Frotas de carros brancos e pratas estacionados.

Sistema de gestão de frotas: o que é e benefícios

Um sistema de gestão de frotas é uma solução utilizada para gerenciar, monitorar e otimizar o uso de veículos de uma frota. 

Esses sistemas são usados para atender as necessidades operacionais e trazer diferenciais frente à crescente concorrência entre empresas que operam no segmento de entregas.

As estatísticas de crescimento do mercado logístico não param de surpreender. Conforme a consultoria Balanço Macrofiscal do Ministério da Fazenda, a expectativa de alta no PIB é de 2,2%.

São novas companhias de diferentes portes e empresas já consolidadas no setor, que fazem com que a disputa por clientes se torne cada vez mais feroz, exigindo assim o uso de ferramentas de eficiência, como o sistema de gestão de frota.

Seja para atender a demanda de fretes intermunicipais e estaduais ou para realizar entregas e serviços no perímetro urbano, é essencial o investimento em recursos que otimizam as operações e influenciam nos resultados.

Por isso, vale a pena entender como funciona um sistema de gestão de frota e conhecer todos os seus benefícios. Então, siga com a leitura e veja muitas dicas sobre esse tema.

O que é um sistema de gestão de frota?

Um sistema de gestão de frota é uma solução tecnológica que centraliza dados para gerenciar, monitorar e otimizar veículos de uma empresa, melhorando a produtividade e eficiência operacional. Ele auxilia no planejamento, acompanhamento e controle das operações,.

Essa solução cria panorama detalhado de como anda a produtividade de cada colaborador, dos resultados e metas alcançados, do desempenho dos automóveis da frota e muito mais, de forma que se torna possível se destacar em relação à concorrência.

Muitos se perguntam quando contratar um sistema de gestão de frota e a resposta é simples: desde sua abertura ou quando o negócio passa a crescer e o controle realizado já não tem o efeito esperado.

Se há capital na organização para investir em tecnologia, é sempre indicado adquirir um sistema que contemple as melhores soluções para a empresa, mesmo que esta ainda esteja iniciando seu posicionamento no mercado nacional.

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O sistema de gestão de frota ajuda a reduzir custos com manutenção e combustível, além de deixar as operações mais ágeis.

Como funciona um sistema de gestão de frota?

Um sistema de controle de frotas (SCF) é o verdadeiro braço direito de profissionais de logística e gestão, que lidam diariamente com o fluxo de veículos em suas empresas.

Nos moldes de um software de gestão de negócios, mas com uma lógica de programação ligeiramente distinta, esse sistema funciona como uma plataforma de gestão para cada veículo de uma frota.

E como usar um sistema de gestão de frota? O segredo está na tecnologia e no uso que se faz dela. É preciso olhar para os dados apresentados pela ferramenta e criar estratégias que otimizam tempo, custos e resultados.

Nesse aspecto, o sistema de controle de frotas funciona a partir de dispositivos de rastreamento conectados aos seus veículos.

Esses aparelhos coletam dados e os enviam para uma central que faz a compilação, transformando-os em informação útil e que favorece a tomada de decisões no negócio.

Mas é possível ir além de organizar a entrada e saída dos veículos, rotas, controle e custos da viagem, jornada de trabalho dos motoristas e muito mais.

São diversos recursos disponíveis que podem monitorar a produtividade individual e de toda a equipe, provendo dados que contribuem para aumentar a eficiência da empresa.

Vantagens que um sistema de gestão de frota oferece

Com tamanho fluxo de entregas transitando pelas nossas rodovias, não é exagero dizer que a economia do país passa pelo transporte de cargas.

Neste sentido, nossa dependência do modal rodoviário exige controle rígido sobre os veículos para garantir que estejam em condições de trafegar com segurança.

Ao mesmo tempo, esse monitoramento visa garantir que distâncias sejam percorridas nas melhores rotas e, em consequência, no menor tempo.

Também, em caso de alguma ocorrência no caminho – como um acidente, pneu furado ou até mesmo roubo de cargas – é imprescindível para as empresas terem acesso a essas informações em tempo real, destacando a necessidade de rastreamento veicular e de uma câmera de segurança veicular.

