[Guia] Gestão de entregas: como melhorar na sua empresa?

*Artigo atualizado em 27/05/2024.

A gestão de entregas envolve o processo de planejamento, execução e controle das atividades ligadas à entrega de produtos ou serviços a clientes.

Se trabalhar com o transporte de mercadorias não é nada fácil, imagine fazer uma boa gestão de entregas!

Desde a coleta no depósito até o destino final, os desafios enfrentados por uma transportadora ou empresa do setor de logística são inúmeros.

Condições precárias da maior parte das estradas, roubos de cargas, altas no preço do combustível e, claro, o investimento com a manutenção da frota.

Uma empresa responsável, portanto, não pode descuidar das cargas que transporta nem por um segundo. Por isso, descubra neste artigo o que é, como gerenciar suas entregas e como um sistema de frotas pode ajudar nesse processo.

O que é a gestão de entregas?

Na logística, chamamos de gestão de entregas o processo de monitoramento da carga. Ou seja, desde o momento que o caminhão sai da garagem até o cliente recebê-la.

Mas essa não é sua única função. A partir dela, pode-se estudar as melhores soluções para reduzir custos e aumentar a produtividade da frota.

Quando a gestão de entrega é feita em tempo real, é possível:

• Contornar e evitar contratempos;
• Tomar decisões rápidas;
• Garantir a segurança dos colaboradores;
• Repassar informações precisas aos clientes;
• Em caso de atrasos na entrega, renegociar prazos.

Tudo isso irá resultar em uma operação mais ágil e eficiente. E caso exista algum gargalo no processo, seja operacional ou financeiro, será certamente identificado e corrigido com mais rapidez.

Para os clientes, acompanhar o seu pedido irá evitar que, em caso de imprevistos, percam a confiança ou queiram cancelar o serviço contratado.

Portanto, afirmamos que a gestão de entregas é boa para todo mundo: transportadora, clientes e motoristas.

Por que uma gestão de entregas eficiente é importante?

Uma gestão de entregas eficiente é fundamental para o sucesso de qualquer negócio que dependa da entrega de produtos aos seus clientes.

Ela garante que os produtos cheguem ao destino certo, no prazo combinado e em boas condições, contribuindo para diversos aspectos importantes da empresa, como:

Satisfação do cliente

Entregas rápidas e precisas contribuem para a satisfação do cliente, já que eles esperam receber seus produtos ou serviços no prazo prometido e em perfeitas condições. 

Uma gestão de entregas eficiente ajuda a garantir que essas expectativas sejam atendidas ou até mesmo superadas, promovendo assim a fidelidade do cliente e a reputação positiva da marca.

Competitividade

Com o mercado cada vez mais competitivo, a capacidade de entregar produtos ou serviços eficientemente pode ser um diferencial crucial. 

Empresas que conseguem oferecer prazos de entrega mais curtos, custos de frete mais baixos e uma experiência de entrega superior geralmente têm uma vantagem competitiva significativa sobre seus concorrentes.

Eficiência operacional

A gestão de entregas, quando bem feita, contribui para uma operação mais organizada em toda a cadeia de suprimentos. 

Isso inclui desde a gestão de estoque e pedidos até o planejamento de rotas de entrega. Uma operação eficiente reduz os custos, minimiza os atrasos e otimiza os recursos disponíveis, resultando em uma empresa mais lucrativa.

Quais as principais vantagens da gestão de entrega?

Quando falamos em gestão de entregas, existem diversas vantagens além da rapidez com que o produto chegará a casa do cliente. Confira quais são as principais:

Exatidão das informações

Reunir informações sobre o status das entregas para fornecer previsões possíveis aos clientes é um dos grandes desafios da logística.

Coincidentemente, o objetivo da gestão de entrega é exatamente esse, coletar e atualizar dados em tempo real para que gestores e clientes recebam dados confiáveis.

Ela ainda garante se a rota está sendo devidamente seguida, número de paradas do caminhão, quantidade de horas que o motorista está no volante, o quanto de combustível está sendo gasto, entre outros.

Redução de custos

As informações disponibilizadas pelas plataformas de gestão em tempo real também servem para reduzir, por exemplo, gastos com combustível, tempo e manutenção.

Para ilustrar melhor, a Cobli realizou um estudo em veículos que não possuíam uma plataforma de gestão e que passaram a ter depois.

Foi descoberto que os veículos sem monitoramento podem ter uma taxa de até 25% de ociosidade do motor.

Isso significa que a cada quatro horas em que o veículo está na rua, uma hora pode estar sendo desperdiçada com o motor ligado sem necessidade.

Em uma frota com 30 veículos isso pode representar um desperdício de até R$ 53.460,000 durante um ano!

Agilidade na área de coleta

A demora na liberação dos veículos de carga é uma das principais razões de atrasos nas entregas ou de coleta de mercadoria e, consequentemente, de clientes furiosos.

Se a gestão de entrega é feita em tempo real, o motorista está sempre em contato direto com os operadores de logística.

Isso permite uma noção melhor das rotas e do tempo de deslocamento e, assim, agendar as próximas coletas de modo que ninguém fique esperando e perca tempo.

On-time nas entregas

Demandas on-time é sinônimo de satisfação garantida por parte dos clientes. Por isso, a gestão em tempo real é indispensável aqui também. Afinal, torna mais ágeis não só as coletas de mercadoria, mas também as entregas.

E caso ocorra imprevisto ou possibilidade de atraso, há dados suficientes para pensar em soluções que evitem descumprir o combinado.

Segurança

Um estudo feito pelo Centro de Inteligência da Overhaul, aponta que 80% dos roubos de cargas acontecem na região Sudeste, com maior riscos em São Paulo e Rio de Janeiro

A localização exata do veículo e a comunicação a qualquer momento são essenciais para garantir a segurança do condutor e da carga.

Quando o gestor estiver munido desses dados, poderá acionar a polícia e identificar desvios de rota imediatamente.

Melhores práticas de gestão de entregas

Agora que você já sabe quais são as principais vantagens da gestão de entregas, descubra como é possível otimizar aplicando as melhores práticas:

Planejamento das atividades

Um dos principais objetivos da logística é a eficiência econômica e operacional, certo?

Mas isso é impossível sem um planejamento adequado de todos os processos envolvidos na entrega da mercadoria, da coleta ao destino final.

A roteirização, ou seja, o planejamento das rotas, portanto, oferece inúmeras vantagens, afinal, permite escolher as rotas mais seguras e em melhores condições.

Por meio delas, é possível gerar  economia de combustível, manutenção da frota e tempo, resultando em mais eficiência operacional.

Monitoramento

Monitorar processos é acompanhá-los do início ao fim, evitando que pequenos danos ou na operação se tornem difíceis de serem revertidos.

Por exemplo, por meio de softwares e aplicativos de rastreamento, você pode prever atrasos na entrega e ter mais tempo para negociá-la com o cliente.

Agora, caso o monitoramento acuse um problema recorrente, recomendamos repensar o processo.

Controle da jornada de trabalho

A jornada de trabalho dos motoristas é regulamentada por lei. Quem trabalha dirigindo não pode ultrapassar o período de 12 horas ao volante (dependendo da convenção coletiva).

Ele poderá voltar após oito horas de descanso no mínimo. Além disso, os motoristas têm direito a 30 minutos de descanso a cada quatro horas trabalhadas.

É importantíssimo que todas as paradas de descanso sejam cumpridas e as horas extras respeitadas.

O cansaço atrapalha na hora de dirigir e pode colocar em risco a vida do motorista e as cargas que estão sendo transportadas.

Por isso, o controle de jornada do motorista, que faz parte da gestão de entrega, é obrigatório e de responsabilidade do empregador.

Análise da produtividade

Os profissionais de logística compartilham da mesma missão: garantir os melhores resultados gastando o menos possível.

Para vencer esse desafio, de fazer mais com menos, é importante ficar de olho na produtividade: será que dava para fazer mais com menos? Ou o dinheiro anda escorrendo pelo ralo?

Uma boa gestão de entregas permitirá identificar todos aqueles problemas que diminuem a produtividade, além de verificar o desempenho das frotas e colaboradores.

Erros para evitar na gestão de entregas

Uma gestão de entregas eficiente busca minimizar falhas e otimizar processos para garantir a satisfação do cliente e o sucesso do negócio.

 No entanto, alguns erros comuns podem comprometer a qualidade do serviço e gerar diversos prejuízos.

Para te ajudar a evitá-los, preparamos uma lista com os principais:

Falta de comunicação

Comunicação clara e eficaz entre todas as partes envolvidas na cadeia de suprimentos é fundamental. Falhas na comunicação podem levar a atrasos, confusão nos pedidos e insatisfação do cliente.

Planejamento inadequado de rotas

Roteirização ineficiente pode resultar em entregas atrasadas, custos de transporte mais altos e uso ineficiente de recursos. É importante investir em sistemas de roteirização e planejamento que otimizem as rotas de entrega.

Gestão de estoque inadequada

Falhas na gestão de estoque podem levar a falta de produtos ou excesso de inventário, ambos prejudiciais para a eficiência das entregas. Manter um controle preciso do estoque e prever a demanda são fundamentais para evitar problemas.

Falta de monitoramento de entregas

Não acompanhar o status das entregas em tempo real pode resultar em atrasos não detectados e incapacidade de resolver problemas rapidamente.

Utilizar tecnologias de rastreamento e monitoramento ajuda a garantir que as entregas ocorram conforme o planejado.

Não priorizar a qualidade

A qualidade das entregas, incluindo a integridade dos produtos e a experiência do cliente, deve ser uma prioridade. Ignorar a qualidade pode levar a devoluções, reclamações de clientes e danos à reputação da marca.

Ignorar feedback dos clientes

Feedback dos clientes é uma fonte valiosa de informações sobre a eficácia do processo de entrega. Ignorar ou não agir com base nesse feedback pode resultar em problemas contínuos e insatisfação do cliente.

Não ter um plano de contingência

Emergências e imprevistos podem ocorrer durante o processo de entrega. Não ter um plano de contingência para lidar com essas situações pode resultar em atrasos e insatisfação do cliente. Ter protocolos claros para lidar com problemas é essencial.

Como um sistema de gestão de frota pode auxiliar?

Um sistema de gestão de frota é uma ferramenta essencial para empresas que dependem de veículos para suas operações de entrega. Com ele é possível, otimizar diversos processos.

Rastreamento em tempo real

Um sistema de gestão de frota permite o rastreamento em tempo real dos veículos da empresa. Isso possibilita acompanhar a localização exata de cada veículo, garantindo maior visibilidade e controle sobre as operações de entrega.

Otimização de rotas

Esses sistemas geralmente incluem recursos de roteirização, que ajudam a otimizar as rotas de entrega. Isso pode reduzir o tempo de viagem, minimizar os custos de combustível e aumentar a eficiência geral das operações de entrega.

Monitoramento do desempenho do motorista

Alguns sistemas de gestão de frota permitem monitorar o comportamento dos motoristas, como velocidade, frenagem brusca e tempo de ociosidade do veículo. Isso pode ajudar a promover a segurança e melhorar o desempenho dos motoristas.

Manutenção preventiva

Também podem auxiliar na gestão da manutenção dos veículos, alertando sobre a necessidade de serviços preventivos com base no tempo de uso ou na quilometragem percorrida.

Redução de custos operacionais

Ao proporcionar maior eficiência nas operações de entrega, como otimização de rotas e monitoramento do consumo de combustível, um sistema de gestão de frota pode ajudar a reduzir os custos operacionais da empresa.

Como pode ser notado, a gestão de entrega não é uma tarefa a ser deixada de lado. É a partir dela que você irá garantir a satisfação dos seus clientes, a segurança dos seus colaboradores e reduzir gastos.

Se for necessário, não hesite em investir em tecnologias que permitam a otimização do tempo e rastreamento de frotas, pois isso é uma estratégia inteligente para empresas que dependem de operações de entrega eficientes.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli!