O que é gestão de estoque? Como fazer corretamente?

Realizar a gestão do estoque vai muito além de apenas administrar produtos em um depósito. Essa pode ser uma engrenagem fundamental para o funcionamento de qualquer negócio, representando o equilíbrio entre a oferta e a procura. 

Essa gestão de estoque estratégica não apenas garante que os produtos estejam disponíveis, mas também influencia diretamente a rentabilidade, a satisfação dos clientes e a eficiência geral das operações. 

Importante ressaltar que, para ter processos eficientes e custos menores devido a gestão de estoque, é possível contar com a ajuda de planilhas, softwares e até aplicativos. Um estoque bem gerido é um dos ativos mais valiosos de uma empresa e beneficia, diretamente, a acuracidade de estoque.

De acordo com a Revista FT, uma boa gestão de estoque pode aumentar o faturamento de lojas em até 40%, pois melhora, diretamente, o tempo de separação dos produtos: antes eram entre 45 a 60 minutos, e com uma gestão eficaz, por meio de alguns métodos, como o layout de estoque, caiu para 20 minutos.

Neste guia completo, vamos explorar o que é a gestão de estoque, alguns tipos mais comuns, por que ela é essencial para o sucesso e crescimento de qualquer empreendimento, além de alguns indicadores de desempenho.

O que é gestão de estoque?

A gestão de estoque é um conjunto de práticas e processos que visam controlar, organizar e acompanhar os itens disponíveis em uma empresa. 

Ela considera desde a entrada de produtos até sua saída, monitorando quantidades por meio do inventário, localização, reposição, movimentação e outros aspectos.

Um dos principais benefícios da gestão de estoque é garantir o equilíbrio entre oferta e demanda, reduzir custos de armazenamento, evitar perdas por produtos ultrapassados ou vencidos, além de garantir a satisfação do cliente.

Quais são os tipos de estoque?

No mercado, há alguns tipos de estoque, e a implementação mais assertiva, vai depender do estilo do seu negócio. 

Abaixo, listamos os mais comuns: 

Estoque de segurança

Este tipo de gestão de estoque foca em uma reserva adicional mantida para lidar com incertezas na demanda, tempo de entrega e outras variabilidades.

Basicamente, ele opera com uma quantidade certa de itens para garantir a reposição imediata dos produtos.

Estoque mínimo

Já este tipo de estoque trabalha com a quantidade mínima de um item que uma empresa deve manter para garantir a continuidade das operações.

Ou seja, quando a empresa atinge a quantidade de venda desses produtos, é necessário realizar uma nova ordem de compra. Para empresas com pouco giro, esse tipo de estoque costuma funcionar bem,

Estoque máximo

Ao contrário do mínimo, o estoque máximo é a capacidade limite que uma empresa tem para estocar mercadorias em seu estoque. 

Para ter esse tipo de estoque, é preciso calcular a demanda dos clientes, tempo de reposição dos fornecedores e a capacidade do local de armazenamento. Para empresas com giro alto, é uma opção bastante interessante.

Estoque em trânsito

Esse tipo de estoque refere-se a produtos que estão a caminho do destino final, seja de um fornecedor ou para um cliente. Ou seja, os produtos deixaram o centro de distribuição, mas o controle ainda não é transferido para o comprador.

Estoque obsoleto

Esse pode ser um problema dentro da gestão de estoque: o obsoleto. São produtos que perderam utilidade ou valor, muitas vezes devido a mudanças tecnológicas, sazonalidade ou obsolescência natural do produto.

Estoque cíclico

O estoque cíclico está relacionado aos padrões sazonais de demanda, como em uma Black Friday, Natal, grandes datas comemorativas ou mesmo em baixas temporadas, onde o estoque aumenta ou diminui em resposta a ciclos previsíveis.

Estoque de consignação

Por fim, quando falamos de tipos de estoque, também há o de consignação. São produtos mantidos em posse de uma empresa, mas pertencentes a outra até que sejam vendidos. 

Métodos de controle de estoque

Além dos tipos, é preciso entender sobre os métodos de controle de estoque. De nada adianta escolher um bom modelo se não há controle adequado. 

O método, independentemente do escolhido, deve estar integrado às demais áreas da empresa, gerando informações de entradas e baixas automaticamente.