Todos esses fatores ajudam a explicar porque a gestão de frotas é tão importante e, principalmente, porque é preciso contar com o apoio da tecnologia nessa estratégia.

Veja abaixo mais algumas das vantagens de um bom sistema de gestão de frota.

Controle de manutenção

Toda frota minimamente gerida conta com rotinas de manutenção corretiva, preventiva e preditiva.

Com um sistema de gestão, é possível organizar essa demanda com muito mais inteligência e menos esforço, gerando um histórico de despesas extremamente útil para tomar decisões e mantendo os reparos sempre em dia.

Consumo de combustível

A aplicação eficiente de um sistema de gestão de frota rende resultados incríveis, por possibilitar monitorar, rastrear e prever gastos. Assim sendo, gestores que pretendem reduzir o consumo de combustível não podem abrir mão dessa poderosa ferramenta.

Prolonga vida de peças e componentes

Não é uma tarefa simples manter sempre em boas condições a grande quantidade de peças e componentes de um veículo de carga.

Medir a performance dos componentes mecânicos é um grande desafio quando não se trabalha com dados sobre o seu desempenho passado. Entretanto, esse obstáculo deixa de existir quando se tem à disposição um sistema eficaz de gestão.

Menos desgaste de pneus

Os gastos com pneus representam uma grande fatia no orçamento logístico, por isso, é importante analisar não apenas a quilometragem para decidir quando realizar a troca.

Existem outros aspectos a serem considerados, como o rodízio em uma mesma viatura, custo por quilômetro percorrido e a própria escolha do modelo e marca a utilizar.

O sistema de gestão é a melhor maneira de conhecer dados sobre o desgaste dos pneus por meio do histórico de uso e do trajeto realizado.

Decisões mais embasadas

Outro ponto que demonstra qual a importância do sistema de gestão de frota é a diversidade de dados que o recurso oferece aos gestores.

Além de monitorar em tempo real os veículos, é possível acessar indicadores de desempenho, produtividade da equipe, controle de gastos e alcance das metas.

Tudo isso permite que decisões estratégicas sejam tomadas com maior assertividade e sempre baseada em análises substanciais de informações.

Frota de caminhões brancos estacionados.
Um bom sistema de gestão de frotas deve atender as necessidades do negócio, mas é importante que tenha atualizações constantes e permita customizações.

Funcionalidades essenciais de um sistema de gestão de frota

Até aqui deu para perceber que um sistema de gestão de frota é uma ferramenta bastante abrangente, certo?

A seguir, vamos apresentar as principais tecnologias usadas em um sistema de gestão de frota de ponta, mostrando as funcionalidades da plataforma Cobli. Acompanhe!

Rastreamento

Com a funcionalidade de rastreamento, o gestor tem a localização de cada veículo em tempo real. Assim, tem maior controle sobre a operação, contribuindo para o aumento da eficiência e também da segurança.

Monitoramento

O monitoramento veicular rastreia, controla e coleta informações dos veículos da frota. Permite o acompanhamento da localização, velocidade, direção e status do veículo, controle de manutenção, além de outros dados relacionados.

Telemetria

É chamada de telemetria a coleta remota de dados de um veículo enquanto ele se movimenta. Entre as informações coletadas estão: velocidade, consumo de combustível, temperatura do motor, entre outros. 

Roteirização

Os trajetos escolhidos pelos motoristas impactam diretamente a eficiência da operação. Por meio de um roteirizador, os caminhos são traçados automaticamente pelo sistema, com base em parâmetros predefinidos, como, por exemplo, agilidade ou redução da quilometragem percorrida.

Videotelemetria

Videotelemetria é o nome de uma tecnologia considerada um passo além da telemetria. Como o nome sugere, funciona por meio de câmeras instaladas no interior do veículo e também na parte externa.

A Cobli oferece essa solução como parte do seu portfólio através da Cobli Cam. Mais do que gravar imagens, ela conta com recursos de inteligência artificial capazes de identificar comportamentos de risco dos motoristas, como fadiga e imprudência.

