[Guia] Política de frota: como criar e implementar sem erros

*Artigo atualizado em 21/06/2024.

Por mais que seja um documento essencial, ainda há muitas empresas que não têm uma política de frota.

O grande erro é acharem que é só mais um documento burocrático, quando na verdade é uma forma de proteger o patrimônio e assegurar direitos e deveres da empresa e seus funcionários. 

Se o seu negócio sofre com uso irregular dos veículos, gastos altos com combustível e até problemas com multas e infrações, talvez o problema não esteja apenas em quem utiliza a frota. 

Nesse contexto, a criação de uma política de gestão de frota é o caminho para dar mais segurança, tornar a gestão mais eficiente e evitar problemas — tanto comportamentais quanto para gerenciar veículos, manutenções e outros procedimentos internos. 

Quer entender mais sobre o assunto e aprender como implementar uma política bem definida para a sua frota?

Continue lendo e descubra como a tecnologia pode te ajudar nessa tarefa!

O que é política de frota?

A política de frota é um documento criado com o envolvimento de todos os setores envolvidos na frota de veículos. Basicamente, são normas, diretrizes e procedimentos que garantem que cada quilômetro rodado seja seguro, eficiente e econômico.

É muito mais do que um simples manual. A política estabelecida se torna a base que sustenta a operação da frota, guiando desde a escolha dos veículos até a manutenção, uso diário dos veículos, gestão de fornecedores e outras questões.

Dessa maneira, o documento orienta de gestores à colaboradores, explicando como suas atividades diárias devem ser realizadas, quais regras devem respeitar, procedimentos obrigatórios, uso de recursos e todos os outros detalhes que dizem respeito à frota. 

A principal missão é garantir que os veículos operem em seu máximo potencial, minimizando custos e riscos, enquanto promovem a segurança e a conformidade com as leis e regulamentos. 

Por que a política de frota é importante?

A falta de um documento que oriente e estabeleça regras na organização faz com que a equipe conduza procedimentos da maneira que bem entender.

No entanto, nem sempre o que um colaborador considera melhor é realmente adequado — ou até mesmo seguro para a frota.

Nesse contexto, a política de frota é o guia que transforma a complexidade das operações em atividades bem definidas. Com ele, cada pessoa da operação saberá o que fazer, quando fazer e de qual forma.  

Veja alguns exemplos de como o documento facilita a administração diária na frota.

• Definição de critérios para escolher ou alugar veículos, sempre considerando eficiência de combustível, segurança, custo-benefício e impacto ambiental;
• Garantia que todos os veículos estejam sempre em perfeito estado, com cronogramas de manutenção preventiva e inspeções regulares para que os veículos funcionem como um relógio;
• Regras claras para o uso dos veículos, incluindo diretrizes sobre direção segura e comportamentos proibidos, como o uso de celulares ao volante;
• Monitoramento e gerenciamento do consumo de combustível com rigor, buscando reduzir desperdícios e incentivar práticas de condução mais eficientes;
• Implementação de medidas para minimizar os riscos, incluindo programas de treinamento para motoristas e o uso de tecnologias avançadas de monitoramento;
• Assegura que a frota esteja em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis, desde licenciamento e seguro até requisitos ambientais; 
• Orientações sobre o processo de recrutamento de novos motoristas e outros colaboradores para a equipe
• Estabelecimento de regras sobre o uso regular dos veículos e obediência às normas de trânsito, com possíveis consequências em caso de multas e reincidência de infrações;
• Instrução sobre todos os processos internos, requisitos de segurança, rotas a serem seguidas, gestão de abastecimento, boas práticas de condução, procedimentos de emergência e outras regras específicas de acordo com as necessidades da frota.

Uma política de frota bem elaborada não só ajuda a reduzir custos e aumentar a eficiência, mas também promove a segurança dos motoristas e a conformidade legal.

Além disso, a documentação é uma importante aliada na sustentabilidade ambiental, impulsionando práticas para uma mobilidade sustentável.

A política de frota evita processos trabalhistas?

Uma política de frota bem elaborada estabelece regras claras e procedimentos detalhados que todos os motoristas e gestores devem seguir.

