualização do posicionamento geográfico de veículos parados ou em deslocamento.

Em resumo, as funções do rastreamento e monitoramento de frotas são:

  • Geolocalização de veículos (individual ou em grupo);
  • Registro do endereço e data de cada localização;
  • Acompanhamento de eventos (entregas, paradas para abastecimento, desvios de rotas, furtos);
  • Controle da distância percorrida;
  • Acompanhamento de excesso de velocidade;
  • Configuração de alerta;
  • Personalização de relatórios, com indicadores para gestão de desempenho.

Esse tipo de monitoramento une o rastreio, a geração de relatórios e a emissão de alerta de eventos, programados para acionamento, caso alguma situação indesejada seja identificada.

Outro ponto possível de ser capturado por esse acompanhamento é o comportamento do motorista, já que o sentido do deslocamento e a velocidade assumida demonstram se o condutor está seguindo as diretrizes traçadas na sua rota.

Outra vantagem do rastreamento é a oferta de mais segurança ao veículo e ao condutor, o que repercute não só na redução de sinistros e na recuperação de furtos, mas também na baixa dos valores de seguro.

Telemetria

A noção de telemetria muitas vezes se confunde com o rastreamento e o monitoramento. No entanto, ela é complementar às outras técnicas e ferramentas.

O diferencial da telemetria está na possibilidade de interação com os veículos, a partir de uma comunicação baseada em redes sem fio, via satélite ou ondas de rádio.

Essa é uma ferramenta mais sofisticada de gestão, pois engloba o monitoramento da dirigibilidade do veículo, além das funções presentes em sistemas convencionais de rastreamento.

Por meio de sensores instalados em componentes automotivos, é possível acompanhar remotamente o funcionamento do motor, dos freios, da embreagem, dos sistemas eletrônicos, entre outras estruturas dos veículos.

Na gestão de frotas corporativas, a telemetria permite o acompanhamento dos veículos, gerando um efeito educacional sobre os motoristas, que atuam de forma mais responsável e alinhada ao desempenho esperado pela empresa.

Outras características e benefícios da telemetria veicular são:

  • Possibilidade de ser utilizada até mesmo em lugares remotos, já que não há limite de distância para o sensoriamento de dados;
  • Os dados coletados podem ser transformados em indicadores de desempenho para mensurar a eficácia dos trabalhos e a eficiência dos motoristas;
  • Acompanhamento de manutenções periódicas e condições impróprias de funcionamento dos veículos, alertando para a necessidade de manutenção e evitando gastos maiores com consertos mais complexos;
  • Checagem das rotas que estão sendo cumpridas, identificando desvios e uso do veículo para interesses pessoais;
  • Mais agilidade e confiança na gestão;
  • Tomada de ações preventivas para evitar diversas situações de risco e prejuízos;
  • Monitoramento da jornada de trabalho do condutor, com possibilidade de alerta quando o prazo limite estiver se esgotando, evitando riscos trabalhistas e pagamento de horas adicionais;
  • Maior segurança no trânsito;
  • Redução de infrações de trânsito, como ultrapassagem de semáforos e limites de velocidade;
  • Subsídios para formatação de treinamentos a partir dos principais problemas identificados durante o sensoriamento dos veículos e das rotas executadas;
  • Soluções mais rápidas para roubos e assaltos, com possibilidade de travamento das portas do veículo e desligamento do motor;
  • Gestão inteligente, com informações seguras para a tomada de decisão e identificação de gargalos para a proposição de melhorias contínuas.

A automação é a chave do sucesso da gestão de frotas e redução de custos logísticos

Um gerenciamento efetivo se baseia em três pilares: 

  • Capacitação e comprometimento de pessoas;
  • Padronização e otimização de processos;
  • Emprego de tecnologias adequadas à realidade de cada negócio.

No caso da gestão de frotas, o terceiro alicerce é um potencializador dos outros dois. Com tecnologias apropriadas, é possível melhorar os processos e ampliar as capacidades humanas.

Além disso, é possível tornar a gestão mais assertiva, com decisões mais ágeis a partir de insumos confiáveis.

Por isso, é válido e indicado investir em tecnologias, como as aplicadas em roteirização, rastreamento e telemetria, para garantir maiores níveis de produtividade, menores riscos e mais rentabilidade.

Todo investimento que visa dar mais eficiência operacional à frota é válido. Nesse sentido, uma estratégia para atingir esse objetivo é evitar as chances de sinistralidade e de depreciação acelerada dos veículos.

É nesse contexto que manutenções preventivas gerenciadas por softwares, que também agregam funcionalidades de monitoramento da frota em tempo real, demonstram seu valor.

Então, se a redução de custos logísticos e riscos operacionais é uma meta, a modernização da gestão pode ser a resposta para manter um equilíbrio de contas, qualidade nos processos e satisfação dos clientes.

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