O que é gestão de estoque? Como fazer corretamente?

A gestão de estoque é uma das principais tarefas de uma empresa. Gerir o estoque é controlar o fluxo das mercadorias, ou seja, saber que tipo de mercadoria você tem armazenada e a quantidade, qual o estado dessa mercadoria, o que está saindo mais e menos, quando vai precisar contatar outra vez o fornecedor. 

Uma boa gestão de estoque ajuda a tomar decisões que impactam a administração da empresa e resulta em processos mais eficientes e custos menores. Para fazer isso, você pode contar com a ajuda de planilhas, softwares e até aplicativos. Um estoque bem gerido é um dos ativos mais valiosos de uma empresa.

Por que gestão de estoque é importante?

Uma gestão de estoque bem feita está diretamente ligada à eficiência e à saúde financeira da sua empresa. Vamos ver algumas razões por que é tão importante gerir corretamente o estoque:

Identificar a demanda do mercado
Para não levar prejuízo, é essencial saber que tipo de mercadoria está saindo e que tipo está encalhando. Se uma mercadoria tem sido muito procurada, antes de ligar para o fornecedor é bom conferir o estoque e evitar gastos desnecessários. É preciso ficar ligado para descobrir a melhor hora de reabastecer o estoque.

Não perder vendas
Quem gere bem o estoque está sempre abastecido e não perde vendas. Cliente nenhum gosta de encomendar uma mercadoria que podia estar estocada. 

Evitar prejuízos
A gestão de estoque ajuda a identificar o que não está vendendo e o que tem boa saída e não pode faltar. Conhecer bem o estoque evita prejuízos e ajuda até a aproveitar eventuais descontos do fornecedor.

Planejar vendas
Se você sabe direitinho como está o seu estoque, vai saber a hora de comprar aquela mercadoria que vende bem em determinada época do ano. Não dá para esperar os clientes começarem a perguntar e só então contatar o fornecedor. É importante planejar a venda com antecedência.

Planejar a produção
Se você não só vende, mas também produz mercadoria, não deve descuidar do estoque. Não deixe faltar matéria-prima. Máquina parada é igual a prejuízo.

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Principais métodos de gestão de estoque

E como gerir o estoque? Vamos aos métodos…

PEPS
O que entra primeiro deve sair primeiro, ou seja, as mercadorias mais antigas devem ser vendidas antes, evitando que estraguem ou se tornem obsoletas – e que você perca seu investimento.

UEPS
É o contrário do PEPS. O que chegou por último ao estoque deve ter prioridade na hora da venda, porque o preço é mais alto e ajuda a incrementar o seu lucro. Óbvio: não recorra ao UEPS se você trabalhar com produtos perecíveis.

Custo médio
Esse método aconselha calcular o valor do estoque toda vez que chega uma nova mercadoria usando uma média ponderada: somando os valores investidos em cada mercadoria e dividindo esse valor pelo número de itens estocados.

Just in time
Em bom português: “no exato momento”. Para evitar eventuais prejuízos, esse método sugere estocar apenas o essencial para atender a demanda, ou seja, o que vai ser vendido praticamente na hora.

Curva ABC
Baseando-se no giro, no faturamento e na lucratividade, esse método divide os itens estocados em três tipos: A (mercadorias de alto valor, lucrativas e com giro razoável, que precisam ser rigorosamente controladas), B (itens de valor médio que, em geral, são estocados em maior quantidade) e C (mercadorias pouco valiosas e que não precisam ser estocadas em grande quantidade). 

Gestão de estoque para pequenas empresas

Não tem essa de descuidar do estoque se você for pequeno. Vamos dar uma olhada em algumas boas práticas:

Realize inventários
Saiba exatamente o que tem no seu estoque e organize tudo com esmero para agilizar os processos. Não esqueça de checar as data de validade (se houver). Na hora do inventário, você pode usar planilhas eletrônicas, um software de gerenciamento de estoque ou até caneta e papel.

Destaque informações importantes
Tenha na ponta do lápis informações essenciais para tomar decisões: como número de referência ou número de controle do bem, custo, fabricante, categoria, localização, validade, etc.

Preste atenção aos custos e às receitas
Saiba o que dá lucro e o que dá prejuízo. Prefira os produtos que dão mais lucro, e saiba quais são aqueles que tem desempenho pior. Controle os descontos.

Gerencie seu estoque com um único sistema
Ao escolher um único método ou sistema de gerenciamento você centraliza informações, automatiza processos, reduz erros, se informa sobre entrada e saída de itens e monitora o estoque.

Monitore as vendas para nunca ficar sem mercadoria
Se um item está vendendo muito, ligue para o fornecedor e não corra o risco de ficar sem estoque. Planeje-se.

Gerencie as mercadorias antigas
Não se esqueça daquilo que você comprou há tempos e não teve saída. Isso vai ajudá-lo a tomar melhores decisões no futuro. Fique de olho na data de validade para não perder mercadoria.

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Principais erros na gestão de estoque

Veja quais os erros mais comuns e como evitá-los:

Excesso de estoque
Evite estoque muitos grandes, especialmente em época de crise. Estoques exagerados são despesas desnecessárias. Concentre os investimentos no que é mais lucrativo e tem saída garantida.

Estoque insuficiente
Falta de estoque resulta em perda de vendas e até de clientes. Planeje bem para nada faltar.

Problemas de sazonabilidade
É normal que alguns produtos vendam mais em uma época do ano do que em outra. Saiba se preparar para que não falte mercadoria quando a demanda aumentar e para que ela não encalhe em tempos de refluxo.

Uso de ferramentas de gerenciamento de estoque ineficiente
Sem as ferramentas adequadas, você corre o risco de tomar decisões infelizes e difíceis de reverter. Opte por ferramentas que automatizem processos, ajudem a controlar o valor real do estoque e se integrem bem às áreas de compra e venda. 

Falta de inventário físico
Mantenha o inventário sempre atualizado e à mão.

Como evitar perdas de estoque?

Primeiro: invista em segurança para evitar que seu estoque seja roubado ou desfalcado. Tome cuidado para não errar na hora de administrar o estoque: confira se os produtos corretos foram entregues, se a quantidade e o preço foram os combinados e se o controle dos itens estocados está sendo feito com eficiência. Não se esqueça de checar a validade dos produtos e cuide para que eles não estraguem – não perca o dinheiro investido.

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