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O que todo gestor busca é redução de custo de frota, eficiência e rentabilidade do negócio. Alcançar esses objetivos depende da superação de alguns desafios, como produtividade dos motoristas, manutenção e abastecimento, além de rastreamento de veículos e planejamento de rotas.

Não bastassem esses aspectos, algumas armadilhas costumam estar presentes no dia a dia das empresas que possuem frotas, e é preciso estabelecer estratégias para evitar que elas se repitam e impactem o negócio negativamente.

A alta recente dos combustíveis é um exemplo desse tipo de armadilha que não é novidade na vida de gestores de frota. Independentemente de o mercado estar ou não “para peixe”, é preciso economizar, e um dos pontos que podem ser trabalhados é o abastecimento dos veículos.

Veja algumas iniciativas que podem contribuir para a redução de despesas com combustível e também com manutenção corretiva:

Programe manutenções preventivas

Uma das formas de fazer uma redução de custo de frota é focar nas manutenções. As  preventivas são extremamente importantes para evitar que algum problema mecânico faça com que um dos seus veículos fique impossibilitado de rodar, gerando custos com reparos e também despesas com um dos seus automóveis “encostados”, trazendo atrasos nas suas entregas ou impossibilidade de atender mais clientes.

O ideal é que você tenha um calendário com as manutenções de cada veículo. Além disso, existem alguns itens que devem ser verificados periodicamente, como filtros, óleo, pneus, escapamentos e baterias.

Um software de gestão de frotas é capaz de ajudar você nesse momento, criando calendários mais específicos a partir do cruzamento de dados, como os km rodados de cada veículo, o consumo médio dos pneus, as datas das manutenções anteriores e assim por diante, dando mais segurança na hora de planejar o momento certo da intervenção.

Treine seus motoristas

Muito dos custos com as frotas podem ser evitados ou reduzidos drasticamente quando seus motoristas possuem orientações certas sobre como usar os veículos. A conduta adequada, além de evitar acidentes, ainda contribui para que haja uma redução no consumo de combustível e de pneu, por exemplo.

Se os motoristas estão acostumados a realizar desacelerações bruscas, isso pode acabar elevando o consumo de combustível no final do mês, além de favorecer o desgaste dos pneus e de outras peças importantes.

Outro exemplo é quanto ao uso das marchas. Nas estradas, costumamos manter a velocidade regular, por isso, o indicado é usar a marcha mais alta possível, reduzindo as rotações do motor e, consequentemente, o consumo de combustível.

Em descidas inclinadas, evite deixar o carro em ponto morto e sempre desça com a segunda engatada, a não ser em descidas muito íngremes, quando a primeira marcha é mais indicada.

Essas são apenas algumas situações que mostram como a forma de dirigir pode impactar diretamente na durabilidade dos veículos e também nos custos agregados com a sua frota. Assim, quanto mais informações seus motoristas tiverem, mais fácil será para eles terem uma direção mais correta, segura e econômica.

Novamente, a tecnologia pode ser uma aliada. Afinal, já existem softwares de gestão que permitem avaliar o desempenho de cada motorista, comparando como o veículo tem consumido de acordo com quem o dirige. Essa informação é muito importante e ajudam o gestor a fazer uma redução de custo de frota, tendo uma visão geral do  time, analisando quais tipos de treinamento são mais ou menos interessantes.

Calibre corretamente os pneus

Os pneus são itens muito importantes quando falamos sobre atitudes para reduzir custos de veículos. A pressão adequada é indispensável para oferecer mais segurança aos seus motoristas e ainda prolongar a vida útil dos pneus e economizar combustível.

Assim, tente verificar toda semana como anda a calibragem dos pneus da sua frota, independentemente do automóvel ter ou não circulado naquele período.

Mas, cuidado. É preciso que a calibragem esteja de acordo com o orientado no manual do proprietário. Afinal, encher o pneu mais do que o necessário também causa problemas, como o desgaste excessivo e ainda leva a questões de segurança, dificultando a dirigibilidade.

Otimize as suas rotas

Planejamento é a palavra-chave para quem deseja reduzir os custos com as suas frotas. E isso também inclui analisar corretamente as rotas mais indicadas, testando várias possibilidades e analisando fatores como presença de pedágios, quilometragem rodada, condições das estradas, prazo disponível, local de descanso (no caso de caminhoneiros), velocidade máxima, impedimento de rodagem de veículos pesados e assim por diante.

Mesmo quem possui uma frota com veículos leves precisa ficar atento a esse ponto. Afinal, rodar mais do que o necessário para entregar um produto ou fazer um serviço pode significar gastos excessivos no final do mês, ou completamente distante do que foi planejado.

Monitorar o quanto seus motoristas têm rodado com cada veículo também é indispensável, melhorando a segurança das suas equipes e evitando que seus colaboradores acabem utilizando rotas mais longas do que o desejado.

Economize com os pneus

Além de manter os pneus calibrados, existem outros passos que você pode tomar na hora de economizar com esses itens. O alinhamento e o balanceamento, por exemplo, são medidas extremamente importantes e que estão diretamente relacionadas com o consumo dos pneus e de combustível.

Outra dica importante é sempre buscar ter um controle rígido sobre os custos relacionados aos pneus, e quando possível buscar outras medidas para evitar as trocas constantes, como o rodízio e a reforma dos pneus (desde que esse serviço seja feito com qualidade para não comprometer a segurança dos seus motoristas).

Pesquise os melhores preços de combustível

É inegável que o combustível é um dos fatores que mais encarecem uma frota, principalmente com a alta constante tanto do álcool como da gasolina. Por isso, é fundamental pesquisar bastante antes de abastecer seus veículos.

Sempre quando há uma alta nos preços, alguns postos podem demorar para remarcar o valor, já que ainda possuem estoque com valores antigos. Ficar de olho nesses casos pode ajudar a economizar bastante, assim como optar por programas de fidelização que contam com descontos atrativos.

Cuidado na hora de comprar os veículos

Quando você for renovar os automóveis da sua frota, é preciso também pensar no custo-benefício do que se está adquirindo, analisando pontos como performance, gasto médio de combustível, durabilidade, valores em relação a troca de peças e manutenção, entre outros pontos.

Vale à pena também pesquisar os custos com seguro, impostos e outros itens que podem aumentar os valores da sua frota em longo prazo. Tudo isso antes de comprar qualquer veículo.

Use um software de gestão

A tecnologia é uma aliada importante na hora de reduzir custos de veículos, ajudando o gestor a analisar a sua frota de forma mais coerente, por exemplo, programando manutenções periódicas, avaliando os pneus, comparando o consumo de combustível dos veículos, oferecendo informações sobre os motoristas e assim por diante.

Um software de gestão ainda permite que você faça o cruzamento de inúmeros dados, gerando relatórios confiáveis e precisos que ajudam a tomar decisões mais acertadas e que realmente tragam impactos positivos à sua empresa.

Como você viu, existem muitos pontos que devem ser analisados periodicamente para conseguir reduzir custos de veículos em uma frota.

E mais:

  • Adote um software de controle de consumo, para analisar custos de cada veículo por quilometragem, para que esse tipo de despesa seja planejado;
  • Utilize cartões de combustível para controlar os gastos de cada motorista e ter dados de data, valor e localização do posto
  • Busque postos confiáveis, com produtos de qualidade e sem misturas ou adulterações, e acompanhe os preços, para inserir nas rotas do dia boas oportunidades de abastecimento
  • Registre preços dos combustíveis ao longo das rotas comuns em sites especializados, que oferecem bancos de dados atualizados com acesso gratuito
  • Substitua veículos antigos, cujas manutenções já não são suficientes para melhorar seu desempenho
  • Crie programas internos para reconhecimento e premiação de condutores que adotam técnicas para redução do consumo de combustível e conservação dos veículos utilizados

controle de manutenção

Outros custos

Quando se pensa em entradas e saídas financeiras em uma empresa de frotas, os dispêndios costumam girar em torno de manutenções, pessoal e combustível. Mas existem outros ônus naturais a esse tipo de empreendimento. Esses custos são mais difíceis de serem percebidos e medidos, já que surgem de imprevistos.

Conheça essas despesas e as considere no planejamento financeiro para não ter problemas para fechar as contas no final do mês:

  • Indisponibilidade da frota, que pode ocorrer quando um veículo estraga e precisa ser recolhido para uma manutenção sem programação
  • Mão de obra desqualificada, com motoristas que não zelam pela conservação dos veículos e não reportam problemas para que manutenções sejam realizadas
  • Aquisições de peças e realização de serviços desnecessários, sem controle dos gastos e com desperdício de recursos
  • Alocação inadequada de veículos para determinadas corridas, como entregas de um volume pequeno de produtos utilizando caminhões ou vans, ou cargas pesadas sendo transportadas em veículos de pequeno porte
  • Multas geradas por desatualização de documentos, como as emitidas em fiscalização de pagamento de impostos e taxas obrigatórias, ou ainda por má conservação do veículo, como pneus carecas e lanternas queimadas, ou, ainda, por ausência de documentação fiscal da mercadoria transportada

O que fazer?

Para minimizar esses problemas, é indispensável conhecer os processos empresariais de ponta a ponta e identificar gargalos e pontos de atenção, para que sejam propostas soluções sob medida.

De posse desse diagnóstico, é importante montar um plano de ação com direcionamentos para cada aspecto percebido, com prazos e responsáveis estabelecidos.

O fato é que esses custos devem gerar preocupação nos gestores, porque impactam os resultados e reduzem a competitividade do negócio. E, para cada problema, deve ser traçada uma saída estratégica, para que seja possível fazer mais com cada vez menos.

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