Como usar tecnologia para melhorar a gestão de fornecedores

Já dizia o poeta que é impossível ser feliz sozinho – e isso também vale para as empresas, que não conseguem fazer tudo sem precisar da ajuda de fornecedores.

Pense bem: para se fabricar, transportar ou vender uma mercadoria, é preciso um processo de parcerias comerciais que se estende por inúmeras mãos, sendo necessária uma boa gestão de fornecedores. (Até mesmo as pessoas físicas, com luz, água, gás e internet, têm lá seus fornecedores).

Cuidar do bom relacionamento com os fornecedores é uma atividade vital para que uma empresa tenha sucesso em suas atividades.

Afinal, são os fornecedores que podem determinar ou alterar muito os preços, qualidades, prazos e até características de uma mercadoria.

Ter uma boa gestão de fornecedores (e muitas vezes, mais de um para um único assunto) é vital na estratégia de quem deseja ser competitivo no mercado.

Nesse texto, você vai entender melhor o que é a gestão de fornecedores, como fazê-la, porque ela é importante e até mesmo como a tecnologia pode te ajudar. Vamos lá?

Índice:

O que é gestão de fornecedores?

Antes de falar sobre a gestão de fornecedores, é importante entender o que é um fornecedor.

Segundo o dicionário Caudas Aulete, fornecedor é “profissional, empresa ou instituição que fornece produtos, em geral regularmente, aos seus clientes.”

Assim, a gestão de fornecedores deve cuidar de dois aspectos: entender quais são esses produtos, seus preços, prazos e qualidade; bem como do aspecto “regular” do fornecimento.

Nesse segundo ponto, estamos falando sobre a capacidade de um fornecedor de entregar um produto com regularidade, seja no tempo ou na qualidade de como as coisas são feitas.

Se sua empresa fabrica móveis de madeira, é necessário pesquisar bons fornecedores não só de madeira, mas também de parafusos, pregos, ferramentas e até mesmo transportadoras.

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Em muitos casos, não basta só ter um bom preço ou uma qualidade bacana: é preciso saber que os fornecedores são capazes de entregar sempre a quantidade necessária de mercadoria, de acordo com a demanda.

Além disso, bons fornecedores devem ter capacidade técnica, inovadora, produtiva e financeira, a ponto de conseguir melhorar seus produtos e auxiliar o ritmo da produção.

Qual é a importância de uma boa gestão de fornecedores?

Ter uma boa gestão de fornecedores é muito importante para qualquer empresa.

Usando o exemplo da fábrica de móveis de madeira: de pouco adianta você ter bons móveis, bons funcionários e bons preços; se não tiver um fornecedor decente que permita entregar tudo no prazo.

Ou ainda: um fornecedor que não seja confiável nos prazos que promete, ou que traz produtos de qualidade duvidosa de vez em quando, ou que não são parceiros em momentos de crise.

Afinal de contas, estamos falando sobre relacionamentos e sobre pessoas.

Quem primeiro prestou atenção nisso de maneira mais conceitual foi Peter Krajlic: em 1983, ele era consultor da McKinsey e percebeu que fornecedores poderiam ser tanto um fator de risco quanto de lucratividade para uma empresa.

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Daí, ele cunhou o termo Gestão de Relacionamento com Fornecedores, ou ainda SMR (Supplier Management Relationship): uma técnica que consiste em avaliar e governar as relações de fornecedores dentro de uma cadeia de suprimentos.

De modo geral, uma boa gestão de fornecedores importa porque pode gerar os seguintes efeitos positivos para uma empresa:

redução nos preços;
redução de prazos de entrega;
redução de custos;
diferencial competitivo;
redução de impacto negativo nos processos;
ausência ou queda no número de falhas;
criação de metas mais ousadas;
maior segurança nos prazos e variação de preços com o tempo;
menor tempo gasto na resolução de problemas;
menor número de reuniões;
inovação em produtos e processos;
maior eficiência e qualidade ao final do processo;

Como fazer a gestão de fornecedores?

