06 principais indicadores de frota e como analisar [Guia]

Indicadores de frota são ferramentas fundamentais para avaliar o desempenho da operação e monitorar como anda a gestão interna e cuidados com os veículos. É praticamente impossível que uma frota tenha um bom desempenho sem acompanhar os indicadores de performance.

Dos custos à produtividade da frota, a operação depende dos indicadores para que a gestão de veículos e motoristas seja realizada com visão estratégica e as melhores decisões sejam tomadas.

Essas métricas não só auxiliam na análise de performance como também mostram o impacto das ações dentro da empresa e como elas reverberam em diferentes setores.  Um bom acompanhamento de indicadores de frota garante que todo o negócio tenha mais eficiência e alcance os objetivos estabelecidos.

Neste conteúdo você irá descobrir o que é um indicador de desempenho, como defini-los e como medi-los para tomar as melhores decisões. Também mostraremos como a plataforma da Cobli ajuda o gestor a ter visibilidade de indicadores importantes para a frota.

O que é um indicador de desempenho?

Basicamente, os Indicadores Chave de Desempenho — ou KPIs (Key Performance Indicators) na sigla em inglês, como também são conhecidos — são uma medida quantitativa que avalia o desempenho de uma organização, departamento, processo ou colaborador em relação a metas específicas e objetivos estratégicos.

Esses indicadores fornecem uma visão clara e mensurável do progresso de cada área e como elas estão evoluindo em direção às metas estabelecidas. A partir disso, gestores e líderes podem tomar decisões embasadas por dados para melhorar o desempenho operacional.

Os KPIs podem abranger uma ampla variedade de métricas, dependendo da área para a qual são definidos e também dos objetivos e do contexto da organização como um todo. Para onde a empresa quer ir, aonde quer chegar? Os KPIs da frota precisam estar bem alinhados a essas definições.

Isso garante que as métricas escolhidas realmente reflitam o progresso em direção aos resultados desejados. Conheça alguns tipos de indicadores gerais que você pode usar e analisar na frota:

Indicadores de produtividade

Medir o rendimento e eficiência dos processos por meio de indicadores de produtividade dá visibilidade sobre quantos recursos são necessários para prestar um serviço ou produzir uma mercadoria.

Em outras palavras, eles capacitam o gestor a ajustar os recursos da operação para otimizar a utilização de veículos e equipes.

Alguns exemplos de KPIs de produtividade são:

• Quantidade de visitas improdutivas (também chamadas de “no show”);
• Tempo de paradas;
• Tempo ocioso total;
• Serviços completos por dia;
• Quilômetros percorridos por litro de combustível.

Indicadores de qualidade

Dentro dos indicadores de indicadores de produtividade, também podemos incluir os KPIs de qualidade, grandes aliados na busca pela excelência e economia de recursos.

Por exemplo: o índice que mede o número de entregas/serviços pontuais — que acabamos de citar — é um bom indicador de qualidade, uma vez que avalia a pontualidade e identifica a qualidade do serviço prestado. Atrasos frequentes indicam que há áreas ou processos precisando de melhoria.

Ou ainda, o NPS (Net Promoter Score, também conhecido como Índice de Satisfação do Cliente). É basicamente a nota que o cliente dá sobre a percepção do seu serviço/entrega.

Identificar imprevistos, erros ou oportunidades de otimização só é possível ao observar os detalhes. Assim, garantimos que a frota seja não apenas eficiente, mas também mantenha altos padrões de qualidade.

Indicadores de capacidade

Para um gestor de frota, entender a capacidade de resposta da operação é essencial. As métricas de capacidade orientam a eficácia cronometrada dos serviços e entregas, analisando saídas por unidade de tempo.

Alguns exemplos de KPIs de capacidade são:

• Tempo entre abertura de chamado e atendimento;
• Carga média transportada por veículo;
• Entregas/serviços realizados no prazo.

Os indicadores de capacidade proporcionam uma visão clara do nível de competitividade da frota em relação aos concorrentes.

Indicadores estratégicos

Esses indicadores traçam um panorama atual em relação às metas definidas no planejamento estratégico anual e não costumam sofrer alterações frequentes.

