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A auditoria de frete é uma grande aliada da gestão logística de uma empresa, levando em consideração que os principais desafios dos gestores de logística giram em torno de otimizar tempo e aumentar economia dos seus processos. 

Para alcançar estes objetivos, é necessário identificar falhas, atrasos e problemas que podem surgir antes, durante e depois do processo de transporte. 

Continue a leitura e confira o que é uma auditoria de frete, como realizá-la de maneira eficiente e os benefícios que ela proporciona à sua empresa. 

O que é auditoria de frete?

Auditorias são processos internos que podem ser realizados em todas as etapas da operação logística.

O objetivo é sempre verificar, de maneira minuciosa, se todas as regras e processos estão sendo respeitados. Com ela, é possível identificar também problemas que podem trazer prejuízos financeiros à operação. 

A auditoria de frete tem foco diretamente nos pagamentos,  e é o processo no qual as faturas das transportadoras são conferidas. 

Com isto, é possível verificar duplicidades, se os serviços entregues compõe o que foi previamente acordado em contrato, além de erros e cobranças.

Imagine o seguinte exemplo: Os documentos da transportadora chegaram, mas você não teve tempo para conferir todos os itens. 

Em função disso, algumas divergências não foram percebidas. Elas podem não ser tão significativas, mas, no final do mês, podem gerar um rombo financeiro irreversível à empresa.

As conferências das faturas, realizadas por meio da auditoria de frete, compõe o hall de serviços que integram um sistema eficiente de gestão de frotas

Vale lembrar que uma plataforma específica de gestão, permite um maior controle das operações.

O ideal é que o procedimento de auditoria de frete seja realizado diariamente ou mensalmente. Caso não seja possível, devido a demanda de trabalho, pode ser feito a cada três meses. 

Como é feita uma auditoria de frete?

O primeiro passo para fazer o processo de auditoria de frete, é verificar o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), um documento emitido e armazenado digitalmente.

A partir da conferência do CTe, o gestor verifica se o que foi cobrado, é de fato o que foi negociado com a transportadora. 

Constatadas eventuais divergências, o contato imediato com a transportadora deve ser realizado. Para cancelar um CTe com erro, há um prazo. 

Se o erro estiver na fatura, a burocracia para correções e novas emissões é ainda maior, pois pode envolver outros setores como: controladoria, fiscalização e tributação.

Os tipos mais comuns de erros encontrados em auditorias de frete são: 

  • Cotação errada do preço;
  • Cálculo fora da tabela negociada;
  • Serviços não executados;
  • Cobranças em duplicidade. 

Agora que você entendeu um pouco sobre como fazer a auditoria de frete, e os principais erros que podem ser encontrados no que se refere à pagamento, continue com a gente para descobrir como realizar este processo de maneira satisfatória. 

4 passos para uma auditoria de frete eficaz

Há passos importantes que podem ser seguidos para realizar este processo com eficiência e organização.

Separamos abaixo quatro dicas, caso você queira reduzir tempo e garantir ainda mais lucro, implantando a auditoria de frete na gestão logística da sua empresa: 

1. Invista em tecnologia

Para fazer a auditoria, é importante contar com um sistema de coleta de dados e monitoramento de frota que agilize o processo, garantindo efetividade e segurança ao gestor de logística.

Além disso, ter uma tecnologia ou seguro de cargas, implica em maior segurança às empresas, no caso de furtos de cargas, por exemplo. 

Dados da Confederação Nacional do Transporte (CNT), indicam que a redução observada nos roubos, no último ano, está ligada com o investimento das empresas em tecnologias que auxiliam nas medidas de segurança. 

2. Confira periodicamente

Verificar as informações das faturas é essencial para garantir uma entrega de mercadoria com sucesso. Tradicionalmente, as transportadoras enviam pré-faturas.

Assim que esses documentos chegarem, é essencial realizar a conferência, para garantir a eficácia da operação, evitando atrasos ou erros.  

3. Confronte dados equivocados

Ao constatar qualquer irregularidade ou informação desencontrada, não hesite em contestar. Liste e pontue todos os erros e notifique a transportadora imediatamente. 

Com os problemas identificados e devidamente justificados para a transportadora, é possível solicitar ou negociar descontos, caso ocorram atrasos ou extravios de carga. 

Para identificar esses problemas, o  gestor de logística também pode utilizar os cálculos a partir da tabela de fretes.

4. Estabeleça indicadores

Dados concisos e claros orientam decisões para avaliar cortes, novos investimentos e uma série de outras melhorias dentro da empresa. 

Com a auditoria de frete, é possível identificar em quais etapas do frete ocorrem determinados, e o maior número de erros, por exemplo. 

Com os dados em mãos, é necessário estabelecer uma ocorrência aceitável em cada uma das etapas, que serão considerados indicadores de controle.

Caso algum desses problemas ocorra com maior frequência, ultrapassando o indicador definido pelo gestor, é hora de traçar planos e buscar soluções possíveis ao problema. 

como fazer auditoria de frete

Benefícios da auditoria de frete

Os benefícios da auditoria refletem, principalmente, na economia e lucro do processo logístico. Mas há ainda outros fatores positivos que podem ser observados, como:

Controle de finanças

Quando uma ação que identifica perdas e problemas é identificada e sanada, a empresa ganha economia e lucro. 

Aprimoramento da gestão 

A otimização e aprimoramento do negócio, depende de auditorias de frete realizadas com periodicidade adequada. 

Além disso,várias informações e dados importantes para aprimoramento são gerados como: a periodicidade de serviços prestados, entrada e saída de receitas (fluxo de caixa) além do total do custo da operação, frequência da ocorrência de erros, e a formação da tabela de preços.

Otimização das entregas

Investir em melhorias na administração de cargas é investir, diretamente, na qualidade das operações e das entregas.  Dessa forma, clientes finais e empresa ficam satisfeitos. 

Como você percebeu, a partir da auditoria de frete, vários problemas podem ser encontrados e sanados. Além disso, é possível também conhecer indicadores para melhorar o custo das operações. 

Analisando o histórico dos fretes realizados, e todos os trâmites envolvidos, é possível controlar melhor os investimentos e gastos em futuras operações.

Entendeu como a auditoria de frete pode trazer ainda mais benefícios e ganhos ao faturamento da sua empresa? 

Veja outros conteúdos para melhorar sua gestão logística no nosso blog.

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