Integração de dados para frotas: aumente a eficiência do seu negócio

Em um dia comum, o gestor de frotas lida com muitas informações. Para garantir a eficiência em cada processo, essas informações precisam estar conectadas. É por esse motivo que a integração de dados se tornou indispensável para qualquer negócio.

É verdade que o uso de dados integrados já está em todo lugar. Até mesmo nas atividades mais comuns do nosso dia.

Isso porque tudo que fazemos hoje gera algum tipo de informação. A combinação das informações coletadas no digital é o que faz que a tecnologia se desenvolva para otimizar nossa experiência.

Quer ver um exemplo prático de como essa integração funciona no dia a dia?

Basta pensar naquela simples notificação enviada pelo aplicativo do banco ao fazer uma compra com um cartão. Ali funciona como uma série de informações trocadas entre o estabelecimento, o banco e o aplicativo.

Certamente, é uma facilidade para saber a movimentação de qualquer gasto em tempo real.

Na gestão de frotas, a integração de dados parte do mesmo princípio: conectar informações para tornar processos mais fáceis de serem realizados, monitorados e otimizados.

Quer entender como isso funciona na rotina de uma empresa de frotas? Neste artigo, você confere as vantagens da integração de dados e de como ela pode ser usada no seu negócio.

O que é integração de dados?

Integração de dados é a técnica que reúne dados de diferentes fontes para oferecer uma visão mais consistente sobre uma organização.

Com a integração de dados, é possível unir as informações em um só lugar. Isso ajuda a melhorar processos, reconhecer falhas e também acertos.

Conforme as empresas evoluem, mais e mais informações são produzidas. Assim, o registro manual dos dados acaba sendo insuficiente e até mesmo improdutivo.

É onde surge a tecnologia com a integração de dados.

A recente pesquisa realizada pela Dell, em parceria com a Forrester, mostra que 73% das empresas do Brasil se consideram orientadas por dados. É um número que mostra como o assunto está crescendo no mercado.

No entanto, dessas empresas, 80% afirmam que estão lidando com alguma barreira para capturar, usar e analisar os dados — muitas vezes, por dificuldade em integrar os dados que são captados e analisá-los de forma inteligente.

Vale lembrar que uma boa integração não se dá apenas pela captação, mas também o armazenamento e a exibição desses dados de forma padronizada e coerente, sempre com segurança.

Como os dados são gerados?

Antes dos dados serem integrados, eles primeiramente precisam ser gerados em algum sistema. Isso é feito com apoio de bancos de dados, de algoritmos, e mais recentemente, de técnicas como big data.

Com essas tecnologias, é possível dar conta de um grande número de informações e produzir diagnósticos a respeito da situação de uma empresa.

Por exemplo: se toda vez que há um pedido de compra, uma nota fiscal é emitida, então a nota fiscal é um dado.

Um conjunto de notas fiscais de uma empresa pode constituir a criação de um banco de dados.

Outro exemplo de bancos de dados pode surgir a partir das fichas de fornecedores e da chegada de materiais para a confecção de uma mercadoria.

A integração desses três bancos de dados — notas fiscais, fichas de fornecedores e chegada de materiais de uma mercadoria — pode ajudar uma empresa a entender a relação entre a venda de seus produtos e a demanda por matéria-prima.

Antigamente, isso tudo era feito à mão. Mas hoje é possível automatizar as tarefas, por meio de técnicas e processos que podem ser gerenciados em uma única plataforma.

Como a empresa de frotas pode utilizar a integração de dados?

Em uma empresa de frotas, isso pode acontecer de diversas formas.

Uma boa integração entre os bancos de dados das jornadas de trabalho dos motoristas e o de entregas a serem realizadas ajuda a empresa a destinar suas entregas com mais assertividade.

Assim, por exemplo, motoristas podem não ficar sobrecarregados de maneira desigual e terem todos sua jornada respeitada.

Já a integração entre os pedidos de entrega e uma base de dados que rastreia o movimento dos veículos pode ajudar a empresa a lidar com seus clientes, informando prazos mais corretos e eventuais atrasos.

04 vantagens de trabalhar com integração de dados na frota

Quando a gestão de frota utiliza a integração de dados a seu favor, ela consegue ter mais produtividade, tomar de decisões estratégicas e evoluir a qualidade das suas entregas.

Separamos 04 grandes vantagens que a integração de dados pode trazer à sua frota!

1. Melhora a sua comunicação interna

Um dos grandes problemas que uma empresa de frotas pode enfrentar é a falta ou ruído de comunicação entre setores.

Com dados integrados e automatizados, todas as áreas da empresa têm acesso simultâneo aos processos realizados, os status de cada etapa, entre tantas outras informações.

Isso elimina a necessidade de sempre precisar reportar ou atualizar os setores sobre alguma atividade que já faz parte da rotina.

Para uma frota, a comunicação orgânica e transparente entre setores como administrativo, logística, financeiro é essencial para o processo andar.

Os processos ganham mais transparência

Além da transparência entre setores, a integração de dados permite que as informações fiquem mais visíveis a todos. Isso é essencial para momentos de planejamento e definição de estratégia.

O grande valor de se trabalhar com dados não está na análise do dado isolado, mas sim em como ele se aplica dentro do contexto do seu negócio.

Um exemplo disso é: imagine que você tem o dado do custo de litros por km de uma determinada rota. Essa informação não nos diz muita coisa, certo?

Mas quando temos a informação das demais rotas possíveis, da qualidade da condução realizada, do consumo de combustível daquele veículo em comparação aos outros, é possível traçar uma estratégia clara de redução de custos de combustível.

A integração de dados dá transparência às informações com inteligência para que a gestão saiba quais as melhores medidas a serem tomadas para determinado objetivo.

É o que ajuda a empresa a evitar desperdícios e ineficiências.

3. Sua equipe faz melhor e em menos tempo

A integração de dados também permite a uma companhia se tornar mais veloz, uma vez que já não é preciso gastar tanto tempo trocando informações entre áreas.

As horas de trabalho que a equipe gastaria com coletas de informação e cruzamento de dados agora vai se destinar ao que importa: pensamento mais estratégico e eficiência nos processos.

4. Redução de custos na sua operação

Com mais rapidez, menos ineficiências e melhor comunicação, dois efeitos colaterais de uma boa integração de dados podem resultar em custos menores e clientes mais satisfeitos.

Se a sua empresa tem mais tempo para pensar estrategicamente, provavelmente isso vai impactar positivamente o financeiro. E quem não quer reduzir custos hoje, não é?

Como a integração de dados funciona em um sistema de gestão de frotas

Existem inúmeras possibilidades de integração que podem ser feitas em um sistema de gestão de frotas.

A plataforma pode se integrar ao estoque da empresa, às notas fiscais de pedidos realizados e ao sistema de jornada de trabalho dos motoristas. É possível até mesmo se integrar a bancos de dados fora da companhia.

É o caso de mapas de gerenciamento de trânsito, que dão visibilidade ao gestor de frotas sobre a situação atual de seus veículos, como localização e trajetos realizados.

O sistema da Cobli foi desenvolvido para oferecer à gestão as informações mais importantes para a frota.

A plataforma sincroniza informações sobre cada veículo e rota realizada. Além disso, está também integrada ao sistema de rastreamento de veículos, onde informações são atualizadas.

Isso significa que o gestor consegue ter visibilidade completa da condução realizada por seus motoristas, até mesmo as manobras perigosas são registradas.

Sem dúvidas, o gestor das frotas se torna cada vez mais estratégico para as empresas e, ao ser incluído nas tomadas de decisão, ele precisa estar capacitado e atualizado para esse novo papel. Trazer a transformação digital para os transportes não é mais um diferencial, e sim um fator decisivo no papel da nova logística e dos novos gestores da área. 

Com os dados integrados, a frota se torna capaz de entender as relações entre tudo que acontece na empresa. O resultado disso é uma operação mais estratégica, com foco em otimização de processos e melhoras na entrega final.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.