Sendo assim, o documento atua na prevenção de processos trabalhistas e seu impacto vai muito além da simples gestão de veículos.

Clareza e transparência sobre diretrizes internas

Ao definir de forma transparente as expectativas e as responsabilidades, a empresa evita mal-entendidos e conflitos. Cada colaborador sabe exatamente o que é esperado dele, desde a manutenção dos veículos até a condução segura e eficiente.

Segurança no trabalho

Ao implementar práticas rigorosas de manutenção preventiva, inspeções regulares e programas de treinamento, a empresa garante que os veículos estejam sempre em perfeitas condições e que os motoristas estejam bem preparados para enfrentar qualquer situação na estrada.

Conformidade legal 

A criação do documento de política de frota assegura que a empresa esteja em total conformidade com todas as leis e regulamentos, incluindo aqueles relacionados às condições de trabalho dos motoristas.

As normas garantem que os veículos atendam aos padrões de segurança e que os condutores tenham limites de jornada de trabalho e tempos de descanso obrigatórios.

Ao cumprir rigorosamente com as conformidades legais, a empresa reduz significativamente o risco de litígios trabalhistas.

Registro e documentação

A política de frota exige a manutenção de registros detalhados de todas as atividades relacionadas aos veículos e motoristas, incluindo manutenções, inspeções, treinamentos e incidentes.

Esses registros são essenciais para documentar que a empresa está cumprindo suas obrigações legais e para fornecer evidências claras em caso de qualquer disputa trabalhista.

Valorização e respeito aos motoristas

Ao estabelecer uma política de frota que valoriza e respeita os motoristas, a empresa cria um ambiente de trabalho mais harmonioso e colaborativo.

Motoristas que se sentem valorizados e respeitados estão mais propensos a cumprir as diretrizes da empresa e a comunicar quaisquer preocupações de forma proativa.

Portanto, essa relação próxima ajuda a prevenir conflitos antes que eles se tornem problemas maiores, promovendo um clima de trabalho positivo e cooperativo.

Ausência de uma política de frota: riscos na gestão

Em um documento que traçou um panorama do número de acidentes nos últimos 10 anos, o relatório Acidentes de Trânsito nas Rodovias Federais Brasileiras registrou um aumento de 50,3% no número de acidentes.

Desse total, o número de feridos chegou a 50% e o de mortes cresceu 34,5%.

Esses dados apontam para um problema comum, mas muitas vezes negligenciado. Não são apenas as chances de acidentes de trânsito que aumentam sem uma política de frotas, mas o risco de vida, de danos aos veículos e de afetar toda a operação. 

Mas afinal, quais são os riscos da ausência de uma política de frotas? 

Comprometimento da segurança

Sem uma política de frota, a segurança dos motoristas e dos passageiros fica gravemente comprometida. No caso dos veículos, a falta de manutenção preventiva aumenta o risco de falhas mecânicas e acidentes. 

Por outro lado, a falta de diretrizes sobre práticas seguras de condução pode resultar em comportamentos imprudentes ao volante, como excesso de velocidade e manobras arriscadas.

Esses fatores aumentam significativamente o risco de acidentes, colocando vidas em perigo e expondo a empresa a possíveis responsabilidades legais e financeiras.

Má condução do veículo

Não há dúvidas que a ausência de treinamentos regulares e de diretrizes claras sobre a condução dos veículos leva a uma má utilização da frota.

Motoristas sem orientação podem adotar hábitos prejudiciais, como acelerações, frenagens bruscas e uso desnecessário do motor em marcha lenta.

Esses comportamentos não apenas aumentam o desgaste dos veículos, mas também resultam em consumo excessivo de combustível e maior necessidade de reparos — o que compromete diretamente a eficiência operacional e a vida útil dos veículos.

Escalada de custos operacionais

Os custos operacionais podem disparar sem uma política de frota bem definida.

Imagine veículos parando no meio do caminho devido a avarias frequentes, consumindo combustível de forma ineficiente e gerando despesas imprevistas que drenam os recursos da empresa.

