Painel de indicadores: como usar na gestão de frota?

*Artigo atualizado em 22/05/2024.

Um painel de indicadores, também conhecido como dashboard, é uma ferramenta de gestão que reúne métricas e indicadores de desempenho (KPIs) em um único local, de forma visual e organizada.

Identificar quais são os gargalos e processos ineficientes de uma empresa é primordial para executar uma gestão eficiente. Por isso, o painel de indicadores de desempenho torna-se indispensável na gestão de frota.

A ferramenta colabora para tomadas de decisões mais claras e também, para atingir resultados mais assertivos.

Mas a dúvida é: como montar um painel de indicadores de desempenho completo e eficiente?

Neste artigo, você entenderá o que é painel de indicadores, suas principais vantagens, como definir estratégias bem direcionadas, elaborar um painel no excel e muito mais! Boa leitura!

O que é painel de indicadores?

O painel de indicadores analisa a performance de pessoas, serviços, projetos, processos e estratégias. Tudo isso é convertido em dados que revelam o desempenho geral da empresa e setores. 

Reunindo em um só lugar uma quantidade grande de informações, mas de forma visual, com gráficos e números, o gestor de frota não se perde em meio a uma infinidade de relatórios.

Não é incomum que sistemas de gestão de KPIs (indicadores-chave de performance) integrem de 300 a 400 indicadores, permitindo avaliar se as ações da empresa estão gerando os resultados esperados. 

Por que utilizar um painel de indicadores de desempenho?

Utilizar um painel de indicadores de desempenho é essencial para ter visibilidade, clareza e controle sobre as operações da empresa.

Isso facilita a identificação de problemas, tomada de decisões e o alinhamento com as metas organizacionais.

Além disso, é possível acompanhar o progresso em relação às metas e objetivos definidos, identificando áreas que precisam de atenção.

Com os dados fornecidos em tempo real, a empresa ainda pode reagir prontamente à mudanças de mercado, problemas operacionais ou oportunidades emergentes.

Desse modo, os painéis podem ser configurados para atender necessidades específicas de diferentes departamentos ou níveis de gestão, exibindo apenas os dados mais relevantes.

Qual o objetivo da ferramenta?

Dentre os milhares benefícios do indicador de desempenho, podemos destacar os seguintes:

• Análise de dados mais precisa;
• Fornecer informações sobre as áreas que requerem atenção;
• Destacar os problemas no seu negócio e/ou processos;
• Ajudar nas tomadas de decisões a curto, médio e até longo prazo;
• Ter uma visão holística do seu negócio;
• Mais controle das operações.

Pense no painel de indicadores como um grande coletor de dados do seu negócio, desde o menorzinho até os mais expressivos.

A partir dele, o gestor de frota tem um olhar mais abrangente e conseguirá mapear processos que precisam de melhoria.

Isso quer dizer que o painel de indicadores pode otimizar os processos da empresa, evitando esforços desnecessários, desperdício de recursos e mantendo o alerta para as atividades prioritárias.

Então, se por acaso existir uma queda abrupta de performance ou vendas, o dashboard conseguirá indicar com precisão o que aconteceu. 

Portanto, a análise dessas métricas é fundamental para solucionar ou evitar problemas recorrentes. 

Tipos de painéis de indicadores para a gestão de frotas

Para a gestão de frotas, a utilização de painéis de indicadores é essencial para monitorar e otimizar o desempenho dos veículos e motoristas. 

Diferentes tipos de painéis podem ser utilizados, cada um focando em aspectos específicos da operação de frotas.

Os tipos mais comuns são:

Painéis operacionais

Monitoram o dia a dia das operações da frota, fornecendo percepções em tempo real sobre o desempenho dos veículos, motoristas e rotas.

• Medem a quilometragem percorrida;
• Consumo de combustível;
• Tempo de viagem;
• Horas de utilização dos veículos;
• Infrações de trânsito;
• Eventos de manutenção, entre outros.

Eles identificam gargalos operacionais, otimizam rotas e horários, reduzem custos com combustível e manutenção, melhoram a segurança no trânsito e aumentam a produtividade da frota.

Painéis táticos

Fornecem informações para o planejamento e a tomada de decisões de médio prazo, como a alocação de recursos, a definição de metas e o acompanhamento do progresso.

• Medem os custos por quilômetro rodado e por hora de utilização;
• Manutenção por veículo;
• Índice de utilização da frota;
• Taxa de absenteísmo dos motoristas, entre outros.

Assim, visam otimizar a utilização da frota, reduzir custos operacionais, melhorar o nível de serviço ao cliente e aumentar a rentabilidade da frota.

