Inventário de estoque: o que é e como fazer?

Fluidez e organização dentro de uma empresa são duas das características mais importantes quando pensamos em sucesso e prosperidade. Diante disso, ter um plano detalhado para produzir um inventário de estoque é essencial. Só assim a sua empresa conseguirá funcionar pensando em melhores resultados.

Ao preparar um inventário de estoque, alguns pontos precisam ser considerados, como todos os materiais existentes em seu depósito ou acervo, a quantidade atualizada, uma descrição detalhada de cada produto — incluindo prazo de validade, se estivermos falando de produtos perecíveis. 

Pense na seguinte situação: se, hoje, um cliente chega até você e faz um pedido fora do comum de determinados produtos, você saberia se conseguiria atendê-lo? Teria um plano de entrega caso não tivesse em estoque? Essas informações podem ser obtidas por quem tem o inventário de estoque.

Durante este conteúdo, será possível entender um pouco mais sobre o que é inventário de estoque, como fazer a gestão do estoque da sua empresa, como preparar o inventário e muito mais! 

O que é um inventário de estoque?

O inventário de estoque consiste em produzir uma relação de todos os produtos que uma empresa mantém em seu estoque. Esses itens podem ir desde matérias-primas até os produtos finais. O importante é ter uma relação correta e atualizada. 

Por meio do inventário, será possível contabilizar e catalogar todos os itens disponíveis, seja em depósitos internos ou externos. Há empresas que preferem que o estoque fique na sede, já outras preferem alugar galpões para funcionarem como um centro de distribuição.

Com esse inventário em mãos, os processos serão mais eficientes e inteligentes, trazendo incontáveis impactos para a operação, como redução de custos, agilidade da entrega, satisfação do cliente, organização interna e muito mais.

Quando falamos em inventário de estoque é importante ter um padrão definido de acompanhamento para que ele funcione no dia a dia. Além disso, é essencial que os dados ali inseridos sejam verídicos e confiáveis. 

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Claro que a produção do inventário é apenas uma das etapas para tornar-se uma empresa mais organizada. Realizar a auditoria de estoque e saber quais os custos envolvidos para mantê-lo são outros processos que não podem sair de vista.

O compilado dessas informações, inclusive, pode ser necessário quando for realizar um balanço empresarial para identificar todos os ativos da empresa.

Como é feito um inventário de estoque?

Parece que a importância do inventário ficou clara. Mas, como organizar um inventário de estoque passo a passo? Profissionais dessa área podem se beneficiar da organização e a implementação do processo é bem simples.

Confira o passo a passo abaixo e veja como é feito um inventário de estoque.

1. Escolha o dia e a hora perfeita para iniciar

Saiba que, apesar de simples, realizar um inventário de estoque é bastante demorado. Opte por dias e horas que não haja grandes movimentações ou circulação de mercadoria. Isso vai facilitar muito a sua contagem. 

Se possível, realize o inventário durante a noite ou de madrugada. Assim, você tem mais tranquilidade e a produção do inventário tende a ser mais rápida.

2. O espaço do estoque precisa ser organizado

Como organizar um inventário de estoque se, por exemplo, o seu centro de distribuição é uma bagunça? Isso só dificulta o seu trabalho. Portanto, antes de iniciar o inventário, garanta que o estoque esteja organizado, limpo, com os itens no devido lugar.

Esse processo, inclusive, ajuda na veracidade dos dados e na contabilização final.

3. Identifique corredores, setores, prateleiras etc

Para que a contagem não seja feita de maneira desorganizada, é necessária uma organização prévia para iniciar o inventário de estoque. 

Para isso, organize setores do seu estoque: faça divisão por setores, corredor, estantes, prateleiras, paletes, caixas… Parta sempre de um macro e vá diminuindo até chegar aos itens. 

Pode parecer simples, mas isso ajuda demasiadamente o processo do inventário, seja para contar, seja para identificar os produtos posteriormente. 

