Planejamento de frota passo a passo

Fazer um bom planejamento de frota requer organização e controle para garantir a eficiência e a lucratividade. E como fazer isso para ter um ano de sucesso?

Seja anual ou semestral, um bom planejamento de frota é indispensável para alinhar o orçamento da empresa com os objetivos do setor. Entretanto, isso não significa que é uma tarefa fácil.

O consumo de combustível, a escolha das rotas, a conservação dos veículos… São diversos aspectos relacionados a frota para serem analisados criteriosamente.

Então, vamos, juntos, construir um planejamento de frota eficiente para 2023?

Como funciona o planejamento da frota?

Simplesmente criar uma escala de horários para os motoristas e deixá-los rodar com os veículos, sem controle, não é bom por muitas razões.

Primeiramente, porque em uma empresa todas as equipes precisam de gestão e de um líder que oriente os colaboradores para realizarem suas atividades da melhor forma.

Mas, vamos ao que de fato você veio buscar aqui: entender como funciona o planejamento de frota.

Ele pode ser realizado através de um conjunto de estratégias, que visam gerenciar os veículos considerando alguns aspectos principais, como: custos, dados da operação e o engajamento da equipe.

Entre as ações realizadas podemos citar:

• Uso de uma ferramenta para roteirização, garantindo a escolha de trajetos inteligentes que priorizem economia e agilidade;
• Gestão financeira da operação;
• Cronograma de manutenções preventivas dos veículos;
• Uso de um sistema de telemetria para a coleta de dados sobre consumo de combustível, velocidade dos veículos e outras informações;
• Definição de metas para a redução de custos e o aumento da produtividade;
• Uso de dados para a tomada de decisão e análise de resultados.

Qual a importância do planejamento de frota para um novo ano?

Toda empresa que utiliza veículos para realizar a sua operação, seja para entregas ou prestação de serviços, precisa planejar o uso dessa frota

Um documento oficial que pode ser visualizado e consultado sempre que necessário é uma estratégia indispensável para que todos saibam a direção da empresa no próximo ano e como suas ações diárias podem contribuir para o objetivo.

Além de organizar a rotina das operações, planejar o ano de uma frota é essencial para determinar os processos adotados na expansão dos negócios, nas áreas e até mesmo na geração de novas oportunidades comerciais.

De maneira geral, o planejamento de frota traz:

• Agilidade nos processos: o controle sobre os processos, os recursos e a equipe possibilita a melhoria da operação, com ganhos em qualidade e agilidade;
• Evita a falta de veículos na operação: dessa maneira, você garante que todos os veículos estejam em rota;
• Contribui para a conservação dos veículos: afinal, é possível ter registros sobre o uso e os procedimentos realizados nos veículos contribui para mantê-los conservados por mais tempo;
• Aumenta a segurança: veículos bem conservados, que passam por avaliações periódicas, têm menos chances de se envolver em acidentes;
• Reduz custos: o aumento do controle e a tomada de decisões baseada em dados faz com que os recursos sejam usados estrategicamente;
• Ajuda na satisfação dos clientes: as vantagens geradas através do planejamento de frota aumentam a agilidade e a qualidade da operação.

Agora pense bem: é possível cuidar de tudo isso sem um bom planejamento?

Todos os pontos citados acima demandam cuidados e custos que, quando não administrados, podem aumentar os riscos de acidentes e prejudicar o futuro da empresa.

Quais metas incluir no planejamento em 2023?

A definição de metas na gestão de frotas, costuma passar pelos mesmos tópicos: redução de custo com combustível, aumento da segurança, controle de operação, entre outros.

Ainda que sejam importantes, é possível identificar e incluir metas específicas que ajudarão os motoristas e todos os colaboradores a entenderem onde e como chegar lá.

Reunimos, aqui, alguns exemplos:

• Reduzir o número de multas;
• Aumentar a segurança em x%;
• Investir em mais treinamentos;
• Fazer a renovação da frota;
• Automatizar processos burocráticos;
• Reconhecer melhor bons motoristas.

Agora que você já tem em mente quais são suas metas, é hora de começar o planejamento de frota para 2023.

Como realizar um planejamento de frota para 2023

O planejamento de frota precisa considerar os resultados do passado, presente e futuro. Ou seja, quais foram os resultados de 2021 (passado), quais foram os resultados do ano atual (presente), e qual é a expectativa de 2023 (futuro).

É dessa maneira que o gestor consegue saber se cumpriu a meta de 2022 e como ela pode ser aumentada para o próximo ano.

Para isso, é necessário ter um bom planejamento. Confira como fazê-lo:

1. Tenha todas as informações em mãos

O primeiro passo é conseguir visualizar todas as informações sobre sua frota, como:

• Veículos utilizados por cada área da empresa;
• Veículos por proprietário (frota própria ou terceirizada);
• Veículos por modelo.

Com essa visão geral, já é possível passar para o próximo passo.

2. Saiba a disponibilidade dos veículos

Um veículo produtivo é aquele que passa o menos de tempo possível na garagem, certo?

E para que a frota continue sempre rodando, sem nenhum desfalque, é necessário que os veículos estejam em perfeitas condições.

Para isso, é necessário realizar manutenções preventivas e gestão de pneus, mesmo que signifique visitar mais vezes a manutenção.

Com uma gestão de manutenção inteligente, as pausas serão mínimas e não irão impactar do desempenho da operação. Além de reduzir custos com manutenções corretivas.

Para te ajudar, preparamos um kit de manutenção de veículos completo, com 02 planilhas e 04 checklists que ajudarão a garantir que a operação se mantenha rodando com eficiência:

3. Revise os pneus da sua frota

Você não quer começar o ano tendo gastos desnecessários com pneus, certo?

Então essa é a hora de realizar uma boa gestão de pneus e ter em mãos todas as trocas e manutenções realizadas.

Afinal, pneus carecas e mal calibrados oferecem um grande risco de acidentes e contribuem para o aumento do consumo de combustível.

4. Saiba quando será necessário renovar a frota

Com o crescimento da empresa, vem a aquisição de novos veículos para cumprir com a demanda.

Entretanto, é necessário avaliar a série de custos que isso acarreta para a empresa.

Além do preço do veículo, temos os custos com combustível, de depreciação, oportunidade, seguro, entre outras coisas.

Ao ter uma frota volumosa, com dezenas ou centenas de veículos, o gestor deve ter um planejamento estratégico de como fazer a renovação da frota sem impactar a produtividade e os resultados.

Mas lembre-se, a renovação da frota deve ser vista sempre como um investimento dentro da empresa e não como uma despesa. Afinal, seus impactos podem ser mais positivos do que os gastos gerados.

5. Analise o consumo de combustível

O combustível é um custo importante no planejamento da frota e é necessário manter controle sobre o consumo.

Aqui, existem duas ações principais que você pode adotar para ter mais controle:

1. Crie parcerias com postos de abastecimento
2. Controle as rotas para cada veículo

Sabemos que caminhos mais longos resultam em mais gasto de combustível, claramente. No entanto, se você optar por uma rota mais curta, mas cumpri-la em um horário de congestionamento, também vai gastar mais.

Para descobrir o melhor (isto é, o mais econômico) trajeto a seguir, considere investir em um sistema de roteirização.

Com ele, é possível reduzir distâncias percorridas ou o tempo gasto em cada trajeto, fazendo com que o gasto com combustível também diminua consideravelmente.

6. Invista no seu melhor ativo: o motorista

Seja para prestar algum serviço ou realizar entregas, a boa performance do motorista é uma obrigação.

Por outro lado, a empresa também deve se preocupar com sua segurança no trânsito e no controle eficiente da sua jornada, garantindo a segurança do motorista.

Uma boa dica para começar a implementar em 2023, se ainda não é realizado, é o feedback para os motoristas e o uso de bonificações como resposta por uma boa direção.

Afinal, a avaliação, quando realizada de forma efetiva pelo gestor responsável, ajuda a aperfeiçoar competências e ajustar a rota em caso de desempenho não satisfatório.

Além disso, também pode ser um bom momento para investir em treinamentos e capacitações dos seus colaboradores. E a Cobli pode ajudar!

Na plataforma Cobli Ensina, você encontra vários cursos para capacitar a sua frota.

Temos um curso chamado “Segurança no trânsito para frotas”, no qual orientamos nossos alunos a desenvolver uma cultura de segurança entre os condutores e ainda ensinamos gerenciamento de risco!

Também temos curso de “Manutenção veicular para frotas” e “Controle de combustível para frotas”. Dois temas importantes para começar 2023 com o pé direito, não é?

Recapitulando

Foram diversas dicas e passos a passos para que você, gestor, consiga realizar um planejamento de frota eficiente em 2023. Por isso, vamos recapitular?

Geralmente, o planejamento anual acontece em algumas semanas, e nesse tempo é necessário que tudo esteja bem estruturado e organizado. Por isso, foque no que é, realmente, importa:

• Faça o levantamento dos veículos e crie um histórico;
• Detalhe custos com renovação de frota, manutenção, combustível e o que mais achar necessário;
• Determine suas ações e próximos passos.

Bônus: tendências de gestão de frota para 2023

Falar em planejamento de frota também é pensar em tendências para que o gestor se mantenha atualizado.

Em um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, é indispensável que os profissionais atuantes nesse setor estejam por dentro das tendências de gestão de frota, conhecendo as soluções, tecnologias, expectativas e entendendo como adaptá-las à realidade dos seus negócios.

Conheça alguns dos destaques para 2023:

Videotelemetria

Esse é o futuro da telemetria que já conhecemos!

A solução, que une tecnologias de IoT (internet das coisas), inteligência artificial e big data, identifica e alerta automaticamente situações perigosas que possam colocar em risco a vida de quem está conduzindo o veículo e de outras pessoas.

A videotelemetria pode reduzir em até 40% os custos com infrações, além de aumentar a segurança no trânsito, afinal, com ela é possível ter a visibilidade de como está a direção do time, ajuda o gestor a reverter comportamentos que resultam em mais gastos, como multas causadas por distração.

Quer saber como a videotelemetria funciona na prática e quais seus outros inúmeros benefícios? Acesse e baixa o guia que a Cobli preparou aqui ou abaixo:

Análise de dados

Quando falamos em automação e digitalização, também precisamos falar da coleta e análise de dados.

Na gestão de frotas, dados são de extrema importância para tomar decisões para realocação de recursos, redução e eficiência de custos, ou seja, melhorar o que sua operação já tem!

Reunir informações sobre o que acontece com os veículos, pneus, condutores, e tudo o mais da frota é essencial para entender o que realmente está acontecendo na operação

Alguns levantamentos que podem fazer a diferença são:

• Identificar quais problemas estão se repetindo com frequência;
• Quais processos podem ser mais eficientes;
• Onde é necessário se organizar melhor;
• Qual tipo de custo precisa ser reduzido;
• E muito mais!

Lembre-se que o conhecimento da própria frota é a única maneira de gerar melhorias que irão impactar de maneira positiva sua operação!

Sustentabilidade

Há alguns anos, a sustentabilidade é pauta de diversas discussões e a tendência é que seja um tema cada vez mais importante, afinal, ela será prioridade para 70% das empresas nos próximos anos.

Em um mercado que pode gerar tantos danos ao meio ambiente quanto é a logística, é necessário que a pauta de sustentabilidade continue sendo um ponto a ser reforçado.

Nesse sentindo, podemos citar os veículos elétricos, criados como uma maneira de buscar uma frota mais sustentável e com menor impacto ao meio ambiente.

Muitos gestores não consideram essa opção por ter um custo inicial mais elevado e poucos postos de abastecimento voltados para esses modelos.

Entretanto, a sustentabilidade é uma tendência com um futuro bastante promissor, com foco no viés da redução dos impactos ambientais e economia para as empresas.

Gostou de saber como realizar um planejamento de frota em 2023? Então confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.