Veja os métodos de controle de estoque mais comuns:

Controle de estoque periódico

Este método é uma abordagem na gestão de estoque em que a contagem física dos produtos é realizada em intervalos regulares e predeterminados. 

Em vez de monitorar continuamente o estoque em tempo real, o controle de estoque periódico verifica o saldo de estoque em momentos específicos, como semanal, mensal ou trimestralmente, a depender da escolha do negócio.

Esse método tende a ser menos complexo e mais econômico para empresas que não possuem sistemas de monitoramento de estoque em tempo real. 

No entanto, pode apresentar alguns problemas no cotidiano, como a falta de visibilidade imediata das variações de estoque, o que pode resultar em erros de previsão e dificuldades para identificar problemas imediatos no inventário.

Controle de estoque perpétuo

O método de controle de estoque perpétuo é uma abordagem de gestão de inventário em que as entradas e saídas de produtos são registradas imediatamente, mantendo um registro em tempo real do estoque disponível. 

Isso significa que cada transação, seja uma venda, compra ou movimento de estoque, é imediatamente atualizada no sistema de gestão. É extremamente eficiente para a logística operacional.

Entre os benefícios, ao manter registros atualizados e em tempo real, o controle perpétuo do estoque reduz a possibilidade de erros de inventário, minimiza a probabilidade de falta ou excesso de produtos e permite uma gestão mais eficiente dos recursos financeiros da empresa.

Controle de estoque por ponto de pedido

Esse método é uma técnica utilizada para determinar quando deve ser feito um pedido de reposição de determinado item no estoque. Ele estabelece um ponto específico no qual um novo pedido de compra é acionado, baseado no consumo médio do produto e no tempo necessário para a reposição.

Ou seja, quando o estoque atinge ou cai abaixo do ponto de pedido, um novo é gerado automaticamente para garantir que o nível de estoque seja mantido acima do mínimo estabelecido.

Ele previne a falta de produtos e otimiza os níveis de inventário. Esse método de controle de estoque é eficaz para itens com demanda relativamente estável e previsível.

Controle de estoque por lote econômico de compra

O método de Controle de Estoque por Lote Econômico de Compra (LEC) busca encontrar a quantidade ideal para adquirir produtos, minimizando custos de armazenamento e pedidos. 

Ele equilibra os custos de fazer pedidos e manter estoques, determinando o tamanho mais vantajoso para as demandas e visando reduzir os gastos totais. Isso é obtido por meio do cálculo dos custos de pedido e de armazenagem para identificar o ponto em que os custos totais são mínimos.

Controle de estoque por curva ABC

O método de controle de estoque por curva ABC classifica os itens de estoque em três categorias principais com base em sua importância para a empresa. 

A categoria A representa itens de alta prioridade, normalmente com menor quantidade em estoque, mas de alto valor. A categoria B engloba itens intermediários em termos de importância e valor. Por fim, a categoria C inclui itens de baixa prioridade, geralmente com alta quantidade em estoque, mas de menor valor ou importância para a empresa. 

Essa classificação ajuda na alocação de recursos e no gerenciamento mais eficiente do estoque, focando mais atenção nos itens de maior relevância para a operação da empresa.

Como funciona o processo de gestão de estoque

Realizar um bom processo de gestão de estoque passa por realizar o recebimento e conferência de mercadorias, armazenar e organizar o estoque, contar os produtos, além de planejar a reposição e a movimentação de mercadorias dentro do estoque. 

Veja, no detalhe, o funcionamento de cada etapa dentro do processo.

Recebimento e conferência de mercadorias

O recebimento e conferência de mercadorias é o início de uma cadeia de procedimentos que visa o controle de uma boa gestão de estoque. É um processo-chave para a empresa. 

Neste momento, é necessário receber e verificar se o que foi pedido está de acordo com o recebido.

Armazenamento e organização do estoque

Após o recebimento e conferência das mercadorias, começa o armazenamento e a organização do estoque. Esse processo vai depender, por exemplo, do tipo de estoque que a sua empresa possui.

Contagem e reconciliação de estoque

A terceira etapa, geralmente, é a contagem e reconciliação de estoque. É um processo que envolve  verificar a quantidade de produtos e compará-la com os registros existentes. 

Para isso, é preciso planejamento, contagem física, registro de resultados, reconciliação com registros do sistema, investigação de discrepâncias e ajustes. 

Esta etapa é fundamental para garantir a precisão dos registros de estoque e a eficiência nas operações de uma empresa.