4. A conta do inventário precisa ser detalhada

Se tem um inventário de estoque, tem conta. Não tem como fugir disso. Comece a fazer a contagem identificando produto por produto — inclusive os que estão em caixas. Isso tem um motivo: cada uma delas, provavelmente, terá uma quantidade, a menos que estejam fechadas. 

Nesse momento, aproveite para avaliar a qualidade do produto, se está armazenado corretamente, se for perecível, lembre-se de considerar data de validade. 

Importante sempre realizar uma recontagem, pois, como todo processo manual, ele está sujeito a falhas. O cansaço pode atrapalhar também, por isso a recontagem é importante.

5. Detalhe ao máximo os seus itens

Existem alguns produtos que podem ter várias semelhanças, por exemplo: uma caneca, de cor amarela, com estampa de urso e que comporta 300ml, mas de porcelana. Se você tiver uma com as mesmas características, mas ser de cerâmica, precisa estar em outra lista no inventário.  Só assim é possível identificar tudo detalhadamente. 

Algumas marcações podem, inclusive, ajudar no momento de entregar ao cliente final ou mesmo para entregar a uma transportadora. Imagina entregar um produto errado, mesmo que uma pequena diferença? Pode gerar impacto em custos, satisfação do cliente, etc.

Qual é o principal objetivo do inventário de estoque?

Fazer um inventário de estoque torna-se fundamental quando a empresa começa a ter perdas de produtos, ainda mais quando falamos de itens perecíveis ou de alto valor. 

Além desse ponto principal, o inventário de estoque ajuda na organização dos produtos e consegue passar com mais assertividade quando você precisará repor determinados itens ou mesmo quando precisará comprar matérias-primas para manter a produção.

Quais são os tipos de inventário de estoque? 

Após entender sobre diversos pontos sobre o inventário, que tal conhecer quais são os principais tipos? Listamos alguns abaixo:

Inventário rotativo

Para quem tem um grande giro de mercadoria, esse inventário é o mais indicado. Ao optar por este modelo, saiba que é necessária uma frequência definida para realizá-lo, seja uma vez por dia ou uma vez por semana.

Essa constância mais frequente, dentro de um espaço menor de tempo, ajuda a manter o inventário atualizado.

Inventário cíclico

Esse processo é um pouco mais espaçado — você também pode conhecê-lo como inventário rotativo. Só é realizado para checar as informações em lançamentos contábeis. 

Esse tipo de informação é feito para empresas com giro menor e buscam garantir segurança à base de dados da empresa.

Inventário anual

Toda empresa precisa desse inventário. É a contagem dos itens ou dos produtos ao término do ano fiscal.

É por meio desse tipo de inventário que o balanço anual é definido e, com isso, a previsão de necessidades para o próximo período.

Inventário geral

Aqui é o mais detalhado e mais completo inventário, e claro, o que leva mais tempo. 

Isso tem um motivo: ele não considera apenas os itens do estoque, mas sim todos os bens de uma empresa, sejam itens de almoxarifado, bens, mercadorias, máquinas, etc.

Por meio desse inventário é possível, por exemplo, avaliar o patrimônio da empresa.

Os benefícios de um inventário de estoque

Falar tudo isso sobre o inventário de estoque parece ter deixado claro a sua importância e a necessidade das empresas entenderem como organizar um inventário de estoque.

Abaixo, também colocamos quais os principais benefícios de um inventário de estoque:

• Redução das perdas: o inventário vai te ajudar a identificar perdas, se estão sendo feitas compras excessivas, possíveis desvios ou furtos, além de outras vantagens;

• Eficácia no atendimento aos clientes: entregar o produto certo, no prazo, pode parecer simples, mas traz eficiência e satisfação para os clientes;

• Cumprimento da legislação: quem faz auditoria de estoque sabe que inconsistências podem trazer problemas com autoridades fiscais e gerar multas, afinal, o Fisco pode entender como uma tentativa de fraude. Quem tem inventário de estoque, consegue cumprir facilmente as leis.

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Dúvidas sobre inventário de estoque