Controle de abastecimento da frota: como otimizar? [guia]

O controle de abastecimento desempenha um papel crucial na gestão eficiente da cadeia logística de uma empresa.

Garantir que os veículos estejam sempre prontos para suas operações é essencial para otimizar custos e maximizar a eficiência.

Além disso, ao realizar o controle de abastecimento estratégico, é possível aumentar a vida útil dos veículos e reduzir custos.

Em um cenário oscilante, com cobrança de impostos variando a cada ano, investir na gestão eficiente da frota pode ser a chave para manter a saúde financeira da companhia e melhorar a competitividade.

Se você quer saber tudo sobre o que é controle de abastecimento na gestão de frotas e como realizar um gerenciamento eficaz, siga com a leitura e veja as informações abaixo.

Como fazer a gestão do controle de abastecimento?

O controle de abastecimento é o processo de gerenciar e monitorar o fornecimento de combustível para os veículos de uma frota.

Isso envolve a supervisão das operações de abastecimento, o registro preciso do consumo de combustível e a manutenção adequada dos dados relacionados.

Essa prática vai além de simplesmente abastecer os veículos, uma vez que ela visa controlar os custos associados ao combustível, garantir a disponibilidade dos veículos e promover a sustentabilidade.

A gestão eficaz do controle de abastecimento requer processos bem definidos e ferramentas adequadas.

O uso de tecnologias de rastreamento e telemetria para monitorar em tempo real o consumo de combustível, o comportamento do motorista e a manutenção dos veículos é um destes recursos necessários.

O registro preciso é outro ponto importante. É essencial que o gestor mantenha registros detalhados de cada abastecimento, incluindo a quantidade de combustível, a data, a hora e o local.

Esse tipo de ação proporciona uma visão clara do consumo e ajuda na detecção de irregularidades.

Implementar um planejamento estratégico também é determinante para o controle de abastecimento eficaz.

Neste sentido, é primordial que sejam desenvolvidas estratégias de abastecimento com base em dados históricos e padrões de consumo, permitindo antecipar as necessidades de combustível e evitar desperdícios.

Qual a importância do controle de abastecimento de combustível da frota?

Os principais objetivos do controle de abastecimento de frota são reduzir custos e aumentar a produtividade.

É importante saber exatamente quantos quilômetros cada veículo é capaz de rodar com um litro de combustível. Com essa informação – e algumas outras –, você pode planejar melhor. E bom planejamento sempre resulta em menos gastos e mais produtividade.

Por exemplo: se a sua frota é composta por veículos flex, você vai descobrir qual combustível rende mais, o que já ajuda a dar uma economizada. Economizando no posto de gasolina sobra mais dinheiro para investir e os trajetos ficam mais rápidos e seguros.

Um software de gestão de frotas também ajuda a ter um controle maior sobre os gastos com combustível. Isso porque um estudo feito pela Cobli revelou que veículos sem monitoramento em tempo real apresentam um desperdício de até 30% com combustível.

Os valores desperdiçados se tornam ainda mais alarmantes quanto maior for o tamanho da frota.

Uma frota, por exemplo, de 30 Sanderos podem desperdiçar até R$106.920,00 em combustível por ano! Abaixo você confere essa projeção de desperdício para frotas de outros tamanhos:

Veja a seguir alguns dos principais pontos que mostram sua relevância:

• Redução de custos: um controle eficiente do abastecimento permite identificar oportunidades de redução de custos, como a eliminação de desperdícios e a escolha de postos mais econômicos;
• Manutenção preditiva: monitorar o consumo de combustível também contribui para a manutenção preditiva, pois permite a identificação precoce de problemas mecânicos;
• Sustentabilidade: ao otimizar o consumo de combustível, as empresas contribuem para práticas mais sustentáveis, reduzindo a pegada de carbono e cumprindo metas ambientais.

Principais indicadores do controle de abastecimento

O sucesso do controle de abastecimento depende da análise de diversos indicadores-chave. Cada aspecto é crucial para compreender e melhorar a eficiência do consumo de combustível. Confira abaixo.

Condições dos veículos

Manter a frota em condições ideais é essencial para otimizar o consumo de combustível.