Assim, são emitidos sinais sonoros para atrair a atenção dos condutores e alertar sobre o risco das ações realizadas. As gravações com esses eventos são salvas para o acompanhamento dos gestores através da plataforma.

Os benefícios da videotelemetria para a gestão de frotas são diversos, incluindo:

  • Redução de acidentes e multas;
  • Uso de imagens para investigações de acidentes, furtos e roubos;
  • Educação dos motoristas para evitar comportamentos de risco;
  • Identificação de pontos a melhorar no comportamento dos profissionais para a realização de treinamentos direcionados.

Veja como a Azza Telecom, cliente Cobli com mais de 250 veículos, aumentou em 19% a produtividade dos times de campo e reduziu 65% dos comportamentos de risco no trânsito:

Como saber se a sua frota está pronta para um sistema de gestão de frota?

Para saber se a sua frota está pronta para um sistema de gestão de frota, é importante avaliar diversos fatores. 

Primeiramente, considere o tamanho da sua frota. Sistemas de gestão são mais benéficos para frotas maiores, onde o controle manual se torna impraticável e ineficiente. 

No entanto, mesmo frotas menores podem se beneficiar ao ganhar maior visibilidade e controle operacional. Por isso, avalie a complexidade das operações da sua frota.

 Se você lida com múltiplas rotas, veículos diferentes e diversas operações logísticas, um sistema de gestão pode ajudar a otimizar esses processos, reduzir custos e aumentar a eficiência.

Outro ponto crucial é a condição atual dos seus veículos. Manutenções frequentes e inesperadas podem ser um sinal de que um sistema de gestão de frota é necessário para monitorar os veículos, programar manutenções e reduzir o tempo de inatividade. 

Considere também o nível de controle e visibilidade que você tem sobre sua frota. Se há dificuldade em rastrear a localização dos veículos, monitorar o comportamento dos motoristas ou gerir o consumo de combustível, um sistema de gestão pode oferecer ferramentas para melhorar esses aspectos.

A tecnologia e a infraestrutura existentes na sua operação são igualmente importantes. A implementação de um sistema de gestão de frota requer compatibilidade tecnológica, como dispositivos de rastreamento GPS e uma boa conexão de internet.

Avalie se sua equipe está pronta para adotar novas tecnologias e se há necessidade de treinamentos para garantir uma transição suave.

Por fim, analise os custos e o retorno sobre o investimento. Embora possa haver um custo inicial, os benefícios em termos de economia de combustível, redução de custos de manutenção e aumento da eficiência operacional compensam o investimento.

Considerando todos esses fatores, você poderá determinar se sua frota está pronta para adotar um sistema de gestão e, assim, aproveitar as vantagens que ele pode proporcionar.

Qual o melhor sistema de gestão de frota?

Após entender em detalhes o que é um sistema de gestão de frota, fica bem mais simples escolher qual ferramenta melhor se adequa às necessidades do seu negócio.

É fundamental que o gestor analise quais as funções disponíveis no recurso e também suas limitações, sempre pensando em como elas vão contribuir para auxiliar a sua rotina operacional.

Também vale a pena verificar se a interface da plataforma é amigável e de fácil utilização, se há suporte eficiente aos clientes por parte da empresa fornecedora, se o software conta com atualizações frequentes e se pode customizar o sistema.

Todos esses pontos, com o valor de investimento, devem ser considerados para a contratação de um sistema de gestão de frota para a sua empresa.

Dúvidas sobre sistema de gestão de frota

O que é um sistema de gestão de frota?

Um sistema de gestão de frota é uma ferramenta que centraliza os dados e as informações da operação, auxiliando na redução de custos e aumento da produtividade da frota.

Como funciona um sistema de gestão de frota?

Um sistema de gestão de frota funciona a partir de dispositivos de rastreamento conectados aos veículos. Uma vez conectados, os aparelhos coletam os dados e enviam para uma central acessível para os gestores de frota, que utilizam essas informações para tomar decisões assertivas.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.