Reembolso por km rodado: 05 passos para calcular

Saber como calcular quilômetro rodado para reembolso é indispensável para realizar uma boa gestão de frotas.

Quem lida com essa estratégia está o tempo todo em contato com as principais despesas recorrentes, baseando-se nos dados e informações coletadas para tornar evitar gastos extras com os veículos da empresa.

O cálculo é válido para empresas que contam com frota própria para o transporte de cargas ou passageiros, mas, mais importante ainda para os terceirizados.

Também se aplica aos profissionais e representantes de vendas que usam os próprios veículos para deslocamentos.

De qualquer forma, seja qual for a natureza do reembolso, estamos falando sobre uma despesa que deve ser calculada cuidadosamente.

Primeiro, para evitar erros que geram gastos excessivos. Segundo, o colaborador ou empresa parceira merecem um reembolso justo por estarem dispondo de seus veículos.

Então, se você quer saber qual a importância de fazer o cálculo por quilômetro rodado corretamente, siga a leitura para descobrir e aprender. Boa leitura!

O que é reembolso de quilometragem?

Reembolso de quilometragem é a prática pela qual a empresa cobre os custos com deslocamentos e transportes que estejam sob responsabilidade de terceiros.

É muito comum entre as empresas que não contam com frota de veículos própria ou entre as que fazem outsourcing, a terceirização.

Considerando os custos operacionais que uma frota independente pode gerar, essa é uma boa alternativa até para economizar.

Pode ser interessante também para as empresas cuja atividade fim não seja ligada ao transporte.

Nesse sentido, seria melhor confiar a parceiros ou a outra empresa os custos operacionais com veículos para depois cobri-los.

No entanto, embora isso de certa forma simplifique as coisas, é preciso tomar certos cuidados, principalmente em relação à forma de calcular o reembolso.

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Qual a importância de fazer o cálculo do quilômetro rodado corretamente?

Quando o veículo pertence à empresa, o custo com a manutenção e todo o trabalho para realizar as rotinas de abastecimentos e outros processos cabem ao gestor e seus colaboradores.

Embora seja mais trabalhoso, o gerenciamento de uma frota própria oferece informações mais claras e de fácil acompanhamento.

A despesa é registrada, a empresa paga e vida que segue.

Mas e quando o veículo é de um terceiro e a empresa não tem qualquer controle sobre o que se faz com ele fora das suas dependências?

Nesse caso, o que deve ser considerado é a quantidade de quilômetros que um veículo percorre em serviço.

Logo, a conta só é justa quando se conhece o custo de cada categoria de gasto por quilômetro percorrido.

Por isso, é fundamental que os cálculos sejam precisos e contemplem os critérios de cada tipo de custo.

O que deve ser reconsiderado para o calcular o quilômetro rodado para reembolso 

Você deve saber que, pela Lei 7.418/85, cabe ao empregador custear os deslocamentos de seus colaboradores da casa para o trabalho e vice-versa.

Portanto, a empresa deverá assumir todo e qualquer custo relacionado ao veículo, tomando como referência as distâncias que ele vier a percorrer para conseguir trabalhar.

Além disso, como veremos adiante, até o gasto com seguro, por exemplo, deverá ser calculado, tendo em vista o seu custo por quilômetro percorrido.

O mesmo se aplica às outras categorias. Dessa forma, as despesas geradas pelos deslocamentos a trabalho ficam separadas das outras.

Agora que ficaram claras as razões para estabelecer a quilometragem, vamos conhecer as categorias de despesas mais frequentes para reembolso.

1. Manutenção 

Todo veículo precisa de manutenção e, com os dos seus parceiros e colaboradores, não seria diferente.

O reembolso pelos custos com trocas de peças, reparos ou serviços de manutenção programada é também uma forma de assegurar veículos sempre disponíveis.

Portanto, não deixe de incluir essa despesa nos seus cálculos de reembolso. Procure recomendar, se possível, oficinas ou mecânicos de confiança para realizar reparos e revisões.

É bom que os carros usados pela sua empresa sejam colocados aos cuidados de profissionais conhecidos, do que deixá-los à própria sorte.

2. Seguro 

Você já deve ter lido que os índices de roubos, principalmente de cargas, é dos mais elevados nas estradas brasileiras.

De acordo com dados da Associação Nacional de Transporte de Cargas e Logística (NTC & Logística), de 2020 a 2021, houve aumento de 1,7%, passando de 14.150 para 14.400 ocorrências.

Para prevenir, o governo instituiu o seguro de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C) como uma obrigação, conforme o Decreto Nº 61.867.

