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Um sistema de gestão de frotas há muito deixou de ser considerado como luxo, mas uma necessidade frente à crescente concorrência entre empresas que operam no segmento de entregas.

Se você vê essa afirmação com desconfiança, vale refletir sobre o dado apresentado na pesquisa Custos Logísticos no Brasil, que você pode ler na íntegra neste link.

Realizado pela Fundação Dom Cabral, o estudo revelou que o modal rodoviário é utilizado para escoar 75% da produção no país.

Ou seja, é pelas rodovias estaduais e federais que a imensa maioria de seus clientes são atendidos.

Nelas, há todo o tipo de desafio que só uma gestão de frotas muito bem conduzida consegue dar conta.

Estamos falando, por exemplo, das condições das vias, que não têm pavimentação em 86% delas.

Esse aspecto, sozinho, já exige o controle e monitoramento de cada veículo, envolvendo manutenção (preventiva ou não) e qualidade dos pneus, entre outras demandas.

Há, ainda, preocupações quanto ao estilo de condução dos motoristas, que podem impactar nos custos da empresa, seja por multas ou pelo consumo de combustível acima do desejado.

Observe que, em poucos exemplos, já apresentamos uma série de questões que exigem a sua atenção ao gerenciar uma frota.

Agora, imagine fazer tudo isso sem o apoio da tecnologia? 

Se você julga difícil, já entende a importância de contar com um sistema de gestão de frotas.

Mas há muito mais a saber a respeito.

Por isso, fica o convite para avançar na leitura deste texto, no qual vamos trazer todos os detalhes dessa estratégia e as melhores dicas para que ela seja colocada em prática.

Siga acompanhando!

Como funciona um sistema de gestão de frotas

Um SCF – Sistema de Controle de Frotas é o verdadeiro braço direito de profissionais de logística e gestão que lidam diariamente com o fluxo de veículos em suas empresas. 

Nos moldes de um sistema ERP de gestão de negócios, mas com uma lógica de programação ligeiramente distinta, esse sistema funciona como uma plataforma de gestão para cada veículo de uma frota.

O segredo está na tecnologia.

Funcionário usando sistema de gestão de frota

Afinal, como ter o controle de procedimentos como troca de óleo, pneus e pastilhas na base do papel e caneta?

Isso já seria uma tarefa ingrata se fosse um ou dois veículos – imagine, então, para dezenas ou centenas.

Nesse aspecto, o sistema de controle de frotas funciona a partir de dispositivos de rastreamento conectados aos seus veículos.

Esses aparelhos coletam dados e os enviam para uma central que faz a compilação, transformando-os em informação útil e que favorece a tomada de decisões no negócio.

Agora que você sabe como a tecnologia funciona, que tal conhecer a importância da gestão de frota para o seu negócio?

Importância da gestão de frotas

Com tamanho fluxo de entregas transitando pelas nossas rodovias, não é exagero dizer que a economia do país passa pelo transporte de cargas.

Aliás, a esse respeito, a nossa história recente tem um exemplo bastante conhecido: a greve dos caminhoneiros de 2018.

O episódio serviu para demonstrar, mais uma vez, como o Brasil depende desse setor para funcionar.

Como outro lado da moeda, nossa dependência do modal rodoviário exige controle rígido sobre os veículos para garantir que estejam em condições de trafegar com segurança.

Ao mesmo tempo, esse monitoramento visa garantir que distâncias sejam percorridas nas melhores rotas e, em consequência, no menor tempo.

Também, em caso de alguma ocorrência no caminho (como um acidente, pneu furado ou até mesmo roubo de cargas), é imprescindível para as empresas terem acesso a essas informações em tempo real, o que destaca a necessidade de rastreamento  veicular.

Todos esses fatores ajudam a explicar porque a gestão de frotas é tão importante e, principalmente, porque é preciso contar com o apoio da tecnologia nessa estratégia.

Em outras palavras, com um bom sistema de gestão de frotas.

No próximo tópico, falaremos mais sobre essa importância, destacando os principais benefícios para quem faz esse investimento.

8 Benefícios em usar sistema de gestão de frota

Uma plataforma de gestão de frota gera custos para sua empresa? Sim, não há dúvidas de que há um custo envolvido.

Mas sabemos que você é um gestor atento e preocupado com o melhor.

Do contrário, não estaria lendo este texto ou buscando informações sobre métodos e ferramentas para gerir sua frota.

Isso nos deixa à vontade para dizer que o custo em adquirir e implementar um sistema como esse se paga dentro de muito pouco tempo.

Economizar é sempre bom, mas, às vezes, a economia depende não só de cortar gastos mas de fazer investimentos com sabedoria.

Do contrário, o que seria uma despesa a menos hoje, pode virar um custo exorbitante amanhã.

Melhor do que argumentarmos em cima disso é destacar alguns dos benefícios diretos que sua empresa percebe quando administra sua frota a partir de um sistema de qualidade.

Vamos ver quais são?

1. Melhor controle de avarias

Toda frota minimamente gerida conta com rotinas de manutenção corretiva, preventiva e preditiva.

A diferença é que, quando se tem um sistema de gestão, essas rotinas são organizadas com muito mais inteligência e menos esforço.

Isso porque uma plataforma desenvolvida com a finalidade de gerir frotas gera um histórico de despesas extremamente útil para tomar decisões. 

O mesmo acontece quando informa sobre a proximidade de rotinas de manutenção, prevê paradas e faz a análise de desempenho dos serviços prestados.

Tudo isso resulta, no final, em um controle de avarias muito mais certeiro e sem sustos.

Sistema de gestão de frotas para poupar

2. Poupa combustível

A gente não cansa de citar aqui nos textos do blog da Cobli o famoso caso da UPS, que veio a poupar milhões de litros de combustível em sua frota com a ajuda da tecnologia.

Pode parecer repetitivo, mas esse é um caso exemplar de como a aplicação de sistemas de gestão de frotas bem feita rende resultados incríveis.

Temos certeza de que, como a UPS, muitas outras empresas se beneficiam de sistemas que permitam monitorar, rastrear e prever gastos como frotas.

Assim sendo, gestores que pretendem reduzir o consumo de combustível não podem abrir mão dessa poderosa ferramenta.

3. Prolonga vida de peças e componentes

Não é uma tarefa simples manter sempre em boas condições a grande quantidade de peças e componentes de um veículo de carga.

Amortecedores, correia dentada, lonas e pastilhas de freio, além das bombas, são algumas das mais importantes, demandando atenção integral ao seu estado e correto funcionamento. 

Medir a performance dos componentes mecânicos é um grande desafio quando não se trabalha com dados sobre a sua performance passada.

E esse obstáculo deixa de existir quando se tem à disposição um sistema de gestão de frotas.

4. Manutenção sempre em dia

Manutenção preventiva é aquela que se faz com o objetivo de evitar danos mais sérios, causados pelo uso prolongado.

Acontece que veículos são formados por diversos sistemas que atuam em conjunto, cada um demandando revisões e procedimentos ao seu tempo.

A revisão do sistema de frenagem vai exigir uma frequência diferente da que é indicada para o sistema de amortecimento, por exemplo.

Um sistema de gestão de frota também ajuda nesse aspecto, não apenas por manter um registro de revisões e reparos anteriores, mas por lembrar ao gestor quando fazê-los.

Por melhor que seja a sua memória, quando se trata de manutenção veicular, não se pode confiar apenas no que se sabe de cabeça.

Quanto mais a sua gestão de frotas estiver automatizada, menores serão as chances de esquecer uma revisão ou manutenção de rotina.

5. Menos desgaste de pneus

A gente já destacou neste texto sobre controle de pneus que os gastos com eles representam 18,7% do total em uma frota, conforme pesquisa da Associação Brasileira de Engenharia de Produção.

Esse é um peso e tanto no orçamento, se considerarmos que quase ¼ de tudo que se gasta com manutenção vai apenas para esses componentes emborrachados.

Por outro lado, seria simples se tudo se resumisse a apenas trocar os pneus quando eles alcançarem determinada quilometragem.

Além disso, existem outros aspectos a serem analisados, como o rodízio em uma mesma viatura, custo por quilômetro percorrido e a própria escolha do modelo e marca a utilizar.

Nesse caso, o sistema de gestão é a melhor maneira de conhecer dados sobre o desgaste dos pneus por meio de histórico de uso e do trajeto realizado. 

Dessa maneira, você toma decisões mais certeiras para realizar procedimentos em seus veículos.

6. Sua empresa amiga do meio ambiente

No Brasil, a emissão de gases por veículos, inclusive os de carga, é controlada pelo Inmetro, por meio do seu Programa de Etiquetagem Veicular.

Ou seja, quando os veículos da sua frota trafegam sempre nas melhores condições, você ajuda o meio ambiente e garanta a conformidade aos padrões exigidos.

Também vale destacar que, se a entidade flagrar veículos fora da conformidade, pode aplicar penalidades – e elas são bastante pesadas.

É o que diz o texto da Lei nº 9.933/99, segundo a qual é prerrogativa do Inmetro aplicar multas que vão de R$ 100,00 a R$ 1.500.000,00.

Não vale a pena se arriscar, concorda?

dashboard do sistema de gestão de frotas

7. Decisões menos na base do instinto

Imagine que sua empresa está com uma entrega de longa distância pendente e conta com dois caminhões.

Sem um sistema de gestão, você não teria como saber exatamente qual o estado de conservação e as condições de cada veículo antes de decidir qual fará a viagem.

Dessa forma, restaria a decisão baseada no seu instinto ou no que você acha que é o melhor a se fazer.

Não seria mais correto contar com dados detalhados sobre o uso dos seus caminhões, incluindo histórico de revisões, defeitos apresentados, uso de pneus, dentre outros?

Certamente, sim.

E aí está um dos grandes benefícios de contar com um sistema de gestão de frotas.

Assim, quando você se ver diante de uma situação que peça uma decisão rápida ou mais complicada, terá como bater o martelo com muito mais segurança.

8. Mais informação e menos indecisão

No exemplo do tópico anterior, você também poderia simplesmente decidir na sorte.

É um risco muito grande trabalhar dessa maneira, afinal, colocar um motorista para conduzir um caminhão por muitas horas é uma tremenda responsabilidade.

Um veículo que não esteja em 100% em condições pode colocar a segurança dos seus profissionais em risco e até fazer com que suas encomendas não sejam entregues.

Se isso acontece, o tamanho do prejuízo é até difícil de calcular, já que a própria reputação da empresa fica abalada.

Um risco tão grande como esse pode ser evitado ao utilizar um sistema de gestão de frotas.

Lembre que bons profissionais não decidem na base da sorte, mas sempre pautados por informação.

Como escolher o melhor sistema de gestão de frota

Decidido a investir em um sistema de gestão de frota, mas não sabe qual escolher?

Para ajudar, veja as dicas que separamos para você.

1. Avalie suas funções e limitações 

Existem funções básicas esperadas de um sistema de gestão de frotas.

Portanto, se a solução que você avaliar não tiver pelo menos uma delas, é possível que não seja útil para gerir a frota e ajudar nos resultados.

Normalmente, um bom sistema é equipado com:

  • Ferramenta de coleta de dados relativos às viagens – tempo de percurso, de parada, roteirização e registro de velocidade
  • Controle do consumo de combustível
  • Controle de manutenção
  • Monitoramento de desgaste de pneus
  • Telemetria.

Por outro lado, não deixe de avaliar as suas necessidades. 

Ou seja, quais recursos são mais importantes na tecnologia para solucionar suas demandas.

2. Plataforma de gestão de frota

Um sistema também deve funcionar como uma verdadeira plataforma de gestão, na qual sua empresa desenvolve a inteligência em monitoramento e gestão de frotas.

Isso faz toda a diferença no processo decisório e, com o tempo, você perceberá que os erros serão cada vez menos frequentes.

Com isso, diminuem também os gastos desnecessários, o que é bastante saudável do ponto de vista financeiro.

atendente de suporte do sistema de gestão de frotas

3. Considere o suporte oferecido

Não basta apenas instalar o sistema de gestão.

Por se tratar de um serviço altamente especializado, a gestão de frotas exige não apenas as ferramentas certas, mas o suporte para mantê-las sempre calibradas e disponíveis.

Seria mais ou menos como contratar um serviço de internet banda larga. Caso o sinal esteja fraco ou a conexão fique instável, é ao suporte técnico que você deve recorrer.

Funciona assim com empresas que desenvolvem e implementam sistemas de gestão de frotas.

Por isso, não deixe de avaliar esse quesito antes de tomar sua decisão.

4. Garanta que ele se mantenha atualizado

O ritmo evolutivo da tecnologia é cada vez mais acelerado.

Um sistema de gestão precisa acompanhar essas mudanças, mantendo-se sempre atualizado em seus firmwares e parâmetros.

Os hardwares também evoluem, embora o rastreamento por GPS e radiofrequência seja utilizado de longa data.

De qualquer forma, um sistema de monitoramento pode ficar obsoleto e deixar de cumprir suas funções.

Sendo assim, ao pesquisar, procure comparar cada solução e avaliar em relação ao nível de tecnologia empregada no seu desenvolvimento.

5. Aposte em customização

Outra questão fundamental é que cada empresa tem uma frota distinta e, por isso, suas necessidades mudam conforme o tipo de veículo e clientes atendidos.

Embora exista uma certa padronização, é certo que uma ou outra adaptação no sistema se faz necessária.

Dessa forma, quanto mais as funções se adequarem às suas rotinas, melhores serão os resultados.

Quanto custa um sistema de gestão de frotas

Na lista de dicas para escolher um sistema de gestão de frotas, não incluímos o seu preço.

Mas é claro que essa deve ser uma preocupação de quem decide.

Nesse caso, em primeiro lugar, o que precisa ser compreendido é que um sistema de gestão é um serviço prestado continuamente.

Isso significa que, além do custo com os equipamentos necessários para o rastreamento da frota, sua empresa assumirá também a despesa com mensalidades.

É claro que o investimento mensal vai depender do tamanho da sua frota, dos seus gastos com combustível e da sua necessidade por serviços adicionais.

Por outro lado, o mais importante não é o preço em si, mas a relação custo-benefício.

Em gestão de frotas, como você viu neste texto, a economia real só se conquista com inteligência.

Então, quanto mais completa for a solução que você vier a adquirir, mais amplo será o seu leque de possibilidades em termos de dados.

Procure ter em mente os benefícios de longo prazo que sua empresa terá ao contratar esse serviço.

Afinal, quando se trata de gerir uma frota, imediatismo é sempre algo a se evitar.

Conclusão

Neste texto, falamos sobre o sistema de gestão de frotas, suas características, benefícios e como escolher o melhor.

Esperamos que este conteúdo seja útil para qualificar seus processos e gerar resultados superiores.

Antes de concluir, vale lembrar que o desafio de gerir uma frota também é uma tarefa a ser compartilhada.

Ainda que, na sua empresa, possa existir uma pessoa responsável por tomar as decisões, a experiência comprova que o trabalho em equipe é sempre mais produtivo.

Além disso, decisões tomadas em conjunto normalmente são mais seguras e reduzem a exposição ao erro.

Com tecnologia e um time focado, não há por que temer a concorrência.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota em nosso blog.

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