Gestão de fornecedores: o que é, importância e como fazer

A gestão de fornecedores é uma atividade essencial para qualquer empresa que depende de terceiros para fornecer produtos ou serviços.

Em um cenário de alta competitividade, em que mais de 03 milhões de empresas foram abertas entre janeiro e setembro de 2023, é essencial que as empresas adotem práticas eficientes e estratégias inteligentes para se destacarem.

Implementar um gerenciamento eficiente não apenas garante a continuidade das operações, mas também contribui para a construção de parcerias sólidas e bem-sucedidas.

Nesse sentido, a gestão de fornecedores surge como uma ferramenta crucial para atingir metas e objetivos de forma assertiva e otimizada, além de determinar a qualidade de um serviço ou produto.

A seguir, vamos explicar o que é e quais são as vantagens da gestão de fornecedores, quais são as estratégias que podem ajudar a melhorar esse processo e como fazer a gestão de fornecedores em x etapas. Acompanhe.

O que e quais os benefícios da gestão de fornecedores?

A gestão de fornecedores é o conjunto de ações que visam garantir que os fornecedores entreguem os produtos ou serviços contratados com qualidade, prazo e custo adequados.

Ela consiste em planejar, selecionar, contratar, monitorar e avaliar os fornecedores que atendem às necessidades da organização.

Um gerenciamento eficiente dos fornecedores traz diversos benefícios e ajuda a evitar problemas como atrasos, falhas na qualidade, conflitos e riscos jurídicos.

Por isso, a gestão de fornecedores vai além de simplesmente administrar transações comerciais, maximizando os resultados e minimizando os riscos associados à cadeia de suprimentos.

Ao fazer uma boa gestão de fornecedores, a empresa pode obter os seguintes benefícios:

Economia

Uma gestão de fornecedores eficiente proporciona economia significativa para as empresas.

Isso ocorre através da identificação e seleção dos fornecedores mais adequados, negociação de contratos vantajosos e monitoramento constante dos custos associados.

Dessa maneira, é possível negociar melhores preços, condições de pagamento e prazos de entrega, além de reduzir custos com desperdícios, retrabalhos, multas e indenizações.

Sendo assim, a economia não se limita apenas aos aspectos financeiros, mas também se estende à eficiência operacional, otimizando recursos e reduzindo desperdícios.

Agilidade

A agilidade é um diferencial competitivo essencial nos negócios e a gestão de fornecedores também contribui para aumentar a agilidade dos processos internos da empresa.

Isso porque ela permite ter um maior controle sobre os prazos de entrega, a qualidade dos produtos ou serviços e a disponibilidade dos recursos necessários.

Ao gerenciar fornecedores de maneira estratégica, as empresas ainda podem adaptar-se rapidamente às mudanças de mercado, antecipar demandas e responder de forma eficaz a imprevistos.

Essa flexibilidade permite uma resposta ágil às tendências e às necessidades do cliente, conferindo vantagem competitiva no mercado.

Governança

A governança é outro benefício da gestão de fornecedores. Ela se refere à capacidade de gerir os riscos, as normas e as políticas relacionadas aos fornecedores.

Ao fazer isso, a empresa pode evitar problemas como fraudes, corrupção, descumprimento de leis e regulamentos e danos à imagem e à reputação.

Uma governança bem estruturada promove a transparência, reduzindo riscos legais e reputacionais, fundamentais para a sustentabilidade e o crescimento da empresa.

Colaboração

Por fim, a gestão de fornecedores também favorece a colaboração entre as partes envolvidas, estabelecendo parcerias sólidas e colaborativas.

Ao construir relacionamentos baseados na confiança e na comunicação aberta, as empresas podem compartilhar informações estratégicas, inovações e melhores práticas.

O estímulo à comunicação, o alinhamento de expectativas, o compartilhamento de dados e o feedback contínuo é um dos pilares da gestão de fornecedores.

Assim, cria-se uma relação de parceria que pode gerar oportunidades de inovação e melhoria contínua, fortalecendo a cadeia de valor como um todo.

Estratégias que ajudam a gerenciar melhor seus fornecedores

Para fazer uma boa gestão de fornecedores, é preciso adotar algumas estratégias que podem facilitar esse processo. Veja alguns exemplos a seguir.

Defina os requisitos e os critérios de seleção

Antes de contratar um fornecedor, é importante definir quais são as necessidades da empresa e quais são os requisitos que o fornecedor deve atender.

Esses indicadores podem incluir aspectos como qualidade, preço, prazo, localização, reputação, certificações etc.

Além disso, é preciso estabelecer critérios objetivos para avaliar e comparar as propostas dos candidatos.

Realize uma pesquisa de mercado

Após definir os critérios de seleção dos fornecedores, é preciso realizar uma pesquisa de mercado para identificar quais são os potenciais prestadores que atendem aos requisitos da empresa.

Essa pesquisa pode ser feita por meio de indicações, referências, sites especializados etc.

Cheque ainda mídias sociais para ter uma ideia de trabalhos finalizados e comentários de clientes anteriores.

Solicite propostas e compare

Depois de selecionar os possíveis fornecedores, é preciso solicitar orçamentos e propostas que detalham as condições de fornecimento, como especificações técnicas, prazos de entrega, formas de pagamento, garantias etc.

Na sequência, é preciso comparar os orçamentos e propostas recebidos, analisando os pontos fortes e fracos de cada fornecedor, bem como as vantagens e desvantagens de cada oferta.

Nessa etapa, também é importante negociar os melhores termos e condições para a empresa, buscando obter o melhor custo-benefício.

Faça um contrato claro e detalhado

O contrato é o documento que formaliza a relação entre a empresa e o fornecedor.

Ele deve conter todas as informações relevantes sobre o escopo, o prazo, o custo, a qualidade, as responsabilidades e as penalidades do serviço ou produto contratado.

Monitore o desempenho dos fornecedores

Após contratar um fornecedor, é essencial acompanhar o seu desempenho ao longo da execução do serviço ou produto.

Para isso, é necessário definir indicadores que possam medir a qualidade, a pontualidade, a conformidade e a satisfação do cliente.

O uso de um checklist de serviços pode contribuir para o acompanhamento das entregas.

Avalie e dê feedback constantes

Além de monitorar o desempenho dos fornecedores, é importante avaliar os resultados obtidos e dar feedback aos prestadores de serviço.

Isso ajuda a identificar pontos fortes e fracos, reconhecer o bom trabalho e sugerir melhorias que vão contribuir para a evolução da parceria.

Como fazer a gestão de fornecedores em 6 etapas

Para facilitar a implementação da gestão de fornecedores na sua empresa, você pode seguir as seguintes etapas:

Mapear os processos de compras da sua empresa

O primeiro passo é entender como funciona o processo de compras da sua empresa, desde a identificação da necessidade até a entrega do produto ou serviço.

Nesse mapeamento, você deve identificar quais são os responsáveis por cada etapa, quais são os recursos envolvidos, quais são os riscos existentes etc.

Classificar os fornecedores de acordo com sua importância

Na sequência, é importante classificar os fornecedores de acordo com sua importância para a empresa, considerando aspectos como volume de compras, impacto no resultado final, grau de dependência etc.

Essa classificação pode ser feita por meio de uma matriz que cruza dois critérios: criticidade (alto ou baixo) e complexidade (alto ou baixo).

Assim, você pode definir quatro categorias de fornecedores:

• Estratégicos: alta criticidade e alta complexidade;
• Alavancados: alta criticidade e baixa complexidade;
• Gargalos: baixo criticidade e alta complexidade;
• Não críticos: baixa criticidade e baixa complexidade.

Definir os objetivos e as metas da gestão de fornecedores

O terceiro passo é definir os objetivos e as metas da gestão de fornecedores para a sua empresa, levando em conta a sua visão, missão e valores.

Esses objetivos e metas devem ser claros, específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (SMART). Por exemplo: reduzir em 10% os custos com fornecedores estratégicos até o final do ano.

Elaborar um plano de ação

O quarto passo é elaborar um plano de ação para alcançar os objetivos e as metas definidas na etapa anterior.

Esse plano deve conter as atividades que serão realizadas para cada categoria de fornecedor, os responsáveis por cada atividade, os prazos para execução, os recursos necessários etc.

Como exemplo, podemos dar a realização de uma pesquisa de mercado para identificar novos fornecedores alavancados até o próximo mês.

Executar o plano de ação

Procure executar o plano de ação conforme planejado, seguindo as estratégias descritas anteriormente para selecionar, contratar e monitorar os fornecedores.

Nessa etapa, é importante registrar todas as informações relevantes sobre os fornecedores em um sistema integrado que facilite o controle e a análise dos dados.

Avaliar os resultados

O sexto passo é avaliar os resultados obtidos com a gestão de fornecedores, comparando-os com os objetivos e as metas estabelecidos na etapa três.

Nessa avaliação, deve-se verificar se houve melhoria no desempenho dos fornecedores em relação aos indicadores definidos na etapa cinco.

Além disso, é essencial identificar quais foram as dificuldades encontradas no processo, pois elas servem como balizadores para evitar erros futuros e para otimizar o serviço prestado e conduzido pela gestão de fornecedores.

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