São KPIs que guiam a implementação de estratégias alinhadas com objetivos de longo prazo da empresa, pois proporcionam um comparativo macro do negócio.

Alguns exemplos de KPIs estratégico são:

• Participação de mercado (também conhecido como market share);
• Crescimento mensal de receita;
• Crescimento anual de receita.

Indicadores táticos

Estratégias específicas demandam indicadores táticos. Eles se aprofundam em operações específicas, processos ou campanhas, contribuindo para atingir objetivos maiores, como a eficiência operacional da frota ou mesmo o plano estratégico da empresa.

Para um gestor de frota, esses KPIs funcionam como faróis, direcionando o foco para metas significativas em meio à vastidão de informações operacionais.

Alguns exemplos de KPIs táticos da frota são:

• Manutenções preventivas realizadas no prazo;
• Manutenções corretivas;
• Disponibilidade dos veículos.

Indicadores operacionais

Não podemos subestimar a importância dos indicadores operacionais (OPIs). Seu acompanhamento é diário e serve para avaliar rotinas de trabalho de curto prazo e processos operacionais — inclusive o desempenho individual de cada colaborador.

São métricas que nos fornecem uma visão detalhada, permitindo ajustes rápidos e garantindo que cada peça da engrenagem opere com precisão. Por exemplo, alguns desses KPIs são:

• Número de entregas/serviços realizados por dia por motorista;
• Taxa de erro nos serviços e entregas.

Quais são as vantagens de contar com indicadores na gestão de frotas?

Como gestor de frota experiente, compreender a importância dos Key Performance Indicators é vital para manter a operação em direção ao sucesso.

Estes valores quantitativos servem como bússolas que direcionam o caminho, permitindo avaliar, gerenciar e otimizar cada aspecto das operações.

Um dos maiores benefícios do acompanhamento de KPIs é que esses dados facilitam a identificação de oportunidades de melhoria e são usados para embasar decisões estratégicas, reduzindo a subjetividade nas escolhas.

Monitorando indicadores como produtividade, eficiência e capacidade da equipe, o gestor consegue otimizar a alocação de veículos, motoristas e outros ativos, resultando não apenas em economia para a operação, mas também em um uso mais eficiente dos recursos.

Os indicadores também são úteis para a identificação precoce de problemas. Métricas de qualidade e operacionais servem como alertas, permitindo ações corretivas antes que os problemas se agravem. Essa abordagem proativa contribui significativamente para a melhoria contínua dos serviços, refletindo positivamente na satisfação do cliente.

Quais os principais indicadores de frota?

Agora que você entendeu o que são os indicadores de desempenho da frota e a importância desses índices na performance, vamos listar os indicadores específicos de cada uma das principais frentes do dia a dia da gestão das operações de campo:

1. Consumo de combustível

A eficiência do consumo de combustível é primordial na gestão financeira de uma frota.

O combustível é um gasto contínuo e costuma ter um valor elevado, porém  é possível gerenciá-lo para melhorar a eficiência do consumo e até mesmo para economizar, seja diesel ou outros combustíveis.

Algumas alternativas de KPI para monitorar o consumo de combustível:

• Gastos da frota com combustível.
• Custos por quilômetro rodado;
• Quilometragem por litro;
• Consumo médio por veículo;
• Desempenho médio da frota na relação quilômetros por litro;
• Rotas realizadas.

Acompanhando esses números é possível traçar estratégias para mantê-los dentro do esperado, ou atingir as metas definidas. Isso pode ser feito por meio da otimização de rotas e da orientação dos motoristas, para que o comportamento ao volante ajude a reduzir gastos (como evitar o motor ocioso).

2. Manutenção de veículo

A gestão eficiente da manutenção demanda o acompanhamento de uma série de informações que vão desde as mais básicas (como o período entre uma manutenção e outra) até as mais complexas, como o desgaste das peças.

Esses indicadores ajudam a manter o plano de manutenção em dia, evitando interrupções desnecessárias e melhorando a disponibilidade dos veículos da frota. Entre os índices que podem ser acompanhados com mais frequência estão:

• Média de manutenções por veículo;
• Média de manutenções por motorista;
• Tempo de Inatividade de veículos;
• Total de Avarias;
• Índice de manutenções corretivas (não programadas);
• Média de gastos com manutenção por veículo;
• Desgaste de peças.

3. Quantidade de multas

A gestão de multas requer o acompanhamento das infrações por veículo, sua frequência e os custos associados a elas. Esses indicadores possibilitam a identificação de padrões de comportamento dos condutores e a implementação de ações corretivas para evitar o aumento de incidentes no trânsito.

Para facilitar esses processos, o ideal é contar com um sistema no qual você consiga centralizar todas as informações. A integração de dados ajuda a observar o status das multas, prazos e muito mais.

Faça a gestão de multas acompanhando indicadores como:

• Velocidade dos veículos;
• Incidência de multas;
• Tipo e gravidade das multas;
• Quantidade de multas por motorista;
• Frequência de multa por veículo/motorista;
• Valor médio por multa;
• Valor médio de multa por motorista;
• Valores gastos com multas/mês.

Vale lembrar que acompanhar indicadores relacionados à multas impacta nos indicadores relacionados à segurança de uma frota. Além do custo em dinheiro, o mesmo comportamento agressivo ou displicente que causa multas pode também causar acidentes.

4. Gestão de sinistros

Falando em acidentes… a gestão de sinistros e os indicadores ligados a ela.

Claro que o seguro de frota é indispensável, afinal nunca se sabe quando algo pode acontecer. Por isso, acompanhar a ocorrência de sinistros, seja de acidentes e batidas e mesmo de  roubos, é essencial para avaliar a segurança e a produtividade da frota.

A coleta de dados a longo prazo dão um panorama que permite  entender as situações de maior risco e agir com a gestão preventiva, ajudando a estabelecer metas de redução de danos.

Confira os KPIs relacionados à sinistralidade que você pode acompanhar para ter maior controle das ocorrências da sua operação.

• Quantidades de incidentes gerais;
• Tipos de incidentes;
• Gravidade dos acionamentos de sinistros;
• Frequência de acionamentos por motorista;
• Índice de ocorrências por horário, local e tipo de carga.

5. Custo Operacional do Veículo (COV)

O custo operacional (composto por custos fixos e variáveis) é essencial para calcular o custo por serviço, hora ou quilômetro rodado de uma frota. Essa análise permite a precificação alinhada ao custo real da operação, além de ajudar a identificar oportunidades de redução de custos.

Veículos mais antigos, por exemplo, podem apresentar maior desgaste e custos extras de manutenção, o que encarece o serviço. Portanto, indicadores interessantes para essa frente são:

• Idade média da frota
• Número de manutenções (preventivas e corretivas) realizadas
• Consumo de combustível

Esses números orientam a decisão sobre o momento ideal da renovação de frota, evitando custos desnecessários.

Como definir um bom indicador de desempenho?

A definição de bons indicadores de desempenho demanda uma abordagem estratégica, considerando a relevância, facilidade de aplicação, mensuração periódica e foco operacional.

O gestor de frota, com sua expertise, tem o papel de garantir que esses indicadores estejam alinhados com os objetivos da empresa e forneçam informações práticas para aprimorar a eficiência operacional.

Então, vamos entender como você pode definir os melhores indicadores de frota de acordo com seu negócio.

Escolha indicadores com relevância e objetivos

A relevância dos KPIs é definida conforme o peso que eles desempenham no alcance dos objetivos da empresa. Portanto, lembre-se que os indicadores-chave escolhidos precisam ter uma conexão direta com as metas de crescimento do negócio.

Em relação à frota, é importante que os KPIs definidos forneçam informações valiosas e significativas sobre o desempenho operacional dos veículos e motoristas. Os mais comuns são: redução de custos, aumento da produtividade e da segurança, garantia da qualidade e do compliance.

Tenha indicadores fáceis de aplicar e mensurar

Por mais que o trabalho com dados possa parecer um pouco complicado, não há por que ter receio. Os indicadores de desempenho são ferramentas que podem ser muito fáceis de lidar e acompanhar, desde que você escolha KPIs que sejam práticos de serem coletados.

Isso não significa que você precisa optar por indicadores rasos. Afinal, mesmo que os KPIs escolhidos não apresentem resultados fáceis de se interpretar de bate-pronto, é possível contar com ferramentas que ajudam na análise dos dados e a extrair boas ideias.

Por exemplo, sistemas de gestão de frota que se baseiam em telemetria ou videotelemetria, conseguem captar grande parte dos indicadores que apontamos ao longo do texto e unificar os dados relacionados e eles para que você tenha um panorama do andamento da operação.

Considere a possibilidade de utilizar tecnologias de automação. Elas agilizam processos de coleta e análise de dados, reduzem erros humanos e proporcionam informações atualizadas.

Mensure com periodicidade

A escolha da periodicidade para mensuração dos indicadores deve levar em consideração a natureza dos dados e a necessidade de acompanhamento ao longo do tempo. Indicadores de consumo de combustível, por exemplo, podem ser monitorados diariamente, enquanto a idade média da frota pode ser avaliada semestralmente.

Saber o momento certo de avaliar cada KPI faz com que você faça a gestão de frotas com mais eficiência e sem sobrecarga, avaliando cada um dos indicadores quando for a hora.

Se possível, incorpore análises corriqueiras para indicadores críticos para ter uma resposta imediata a eventos não planejados. O monitoramento contínuo facilita a identificação de padrões que exigem ações rápidas e você age para evitar que os problemas se agravem.

Por outro lado, estabeleça uma rotina de revisão periódica dos indicadores. O contexto operacional e as metas estratégicas podem evoluir ao longo do tempo, exigindo ajustes nos indicadores monitorados. A revisão constante garante que os indicadores permaneçam relevantes e eficazes.

Indicadores operacionais

Ao lidar com indicadores operacionais, concentre-se em métricas que ofereçam insights práticos para melhorar o desempenho diário. Ou seja, inclua indicadores como eficiência na rota, tempo de entrega, utilização dos veículos, entre outros.

Os KPIs operacionais envolvem tanto aspectos individuais (de cada colaborador) quanto atividades coletivas. Considere métricas de desempenho de cada veículo e motorista e como esses dados contribuem para um gerenciamento mais detalhado e orientado para resultados.

Por fim, personalize os indicadores operacionais de acordo com as especificidades da frota e as particularidades do setor em que sua organização atua. Isso garantirá que as métricas escolhidas sejam verdadeiramente representativas do desempenho da frota em contextos específicos.

Como medir os indicadores de frota?

A principal forma de manter sob controle os indicadores da frota é fazendo os cálculos de acordo com a sua realidade. Nesse contexto, ter dados exatos é uma parte primordial para que os índices façam sentido e guiem suas próximas ações.

Mas não precisa se preocupar, a seguir você vai aprender como medir os indicadores de frota e pode conferir exemplos práticos que vão ajudar nessa tarefa.

Consumo de combustível

A maneira mais fácil e efetiva de fazer a mediação do consumo de combustível é por meio da utilização de sistemas de telemetria combinados a registros de abastecimento.

O custo de Km/h pode ser obtido dividindo os gastos pelo total de quilômetros rodados. O consumo por veículo é calculado pela divisão dos litros consumidos pelos quilômetros percorridos. Ou seja, o desempenho médio da frota é obtido pela média dos quilômetros por litro de cada veículo.

Exemplo prático:

Se a frota percorreu 10.000 Km e consumiu 1.000 litros de combustível, o consumo por veículo seria 10 Km/L. Se os gastos totais foram R$ 8.000, o custo por Km/h seria R$ 0,80.

A plataforma da Cobli oferece integração com as principais operadoras de cartão combustível, permitindo acompanhar esse custo por meio dos valores abastecidos e cruzando com a quilometragem rodada da frota, por meio do monitoramento dos veículos e das rotas realizadas por cada um.

Manutenção de veículo

Os custos com manutenções costumam ser elevados, afinal o conserto é bem mais custoso do que a prevenção. Por isso, as manutenções preventivas são a opção mais viável para reduzir os gastos com os veículos da frota.

Para entender qual é o custo, registre o tempo em que cada veículo fica inativo devido a manutenção, acompanhe o número total de avarias e a porcentagem de manutenções corretivas não programadas em relação ao total. Também é importante observar o desgaste de peças por meio de inspeções regulares.