A falta de controle resulta em desperdício e sobrecarga financeira, afetando diretamente a lucratividade e a sustentabilidade do negócio.

Vulnerabilidade legal

Ignorar a necessidade de uma política de frota coloca a empresa em uma posição perigosa em relação à conformidade legal.

Regulamentações de segurança, licenciamento, seguros obrigatórios e normas ambientais podem ser facilmente negligenciadas, resultando em multas, penalidades severas e até mesmo ações judiciais. 

Além do mais, a reputação da empresa pode ser manchada e a confiança dos clientes e parceiros pode ser perdida.

Como implementar uma política de frota eficiente?

A seguir, você vai acompanhar o passo a passo completo de como criar e implementar a política de frota na sua empresa.

01. Conheça os pilares da gestão de frotas

Para começar, é essencial identificar os pilares que sustentam a gestão de frotas.

Esses pilares formam a base da política de frota e garantem que todos os aspectos mais importantes sejam cobertos na produção da documentação.

• Controle: defina regras claras sobre consumo de combustível, tempo de operação dos veículos e intervalos para manutenção para manter a frota em boas condições e controlar os custos operacionais;
• Operação: estabeleça diretrizes sobre como os veículos devem ser utilizados pelos funcionários, incluindo detalhes sobre quem pode usar os veículos e para quais finalidades, evitando desvios de função e prejuízos em decorrência do mau uso da frota;
• Monitoramento: utilize ferramentas de rastreamento e softwares específicos para monitorar a frota em tempo real e poder acompanhar o desempenho dos veículos e dos motoristas, bem como identificar áreas que precisam de melhorias.

02. Elabore o documento em colaboração com a equipe

A participação dos colaboradores na elaboração da política de frota aumenta a adesão e a relevância do documento.

Convide motoristas e outros funcionários ligados à frota para contribuírem com suas sugestões e pontos de vista, já que eles são especialistas em suas áreas e podem enriquecer ainda mais a documentação.

Além disso, consulte departamentos como RH e Finanças para incluir diretrizes específicas sobre o uso de celulares, violações de trânsito e práticas de segurança. Isso garante que a política aborde todas as áreas relevantes.

03. Estabeleça regras claras e transparentes

Uma política de frota deve ser clara e transparente para ser eficaz. Evite jargões complicados e informações confusas, pois o documento deve ser direto e fácil de entender.

Para garantir que todos os funcionários estejam cientes da política, utilize diversos canais de comunicação, como cópias impressas em locais estratégicos, envio digital por e-mail e até por WhatsApp, guias de referência rápida e vídeos explicativos. 

Trabalhe com os chefes de departamento para garantir que os funcionários leiam e compreendam a política. Uma boa prática é pedir que assinem um formulário confirmando a leitura e compreensão do documento.

Assim, todos terão fácil acesso às informações importantes e você vai ter certeza que todos recebam uma cópia e entendam as diretrizes.

04. Atualize a documentação com frequência

Uma política de frota não é estática, ela deve evoluir com as necessidades da empresa para manter a relevância.

Por isso, revise e atualize o documento regularmente para refletir mudanças na frota, novas tecnologias e regulamentações.

Após cada atualização, comunique as mudanças a todos os funcionários para garantir que estejam cientes das novas diretrizes.

06. Defina métricas para mensurar as operações da frota

Para avaliar a eficácia da política de frota, defina métricas tangíveis. Indicadores como consumo de combustível, número de acidentes e custos de manutenção ajudam a monitorar o desempenho e identificar áreas de melhoria.

Com essas métricas, você pode demonstrar que a política de frota é uma ferramenta valiosa para a eficiência e não apenas um conjunto de regras.

Exemplos de métricas para utilizar na política de frota

A definição de métricas não precisa ser um bicho de sete cabeças. Na verdade, quanto mais clara, simples e fácil de entender, melhor será o monitoramento e avaliação da eficácia da política de frota.

Veja exemplos de métricas que você pode acompanhar na sua frota.

Consumo de combustível

• Média de Km por litro: avalia a eficiência do consumo de combustível por veículo;
• Consumo total de combustível: monitora o total de combustível utilizado em um período específico.

Custo de manutenção

• Custo médio de manutenção por veículo: calcula o gasto médio com manutenção por veículo em determinado período;
• Número de manutenções preventivas e corretivas: rastreia a frequência das manutenções realizadas.

Utilização da Frota

• Taxa de utilização dos veículos: percentual de uso dos veículos em relação ao tempo total disponível;
• Quilometragem percorrida: mede a distância total percorrida por todos os veículos da frota.

Desempenho dos motoristas

• Índice de incidentes: número de acidentes ou violações de trânsito por motorista;
• Pontuação de condução: avalia o comportamento dos motoristas com base em dados de telemetria (ex. acelerações bruscas, frenagens fortes).

Custos operacionais

• Custo por km rodado: calcula o custo por quilômetro percorrido;
• Custo total operacional: soma de todos os custos relacionados à operação da frota, incluindo combustível, manutenção, seguros etc.

Eficiência logística

• Tempo médio de entrega: tempo médio para completar uma entrega ou serviço;
• Percentual de entregas no prazo: mede a pontualidade das entregas em relação ao prazo estabelecido.

Benefícios da política de frota

A implementação de uma política de frota bem definida traz inúmeros benefícios para a gestão e operação de veículos em uma empresa.

• Diretrizes claras sobre manutenção e operação dos veículos reduzem significativamente o consumo de combustível;
• Programas de manutenção preventiva ajudam a evitar reparos caros e inesperados, prolongando a vida útil dos veículos;
• Políticas que exigem treinamento regular garantem que os motoristas estejam preparados para operar os veículos com segurança;
• Sistemas de telemetria e videotelemetria permitem o monitoramento constante do comportamento dos motoristas, identificando e corrigindo práticas inseguras;
• Facilita a administração de peças de reposição e suprimentos necessários para a manutenção da frota;
• Evita desperdícios e garante que os recursos sejam usados de maneira eficiente.
• Roteirização e otimização de rotas pode reduzir o tempo de viagem e o consumo de combustível;
• Redução do tempo de ociosidade dos veículos que ajudam a aumentar a produtividade;
• Garantia que todos os veículos e motoristas estejam em conformidade com as leis e regulamentações vigentes;
• Mantém a documentação necessária em dia, evitando multas e penalidades;
• Diretrizes sobre a manutenção e operação dos veículos podem ajudar a reduzir as emissões de gases poluentes, contribuindo para a sustentabilidade ambiental;
• Indicação de responsabilidades e procedimentos a serem seguidos pelos colaboradores;
• Estabelece indicadores claros para monitorar e avaliar a performance da frota e dos motoristas;
• Ajuda a identificar e mitigar riscos relacionados à operação da frota, como acidentes e violações de trânsito.

Pontos de atenção ao montar sua política de frota

Um dos pontos fundamentais é que a política de frota esteja alinhada com a estratégia corporativa e contribua para os objetivos de longo prazo da empresa.

Nesse sentido, é importante ressaltar que a elaboração do documento envolva motoristas e gestores para garantir que ela seja prática e aplicável.

Se ainda assim houver muitas dúvidas sem respostas, considere a consulta a especialistas em gestão de frotas e compliance.

Dessa forma, você vai ter certeza que a política atende a todas as regulamentações internas e externas e que não restam pontas soltas.

Realize uma análise de riscos para identificar potenciais ameaças à operação da frota e desenvolva planos de mitigação. Além disso, assegure que todos os veículos estejam devidamente segurados contra acidentes, roubo e outros riscos.

Como a tecnologia auxilia na política de frota?

O setor de transportes e logística não fica para trás quando se trata do uso de tecnologias.

A quantidade de sistemas e plataformas existentes se tornaram fundamentais para aprimorar e automatizar processos, aumentar a segurança e alavancar a eficiência operacional. 

De sistemas de rastreamento por GPS que permitem que os gestores saibam a localização de cada veículo e planejem rotas mais eficientes, ao monitoramento do consumo de combustível — todos os dados do veículo e do motorista podem ser acompanhados em tempo real.

Sistemas que utilizam Internet das Coisas, Machine Learning e Inteligência Artificial fornecem dados muito úteis.

Seja informações sobre o planejamento de rotas, desempenho do veículo, momento de realizar manutenção em determinado componente e muitas outras soluções, são possíveis com o auxílio da tecnologia. 

Por exemplo, a IA pode analisar grandes volumes de dados e prever problemas antes que eles ocorram, como a necessidade de manutenção ou a probabilidade de acidentes.

Enquanto isso, algoritmos de machine learning podem sugerir as rotas mais eficientes, levando em consideração fatores como tráfego, condições das estradas e horários de pico.

Até mesmo câmeras de segurança podem ser instaladas para analisar o comportamento dos motoristas, identificando distrações e comportamentos de risco, como sonolência ao volante.

Política de frota da Cobli

A tecnologia Cobli auxilia na construção e acompanhamento da sua política de frotas.

Com a funcionalidade Política de Frota, você cria e monitora as regras da sua frota, de forma personalizada, através de uma automação, utilizando os dados da sua frota e se baseando nas regras da sua empresa, recebendo alertas para quem quiser, e pelos canais que escolher.

A funcionalidade do painel Cobli auxilia você a acompanhar a sua política de frotas. É possível definir regras com base nos eventos gerados pelos dispositivos, como por exemplo, excesso de velocidade, motor ocioso, desconexão de dispositivo, etc.

Além disso, é possível definir os usuários que deverão receber a informação de quando a regra foi quebrada, além de:

• Definir dias e horários que o alerta deveria ser gerado;
• Definir quais grupos ou veículos que àquela regra se aplica e muito mais!

Videotelemetria: aumente o cuidado e a segurança da sua frota

Além dos tradicionais sistemas de telemetria e rastreamento, a tecnologia avança para oferecer soluções ainda mais eficazes na implementação da política de frotas.

Entre essas inovações, destaca-se a videotelemetria, uma ferramenta que combina o uso de câmeras para captação de imagens internas e externas com a coleta de dados, proporcionando uma visão abrangente e detalhada da operação dos veículos.

Essas câmeras registram cada movimento, permitindo aos gestores de frota monitorar e obter dados sobre a condução e uso dos veículos.

As imagens são analisadas para identificar comportamentos de risco e áreas que necessitam de melhorias, entre elas:

• Distração ao volante: uso de celular enquanto dirige, falta de atenção e outras distrações;
• Condução perigosa: comportamentos como acelerações bruscas, curvas acentuadas e frenagens abruptas;
• Proximidade: monitoramento da distância em relação ao veículo à frente, prevenindo colisões;
• Proteção contra falsas acusações: em casos de acidentes, as gravações servem como evidências incontestáveis em discussões jurídicas e processos legais;
• Feedback em tempo real: entenda o comportamento dos motoristas e ofereça feedbacks imediatos para melhorar a condução.

A Cobli Cam é um exemplo de tecnologia de videotelemetria que se destaca no mercado. Ela combina telemetria com vídeo para oferecer um monitoramento completo da frota.

Cobli Cam Pro

Mas se a frota precisa de mais segurança, a Cobli Cam Pro vai ser o copiloto da sua operação. 

Com a utilização de Inteligência Artificial avançada, a Cobli Cam Pro é a câmera de fadiga da Cobli que detecta sinais de cansaço e distração, emitindo alertas sonoros imediatos para o motorista dentro da cabine e oferecendo ao gestor acesso a evidências em vídeo e dados confiáveis.

São duas câmeras embarcadas que monitoram cada movimento do motorista, identificando comportamentos e evitando situações de risco.

Em tempo real você analisa sinais de fadiga (como bocejo e olhos se fechando), uso de celular, direção perigosa, proximidade com outros veículos e outras ações.

O conjunto de regras e normas da política de frota deve incluir o uso de tecnologia, uma vez que a coleta de dados se tornou primordial para o gerenciamento de frotas. Dessa forma, toda a empresa consegue atuar de forma segura e com máxima produtividade.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli!