Entenda tudo sobre CTe [Passo a passo para emitir]

O CTe é um documento fiscal indispensável para as empresas que operam no transporte de cargas no Brasil.

Isso significa que toda operação de frete e movimentação de mercadorias entre municípios e estados deve ser acompanhada por esse comprovante oficial.

Como vamos ver ao longo deste texto, deixar de fazer a sua emissão é uma falta grave, pois coloca a empresa transportadora contra o que diz a lei.

Como não é isso que você quer, continue a leitura para saber mais sobre esse tipo de documento fiscal, como fazer sua emissão e tirar outras dúvidas.

O que é CTe?

O Conhecimento de Transporte Eletrônico também pode ser chamado de CTe online, já que o processo de emissão e armazenamento é 100% eletrônico.

Ele foi instituído em 2007 pelo Ajuste SINIEF 09 e, desde então, é oficialmente o documento fiscal eletrônico para empresas que realizam serviços de transporte de cargas.

Veremos mais à frente que o CTe também veio para simplificar a apuração, cobrança e fiscalização por parte dos órgãos tributários, já que substituiu uma série de comprovantes fiscais.

Qual a finalidade do CTe?

Toda mercadoria física comercializada no Brasil só pode ser vendida mediante a emissão da respectiva nota fiscal. O mesmo se aplica aos serviços de transporte.

Por isso, o CTe nada mais é do que a nota fiscal eletrônica em versão destinada às empresas que prestam serviços de frete em geral.

Existe, ainda, uma versão mais recente, o CTe OS, que é utilizado por empresas que prestam outros serviços de transporte, incluindo o de passageiros.

Seja qual for a versão, sua finalidade é a mesma: servir como documento comprobatório junto ao Fisco de que a operação de transporte está totalmente alinhada às regras tributárias.

Qual a importância do CTe?

O CTe se aplica a todos os modais de transporte, ou seja, ferroviário, rodoviário, aéreo, aquaviário e até dutoviário (realizado por dutos, como acontece no setor de óleo e gás).

Para o Fisco, trata-se de um documento fiscal indispensável para assegurar a arrecadação de impostos devidos nesse tipo de operação.

Já para as empresas, o CTe é a única forma de atuar no segmento de transportes legalmente.

E, para a população, tem ainda mais importância, já que ele garante que a empresa obedece às determinações legais e, assim, está em condições de prestar bons serviços. 

Quais são os benefícios de emitir o CTe

Assim como a NF-e, NFS-e e outros documentos fiscais eletrônicos, o CTe faz parte do SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital.

Dessa forma, ele serve não apenas para facilitar a vida dos órgãos fazendários e tributários, como também a das próprias empresas de transporte.

Isso porque o CTe só tem existência virtual, embora no processo de emissão também seja emitido um comprovante físico, o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE).

Seus benefícios incluem o menor risco de erros e a maior proteção contra fraudes na emissão, como detalhamos abaixo.

Minimiza o risco de erros

O CTe é um documento que só pode ser emitido por meio de um sistema desenvolvido exclusivamente para esta finalidade.

Dessa forma, seu processo de emissão é totalmente automático, o que reduz o risco de falha humana sensivelmente.

A propósito, esse é um dos objetivos do SPED, do qual o CTe faz parte: minimizar a necessidade de papel e de processos manuais ao emitir notas fiscais.

Aumenta a segurança e conformidade

Como a emissão do CTe só pode ser feita por empresas cadastradas nas respectivas secretarias estaduais da Fazenda (Sefaz) e utilizando um certificado digital, fica bem mais difícil haver fraudes e desvios.

A possibilidade de emissão de uma nota fria pelo ambiente digital é praticamente nula, já que todas as operações são criptografadas.

Ganha o Fisco, já que a controle da operação se torna mais eficiente, e ganham as empresas, que se habilitam a concorrer em pé de igualdade.

Em um ambiente de negócios seguro, ponto também para o consumidor, que tem os seus direitos respeitados.

Qual a diferença entre CTe e NFS-e?

CTe e NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) são documentos exigidos para garantir a legalidade em operações de transportes.

Contudo, há diferenças importantes entre eles.

O CTe você agora já conhece: é um documento de emissão obrigatória em todas as operações de transporte, de modo a dar cobertura às mercadorias desde a origem até o destinatário.

A NFS-e, por sua vez, é utilizada para o recolhimento do ISS, o Imposto Sobre Serviços, um tributo de competência municipal.

Esse imposto é devido em operações de transporte intramunicipais, ou seja, dentro de um mesmo município.

Já quando ela é intermunicipal (de um município a outro), há incidência de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), que é um tributo de competência estadual.

Então, essa é a diferença básica entre os documentos: a NFS-e cobre a operação de transporte dentro do mesmo município, enquanto o CTe é utilizado quando o município de origem é diferente do de destino.

Quem deve emitir o CTe?

Todas as empresas que transportam cargas, no Brasil, são obrigadas a emitir o CTe, exceto MEIs. 

Isso vale, inclusive, para os operadores no sistema multimodal de cargas.

Cabe ressaltar que o cadastro na Sefaz (Secretaria de Estado da Fazenda) é obrigatório em todos os estados em que sua empresa vier a operar.

Logo, se a transportadora tiver sedes no Rio de Janeiro, São Paulo, Minas Gerais e Mato Grosso, precisará se habilitar para então poder emitir CTe em cada um desses estados.

Quais os documentos fiscais que o CTe substitui?

Além das vantagens já destacadas, o CTe veio para beneficiar as empresas com a redução da burocracia.

Afinal, ele eliminou de vez a necessidade de emitir uma série de conhecimentos de transporte e notas fiscais específicas.

Com ele, as operações de transporte tornaram-se mais simples, podendo ser cobertas por um único documento.

Veja quais foram os principais documentos que o CTe substituiu:

Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas (CTRC)

O antigo CTRC modelo 8 era um documento emitido em papel.

Nele, a empresa informava ao Fisco todos os dados relativos ao transporte realizado, incluindo, como no CTe, as alíquotas de ICMS e características da mercadoria.

Servia, portanto, para todas as operações de transporte terrestres, desde que realizadas pelo modal rodoviário.

Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas (CTAC)

O CTAC modelo 9 foi o documento utilizado para cobrir as operações de transporte de cargas pelo modal aquaviário.

Em estados como Amazonas e Pará, onde esse modal é bastante empregado, era um documento fiscal recorrente para as empresas de transporte.

Também era emitido em papel e, assim como o CTRC, foi extinto com a criação do Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Além desses dois tipos de conhecimento de transporte, o CTe também substitui os seguintes documentos:

• Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 27
• Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7, se usada no transporte de cargas
• Conhecimento de Transporte Aéreo, modelo 10
• Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11.

Como emitir o CTe [Passo a Passo]

A emissão do CTe é relativamente simples, desde que a empresa siga os procedimentos básicos de cadastro nos órgãos competentes.

Claro que, em uma primeira etapa, há algum trabalho envolvido, mas depois que a transportadora se regulariza, tudo fica muito fácil.

Observação: o CTe, por ser 100% digital, torna indispensável que a empresa conte com um serviço de internet. 

Embora seja possível emitir o CTe offline em regime de contingência, essa é uma situação de exceção e que, portanto, deve ser evitada. 

Veja como fazer sua emissão: 

1. Faça seu cadastro na Sefaz

Toda empresa contribuinte do ICMS, para emitir notas eletrônicas de qualquer tipo, precisa ter o respectivo cadastro na Secretaria de Fazenda do seu estado.

A boa notícia é que uma parte desse procedimento pode ser feita online na maioria dos estados brasileiros.

De qualquer forma, é preciso comparecer à sede do órgão para completar o processo de inscrição.

2. Obtenha o Certificado Digital

Esse tipo de assinatura eletrônica é indispensável para assegurar que o CTe está sendo de fato emitido pela empresa que consta no documento.

Ou seja, ele garante a autenticidade e dá validade legal ao CTe.

A compra de um certificado digital passa pela escolha de uma Autoridade Certificadora (AC) que seja habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Na sequência, será preciso comparecer a uma Autoridade de Registro (AR) para a comprovação dos dados de seu pedido.

Caixa, Certisign e Serasa Experian são exemplos de ACs.

3. Adquira um sistema para emissão

Também é necessário um software pelo qual você fará a emissão do CTe em cada serviço de transporte prestado.

Na maioria dos estados, a Sefaz exige que a empresa de transportes informe o CNPJ da empresa que desenvolve e fornece o software, para comprovação.

Para escolher um sistema, não deixe de levar em conta o tamanho da sua empresa, quantos veículos tem e quantas operações ela realiza.

É possível emitir CTe gratuitamente?

Sim, tem como emitir CTe gratuito, embora isso não deixe de representar alguns riscos.

Programas grátis, em geral, não contam com suporte e, caso venham a falhar, podem resultar em prejuízos para a sua empresa.

Outro problema é que, normalmente, boa parte das informações no documento precisarão ser preenchidas manualmente.

Ou seja, o risco de algum erro, inconsistência ou omissão acaba por ser maior. 

Em São Paulo, o Sebrae fornece um emissor gratuito que pode ser baixado em seu site.

Como ocorre a autorização do CTe pela Sefaz?

No processo de emissão do CTe, o software da empresa faz contato com o sistema da Sefaz para que ela autorize a emissão do documento.

Trata-se de um procedimento necessário, no qual o órgão fazendário confere se o CTe está em conformidade às regras em relação a estrutura e assinatura eletrônica.

Também é observada a numeração do documento, evitando assim que seja emitido um CTe duplicado.

Checados todos os dados e requisitos, a Sefaz autoriza o CTe, que passa a ter validade jurídica e fiscal.

Como deve ser realizada a escrituração do CTe?

A escrituração contábil do CTe é outro ponto que merece a sua atenção.

Como toda nota fiscal, o CTe deve ser armazenado em formato XML. 

Já os documentos auxiliares não precisam ser guardados.

Vale destacar que não é possível solicitar uma “segunda via” de um arquivo eletrônico perdido.

Por isso, tenha bastante cuidado com o armazenamento de todos os CTe que sua empresa emitir.

Por fim, fique atento à escrituração no Sintegra. 

Então, lance apenas os 6 últimos dígitos dos 9 que compõem o CTe no respectivo campo.

Afinal, o que é DACTE?

O DACTE é o documento físico que acompanha as mercadorias em uma operação de transporte.

Serve para facilitar a fiscalização nas rodovias, rios, aeroportos e cursos d’água por onde as cargas transportadas no Brasil são escoadas.

Ele contém apenas a informação essencial para que os agentes fiscalizadores possam conferir se de fato a operação está coberta pela respectivo documento fiscal.

Nele, deve constar a chave de acesso para consulta do CTe, tornando possível sua conferência no sistema da Sefaz.

Diferentemente do CTe, o DACTE deve ser impresso em papel, sendo exigido padrão mínimo de folha A5 ou A4.

Quem pode emitir o DACTE?

Como você agora já sabe, toda empresa que opera no transporte de cargas tem por obrigação a missão de CTe, exceto MEIs.

Assim sendo, a emissão do DACTE é também obrigatória para essas empresas, que podem imprimi-lo em quantas cópias julgarem necessárias.

Como emitir o DACTE?

Pode parecer uma maior burocracia, mas, na verdade, emitir um DACTE não tem nada de muito trabalhoso.

Afinal, todo sistema habilitado para emitir CTe também realiza a emissão do seu respectivo DACTE. 

Tudo muito simples e rápido.

Principais dúvidas sobre CTe

Tomando como referência o FAQ do SPED, destacamos a seguir algumas das dúvidas recorrentes a respeito do CTe. 

Confira!

Devo guardar documentos auxiliares?

Conforme a legislação tributária em vigor, é obrigação da empresa de transporte guardar e armazenar todos os seus documentos fiscais, inclusive o CTe.

Eles deverão ser apresentados por ocasião de ações fiscalizatórias, caso contrário, pode levar a empresa a ser multada ou ter mercadorias apreendidas.

Como exceção, vale destacar o texto do parágrafo segundo da cláusula décima primeira do Ajuste SINIEF 36/19:

“Quando o tomador for contribuinte não credenciado à emissão de documentos fiscais eletrônicos poderá, alternativamente ao disposto no caput desta cláusula, manter em arquivo o DACTE OS relativo ao CT-e OS da prestação.”

Devo armazenar o documento digital? 

Sim, o CTe precisa ser armazenado conforme determina a lei do estado no qual a empresa está sediada.

Como cada um disciplina a questão do armazenamento de uma forma, vale conferir o que diz a lei sobre prazos e procedimentos de armazenagem em cada caso.

Por quanto tempo devo armazenar documento digital?

Normalmente, o prazo obrigatório é de 5 anos, já que os estados brasileiros tomam como referência o Ajuste SINIEF 07/05, que assim determina:

“O emitente deverá manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado”.

Como descobrir o CTe de uma NF?

Em alguns casos, é possível conhecer o número do CTe pelo número da nota fiscal de serviços a ele relacionada.

Assim, se a consulta for feita pelo emissor do CTe, é preciso ter no banco de dados duas tabelas.

Em uma, constam os dados referentes ao transporte da carga, inclusive o campo com a chave do CTe gerado

Na outra, devem estar dados dos documentos originários – neste caso, a chave de acesso da nota fiscal.

Conferidos esses dados, uma consulta no site da Sefaz deverá ser o bastante para saber se há um CTe vinculado a uma nota eletrônica.

Como cancelar ou corrigir um CTe?

Existe a possibilidade de se cancelar um CTe depois de emitido, caso sejam constatados erros ou inconsistências.

Para isso, é preciso gerar um novo arquivo com extensão XML especificamente para isso e, em seguida, solicitar o cancelamento junto à Sefaz. 

Normalmente, esse procedimento é concluído dentro de 7 dias úteis.

Lembre que, em cada pedido, deve constar o CNPJ da empresa acompanhado da sua respectiva assinatura digital.

Mas atenção: a solicitação de cancelamento só é válida antes de ser iniciada a prestação do serviço de transporte.

O CTe será aceito em outros Estados e pela Receita Federal?

Conforme o já citado Ajuste SINIEF 09/07, todos os estados do Brasil devem aceitar o CTe, ainda que sua legislação não estabeleça regras sobre a emissão.

Isso porque as regras federais determinam que esse documento fiscal é reconhecido em toda a operação de transporte.

Conclusão

Embora seja um tema relativamente extenso, não é tão complicado assim se habilitar para emitir o CTe, certo?

Se você leu tudo com atenção, agora sabe do que precisa para fazer isso com total segurança.

Esse é o nosso propósito: ajudar você a tornar suas operações de transporte mais eficientes e adequadas ao que diz a lei.

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