Exemplo prático:

Se um veículo fica inativo por 20 horas devido a manutenção, o tempo de inatividade é 20 horas. Se houve 5 avarias no mês e 2 foram não programadas, o índice de manutenções corretivas não programadas é 40%.

Na plataforma da Cobli, uma das formas de saber quanto tempo o veículo ficou parado em manutenção criando um local de interesse (também conhecido como geofance) para a mecânica. Com o dispositivo Cobli no veículo, é possível saber quando ele entrar e sair desse estabelecimento.

Além disso, relatórios de distância percorrida também ajudam a estimar gastos com manutenção.

Produtividade da frota

Uma das formas de descobrir a produtividade da frota é calcular a capacidade dos veículos considerando carga máxima e volume disponível. Outra forma de calcular a produtividade é entendendo o tempo médio de entrega da frota.

Exemplo prático:

Se a capacidade máxima do veículo é 1.000 Kg e ele transporta 800 Kg, a capacidade utilizada é 80%. Se os tempos de entrega de três veículos foram 3 horas, 4,5 horas e 6 horas, a média é 4,5 horas.

Na plataforma da Cobli, é possível acompanhar indicadores de produtividade de cada veículo da sua frota. Definindo períodos específicos, você receberá informações sobre:

• Tempo médio de parada
• Quantidade média de paradas
• Quilometragem média rodada
• Média diária de horas de atividade
• Média de motor ocioso no período

Quantidade de multas

O cálculo é feito a partir do número total de multas e a incidência de infrações em relação ao total de viagens. A frequência por veículo é obtida dividindo o número de multas pelo número de veículos.

Com isso, o valor gasto pode ser obtido somando os valores das multas recebidas.

Exemplo prático:

Se a frota recebeu 20 multas em 100 viagens, a incidência de multas é de 20%. Se 5 veículos receberam multas, a frequência por veículo é 1. Dessa forma, se o valor total das multas foi R$ 5.000, esse é o valor gasto com multas.

Dessa forma, é possível saber quais motoristas estão em risco de levar mais multas e, caso a infração seja registrada pelo departamento de trânsito, o gestor saberá qual foi o motorista responsável.

Esse acompanhamento é possível por meio da telemetria e da videotelemetria, que além do envio da  notificação, ainda também capta um vídeo do momento em que a infração acontece.

Gestão de sinistros

Registre o número total de sinistros, incluindo roubos e furtos, acidentes e batidas. Já a quebra de veículo/motorista pode ser calculada dividindo o número de veículos quebrados pelo total de motoristas.

Exemplo prático:

Se houve 5 acidentes, 3 roubos e 2 batidas, o total de incidentes é 10. Se 2 veículos quebraram e a frota tem 10 motoristas, a quebra de veículo/motorista é 20%.

Custo Operacional do Veículo (COV)

Documente os custos fixos (seguro, depreciação) e variáveis (combustível, manutenção) de cada veículo e depois calcule o custo por serviço, hora ou quilômetro. 

Exemplo prático:

Se o custo total de um veículo é R$ 10.000 por mês e ele realiza 1.000 km, o custo por quilômetro é R$ 10.

Idade média da frota

Esse indicador pode ser calculado de forma simples. Anote a data de aquisição de cada veículo e calcule a idade média da frota pela média das idades de todos os veículos.

Exemplo prático:

Se a frota possui veículos com idades de 2, 3 e 4 anos, a idade média é (2 + 3 + 4) / 3 = 3 anos.

Os indicadores de frota são os melhores índices para otimizar a eficiência e reduzir custos, aumentando a lucratividade, segurança e satisfação dos clientes.

Ao implementar as medidas práticas que listamos ao longo deste texto, o gestor de frota consegue analisar de forma abrangente o desempenho de veículos e motoristas da sua operação. Isso permite que ele tome decisões baseadas em informações importantes e relevantes.

Com a ajuda de um sistema inteligente de gestão de frotas, essas análises são feitas de forma automatizada, tornando o processo mais prático e facilitando o trabalho do gestor e liberando seu tempo para outras tarefas importantes do dia a dia.

Quer saber mais sobre indicadores de desempenho da frota e como a Cobli ajuda a acompanhá-los e analisá-los de forma fácil? Entre em contato com um de nossos especialistas e agende uma demonstração.