Painéis estratégicos

Fornecem informações para o planejamento estratégico de longo prazo da frota, como a definição da frota ideal, a escolha de tecnologias e a avaliação de investimentos.

As métricas desses painéis envolvem:

• O retorno sobre o investimento (ROI) da frota;
• Índice de satisfação do cliente;
• Participação de mercado;
• Impacto ambiental da frota, entre outros.

Seus objetivos estão em aumentar a competitividade da empresa, melhorar a imagem da marca, alcançar metas de sustentabilidade e garantir a viabilidade da frota no longo prazo.

10 dicas para montar um painel de indicadores

Para ter um painel de indicadores que realmente seja eficiente, alguns cuidados devem ser tomados. Confira!

01. Entenda sua empresa 

Para início de conversa, você precisa entender como a sua empresa funciona, caso queira mensurar com precisão todos os processos inerentes aos setores.

Além disso, só assim conseguirá explicar para os colaboradores os motivos pelos quais estão lidando com o painel de indicadores. 

02. Defina um objetivo

Por que você quer criar esse painel de indicadores? Qual a sua finalidade? Responda essas questões para ficar bem claro o objetivo do seu dashboard.

03. Escolha o melhor painel de indicadores 

No caso da gestão de frotas, há diversos tipos de painéis de indicadores de desempenho, tudo irá depender da necessidade da área ou serviço que deseja monitorar.

04. Seja estratégico

Estratégia são os planos e objetivos da empresa a longo prazo. O que precisa ser monitorado com intuito estratégico.

05. Foque no operacional

Auxilia na correção de falhas de processos como, por exemplo, atraso nas entregas, demora no carregamento do estoque, manutenção de frota, etc.

06. Trace boas estratégias

A nível departamental, é nessa hora que os meios para alcançar os objetivos traçados no âmbito estratégico são traçados. Podemos destacar aqui o controle de gastos.

07. Seja seletivo com as informações de seu dashboard

Informação demais atrapalha, concorda? É comum que empresas de negócios e TI guardem o chamado Dark Data, ou seja, informação sem finalidade para o futuro.

A tendência é que, até 2025, 463 exabytes de dados sejam criados em todo mundo e que esse número continue aumentando.

Enfim, esse é um tema bem complexo que esbarra em questões legais. Por isso, seja seletivo com as informações que deseja incluir no seu dashboard. 

Avalie criteriosamente quais são os dados disponíveis, o que é relevante deve ser olhado mais de perto e acompanhado periodicamente e, principalmente, o que é descartável.

Outra dica importante: evite a repetição de informações. Tente montar o seu painel de indicadores da maneira mais simples e didática possível.

08. Deixe visualmente atraente 

Veja bem, para deixar seu o painel de indicadores de performance mais atraente, isso não significa sair colorindo tudo o que vê pela frente ou inserindo imagens sem critério algum.

Lembre-se, você irá trabalhar com essa ferramenta diariamente, portanto, não deve ser cansativa ou cheia de itens irrelevantes. 

Trabalhe com cores, sim, mas racionalmente. Seja para chamar atenção, distinguir duas informações ou ainda organizar os indicadores apresentados.

Evite usar tonalidades muito fortes e combinações que sejam contrastantes demais. 

09. Trabalhe com unidades iguais

Padronize o seu painel de indicadores. Vamos supor que irá elaborar um painel no excel sobre o gasto do frete, por exemplo. 

Se utilizar um gráfico de barras, nos próximos diagramas apresente a mesma identidade visual. Isso vai ajudar na hora de comparar os dados do seu painel.

10. Tenha um sistema para controle de indicadores

Os sistemas de controle auxiliam na organização dos indicadores mais importantes para a sua empresa.

O sistema de gestão de frotas da Cobli, por exemplo, oferece muitas vantagens para a gestão de frota. Com ele é possível:

• Manter o controle de gastos de forma mais satisfatória;
• Monitorar a condução de cada motorista, podendo tornar a frota mais eficiente;
• Traçar rotas otimizadas e proteger os veículos e colaboradores de furtos e roubos.

Desse modo, é possível verificar falhas nos processos, ter mais segurança na operação e evitar gastos desnecessários. 

O melhor de tudo, você poderá acompanhar todos os indicadores de onde estiver.

Passo a passo para montar um painel de indicadores no excel

No dashboard da área de logística, podem ser incluídas informações como: 

• Tempo e prazos de entregas;
• Registro de produtos vendidos;
• Custos logísticos;
• Controle de estoque;
• E muito mais! 

A seguir, confira um passo a passo de como fazer o painel de indicadores no excel:

01. Organize as informações em abas

O primeiro passo para montar o painel de indicadores no excel é criar duas abas.

Uma será a sua base de dados, ou seja, tudo o que almeja incluir na planilha, a segunda cumprirá a função do dashboard como tal.

Então, nessa aba de base de dados, você pode incluir de forma organizada os dados mencionados acima. 

02. Monte tabelas dinâmicas

Ainda na aba de base de dados, monte tabelas dinâmicas para encontrá-las com mais facilidade em meio a tantas informações.

Vá em inserir, localizado no canto superior esquerdo da planilha, e escolha a opção “tabela dinâmica”. 

Depois, confira os dados que deseja incluir, separando por categorias e objetivos.

03. Elabore um gráfico dinâmico

Na aba de base de dados, vá em inserir e escolha a opção gráfico dinâmico, localizada no canto superior direito.

Existem gráficos de barras, colunas, linhas, pizza, enfim, há uma variedade enorme.

Escolha aquele que melhor se adapte a sua demanda. Por exemplo, você pode organizar o tempo médio das entregas por mês em um gráfico de colunas.

04. Comece a montar seu painel de indicadores

Lembra que na aba de base de dados montamos gráficos dinâmicos? Pois bem, volte nela e copie esses gráficos. 

Depois cole na aba dashboard. Assim, você começa a organizar esses gráficos de forma mais visual.

05. Utilize os recursos de cores e linhas para personalizar o seu dashboard

Utilize os recursos do excel a seu favor. Adicione cores, brinque com as fontes, utilize setas, tudo o que você possa usar para deixar o seu painel de indicadores de desempenho mais atrativo, didático e agradável.

Você pode colocar as entregas atrasadas em vermelho, por exemplo, e o tempo médio do carregamento em verde. 

Como pode ser notado, um painel de indicadores não serve apenas para organizar e levantar dados, mas, também, manter sua gestão em dia. 

Portanto, use a criatividade e, principalmente, nunca se esqueça de seus objetivos!

Como um sistema de gestão de frota por otimizar esse processo?

Um sistema de gestão de frota é uma plataforma que ajuda as empresas a monitorar e gerenciar suas frotas de veículos de forma mais eficiente.

Ele pode coletar dados dos veículos, como localização, velocidade, quilometragem, condições do motor, entre outros.

Esses dados são processados e apresentados em painéis de indicadores, que permitem aos gestores tomar decisões assertivas para otimizar as operações da frota.

Além disso, o sistema ainda pode contribuir para:

Manutenção preventiva

A manutenção preventiva é essencial para minimizar o tempo de inatividade dos veículos e evitar custos elevados com reparos emergenciais.

Um sistema de gestão de frota pode rastrear a quilometragem e o uso dos veículos, programando automaticamente manutenções preventivas e enviando alertas quando os serviços são necessários. 

Isso garante que os veículos estejam sempre em boas condições, aumentando sua vida útil e a segurança nas estradas.

Otimização de rotas

A otimização de rotas é outra área onde um sistema de gestão de frota pode trazer grandes benefícios. 

Utilizando algoritmos avançados e dados em tempo real, o sistema pode calcular as rotas mais eficientes para reduzir o tempo de viagem e o consumo de combustível.

Além disso, ele pode ajustar as rotas dinamicamente com base em condições de tráfego, clima e outras variáveis, garantindo que os veículos sigam sempre o caminho mais rápido e econômico.

Análise de desempenho dos motoristas

O sistema de gestão de frota pode coletar dados sobre o comportamento de condução, como excesso de velocidade, freadas bruscas e acelerações rápidas. 

Esses dados podem ser analisados para identificar motoristas que necessitam de treinamento adicional e para incentivar práticas de condução mais seguras e econômicas.

Controle de custos

É possível controlar os custos operacionais ao fornecer uma visão detalhada das despesas com combustível, manutenção, reparos e outros custos associados à operação da frota.

Com esses dados, os gestores podem identificar áreas onde é possível economizar e implementar medidas para reduzir os custos, como otimizar o consumo de combustível ou renegociar contratos de manutenção.

Relatórios e análises

Os relatórios gerados podem cobrir diversas métricas, desde o desempenho de veículos e motoristas até o consumo de combustível e custos operacionais. 

As análises ajudam os gestores a identificar tendências, comparar desempenhos e tomar decisões estratégicas baseadas em dados concretos.

Implementar um sistema de gestão para facilitar os painéis de indicadores pode capacitar os gestores a tomar decisões mais estratégicas, impulsionando o crescimento e o sucesso do negócio a longo prazo.

Dúvidas sobre painel de indicadores

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli!