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O que todo gestor busca é redução de custo de frota, eficiência e rentabilidade do negócio. Alcançar esses objetivos depende da superação de alguns desafios, como produtividade dos motoristas, manutenção e abastecimento, além de rastreamento de veículos e planejamento de rotas.

Não bastassem esses aspectos, algumas armadilhas costumam estar presentes no dia a dia das empresas que possuem frotas, e é preciso estabelecer estratégias para evitar que elas se repitam e impactem o negócio negativamente.

A alta recente dos combustíveis é um exemplo desse tipo de armadilha que não é novidade na vida de gestores de frota. Independentemente de o mercado estar ou não “para peixe”, é preciso economizar, e um dos pontos que podem ser trabalhados é o abastecimento dos veículos.

Veja algumas iniciativas que podem contribuir para a redução de despesas com combustível e também com manutenção corretiva:

  • Mantenha a troca de óleo e de fluidos em dia, para evitar o atrito desnecessário entre peças e o desgaste do motor pela falta de lubrificação
  • Conscientize o motorista sobre as medidas que ele pode tomar para evitar gasto excessivo de combustível
  • Adote um software de controle de consumo, para analisar custos de cada veículo por quilometragem, para que esse tipo de despesa seja planejado;
  • Registre todas as manutenções realizadas em cada veículo, para ter uma tendência de periodicidade de serviços
  • Utilize cartões de combustível para controlar os gastos de cada motorista e ter dados de data, valor e localização do posto
  • Busque postos confiáveis, com produtos de qualidade e sem misturas ou adulterações, e acompanhe os preços, para inserir nas rotas do dia boas oportunidades de abastecimento
  • Registre preços dos combustíveis ao longo das rotas comuns em sites especializados, que oferecem bancos de dados atualizados com acesso gratuito
  • Planeje rotas que desviam de paradas em semáforos, congestionamentos e obras, utilizando sistemas com mapas dinâmicos e aproveitando a experiência dos condutores
  • Faça o controle de manutenções dos veículos, para que eles possam trabalhar sempre no melhor limite de performance
  • Substitua veículos antigos, cujas manutenções já não são suficientes para melhorar seu desempenho
  • Crie programas internos para reconhecimento e premiação de condutores que adotam técnicas para redução do consumo de combustível e conservação dos veículos utilizados

controle de manutenção

Outros custos

Quando se pensa em entradas e saídas financeiras em uma empresa de frotas, os dispêndios costumam girar em torno de manutenções, pessoal e combustível. Mas existem outros ônus naturais a esse tipo de empreendimento. Esses custos são mais difíceis de serem percebidos e medidos, já que surgem de imprevistos.

Conheça essas despesas e as considere no planejamento financeiro para não ter problemas para fechar as contas no final do mês:

  • Indisponibilidade da frota, que pode ocorrer quando um veículo estraga e precisa ser recolhido para uma manutenção sem programação
  • Mão de obra desqualificada, com motoristas que não zelam pela conservação dos veículos e não reportam problemas para que manutenções sejam realizadas
  • Aquisições de peças e realização de serviços desnecessários, sem controle dos gastos e com desperdício de recursos
  • Alocação inadequada de veículos para determinadas corridas, como entregas de um volume pequeno de produtos utilizando caminhões ou vans, ou cargas pesadas sendo transportadas em veículos de pequeno porte
  • Multas geradas por desatualização de documentos, como as emitidas em fiscalização de pagamento de impostos e taxas obrigatórias, ou ainda por má conservação do veículo, como pneus carecas e lanternas queimadas, ou, ainda, por ausência de documentação fiscal da mercadoria transportada

O que fazer?

Para minimizar esses problemas, é indispensável conhecer os processos empresariais de ponta a ponta e identificar gargalos e pontos de atenção, para que sejam propostas soluções sob medida.

De posse desse diagnóstico, é importante montar um plano de ação com direcionamentos para cada aspecto percebido, com prazos e responsáveis estabelecidos.

O fato é que esses custos devem gerar preocupação nos gestores, porque impactam os resultados e reduzem a competitividade do negócio. E, para cada problema, deve ser traçada uma saída estratégica, para que seja possível fazer mais com cada vez menos.

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