Análise e planejamento de reposição

Já nesta etapa do processo de gestão do estoque, o intuito é garantir níveis adequados de produtos disponíveis para atender à demanda. 

Para isso, há uma avaliação das vendas passadas, projeções futuras, sazonalidades, lead times de fornecedores, e fatores como demanda variável, sazonal ou imprevisível. 

Com base nessas análises, são definidos os níveis de estoque ideais, o ponto de reposição e as quantidades a serem adquiridas em cada pedido para evitar excesso ou escassez de produtos. 

É muito importante que as empresas adotem essa etapa, pois interfere diretamente na otimização do capital de giro, redução de custos de armazenagem e perdas por falta de estoque.

Movimentação e expedição de mercadorias

Por fim, a movimentação e expedição de mercadorias no estoque são processos para gerir os produtos armazenados. A movimentação refere-se ao deslocamento físico dos itens dentro do estoque, enquanto a expedição trata do preparo e envio das mercadorias aos clientes.

Para a movimentação, é importante ter um layout bem estruturado do estoque, de forma a facilitar o acesso e a localização dos produtos. Muitas empresas utilizam sistemas de gestão de estoque, como o picking, para rastrear a localização de cada item e planejar rotas mais eficientes para sua movimentação.

A expedição envolve a preparação dos produtos para o envio, incluindo a separação, embalagem, rotulagem e documentação necessária para o transporte.

Indicadores de desempenho de estoque

Na gestão de estoque, alguns indicadores (KPIs) são fundamentais para avaliar a eficiência e o desempenho do processo como um todo.

Abaixo, listamos quais são os principais indicadores de desempenho de estoque que a sua empresa precisa acompanhar: 

Nível de serviço ao cliente

Este indicador, provavelmente, é o mais importante. Ele mede a capacidade de atender às demandas do cliente sem falhas e gerar satisfação ao final da entrega. 

Pode ser calculado pela relação entre os pedidos atendidos com uma pesquisa de satisfação com notas altas, por exemplo.

Giro de estoque

Também é muito importante medir a frequência com que o estoque é renovado durante um período específico. Isso vai dar indícios se o seu negócio está indo bem ou não, e apoiar no planejamento estratégico. 

Para calcular o giro de estoque, divida o custo das vendas pelo valor médio do estoque.

Cobertura de estoque

O indicador de cobertura representa o período em que o estoque atual pode cobrir a demanda que irá chegar em um determinado período.

Ele pode ser calculado pela divisão do estoque disponível pelo consumo médio diário ou mensal, a depender da sazonalidade.

Taxa de ruptura de estoque

Aqui é um ótimo indicador para analisar possibilidades de melhoria. Refere-se à porcentagem de vezes em que o estoque não consegue atender à demanda.

Pode ser calculada pela relação entre as vendas perdidas devido à falta de estoque e as vendas totais.

Tempo de reposição

Para garantir eficiência no negócio, é necessário analisar o tempo de reposição. Este indicador mostra o período necessário para repor o estoque esgotado, desde o momento da realização do pedido até a chegada do produto ao estoque. 

É crucial para planejar o reabastecimento e evitar a falta de produtos, o que pode impactar, por exemplo, na ruptura de estoque.

Ferramentas e tecnologias para gestão de estoque

Existem diversas ferramentas e tecnologias para gestão de estoque e que podem apoiar na organização do dia a dia.

A escolha da tecnologia ideal passa pelo modelo de negócio, tipo de estoque, organização e mais.

Sistemas de Gestão de Estoques (ERP)

Softwares que permitem o controle de todos os processos de estoque, desde a entrada até a saída dos produtos, integrando diversas áreas da empresa.

Códigos de barras e leitores

Estas tecnologias facilitam o rastreamento e a identificação rápida dos produtos no estoque, agilizando o registro e controle de movimentações.

Sistemas de RFID (Identificação por Radiofrequência)

A tecnologia RFID permite identificar e rastrear itens utilizando sinais de radiofrequência, melhorando a precisão e eficiência na gestão.

Software de previsão de demanda

Utiliza algoritmos e dados para tomar decisões e prever a demanda futura, auxiliando, por exemplo, na reposição de estoque.

Sistemas de automatização de pedidos

Ferramentas podem automatizar o processo de reabastecimento ao identificar níveis críticos de estoque e gerar pedidos automaticamente.

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