Veículos com manutenção regular e peças em bom estado têm um desempenho mais eficiente, resultando em menor consumo de combustível e economia financeira.

Tipo de combustível

Escolher o tipo de combustível mais adequado para cada veículo pode impactar significativamente os custos operacionais.

A análise do desempenho em relação aos tipos de combustíveis disponíveis no mercado pode indicar oportunidades de economia.

Trajetos

O monitoramento dos trajetos percorridos pela frota é crucial. Identificar rotas mais eficientes e evitar desvios desnecessários contribui para a economia de combustível.

Carga

O peso da carga influencia diretamente no consumo de combustível.

Controlar a capacidade de carga de cada veículo e otimizar os volumes transportados podem resultar em economias significativas.

Perfil de condução

O comportamento dos motoristas tem um impacto direto no consumo de combustível.

Monitorar o perfil de condução, como excesso de velocidade e frenagens bruscas, permite identificar áreas de melhoria e implementar treinamentos, que impactam, inclusive, na segurança dos condutores.

Como controlar o combustível de uma frota?

Os preços dos combustíveis sofrem alterações constantes ao longo do ano, fazendo com que a previsão de longo prazo para planejamento dos custos operacionais e orçamento da frota seja uma tarefa que demanda esforço.

Entretanto, existem várias possibilidades para manter um controle certeiro do combustível de uma frota. Confira os principais:

Reúna informações sobre a frota e os motoristas

Para controlar bem o gasto de combustível, recomenda-se que a frota seja homogênea. Se todos os veículos forem do mesmo modelo, todos eles, em tese, vão rodar o mesmo número de quilômetros por litro de combustível.

Isso que ajuda a planejar melhor os gastos no posto de gasolina e identificar problemas quando um carro ou caminhão estiver gastando mais do que os outros.

Também é importante saber como os motoristas estão dirigindo. Motoristas imprudentes, que aceleram muito, deixam o motor ligado sem motivo e freiam bruscamente, queimam mais combustível. Para economizar – e garantir a segurança – é importante corrigir esses maus hábitos e capacitar a equipe.

Invista em um rastreador veicular

Rastreadores veiculares – muitas vezes conhecidos apenas como GPS – ajudam muito a controlar o gasto de combustível. Como?

Os rastreadores fornecem uma série de informações sobre os veículos: rotas percorridas, velocidade, se o motorista está acelerando muito, se o motor está ocioso e, principalmente, o quanto de combustível foi gasto.

Com essas informações, fica fácil identificar se o veículo está queimando combustível à toa, seja por um problema técnico, por imprudência do motorista ou por que as rotas foram mal planejadas. Informações precisas sempre ajudam a tomar decisões acertadas, que costumam resultar em menos gastos e mais produtividade.

Não se esqueça da manutenção

Para não gastar combustível à toa é importante não descuidar da manutenção preventiva dos veículos. A manutenção periódica resolve os problemas antes que eles causem prejuízos ou tornem o veículo inseguro para rodar.

Pneus descalibrados e desgastados, por exemplo, aumentam o consumo de combustível. Também é importante controlar o peso dos veículos. Quanto mais pesado um carro ou caminhão, mais combustível ele gasta. Exagerar na carga para fazer menos viagens, na verdade, pode sair mais caro.

Invista em planejamento

A principal dica é esta: planeje! Seja cuidadoso ao abastecer sua frota e escolha sempre fornecedores confiáveis.

Planeje bem as rotas, escolhendo as mais seguras e rápidas. Controle atentamente a quilometragem rodada de todos os veículos e, principalmente, não descuide das planilhas de previsão de custos.

06 dicas para fazer o controle de abastecimento de frota

Sabemos que o combustível é uma das maiores fontes de despesas quando se trata de frotas, certo?

Por isso, ter um controle de abastecimento de frota bem desenvolvido e eficiente é uma ação fundamental para reduzir os custos operacionais.

Reunimos 06 dicas aplicáveis que irão oferecer uma economia significativa nos custos operacionais, tornando o negócio mais competitivo no segmento em que atua. Confira:

1. Manutenção preventiva é importante, sim!

Ter um cronograma rigoroso para a manutenção preventiva é essencial para que as práticas de redução de custos possam ser acompanhadas, respeitando as particularidades de cada veículo. É fundamental realizar as manutenções sempre que o calendário indicar. Lembre-se: deixar para depois ou pular o cronograma pode resultar em gastos maiores no futuro.

Também é importante ficar atento à maneira como os motoristas trabalham, identificando hábitos que podem acelerar o desgaste da frota (montamos uma lista de vícios ao volante que pode ajudar a identificar esses comportamentos). 

O fator humano entra como um catalisador essencial aqui. Sem a cooperação dos colaboradores, dificilmente alguma ação poderá ser implantada de maneira satisfatória. Palestras, cursos de qualificação e eventos são fundamentais para que o motorista desenvolva a consciência da importância de reduzir o consumo de combustível.

2. Controle de velocidade

A conta é rápida: quanto maior a distância, mais combustível será consumido.

Porém, alguns fatores interferem profundamente nessa lógica, como engarrafamentos, estado das estradas, sinais de trânsito, paradas policiais, entre tantos outro. Sendo assim, planejar com cuidado a rota a ser seguida ajuda a evitar alguns desses problemas, além de diminuir a distância em determinados casos.

O sistema da Cobli ajuda a otimizar as rotas percorridas pelas frotas e acompanhar os motoristas ao longo do dia de trabalho. Para dar uma ideia da diferença que uma tecnologia assim faz, alguns de nossos clientes chegaram a registrar uma economia de 50% nas idas aos postos de gasolina.

Outro benefício dos sistemas de rastreamento é a possibilidade de saber se o veículo está ligado enquanto está parado ou em marcha lenta e por quanto tempo isso ocorre. O motivo para destacarmos esse fator é simples: comportamentos assim, quando frequentes, aumentam o consumo de combustível. 

Além disso, soluções de rastreamento para frotas disponibilizam informações bastante precisas relacionadas à velocidade, localização e consumo de cada veículo.

Com sistema de controle de abastecimento de frota da Cobli, por exemplo, é possível acompanhar o quanto cada carro está gastando e comparar as informações com as estipuladas pelo fabricante (aqui, há uma ferramenta que pode ajudar a resgatar os dados das montadoras). 

3. Cuidados com os pneus

Rodar com pneus que não estejam calibrados corretamente contribui para o aumento do consumo de combustível. Não é exagero: pneus em dia ajudam a economizar até 3% na bomba do posto (em alguns modelos, a porcentagem chega até a ser maior!). 

Fora a calibragem, é recomendado verificar a pressão dos pneus, no mínimo, uma vez por semana – tudo seguindo as recomendações do fabricante. Do contrário, eles podem sofrer um desgaste maior e apresentar perda de aderência, um aspecto que interfere diretamente na segurança da direção. 

4. Controle de peso

Quanto mais pesado estiver o veículo, mais combustível ele vai consumir. Por isso, é fundamental estar atento à quantidade máxima suportada e como será feita a distribuição do peso.

Os colaboradores da empresa devem estar cientes da importância de estarem sempre atentos a esse ponto. O gestor, por sua vez, deve fazer uma fiscalização rígida para que ninguém deixe a desejar no cumprimento do que foi estipulado.

5. Controle de quilometragem da frota

O limite de quilometragem também merece atenção se o assunto for economia. Monitorando esse ponto será possível identificar qual veículo está andando mais do que o previsto em sua rota. Não é difícil fazer esse tipo de monitoramento. Os softwares de gestão de frotas mais usados atualmente trazem recursos que permitem que o acompanhamento possa ser feito em tempo real.

Isso possibilita, também, calcular o consumo de combustível de um determinado veículo da frota, entendendo a razão de seus gastos. Consequentemente será mais fácil identificar os campeões de consumo e verificar quais são os fatores que estão provocando essa situação.

6. Identificação dos veículos

Para que todas as ações citadas até aqui possam ser mais eficientes, é preciso identificar cada veículo da frota. É praticamente impossível fiscalizar e controlar os gastos se não se puder saber, com certeza, de onde eles estão vindo.

Ano de fabricação, modelo, motoristas responsáveis e todas as informações que forem úteis podem ser usadas para aumentar o controle relacionado à quantidade de combustível que está sendo usado por determinado motorista.

Depois disso tudo, é hora de colocar em prática. Claro que dificilmente será possível fazer tudo de uma vez. Por isso, o importante é ir por etapas. Com um bom planejamento, os resultados positivos não vão demorar muito a aparecer.

Aproveite para baixar o nosso guia completo gratuito e aprenda a reduzir o consumo de combustível da sua frota. Entenda como treinar motoristas para uma condução mais econômica e descubra como aplicar soluções otimizadas para reduzir o consumo.

Automatize o controle de abastecimento de combustível da sua empresa

A automatização do controle de abastecimento traz benefícios significativos para a gestão logística.

Ferramentas modernas oferecem, desde integração de dados até relatórios que contribuem para melhorar a eficiência operacional.

Com a integração de dados, por exemplo, é possível automatizar a coleta de dados, integrando sistemas de telemetria e gestão de frota para uma visão completa e em tempo real.

Isso permite a utilização de relatórios analíticos para identificar tendências, ineficiências e oportunidades de melhoria, além de promover uma abordagem proativa na gestão.

Outro ponto importante que a automatização oferece é a possibilidade de receber alertas automáticos para situações como abastecimentos não autorizados ou variações significativas no consumo de combustível.

Dessa maneira, o gestor da frota é capaz de gerenciar com mais assertividade como anda a operação em si e, mais especificamente, realizar o controle de abastecimento com muito mais embasamento.

Benefícios de automatizar o abastecimento de combustível

Para quem realiza a gestão da frota, os benefícios de automatizar o abastecimento de combustível podem ser notados a curto prazo.

Contudo, esta prática deve ser uma demanda contínua do gerenciamento da empresa, uma vez que impacta diretamente nas finanças.

Confira a seguir alguns de seus principais benefícios e vantagens:

• Eficiência operacional: a automação reduz a necessidade de tarefas manuais, liberando tempo para atividades mais estratégicas;
• Redução de erros: a automação diminui erros humanos, assegurando registros precisos e confiáveis;
• Economia de custos: a otimização do controle de abastecimento resulta em economia de combustível e redução de custos operacionais;
• Sustentabilidade ambiental: ao controlar o consumo, as empresas contribuem para práticas mais sustentáveis, alinhando-se a padrões ambientais e regulamentações.

Controle frenagem, aceleração e excesso de velocidade e reduza custos

A videotelemetria é uma tecnologia que utiliza a captação de imagens para a coleta de dados através de câmera de segurança veicular.

Seu objetivo é melhorar a segurança no trânsito para os motoristas e também reduzir custos para a empresa, uma vez que é possível identificar pontos de melhoria nas operações.

Pensando na necessidade do gestor de frotas, a Cobli lançou a Cobli Cam, telemetria com vídeo que reduz custos e aumenta o cuidado.

Essa tecnologia permite ao gestor ter controle sobre frenagem, aceleração e excesso de velocidade dos veículos da sua frota!

Veja como a Cobli Cam ajuda a controlar esses eventos de risco:

• Reduz o custo com combustível: sabemos que episódios frequentes de frenagem e aceleração brusca gastam mais combustível. Com a videotelemetria, a partir do alerta sonoro, o motorista consegue controlar para que esses eventos diminuam cada vez mais;
• Captação imagens em tempo real: com a captação das imagens tanto da cabine quanto da via, fica muito mais fácil verificar incidentes de trânsito e identificar o que, realmente, aconteceu;
• Diminui a distração: com os alertas sonoros, emitidos pela câmera de segurança veicular, a cada evento de direção perigosa que o motorista executa, como “direção distraída“, “curvas bruscas” ou “proximidade do veículo da frente”, eles são gerados;
• Melhora no modo de condução: com a quantidade de dados em mãos que a videotelemetria oferece, o gestor poderá estudar o modo de condução de cada um dos seus motoristas, podendo apontar pontos de melhorias e dar feedback do que está sendo feito corretamente.

Quer saber como a videotelemetria funciona na prática e quais seus outros inúmeros benefícios? Acesse e baixa o guia que a Cobli preparou aqui ou abaixo:

Esta publicação te ajudou? Confira também outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.