Você pretende usar o conteúdo abaixo para
Agradecemos sua resposta!

Tempo de leitura: 7 minutos

Independente da quantidade de veículos ou do tamanho do negócio, a gestão de frotas é uma ferramenta que pode ajudar a minimizar e combater vários tipos de fraudes na operação.

De acordo com a Associação de Gestão de Despesas com Veículos, a AGEV, as fraudes nas frotas podem elevar em até 30% as despesas com veículos. Por isso, para garantir uma gestão eficiente, reduzindo riscos e prejuízos, é preciso ter um olhar sempre atento para o controle efetivo dos custos e processos operacionais.

Neste artigo, você vai entender como identificar e mitigar más condutas e atos ilícitos em sua empresa. Confira a seguir!

O que pode ser considerado fraude na gestão de frotas?

Uma fraude em frota é qualquer prejuízo causado pelo desvio de conduta de colaboradores dentro da empresa.

Este tipo de problema pode ser causado pela ausência de uma cultura empresarial forte que reforce a importância da idoneidade e pela falta de um controle efetivo dos processos da operação. 

A importância de se combater este tipo de problema na raiz é impedir que alguns tipos de fraudes não se tornem uma questão estrutural da empresa, fazendo parte da rotina e reduzindo a lucratividade a longo prazo.

Quais são os sinais mais comuns para fraude?

É obrigação do gestor de frotas realizar uma análise minuciosa da operação a fim de encontrar falhas e inconsistências no processo. Confira alguns comportamentos que podem ser um indicativo de fraude na frota:

  • Desvios de Rota

Todo afastamento da rota previamente determinada deve ser analisado com cuidado. O motorista e o gestor devem apresentar uma justificativa para cada desvio que por ventura ocorra.

  • Cargas Defasadas

Antes de sair para o transporte, a carga do veículo deve ser checada. É preciso tomar cuidado com veículos que transportam quantidades excessivas de carga sem um motivo aparente.

Faz parte do trabalho do gestor garantir que todo produto que saiu para entrega chegue ao destino em boas condições e na quantidade correta.

  • Irregularidades no abastecimento e consumo incoerente

Desconfie quando uma grande quantidade de abastecimentos são realizadas fora do horário de trabalho e quando o volume de combustível está muito acima da capacidade dos tanques e do consumo médio do veículo, durante o período.

  • Manutenções não previstas ou indevidas

Os veículos, principalmente os de frota que estão em constante utilização, precisam de manutenção contínua. Fique atento aos locais onde a manutenção preventiva é realizada e mantenha um histórico do ciclo de revisões.

Também preste atenção em manutenções corretivas de emergência, gerando relatórios e entendendo a fundo as razões que causaram este incidente.

Veja como o sistema de monitoramento da Cobli pode te ajudar na redução de custos da sua gestão de operação!

Como lidar com algum dos tipos de fraudes?

As fraudes são um mal que afetam empresas de qualquer porte, portanto não existe quem esteja imune a este inimigo. Entretanto, o comportamento torpe deve ser desencorajado e monitorado por meio da adoção de controle de vigilância e compliance

Confira as três medidas que vão ajudar a combater este problema nocivo:

Estruture um programa de Compliance

Este termo derivado do inglês significa “agir de acordo com as regras”. O programa que cuida do Compliance de uma empresa deve assegurar que a empresa está em acordo com normas, controles, políticas e diretrizes estabelecidas para o negócio.

Não importa em qual esfera – seja ela trabalhista, fiscal, ambiental, jurídica ou ética -, a empresa precisa cumprir todas as imposições dos órgãos de regulamentação alinhados aos objetivos estratégicos, missão e visão da companhia.

Mas como implementar isso na prática? Entenda:

  • Estruture a governança corporativa forte e independente que regule a maneira como uma empresa é dirigida, administrada e controlada;
  • Crie um Código de Conduta Ética da empresa;
  • Implemente um Canal de Denúncias e encoraja os colaboradores a identificar e revelar más condutas e atos ilícitos sem represálias;
  • Trabalhe para fortalecer a identidade e cultura organizacional da empresa;
  • Adote controles internos rígidos e eficientes;
  • Adote uma política de segurança da informação

Descubra como o sistema para gestão de frotas com rastreamento e monitoramento veicular da Cobli pode te ajudar!

Identifique áreas mais vulneráveis e realize auditorias periódicas

Na maioria das vezes, alguns tipos de fraudes são motivadas por questões financeiras, por isso algumas áreas da empresa são naturalmente mais vulneráveis que outras. São elas:

  • Contábil

Manipulação ou falsificação de registros são um risco de fraude iminente neste setor. 

  • Fiscal

Nesta área, a sonegação e descumprimento no pagamentos de tributos é um problema sério tanto para a empresa quanto para o país.

  • Compras e Vendas

Esta área é uma das mais sensíveis a fraude por ser mais facilmente exposta a práticas de favorecimento como por exemplo as irregularidades nos abastecimentos.

O controle sobre as atividades é uma forma eficaz de mitigação de adulterações e gastos. A implementação de programas de compliance com regras exclusivas para cada área do negócio também corroboram para a redução de irregularidades.

A auditoria interna deve avaliar a eficiência dos controles e se as atividades de todas as áreas estão sendo executadas de acordo com planejamento da governança corporativa e código de conduta ética da empresa, identificando vulnerabilidades, e esquemas ilícitos.

Invista em tecnologias e sistemas de monitoramento

Mais do que nunca, negócios que analisam e tomam decisões de negócio baseadas em dados são mais eficazes de uma forma geral e conseguem identificar com mais facilidade situações sensíveis, como qualquer um dos tipos de fraudes. 

Para isso, soluções automatizadas que captam dados em tempo real,  organizam as informações e geram relatórios completos são excelentes aliados na hora de controlar as operações.

nx1 jIsKMeVOuTBMYD cYsm2QO3hHfyt EYRLyeGn2Q1R6Z8jKkCit ypag6HC12jSHX8SEiYuKKixdSTdmkBMH8qep6EJnTQRx0Xo86IW8Y1RslbneWCcZO au66u4IlY3dCT4u - Tipos de fraudes em gestão de frotas: como lidar?

Com uma ferramenta de gestão de frotas como a da Cobli, é possível monitorar:

Acompanhe de perto quais carros, motos ou caminhões estão ligados, qual o trajeto realizado, quilometragem diária, paradas indevidas e tempo ocioso de cada veículo.

Controle também as horas extras, tempo de almoço e horários de início e final de serviço dos funcionários, todos os dias.

  • O que aconteceu ao longo dos trajetos

Verifique, em tempo real, se a rota realizada corresponde à planejada, quando e onde o motorista realizou paradas e entregas.

  • A necessidade de manutenção no tempo correto

Evite ter atrasos na operação por falhas mecânicas dos veículos. Acompanhe por meio do sistema a necessidade de manutenções corretivas e preventivas e identifique a origem e a causa de cada custo relacionado a este tema.

Ficou interessado em utilizar a ferramenta da Cobli em sua operação? Acesse nosso site e conheça o produto Gestão de Frotas.

clique e tenha visibilidade e controle da sua operação com a Cobli
Fale com nossos especialistas!

Estamos disponíveis para tirar dúvidas e demostrar o sistema de rastreamento e monitoramento de frotas da Cobli em ação.

Teste grátis

Escreva um Comentário