O mesmo se aplica ao transporte de pessoas, cujos seguros obrigatórios são o DPVAT e o seguro de Acidentes Pessoais de Passageiros (APP).

Sua empresa pode e deve auxiliar no pagamento deles, tomando como referência a quilometragem percorrida pelo veículo a serviço.

Dessa forma, você fica tranquilo e os motoristas têm garantida a proteção enquanto estiverem trafegando.

Vale destacar que o reembolso dessa despesa é ainda mais importante em regiões nas quais as ocorrências de sinistros são mais frequentes.

3. Combustível

O reembolso com combustível é o mais simples de se calcular.

Contudo, é preciso atentar para certos cuidados, considerando a possibilidade de fraude ou solicitação de reembolso duplo, independente de má fé.

Como você já sabe, o reembolso só diz respeito aos gastos em função do que foi percorrido em nome da empresa.

4. Limpeza

Manter caminhões limpos e impecáveis em sua apresentação também faz parte dos esforços de gerenciamento de frotas.

Isso sinaliza que a empresa é cuidadosa com seus veículos, tendo o objetivo de transmitir a melhor impressão possível.

Dependendo das regiões nas quais eles vão trafegar, esse gasto pode ser maior ou menor.

Lembre que, no Brasil, grande parte da malha rodoviária não é pavimentada.

Segundo dados da Pesquisa CNT de Rodovias 2022, as porcentagens de problemas de pavimentação, sinalização ou de geometria por região estão classificados em:

• Nordeste: 71,3%
• Norte: 79,2%
• Sul: 65,3%
• Centro-Oeste: 65,0%
• Sudeste: 55,7%

Significa que, em algumas ocasiões, os veículos poderão transitar em ruas não asfaltadas, o que é garantia de lama e poeira dentro e fora das viaturas.

Claro que nem sempre será possível um “serviço completo”, afinal, as operações não podem parar. 

Seja como for, o custo com a limpeza deve ser mensurado, já que ele tem relação direta com a imagem que a empresa pretende passar.

Como calcular quilômetro rodado para reembolso passo a passo

O cálculo do quilômetro rodado para reembolso, por tudo que vimos até agora, deve ser metodicamente planejado.

Existem muitas maneiras de se fazer, por isso, o passo a passo descrito aqui serve como uma sugestão. 

Assim, sinta-se livre para modificá-lo da forma que preferir. No entanto, uma coisa não pode faltar, seja qual for a metodologia adotada: o cálculo da quilometragem.

Dele depende a apuração correta dos valores a serem reembolsados. Logo, seu cálculo é fundamental para que os valores pagos sejam justos.

Confira, então, como fazer.

1. Definir uma política de reembolso

Os governos federal, estadual e municipal, bem como as empresas mais estruturadas, têm sempre políticas para orientar suas ações.

No caso das empresas que trabalham com frotas de terceiros, uma política de reembolso é a principal referência para orientar sobre o que deve ser pago, como, quando e onde.

Ela deve ser definida em um documento oficial, no qual constarão:

Prazo para pagamento

O reembolso será efetivado a partir do recebimento das notas fiscais ou da data em que a despesa foi computada pela empresa? 

Terá uma quantidade de dias úteis ou os pagamentos serão feitos no mês seguinte? 

Essas são algumas das questões que devem ser respondidas pelo documento em que conste a política de reembolso.

Tipos de despesas reembolsáveis 

Em relação aos tipos de despesas passíveis de reembolso, você deve deixar claro quais serão pagas ou, se preferir, fazer uma lista de despesas não reembolsáveis.

Teto de gastos 

Ponto muito importante de uma política de reembolso, estipular um teto de gastos é indispensável. 

Assim, a empresa pode controlar melhor seus gastos, enquanto se protege de eventuais tentativas de fraude.

2. Calcular a quilometragem

Esse é um aspecto chave para toda empresa que se compromete a reembolsar as despesas de seus colaboradores com veículos.

O cálculo da quilometragem, naturalmente, terá sempre como referência os números registrados pelo hodômetro dos veículos.

O procedimento em si é muito simples: o motorista registra e informa à empresa a quilometragem do veículo antes de seguir viagem e quando regressar.

O desafio, nesse caso, é garantir que os valores serão verdadeiros, afinal, os veículos possivelmente terão pontos de partida que não são o local onde a empresa está.

É aqui que o rastreamento e o monitoramento podem ser extremamente úteis, garantindo total transparência na hora de aferir a quilometragem para pagamento de reembolso.

Dessa forma, sua empresa evita fraudes e, ao mesmo tempo, ganha ainda mais controle sobre as rotas percorridas.

3. Determinar que despesas serão reembolsadas

Por mais que o recomendável seja custear toda e qualquer despesa relativa aos deslocamentos dos veículos a serviço, nem sempre a empresa tem condições de fazê-lo.

Em certos casos, é melhor definir que tipo de despesas serão reembolsadas, o que deve constar na política de reembolso.

Note que cabe à empresa ressarcir os donos de veículos apenas em relação aos gastos com o veículo.

Assim sendo, gastos pessoais, ainda que sejam registrados em função das atividades profissionais, não entram na conta de jeito nenhum.

Os exemplos de gastos mais recorrentes você já viu, mas não custa nada recapitular:

• Manutenção;
• Combustíveis;
• Seguro;
• Limpeza;
• Outros que a gestão julgar necessários.

4. Coordenar o fluxo de pagamentos 

Os gastos com reembolso, em geral, compõem os custos variáveis.

Significa que, diariamente, é muito provável que os valores apurados não vão se repetir. 

Isso faz com que o controle com o fluxo de pagamentos deva ser rigoroso.

Afinal, há toda uma série de procedimentos como emissão de notas fiscais, registros contábeis, conciliação bancária, dentre outros pertinentes.

Sua empresa deve se preparar para dar conta dessas operações de retaguarda para que os reembolsos sejam feitos dentro dos prazos estipulados na sua política.

Nesse sentido, a dica que temos para você é investir em um sistema de gerenciamento de frotas equipado com controle de custos.

Independentemente de quantos veículos estejam sob sua responsabilidade, essa é a melhor maneira de garantir o controle da situação.

5. Controlar para evitar fraudes

Vimos no tópico sobre a política de reembolso que ela serve como referência para estipular um teto de gastos e evitar a exposição da empresa a eventuais fraudes.

Contudo, o controle desse tipo de contratempo vai além da política. A empresa deve estar sempre muito atenta a solicitações de reembolso duplo.

Para isso, algumas medidas preventivas são válidas.

Realizar auditorias e acompanhar de perto todos os gastos, do mais banal aos mais pesados, é uma delas. 

Outra é manter um bom relacionamento com as pessoas que prestam serviços à sua empresa, sempre o melhor caminho para se trabalhar em regime de cooperação.

Por fim, vale também apostar na automatização de processos, já que, quanto menos intervenção humana, menores as chances de contestar a correção de um fluxo de pagamento.

Como calcular quilômetro rodado para reembolso no Excel?

Vamos ver, agora, uma forma simplificada de como calcular quilômetro rodado para reembolso no Excel.

Você também pode usar as Planilhas Google, que  costuma adotar as mesmas fórmulas. 

Nesse exemplo passo a passo, você confere como calcular o consumo de combustíveis, supondo que o gasto tenha sido mensal.

1. Para começar, em uma coluna, insira o modelo e marca do veículo.
2. Ao lado, a quilometragem registrada no início da viagem.
3. Na coluna subsequente, a quilometragem final.
4. Ao lado, a coluna em que a distância percorrida será calculada.
5. Na célula abaixo dessa última coluna, insira a fórmula, tal como abaixo:

• =sum(B2-C2)*(-1).

1. Agora, em um outro campo, você deverá lançar a quantidade de quilômetros que o veículo percorre com um litro de combustível. 
2. Na célula abaixo, inclua o preço por litro, que pode ser estipulado tomando uma média dos postos em um raio de 3 km, por exemplo. Em nosso caso, vamos considerar que o litro custa R$ 5,00.
3. Feito isso, é hora de inserir a seguinte fórmula em uma célula como no exemplo abaixo:

• =sum(G4/G3)

O resultado será um custo de R$ 0,71 por quilômetro percorrido.

Imagine, nesse caso, que a distância aferida foi de 400 km.

1. Para conhecer o valor a ser reembolsado, insira em uma nova célula a seguinte fórmula:

• =sum(Célula com o resultado da quilometragem*Célula com custo por quilômetro)

Para o nosso veículo, o resultado foi de R$ 285,71.

Dica bônus: como calcular valor de frete por quilômetro rodado?

Veja, na sequência, como fazer o cálculo de outras despesas, bastando apenas adaptar os campos onde os valores serão lançados e as fórmulas. 

Descubra, ao final, quanto cobrar por quilômetro rodado.

Manutenção

O custo com manutenção pode ser conhecido por meio de notas fiscais de serviços entregues pelo dono do veículo. 

É sempre válido fazer a conferência e relacionar os comprovantes apresentados aos serviços executados.

Com os dados em mãos, vamos considerar que o gasto nessa categoria, em um mês, foi de R$ 600,00, tendo o veículo percorrido 800 km.

Sendo assim, seu custo por quilômetro é de:

• 600 / 800 = R$ 0,75. 

Limpeza

Nesse caso, imagine um gasto mensal de R$ 150,00 com limpeza para 800 km percorridos.

Sendo assim, vamos ao cálculo:

• 150 / 800 = R$ 0,18 por quilômetro.

Estacionamento

O cálculo de despesas com estacionamento deve ser feito à parte, já que ele é cobrado normalmente por horas de permanência e não a partir de um custo por quilômetro.

Por isso, sua aferição deve ser feita pelas notas fiscais apresentadas pelo motorista.

Não se esqueça de fazer a conferência entre as rotas percorridas e os locais nos quais ele estacionou.

Seguro

Calcular o seguro, por sua vez, é um pouco mais complexo, mas nada que exija grandes esforços.

Em primeiro lugar, você deverá tomar como referência o valor do veículo do colaborador, que pode ser encontrado na Tabela FIPE.

Imagine, neste caso, que o veículo valha R$ 40 mil.

Em geral, uma apólice de seguro custa cerca de 6% do valor de mercado de um carro.

Logo:

• 40.000 x 6% = R$ 2,4 mil.

Assim, o reembolso com seguro deve ser feito dividindo o valor do seguro pela quilometragem percorrida.

Portanto, em nosso caso, o custo mensal por quilômetro, considerando que o seguro é pago em 12 parcelas sem juros, é de:

• 200 / 800 = R$ 0,25.

Cálculo final

Agora, o custo total poderá ser conhecido, bastando multiplicar os custos por quilômetro de todas as categorias:

• 0,75 + 0,18 + 0,25 = R$ 1,18.

São 800 km percorridos no mês, logo:

• 800 x 1,18 = R$ 944,00, mais os custos com estacionamento.

Controle frenagem, aceleração e excesso de velocidade e reduza custos

A videotelemetria é uma tecnologia que utiliza a captação de imagens para a coleta de dados através de câmera de segurança veicular.

Seu objetivo é melhorar a segurança no trânsito para os motoristas e também reduzir custos para a empresa, uma vez que é possível identificar pontos de melhoria nas operações.

Pensando na necessidade do gestor de frotas, a Cobli lançou a Cobli Cam, telemetria com vídeo que reduz custos e aumenta o cuidado.

Essa tecnologia permite ao gestor ter controle sobre frenagem, aceleração e excesso de velocidade dos veículos da sua frota!

Veja como a Cobli Cam ajuda a controlar esses eventos de risco:

• Reduz o custo com combustível: sabemos que episódios frequentes de frenagem e aceleração brusca gastam mais combustível. Com a videotelemetria, a partir do alerta sonoro, o motorista consegue controlar para que esses eventos diminuam cada vez mais;
• Captação imagens: com a captação das imagens tanto da cabine quanto da via, fica muito mais fácil verificar incidentes de trânsito e identificar o que, realmente, aconteceu;
• Diminui a distração: com os alertas sonoros, emitidos pela câmera de segurança veicular, a cada evento de direção perigosa que o motorista executa, como “direção distraída“, “curvas bruscas” ou “proximidade do veículo da frente”, eles são gerados;
• Melhora no modo de condução: com a quantidade de dados em mãos que a videotelemetria oferece, o gestor poderá estudar o modo de condução de cada um dos seus motoristas, podendo apontar pontos de melhorias e dar feedback do que está sendo feito corretamente.

Quer saber como a videotelemetria funciona na prática e quais seus outros inúmeros benefícios? Acesse e baixa o guia que a Cobli preparou aqui ou abaixo:

Conclusão

Agora que você sabe como calcular quilômetro rodado para reembolso, terá muito mais controle sobre seus custos e, assim, tomará decisões mais bem embasadas.

Como você viu ao longo do texto, esse cálculo pode ser feito de diversas formas e envolve uma série de apurações preliminares.

Mas nada que a prática não o ajude a dominar o assunto.

Para quem está à frente de uma frota, essa é um compromisso inadiável, mas que pode ser resolvido de forma fácil a partir da tecnologia.

É o que acontece, por exemplo, ao usar um sistema de gerenciamento de frotas equipado com controle de custos, como o da Cobli.

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