Gestor usando política de frota.

[Guia] Política de frota: como criar e implementar sem erros

*Artigo atualizado em 21/06/2024.

Por mais que seja um documento essencial, ainda há muitas empresas que não têm uma política de frota.

O grande erro é acharem que é só mais um documento burocrático, quando na verdade é uma forma de proteger o patrimônio e assegurar direitos e deveres da empresa e seus funcionários. 

Se o seu negócio sofre com uso irregular dos veículos, gastos altos com combustível e até problemas com multas e infrações, talvez o problema não esteja apenas em quem utiliza a frota. 

Nesse contexto, a criação de uma política de gestão de frota é o caminho para dar mais segurança, tornar a gestão mais eficiente e evitar problemas — tanto comportamentais quanto para gerenciar veículos, manutenções e outros procedimentos internos. 

Quer entender mais sobre o assunto e aprender como implementar uma política bem definida para a sua frota?

Continue lendo e descubra como a tecnologia pode te ajudar nessa tarefa!

O que é política de frota?

A política de frota é um documento criado com o envolvimento de todos os setores envolvidos na frota de veículos. Basicamente, são normas, diretrizes e procedimentos que garantem que cada quilômetro rodado seja seguro, eficiente e econômico.

É muito mais do que um simples manual. A política estabelecida se torna a base que sustenta a operação da frota, guiando desde a escolha dos veículos até a manutenção, uso diário dos veículos, gestão de fornecedores e outras questões.

Dessa maneira, o documento orienta de gestores à colaboradores, explicando como suas atividades diárias devem ser realizadas, quais regras devem respeitar, procedimentos obrigatórios, uso de recursos e todos os outros detalhes que dizem respeito à frota. 

A principal missão é garantir que os veículos operem em seu máximo potencial, minimizando custos e riscos, enquanto promovem a segurança e a conformidade com as leis e regulamentos. 

Por que a política de frota é importante?

A falta de um documento que oriente e estabeleça regras na organização faz com que a equipe conduza procedimentos da maneira que bem entender.

No entanto, nem sempre o que um colaborador considera melhor é realmente adequado — ou até mesmo seguro para a frota.

Nesse contexto, a política de frota é o guia que transforma a complexidade das operações em atividades bem definidas. Com ele, cada pessoa da operação saberá o que fazer, quando fazer e de qual forma.  

Veja alguns exemplos de como o documento facilita a administração diária na frota.

  • Definição de critérios para escolher ou alugar veículos, sempre considerando eficiência de combustível, segurança, custo-benefício e impacto ambiental;
  • Garantia que todos os veículos estejam sempre em perfeito estado, com cronogramas de manutenção preventiva e inspeções regulares para que os veículos funcionem como um relógio;
  • Regras claras para o uso dos veículos, incluindo diretrizes sobre direção segura e comportamentos proibidos, como o uso de celulares ao volante;
  • Monitoramento e gerenciamento do consumo de combustível com rigor, buscando reduzir desperdícios e incentivar práticas de condução mais eficientes;
  • Implementação de medidas para minimizar os riscos, incluindo programas de treinamento para motoristas e o uso de tecnologias avançadas de monitoramento;
  • Assegura que a frota esteja em conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis, desde licenciamento e seguro até requisitos ambientais; 
  • Orientações sobre o processo de recrutamento de novos motoristas e outros colaboradores para a equipe
  • Estabelecimento de regras sobre o uso regular dos veículos e obediência às normas de trânsito, com possíveis consequências em caso de multas e reincidência de infrações;
  • Instrução sobre todos os processos internos, requisitos de segurança, rotas a serem seguidas, gestão de abastecimento, boas práticas de condução, procedimentos de emergência e outras regras específicas de acordo com as necessidades da frota.

Uma política de frota bem elaborada não só ajuda a reduzir custos e aumentar a eficiência, mas também promove a segurança dos motoristas e a conformidade legal.

Além disso, a documentação é uma importante aliada na sustentabilidade ambiental, impulsionando práticas para uma mobilidade sustentável.

A política de frota evita processos trabalhistas?

Uma política de frota bem elaborada estabelece regras claras e procedimentos detalhados que todos os motoristas e gestores devem seguir.

Sendo assim, o documento atua na prevenção de processos trabalhistas e seu impacto vai muito além da simples gestão de veículos.

Clareza e transparência sobre diretrizes internas

Ao definir de forma transparente as expectativas e as responsabilidades, a empresa evita mal-entendidos e conflitos. Cada colaborador sabe exatamente o que é esperado dele, desde a manutenção dos veículos até a condução segura e eficiente.

Segurança no trabalho

Ao implementar práticas rigorosas de manutenção preventiva, inspeções regulares e programas de treinamento, a empresa garante que os veículos estejam sempre em perfeitas condições e que os motoristas estejam bem preparados para enfrentar qualquer situação na estrada.

Conformidade legal 

A criação do documento de política de frota assegura que a empresa esteja em total conformidade com todas as leis e regulamentos, incluindo aqueles relacionados às condições de trabalho dos motoristas.

As normas garantem que os veículos atendam aos padrões de segurança e que os condutores tenham limites de jornada de trabalho e tempos de descanso obrigatórios.

Ao cumprir rigorosamente com as conformidades legais, a empresa reduz significativamente o risco de litígios trabalhistas.

Registro e documentação

A política de frota exige a manutenção de registros detalhados de todas as atividades relacionadas aos veículos e motoristas, incluindo manutenções, inspeções, treinamentos e incidentes.

Esses registros são essenciais para documentar que a empresa está cumprindo suas obrigações legais e para fornecer evidências claras em caso de qualquer disputa trabalhista.

Valorização e respeito aos motoristas

Ao estabelecer uma política de frota que valoriza e respeita os motoristas, a empresa cria um ambiente de trabalho mais harmonioso e colaborativo.

Motoristas que se sentem valorizados e respeitados estão mais propensos a cumprir as diretrizes da empresa e a comunicar quaisquer preocupações de forma proativa.

Portanto, essa relação próxima ajuda a prevenir conflitos antes que eles se tornem problemas maiores, promovendo um clima de trabalho positivo e cooperativo.

Gestor de frota segurando computador mexendo na política de frota da operação.
A política de frota é a base que sustenta toda a operação.

Ausência de uma política de frota: riscos na gestão

Em um documento que traçou um panorama do número de acidentes nos últimos 10 anos, o relatório Acidentes de Trânsito nas Rodovias Federais Brasileiras registrou um aumento de 50,3% no número de acidentes.

Desse total, o número de feridos chegou a 50% e o de mortes cresceu 34,5%.

Esses dados apontam para um problema comum, mas muitas vezes negligenciado. Não são apenas as chances de acidentes de trânsito que aumentam sem uma política de frotas, mas o risco de vida, de danos aos veículos e de afetar toda a operação. 

Mas afinal, quais são os riscos da ausência de uma política de frotas? 

Comprometimento da segurança

Sem uma política de frota, a segurança dos motoristas e dos passageiros fica gravemente comprometida. No caso dos veículos, a falta de manutenção preventiva aumenta o risco de falhas mecânicas e acidentes. 

Por outro lado, a falta de diretrizes sobre práticas seguras de condução pode resultar em comportamentos imprudentes ao volante, como excesso de velocidade e manobras arriscadas.

Esses fatores aumentam significativamente o risco de acidentes, colocando vidas em perigo e expondo a empresa a possíveis responsabilidades legais e financeiras.

Má condução do veículo

Não há dúvidas que a ausência de treinamentos regulares e de diretrizes claras sobre a condução dos veículos leva a uma má utilização da frota.

Motoristas sem orientação podem adotar hábitos prejudiciais, como acelerações, frenagens bruscas e uso desnecessário do motor em marcha lenta.

Esses comportamentos não apenas aumentam o desgaste dos veículos, mas também resultam em consumo excessivo de combustível e maior necessidade de reparos — o que compromete diretamente a eficiência operacional e a vida útil dos veículos.

Escalada de custos operacionais

Os custos operacionais podem disparar sem uma política de frota bem definida.

Imagine veículos parando no meio do caminho devido a avarias frequentes, consumindo combustível de forma ineficiente e gerando despesas imprevistas que drenam os recursos da empresa.

A falta de controle resulta em desperdício e sobrecarga financeira, afetando diretamente a lucratividade e a sustentabilidade do negócio.

Vulnerabilidade legal

Ignorar a necessidade de uma política de frota coloca a empresa em uma posição perigosa em relação à conformidade legal.

Regulamentações de segurança, licenciamento, seguros obrigatórios e normas ambientais podem ser facilmente negligenciadas, resultando em multas, penalidades severas e até mesmo ações judiciais. 

Além do mais, a reputação da empresa pode ser manchada e a confiança dos clientes e parceiros pode ser perdida.

Como implementar uma política de frota eficiente?

A seguir, você vai acompanhar o passo a passo completo de como criar e implementar a política de frota na sua empresa.

01. Conheça os pilares da gestão de frotas

Para começar, é essencial identificar os pilares que sustentam a gestão de frotas.

Esses pilares formam a base da política de frota e garantem que todos os aspectos mais importantes sejam cobertos na produção da documentação.

  • Controle: defina regras claras sobre consumo de combustível, tempo de operação dos veículos e intervalos para manutenção para manter a frota em boas condições e controlar os custos operacionais;
  • Operação: estabeleça diretrizes sobre como os veículos devem ser utilizados pelos funcionários, incluindo detalhes sobre quem pode usar os veículos e para quais finalidades, evitando desvios de função e prejuízos em decorrência do mau uso da frota;
  • Monitoramento: utilize ferramentas de rastreamento e softwares específicos para monitorar a frota em tempo real e poder acompanhar o desempenho dos veículos e dos motoristas, bem como identificar áreas que precisam de melhorias.

02. Elabore o documento em colaboração com a equipe

A participação dos colaboradores na elaboração da política de frota aumenta a adesão e a relevância do documento.

Convide motoristas e outros funcionários ligados à frota para contribuírem com suas sugestões e pontos de vista, já que eles são especialistas em suas áreas e podem enriquecer ainda mais a documentação.

Além disso, consulte departamentos como RH e Finanças para incluir diretrizes específicas sobre o uso de celulares, violações de trânsito e práticas de segurança. Isso garante que a política aborde todas as áreas relevantes.

03. Estabeleça regras claras e transparentes

Uma política de frota deve ser clara e transparente para ser eficaz. Evite jargões complicados e informações confusas, pois o documento deve ser direto e fácil de entender.

Para garantir que todos os funcionários estejam cientes da política, utilize diversos canais de comunicação, como cópias impressas em locais estratégicos, envio digital por e-mail e até por WhatsApp, guias de referência rápida e vídeos explicativos. 

Trabalhe com os chefes de departamento para garantir que os funcionários leiam e compreendam a política. Uma boa prática é pedir que assinem um formulário confirmando a leitura e compreensão do documento.

Assim, todos terão fácil acesso às informações importantes e você vai ter certeza que todos recebam uma cópia e entendam as diretrizes.

04. Atualize a documentação com frequência

Uma política de frota não é estática, ela deve evoluir com as necessidades da empresa para manter a relevância.

Por isso, revise e atualize o documento regularmente para refletir mudanças na frota, novas tecnologias e regulamentações.

Após cada atualização, comunique as mudanças a todos os funcionários para garantir que estejam cientes das novas diretrizes.

06. Defina métricas para mensurar as operações da frota

Para avaliar a eficácia da política de frota, defina métricas tangíveis. Indicadores como consumo de combustível, número de acidentes e custos de manutenção ajudam a monitorar o desempenho e identificar áreas de melhoria.

Com essas métricas, você pode demonstrar que a política de frota é uma ferramenta valiosa para a eficiência e não apenas um conjunto de regras.

Exemplos de métricas para utilizar na política de frota

A definição de métricas não precisa ser um bicho de sete cabeças. Na verdade, quanto mais clara, simples e fácil de entender, melhor será o monitoramento e avaliação da eficácia da política de frota.

Veja exemplos de métricas que você pode acompanhar na sua frota.

Consumo de combustível

  • Média de Km por litro: avalia a eficiência do consumo de combustível por veículo;
  • Consumo total de combustível: monitora o total de combustível utilizado em um período específico.

Custo de manutenção

  • Custo médio de manutenção por veículo: calcula o gasto médio com manutenção por veículo em determinado período;
  • Número de manutenções preventivas e corretivas: rastreia a frequência das manutenções realizadas.

Utilização da Frota

  • Taxa de utilização dos veículos: percentual de uso dos veículos em relação ao tempo total disponível;
  • Quilometragem percorrida: mede a distância total percorrida por todos os veículos da frota.

Desempenho dos motoristas

  • Índice de incidentes: número de acidentes ou violações de trânsito por motorista;
  • Pontuação de condução: avalia o comportamento dos motoristas com base em dados de telemetria (ex. acelerações bruscas, frenagens fortes).

Custos operacionais

Eficiência logística

  • Tempo médio de entrega: tempo médio para completar uma entrega ou serviço;
  • Percentual de entregas no prazo: mede a pontualidade das entregas em relação ao prazo estabelecido.
Mecânico conferindo a política de frota da empresa para consertar veículos.
Aumento da segurança e manutenção correta dos veículos são alguns dos benefícios da política de frota.

Benefícios da política de frota

A implementação de uma política de frota bem definida traz inúmeros benefícios para a gestão e operação de veículos em uma empresa.

  • Diretrizes claras sobre manutenção e operação dos veículos reduzem significativamente o consumo de combustível;
  • Programas de manutenção preventiva ajudam a evitar reparos caros e inesperados, prolongando a vida útil dos veículos;
  • Políticas que exigem treinamento regular garantem que os motoristas estejam preparados para operar os veículos com segurança;
  • Sistemas de telemetria e videotelemetria permitem o monitoramento constante do comportamento dos motoristas, identificando e corrigindo práticas inseguras;
  • Facilita a administração de peças de reposição e suprimentos necessários para a manutenção da frota;
  • Evita desperdícios e garante que os recursos sejam usados de maneira eficiente.
  • Roteirização e otimização de rotas pode reduzir o tempo de viagem e o consumo de combustível;
  • Redução do tempo de ociosidade dos veículos que ajudam a aumentar a produtividade;
  • Garantia que todos os veículos e motoristas estejam em conformidade com as leis e regulamentações vigentes;
  • Mantém a documentação necessária em dia, evitando multas e penalidades;
  • Diretrizes sobre a manutenção e operação dos veículos podem ajudar a reduzir as emissões de gases poluentes, contribuindo para a sustentabilidade ambiental;
  • Indicação de responsabilidades e procedimentos a serem seguidos pelos colaboradores;
  • Estabelece indicadores claros para monitorar e avaliar a performance da frota e dos motoristas;
  • Ajuda a identificar e mitigar riscos relacionados à operação da frota, como acidentes e violações de trânsito.

Pontos de atenção ao montar sua política de frota

Um dos pontos fundamentais é que a política de frota esteja alinhada com a estratégia corporativa e contribua para os objetivos de longo prazo da empresa.

Nesse sentido, é importante ressaltar que a elaboração do documento envolva motoristas e gestores para garantir que ela seja prática e aplicável.

Se ainda assim houver muitas dúvidas sem respostas, considere a consulta a especialistas em gestão de frotas e compliance.

Dessa forma, você vai ter certeza que a política atende a todas as regulamentações internas e externas e que não restam pontas soltas.

Realize uma análise de riscos para identificar potenciais ameaças à operação da frota e desenvolva planos de mitigação. Além disso, assegure que todos os veículos estejam devidamente segurados contra acidentes, roubo e outros riscos.

Como a tecnologia auxilia na política de frota?

O setor de transportes e logística não fica para trás quando se trata do uso de tecnologias.

A quantidade de sistemas e plataformas existentes se tornaram fundamentais para aprimorar e automatizar processos, aumentar a segurança e alavancar a eficiência operacional. 

De sistemas de rastreamento por GPS que permitem que os gestores saibam a localização de cada veículo e planejem rotas mais eficientes, ao monitoramento do consumo de combustíveltodos os dados do veículo e do motorista podem ser acompanhados em tempo real.

Sistemas que utilizam Internet das Coisas, Machine Learning e Inteligência Artificial fornecem dados muito úteis.

Seja informações sobre o planejamento de rotas, desempenho do veículo, momento de realizar manutenção em determinado componente e muitas outras soluções, são possíveis com o auxílio da tecnologia. 

Por exemplo, a IA pode analisar grandes volumes de dados e prever problemas antes que eles ocorram, como a necessidade de manutenção ou a probabilidade de acidentes.

Enquanto isso, algoritmos de machine learning podem sugerir as rotas mais eficientes, levando em consideração fatores como tráfego, condições das estradas e horários de pico.

Até mesmo câmeras de segurança podem ser instaladas para analisar o comportamento dos motoristas, identificando distrações e comportamentos de risco, como sonolência ao volante.

Política de frota da Cobli

A tecnologia Cobli auxilia na construção e acompanhamento da sua política de frotas.

Com a funcionalidade Política de Frota, você cria e monitora as regras da sua frota, de forma personalizada, através de uma automação, utilizando os dados da sua frota e se baseando nas regras da sua empresa, recebendo alertas para quem quiser, e pelos canais que escolher.

A funcionalidade do painel Cobli auxilia você a acompanhar a sua política de frotas. É possível definir regras com base nos eventos gerados pelos dispositivos, como por exemplo, excesso de velocidade, motor ocioso, desconexão de dispositivo, etc.

Além disso, é possível definir os usuários que deverão receber a informação de quando a regra foi quebrada, além de:

  • Definir dias e horários que o alerta deveria ser gerado;
  • Definir quais grupos ou veículos que àquela regra se aplica e muito mais!
infográfico sobre a funcionalidade política de frota da plataforma de gestão de frota Cobli.
A tecnologia Cobli auxilia na construção e acompanhamento da sua política de frotas.

Videotelemetria: aumente o cuidado e a segurança da sua frota

Além dos tradicionais sistemas de telemetria e rastreamento, a tecnologia avança para oferecer soluções ainda mais eficazes na implementação da política de frotas.

Entre essas inovações, destaca-se a videotelemetria, uma ferramenta que combina o uso de câmeras para captação de imagens internas e externas com a coleta de dados, proporcionando uma visão abrangente e detalhada da operação dos veículos.

Essas câmeras registram cada movimento, permitindo aos gestores de frota monitorar e obter dados sobre a condução e uso dos veículos.

As imagens são analisadas para identificar comportamentos de risco e áreas que necessitam de melhorias, entre elas:

  • Distração ao volante: uso de celular enquanto dirige, falta de atenção e outras distrações;
  • Condução perigosa: comportamentos como acelerações bruscas, curvas acentuadas e frenagens abruptas;
  • Proximidade: monitoramento da distância em relação ao veículo à frente, prevenindo colisões;
  • Proteção contra falsas acusações: em casos de acidentes, as gravações servem como evidências incontestáveis em discussões jurídicas e processos legais;
  • Feedback em tempo real: entenda o comportamento dos motoristas e ofereça feedbacks imediatos para melhorar a condução.

A Cobli Cam é um exemplo de tecnologia de videotelemetria que se destaca no mercado. Ela combina telemetria com vídeo para oferecer um monitoramento completo da frota.

Banner de case de sucesso da Cobli com empresa de segurança.

Cobli Cam Pro

Mas se a frota precisa de mais segurança, a Cobli Cam Pro vai ser o copiloto da sua operação. 

Com a utilização de Inteligência Artificial avançada, a Cobli Cam Pro é a câmera de fadiga da Cobli que detecta sinais de cansaço e distração, emitindo alertas sonoros imediatos para o motorista dentro da cabine e oferecendo ao gestor acesso a evidências em vídeo e dados confiáveis.

São duas câmeras embarcadas que monitoram cada movimento do motorista, identificando comportamentos e evitando situações de risco.

Entenda todos os recursos da Cobli Cam Pro, a câmera de fadiga da Cobli.

Em tempo real você analisa sinais de fadiga (como bocejo e olhos se fechando), uso de celular, direção perigosa, proximidade com outros veículos e outras ações.

O conjunto de regras e normas da política de frota deve incluir o uso de tecnologia, uma vez que a coleta de dados se tornou primordial para o gerenciamento de frotas. Dessa forma, toda a empresa consegue atuar de forma segura e com máxima produtividade.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli!

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3 comentários em “[Guia] Política de frota: como criar e implementar sem erros”

    1. Olá, Diego! Que bom que você gostou. Ficamos muito felizes. Se quiser saber mais sobre este ou outros assuntos, estamos à disposição. Conte sempre com a gente!

  1. Pingback: CargoNews Brasil X EUA: Quais as principais tendências em gestão de frotas? - CargoNews

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