Um bom processo de gestão de fornecedores começa pela escolha, portanto, de quem serão os seus parceiros.

Um bom método para fazer essa escolha reside na avaliação de fornecedores e nos 10 C, algo que pode ser usado tanto para iniciar um relacionamento quanto para reavaliar se a parceria está dando certo. São eles:

Competência (Competency): é preciso avaliar o quanto o fornecedor é bom, conversando com outros clientes sobre suas experiências
Capacidade (Capacity): o fornecedor é capaz de se adaptar a necessidades e eventuais mudanças que sua operação pode ter?
Compromisso (Commitment): se sua empresa está estruturando uma operação longeva, é importante perceber se o fornecedor pode estar com você nessa jornada de longo prazo
Controle (Controle): boas parcerias normalmente envolvem empresas que funcionam sobre métodos parecidos; entenda se o fornecedor é capaz de entender seus processos, procedimentos e políticas internos e se há ‘match’ entre os dois
Capital (Cash): esta é uma relação comercial, mas não só: bons fornecedores devem ter boa saúde financeira; assim, os dois lados da equação podem se apoiar em momentos bons e ruins da economia
Custo (Cost): o custo de um produto parece ser um fator óbvio numa relação com os fornecedores, mas é preciso entender como ele pode evoluir ao longo do tempo e outros fatores
Consistência (Consistency): é preciso ter certeza de que aquele fornecedor é capaz de entregar mercadorias com boa qualidade e dentro de uma margem de prazos esperada; previsibilidade é outra palavra que pode ser cultivada aqui
Cultura (Culture): bons fornecedores costumam partilhar de missão e valores com as empresas com quem trabalham; incompatibilidade nesse momento pode gerar diferenças incontornáveis no futuro.
Consciência Limpa (Clean): um dos atributos mais recentes para avaliar fornecedores é a sua reputação de limpeza — o que vale tanto para sustentabilidade, mas também com suas práticas éticas no mercado
Comunicação (Communication): saber como manter o contato e como lidar em momentos de bonança, crise e emergência é extremamente necessário.

Se após avaliar um fornecedor nesses 10 quesitos, você entender que faz sentido começar uma relação, é porque os astros estão alinhados.

Vale lembrar que sua própria operação deve decidir quais, destes 10 quesitos, são os que têm maior peso para sua escolha.

Conforme o tempo passa, uma boa maneira de saber se a avaliação de fornecedores segue sendo bem feita é repetir o processo.

Além disso, uma boa gestão de fornecedores passa por uma série de processos cotidianos, como uma boa comunicação, atenção e negociação em momentos difíceis (alta nos preços, acidentes, crises, atrasos…)

Fazer reuniões ou chamadas periódicas para avaliar o relacionamento e alinhar pontos é uma prática recomendável.

Tendo isso em mente, você tirará a gestão de fornecedores de letra.

Como a tecnologia pode me ajudar para gestão de fornecedores?

Ao longo dos tempos, muita gente fazia gestão de fornecedores de maneira bastante analógica – e sim, estamos falando de papel, caneta e caderninho.

Hoje em dia, porém, é possível modernizar bastante o sistema de relação com os fornecedores, com programas, sistemas e mesmo planilhas de gestão de fornecedores.

Se muitas empresas já estão acostumadas a lidar com um CRM (sistema para atendimento de clientes), o mesmo deveria valer para os fornecedores.

Com o uso de soluções integradas, como softwares de gestão, é possível substituir os cartões de visitas e cadernetas por uma base de dados bastante sólida, com informações de preços, produtos e até um histórico de ordens de compra e notas fiscais.

Soluções ainda mais modernas, por sua vez, são capazes não só de gerir bem o relacionamento com fornecedores mas até mesmo conferir as entregas, o controle das notas fiscais e a verificação das compras.

Além de tudo, são informações que podem auxiliar bem o dia a dia do negócio, não só nos fornecedores, mas dando suporte a outras áreas da sua empresa.

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