Planejamento de frota passo a passo em 2024

Se você acha que o planejamento de frota é apenas mais uma tarefa administrativa, é hora de repensar sua estratégia. A estruturação adequada alinha a equipe para o sucesso, tem os veículos no ponto certo para rodar e os sistemas funcionam sem dificuldades — mas para isso realmente ter resultado, tudo deve ser feito com base em um plano.

Diante da intensa competição e concorrência, o planejamento de frotas tornou-se um  essencial para o sucesso das operações logísticas. A documentação é um processo estratégico, que impacta diretamente a eficiência operacional, a segurança das operações, a sustentabilidade financeira e até mesmo a reputação da empresa no mercado. 

Uma frota bem planejada não só atende às necessidades de transporte com agilidade e precisão, mas também assegura que a operação ocorra dentro do orçamento, cumprindo prazos e minimizando riscos.

Continue lendo e aprenda como o planejamento vai revolucionar sua gestão de frotas!

O que é planejamento de frotas?

O planejamento de frotas é um documento que envolve a organização e a coordenação de todos os aspectos relacionados à gestão de veículos de uma empresa. A ideia é ter um plano estratégico que orienta toda e qualquer decisão relacionada à frota.

Da definição das rotas mais eficientes até a programação de manutenções preventivas, passando pelo controle do consumo de combustível, a alocação otimizada de motoristas e a conformidade com as regulamentações legais. Cada um desses componentes deve ser cuidadosamente integrado para garantir que a frota opere de maneira eficiente, segura e econômica.

Por se tratar de um plano, nele também estão contidos quais são os objetivos e metas, que podem ser semanais, mensais, semestrais ou prazos estabelecidos pela gestão.

Nesse contexto, o planejamento de frotas envolve diversas etapas, entre elas se destacam:

• análise da demanda de transporte;
• avaliação do estado dos veículos;
• acompanhamento de métricas de desempenho;
• previsão de necessidades futuras. 

Por exemplo, a escolha das rotas deve levar em conta não apenas a distância e o tempo de viagem, mas também fatores como o estado das estradas, o tráfego, os pontos de parada estratégicos e as restrições legais em determinadas áreas. 

Além disso, o planejamento deve considerar a variação sazonal na demanda, as condições climáticas e possíveis imprevistos, como acidentes ou falhas mecânicas.

Como você pode notar, apenas um dos pontos de consideração na gestão de frotas, que é a rota, já envolve dezenas de detalhes e variáveis. Porém, todas as etapas e particularidades da frota devem ser planejadas em seus mínimos detalhes para orientar os envolvidos sobre os procedimentos em cada ação. 

Ao antecipar os riscos, o gestor pode desenvolver planos de contingência que minimizem os impactos negativos e garantam a continuidade das operações.

Para que serve o planejamento de frotas?

Uma gestão eficiente de qualquer operação de transporte é toda baseada em um documento de planejamento de frotas. 

O propósito principal do planejamento de frotas é garantir que todas as etapas da operação estejam alinhadas com as metas e objetivos traçados, otimizando recursos, reduzindo custos e aumentando a eficiência.

Veja a seguir as áreas mais importantes que devem constar no seu planejamento.

Manutenção

Manter os veículos em bom estado não só previne paradas inesperadas, mas também ajuda a reduzir os custos com reparos corretivos. Com um planejamento bem feito, é possível prever os gastos por meio da manutenção preditiva. 

Dessa forma, as inspeções e revisões são programadas para identificar veículos que precisam de atenção mais frequente e evitar paradas inesperadas que afetam o fluxo logístico. 

Custos com combustível

O consumo de combustível é responsável por até 50% dos custos no transportes de cargas no Brasil. Com esse número tão expressivo, a economia desse insumo é um dos pilares do planejamento de frotas.

A boa notícia é que existem medidas simples que ajudam na economia, como o treinamento de motoristas. Outra questão de extrema importância é o uso de tecnologia para acompanhar o consumo de combustível de cada veículo. 

Por meio dos sistemas de telemetria, a gestão pode observar o comportamento dos condutores e o quanto cada veículo está consumindo de combustível. A partir disso, o planejamento ajuda a identificar práticas de condução que podem estar aumentando o consumo e sugere ações para torná-las mais eficientes.

Redução de custos

No planejamento de frotas, todos os ativos são registrados, de veículos, sistemas e até pneus. Esse inventário detalhado possibilita a elaboração de um orçamento médio mensal e facilita a visualização das ações necessárias para atingir os objetivos definidos. 

Ao ter uma visão clara dos recursos disponíveis e dos custos envolvidos, fica mais fácil identificar oportunidades de redução de despesas e implementar medidas que realmente fazem a diferença para a saúde financeira da operação.

Motoristas 

Em relação ao capital humano, tudo também deve ser levado em conta no plano de frota. Motoristas, operadores, técnicos e todos colaboradores contam como uma parte do ecossistema logístico.

Sendo assim, os salários, bonificações e outros custos são incluídos para estabelecer uma média de gastos nessa etapa de planejamento.  

Otimização operacional

É difícil imaginar uma operação logística sem softwares e tecnologia, concorda? Nesse sentido, a partir de uma análise dos dados dos períodos anteriores, é possível identificar os problemas enfrentados e as soluções que precisam ser implementadas. 

Isso inclui a aquisição de novas tecnologias e ferramentas que podem melhorar a eficiência da frota. Com o planejamento adequado, essas necessidades são antecipadas para garantir que a operação continue evoluindo e se adaptando às novas demandas do mercado.

De maneira geral, um bom planejamento de frotas serve para aumentar a satisfação do cliente, entregar mercadorias ou serviços de forma pontual e atender às demandas com precisão e confiabilidade.

Qual a importância do planejamento para a gestão da frota?

Você sabe como seria tentar dar uma festa sem nenhum planejamento? Sem lista de convidados, sem menu definido, sem saber quantas pessoas vão aparecer ou o que será servido. Caótico, certo? 

Agora pense nisso em termos de gestão de frota. Lidar com diversos tipos de veículos, cada um com suas próprias necessidades, além de gerenciar motoristas, documentações e ainda estar em conformidade com legislações. 

Sem um plano claro, é quase impossível.

O planejamento de frotas é importante porque atua como o mapa que guia todas as operações e decisões. É por meio dos registros, dados e indicadores que ele fornece que novos objetivos podem ser traçados e o crescimento sustentável da frota se torna realidade. 

Sem esse controle, os custos podem disparar, os riscos aumentam e o futuro da empresa pode ficar comprometido.

Seja para gerenciar caminhões de transporte, veículos de carga ou carros, a verdade é que cada detalhe importa. Sem um planejamento estruturado, é fácil perder de vista o que realmente precisa de atenção sem um acompanhamento constante e preciso.

Principais desafios no planejamento de frotas

Planejar uma frota é como montar um grande quebra-cabeça. Cada peça precisa se encaixar perfeitamente, só assim você vai garantir o bom funcionamento de toda a operação. 

Porém, nesse cenário, existem alguns desafios que exigem atenção especial. Um dos maiores está relacionado com a gestão de custos operacionais. Com a constante flutuação dos preços de combustível e a necessidade de manutenção regular, equilibrar o orçamento sem comprometer a qualidade dos serviços é uma tarefa contínua e desafiadora.

Outro grande desafio é a previsibilidade das demandas. A variação na demanda de transporte, seja por sazonalidade ou por mudanças súbitas no mercado, exige que o gestor tenha flexibilidade e rapidez para ajustar o planejamento — isso inclui a capacidade de redimensionar a frota, redistribuir rotas e readequar a alocação de motoristas em curtos períodos.

Um ponto crítico é o surgimento de novas tecnologias e a vontade de utilizá-las para otimizar processos. Um exemplo disso é a inclusão de IA na gestão de frotas, que facilita a roteirização, previsão de manutenções, controle de motoristas e muitas outras demandas diárias, mas os programas devem ser estudados com atenção para analisar se realmente cabe nos objetivos da sua empresa.

No mundo das frotas, dados são tudo. Desde o rastreamento de veículos até abastecimento e registros de manutenção, há uma enorme quantidade de informações sendo gerada a todo momento. 

Entretanto, o desafio está em transformar esses dados em insights acionáveis, o que exige sistemas robustos de análise e, claro, a habilidade de interpretar essas informações de forma que elas realmente melhorem a tomada de decisão.

Como fazer o planejamento de frotas?

A seguir, veja um passo a passo detalhado de como estruturar um plano robusto e eficaz para guiar a sua frota.

Análise do estado atual da frota

Antes de iniciar qualquer planejamento, entenda o ponto de partida. Reúna e revise os dados coletados ao longo de um período significativo, incluindo informações sobre a condição dos veículos, consumo de combustível, incidentes, custos de manutenção e desempenho dos motoristas. 

Em outras palavras, avalie a performance da organização, quais foram os altos e baixos, as oportunidades, crescimento e outras informações estratégicas. 

A partir dessa análise, é possível identificar pontos fortes e áreas que precisam de melhorias, fornecendo a base para a tomada de decisões futuras.

Definição de objetivos e metas

Com a análise em mãos, o próximo passo é estabelecer metas claras e mensuráveis e o nível de prioridade de cada mudança. 

Essas metas devem refletir o que se espera alcançar com o planejamento da frota, seja a redução de custos operacionais, a economia de combustível, o aumento da segurança, a melhoria no tempo de entrega ou outros objetivos. 

É importante que esses objetivos sejam realistas e alinhados com a visão estratégica da empresa, servindo como um norte para todas as ações subsequentes.

Estabelecer ações e prazos

Após definir as metas, é hora de detalhar as ações e prazos que serão necessárias para alcançá-las. Nesse momento, você deve incluir desde medidas como a implementação de manutenções preditivas, a reestruturação de rotas, o treinamento dos motoristas e até mesmo a adoção de novas tecnologias de monitoramento e gestão. 

Cada ação deve estar diretamente ligada a uma meta específica, com prazos e responsáveis claramente definidos.

Planejar as responsabilidades dos colaboradores 

Uma vez que as dificuldades da empresa foram mapeadas e as metas e objetivos foram traçados, é hora de colocar o plano em vigor.

Indique o que cada profissional deve fazer e quais são as suas demandas para então criar um cronograma detalhado das atividades diárias, semanais e mensais, assegurando que todos os colaboradores, desde motoristas até a equipe de manutenção, saibam exatamente quais são suas responsabilidades. 

A rotina programada ajuda a evitar sobrecargas de trabalho, assegura a realização de manutenções e otimiza a utilização da frota.

Coleta e análise de dados

A última etapa é sobre monitorar o andamento do planejamento e garantir que os objetivos sejam atingidos. Softwares de gestão de frotas, sistemas de telemetria e plataformas de análise de dados são essenciais para coletar informações em tempo real, avaliar o desempenho da operação e ajustar o plano conforme necessário. 

É importante determinar se as ferramentas atuais atendem às necessidades da operação ou se novas soluções devem ser implementadas para alcançar as metas estabelecidas.

Quais áreas da frota devem ser planejadas?

Basicamente, todas as áreas são importantes e devem constar no planejamento de frota.

• Gestão de manutenção;
• Gestão de pneus;
• Gestão de custos;
• Gestão de combustível;
• Roteirização;
• Monitoramento de rotas;
• Motoristas;
• Tecnologias e sistemas.

Como fazer uma análise de melhorias para incluir no seu planejamento de frotas?

Quando falamos sobre planejamento de frota, a análise de melhorias é o que vai garantir que a operação esteja sempre evoluindo e se adaptando bem aos novos cenários. 

No entanto, a definição de como e onde registrar informações para fazer o acompanhamento de dados faz toda diferença. 

• Planilhas: são ferramentas clássicas para organizar e analisar dados. Embora sejam métodos manuais, elas permitem criar tabelas e listas detalhadas que documentam tudo o que acontece na frota;
• Softwares de gestão: muitas etapas da logística podem ser automatizadas e otimizadas com essas ferramentas. Desde a gestão de manutenção, pneus, custos e combustível, até o monitoramento de rotas e checklists, os sistemas disponíveis no mercado oferecem soluções específicas para cada área da frota;
• ERP (Enterprise Resource Planning): esse tipo de software integra o controle de frota com outras áreas, como a gestão de armazém ou estoque, colaboradores, fornecedores, e até mesmo a integração fiscal e controle de documentações. 

Assim, no comparativo de antes e depois você consegue observar o que evoluiu e quais áreas ainda precisam de atenção.

Quais metas devem estar no planejamento anual do gestor de frota?

No planejamento anual do gestor de frota, definir metas claras e específicas é o que direciona as ações para uma operação eficiente e alinhada com os objetivos da empresa. 

Tem dúvidas de quais incluir no seu plano? Vem conferir!

• Estabelecer metas para reduzir o consumo de combustível e quais ações tomar para alcançar o objetivo (exemplo: otimizar rotas, promover a condução econômica entre os condutores e usar sistema de telemetria);
• Implementar estratégias para minimizar os custos com manutenção, por exemplo, através de manutenção preventiva e preditiva;
• Definir metas para melhorar a eficiência das rotas, reduzindo o tempo de viagem e o consumo de combustível;
• Minimizar o tempo de inatividade dos veículos, garantindo que a frota esteja sempre operacional;
• Reduzir a frequência e a gravidade dos acidentes, implementando treinamentos de segurança e monitoramento de comportamento dos motoristas;
• Garantir que todos os veículos e operações estejam em conformidade com as regulamentações de segurança e ambientais;
• Incorporar veículos elétricos ou híbridos na frota, reduzindo a pegada de carbono;
• Implementar práticas e tecnologias para reduzir as emissões de gases poluentes dos veículos da frota;
• Monitorar e gerenciar a vida útil dos pneus, incluindo substituições e manutenções necessárias;
• Fazer a gestão eficiente dos estoques de peças e suprimentos, evitando excessos e faltas;
• Melhorar a pontualidade das entregas e serviços, assegurando que as expectativas dos clientes sejam atendidas;
• Aumentar a satisfação do cliente, monitorando feedback e realizando ajustes conforme necessário;
• Investir em novas tecnologias e ferramentas que possam melhorar a gestão da frota, como sistemas de telemetria e videotelemetria;
• Treinar e capacitar a equipe, garantindo que todos estejam atualizados com as melhores práticas;
• Estabelecer KPIs (Key Performance Indicators) para monitorar o desempenho da frota em áreas chave como custos, eficiência e segurança;
• Planejar revisões regulares para avaliar o progresso das metas e ajustar o planejamento conforme necessário.

Como utilizar a tecnologia para fazer um planejamento de frota eficiente?

O planejamento de uma frota moderna não está completo sem a integração das últimas inovações tecnológicas, e isso você encontra na Cobli.

O mais indispensável é ter um sistema de gestão completo que administre orçamentos, controle de combustível, cronograma de manutenções e desempenho dos veículos. Essas ferramentas fornecem uma visão integrada e facilitam a tomada de decisões, além de auxiliar na redução de custos inesperados.

Além de ferramentas de automação e análise de dados, tecnologias como telemetria, Inteligência Artificial e Internet das Coisas são fundamentais na otimização das operações. A Cobli é especializada em soluções logísticas, e com nossas ferramentas você tem uma visão completa de toda a operação.  

Telemetria e Videotelemetria

Essas tecnologias são essenciais para monitorar em tempo real o desempenho dos veículos e o comportamento dos motoristas. 

A telemetria veicular coleta dados sobre velocidade, consumo de combustível e localização, enquanto a videotelemetria adiciona a dimensão visual, permitindo uma análise ainda mais precisa que ajuda na prevenção de acidentes.

Inteligência Artificial 

A Inteligência Artificial está transformando a gestão de frotas, principalmente na criação de rotas otimizadas e na previsão de necessidades de manutenção. 

Com algoritmos avançados, a IA pode analisar grandes volumes de dados e fornecer insights acionáveis que seriam impossíveis de se obter manualmente. Além disso, a IA pode aprender com os dados históricos para prever padrões futuros, tornando a operação ainda mais eficiente.

Internet das Coisas 

A Internet das Coisas conecta diferentes dispositivos e sensores da frota, o que faz com que você consiga fazer um monitoramento contínuo e em tempo real de todos os aspectos operacionais. 

Desde a pressão dos pneus até a temperatura do motor, a IoT garante que os gestores tenham uma visão detalhada e em tempo real de cada veículo. Isso facilita a manutenção preventiva e diminui o tempo de inatividade dos veículos.

Conexão 5G

A implementação do 5G nas operações de frota permite uma comunicação mais rápida e eficiente entre dispositivos, com uma coleta de dados quase instantânea e uma resposta mais ágil a qualquer situação. 

Câmeras de fadiga

A câmera de fadiga é uma tecnologia que detecta sinais de cansaço e se tornou um item essencial para a segurança dos motoristas.

Equipadas com sensores que monitoram os sinais de cansaço, como piscadas frequentes e movimentos dos olhos, essas câmeras alertam o motorista e o centro de controle sobre a necessidade de pausas.

Dessa forma, a detecção precoce da fadiga ajuda a prevenir acidentes, aumentando a segurança na estrada e protegendo vidas e os ativos da frota.

Integrar essas tecnologias ao seu planejamento de frota não só otimiza operações, mas também melhora a segurança e a eficiência. Ao aproveitar ferramentas como telemetria, videotelemetria e câmeras de fadiga, você cria um sistema de gestão de frota mais ágil, econômico e adaptável para crescer no mercado.

Para os gestores de frotas, o planejamento não é uma tarefa isolada, mas um processo contínuo e dinâmico, que exige análise constante e ajustes regulares para se adaptar às mudanças nas condições operacionais e no mercado.

03 tendências de gestão de frota em 2024

Falar em planejamento de frota também é pensar em tendências para que o gestor se mantenha atualizado.

Em um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, é indispensável que os profissionais atuantes nesse setor estejam por dentro das tendências de gestão de frota, conhecendo as soluções, tecnologias, expectativas e entendendo como adaptá-las à realidade dos seus negócios.

Vamos, então, descobrir quais são as principais tendências de 2024 para o mercado de frotas?

Videotelemetria

Esse é o futuro da telemetria que já conhecemos!

A solução, que une tecnologias de IoT (internet das coisas), inteligência artificial e big data, identifica e alerta automaticamente situações perigosas que possam colocar em risco a vida de quem está conduzindo o veículo e de outras pessoas.

Seu funcionamento consiste na instalação de uma câmera no automóvel, que grava imagens do interior e exterior do veículo, enviando as informações para uma plataforma que permitirá analisar o comportamento do condutor e ter insumos para melhorias.

A videotelemetria pode reduzir em até 40% os custos com infrações, além de aumentar a segurança no trânsito, afinal, com ela é possível ter a visibilidade de como está a direção do time, ajuda o gestor a reverter comportamentos que resultam em mais gastos, como multas causadas por distração.

Quer saber como a videotelemetria funciona na prática e quais seus outros inúmeros benefícios? Acesse e baixa o guia que a Cobli preparou:

Análises preditivas

Na gestão de frotas, a análise de dados contribui para a identificação de padrões, previsão de demanda, apontamento de falhas, além de gargalos e ineficiências.

Dados são de extrema importância para tomar decisões para realocação de recursos, redução e eficiência de custos, ou seja, melhorar o que sua operação já tem!

Dessa maneira, é com a gestão de dados que gestores e analistas conseguem identificar os pontos que necessitam de correção e melhorias, ao mesmo tempo em que podem acompanhar oportunidades que contribuem para otimizar os resultados.

De quais dados da gestão de frota estamos falando? Em resumo, podemos citar:

• Consumo de combustível por rota;
• Frequência de manutenções;
• Custo da operação;
• Modo de condução do motorista e muitos outros.

Além disso, ela pode ser utilizada para identificar casos de motor ocioso e emitir alertas antecipados sobre a necessidade de manutenção, contribuindo para aumentar a confiabilidade e eficiência da frota. 

Dessa maneira, esse tipo de análise permite que o gestor saiba exatamente em quais aspectos pode mexer, sem correr o risco de prejudicar a qualidade do serviço prestado aos clientes.

Sustentabilidade

Há alguns anos, a sustentabilidade é pauta de diversas discussões e a tendência é que seja um tema cada vez mais importante. Investimentos em ESG têm o potencial de gerar uma receita de US$10 trilhões nos próximos 30 anos, de acordo com a Consultoria McKinsey & Company.

O estudo também aponta algumas barreiras, que indicam a necessidade de uma comunicação eficaz em que as lideranças devem considerar. Entre as dificuldades estão a falta de conhecimento para 49%, pressão por resultados de curto prazo para 48%, 46% acham que faltam profissionais preparados, para 45% o tema não é prioridade e a liderança não está comprometida para 41%.

Em um mercado que pode gerar tantos danos ao meio ambiente quanto é a logística, é necessário que a pauta de sustentabilidade continue sendo um ponto a ser reforçado.

Nesse sentindo, podemos citar os veículos elétricos, criados como uma maneira de buscar uma frota mais sustentável e com menor impacto ao meio ambiente.

Muitos gestores não consideram essa opção por ter um custo inicial mais elevado e poucos postos de abastecimento voltados para esses modelos.

Entretanto, essas práticas têm um impacto abrangente na gestão da frota, indo além da simples redução de emissões de gases poluentes. No cotidiano, uma frota sustentável também contribui para a redução de acidentes e o aumento da eficiência da empresa, tornando-a mais rentável.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli. https://youtu.be/lOX7UKP-YPQ?si=JMivCvXyXBV0vRNm