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Imagine-se como o piloto de um grande avião que possuísse apenas os motores em funcionamento, sem qualquer indicador ou dispositivo que o ajudasse a pilotá-lo. Essa difícil tarefa seria impossível de ser realizada ou, até mesmo, poderia ocasionar grandes chances de queda. Você provavelmente deve estar se perguntando “o que isso tem a ver com KPIs de logística?”

Respondemos com plena convicção: tudo! Como sabemos, todos os aviões contam com inúmeros dispositivos de segurança e indicadores que ajudam os pilotos a chegarem ao local planejado com sucesso. Sem esses indicadores o fracasso seria certo, afinal, o piloto estaria conduzindo às cegas, sem os recursos necessários.

Assim como um piloto aeronáutico, um gestor necessita de indicadores para conduzir sua empresa ao ponto desejado. Eles servem para que possamos avaliar o atingimento ou não dos objetivos e metas organizacionais. Por meio de indicadores, conseguimos entender ‘como estamos vs onde queremos chegar’, e quais ações são necessárias para atingir as metas estabelecidas. Além disso, conseguimos ter clareza se estamos sendo eficientes, eficazes e efetivos.

Mas, você sabe o que é KPI?

KPI é a sigla em inglês para Key Performance Indicator, ou em português, Indicadores Chaves de Desempenho. KPI também é conhecido como KSI – Key Success Indicator ou Indicadores Chaves de Sucesso. O KPI facilita a transmissão da missão e visão da empresa à todos os funcionários já que deixa claro a cada membro os resultados que devem ser buscados para o sucesso da organização.

É importante ressaltar que KPIs são métricas determinadas como essências para medir/avaliar o desempenho da empresa. Por intermédio dessa ferramenta, é possível entender aquilo que está funcionando bem e o que não está. Após esse diagnóstico, deve-se definir os planos de ação e modificações necessárias para se atingir os objetivos e metas.

Como medir os KPIs?

Utilize sempre como apoio o fluxo do PDCA  (Plan/Do/Check/Action) – nas revisões dos indicadores em que deve-se planejar (Plan), executar (Do), checar de tempos em tempos os resultados (Check) e agir (Action) – caso o planejado não esteja sendo alcançado.

Segundo os autores Rummler e Brache:

“Um indicador de desempenho é a quantificação de quão bem um negócio (suas atividades e processos) atinge uma meta específica”.

Ou seja, sem indicadores de desempenho, não conseguimos medir e, sucessivamente, gerenciar; por consequência, a empresa estará às cegas, sem direção, pronta para cair.

Uma empresa que não tem clareza dos números a serem medidos, que não tem processos e padrões está fadada ao fracasso. Tenha em mente que aquilo que não se pode medir, não se pode melhorar. Quando não se sabe onde quer chegar, qualquer caminho está bom.

A grande dúvida é: Quais os melhores indicadores?

Obviamente que um indicador relevante é o indicador de lucratividade, ou seja, quanto sobra para a empresa, seja lucro ou prejuízo. No entanto, existem inúmeros indicadores como os de qualidade, capacidade, estratégicos, produtividade e etc.

Importante entender que cada segmento ou mercado exige indicadores específicos. Se você atua no setor de tecnologia ou e-commerce, por exemplo, um dos indicadores que você possivelmente utilizará é o tempo de permanência no site ou número de visitantes por dia, mês e ano. Mas, se você lidera uma equipe de vendas provavelmente deverá ter um indicador de número de vendas por mês e taxa de cancelamento/desistência.

Indicadores comumente utilizados em logística estão associados a operação, como:

  • Pedido perfeito (Case Fill Rate) = Pedidos entregues/ Pedidos recebidos
  • Despesas com estadias (Demurrages) = Gasto com estadias
  • Devoluções (Logística Reversa) = Gasto com devoluções
  • Despesas com transportes = Despesas com transportadoras (inclui demurrages e devoluções)
  • Nível de estoque (Dias de estoque)
  • % de entregas realizadas no tempo (Ontime) entre outros… = entregas no tempo/ entregas total

Não existe uma receita pronta com os melhores indicadores logísticos, você deverá avaliar a operação, o setor que está inserido e identificar quais são os indicadores que melhor se encaixam na operação do negocio.

A estratégia TOP DOWN nos ajuda a determinar de forma lógica e coerente os melhores indicadores para cada área, afinal, devemos primeiramente entender quais são as metas macros da organização e, na sequência, determinar os objetivos e metas micros para cada área. Exemplo:

Indicador Macro – Redução de 20% com despesas de transportes
Indicador Micro – Capacitar 100% dos motoristas para condução econômica
Indicador Micro – Negociar com fornecedores redução em 10% nos contratos
Indicador Micro – Aumentar aderência de viagens compartilhadas

Indicador Macro Aumento do Faturamento em 20%
Indicador Micro – Vender mensalmente um montante de R$ 6 milhões com margem de lucro de 20%
Indicador Micro Aumentar base de clientes em 10% com ticket médio mensal de R$ 300 mil

Perceba que todos os indicadores micros contribuirão para o atingimento dos macros e essa ligação deve ser inerente ao processo de criação dos KPIs ou indicadores. Haverá inúmeros indicadores micros para o atingimento dos macros, mas não perca do DNA a simplificação. Crie indicadores e relatórios que sejam extremamente elementares e relevantes, não faça uma poluição visual e mental de indicadores que não são úteis.

Lembre-se que KPI é uma forma de organizar suas métricas e direcionar foco e recurso no que é importante. É uma maneira de fazer a leitura sobre aquilo que estamos fazendo, e se isso está gerando os resultados que esperamos. É uma disciplina elementar e obrigatória para qualquer gestor. Quando não temos visibilidade qualquer caminho serve; o sucesso é incerto e infelizmente muitas empresas promissoras quebram por falta de controle, de gestão.

Por fim, defina periodicidade de acompanhamento e análise dos indicadores. Alguns indicadores vão demandar um acompanhamento diário, já outros, semanal, quinzenal e mensal. Para tomada de ação, existem muitas ferramentas interessantes como: Pareto, Espinha de Peixe, 5 Por quês, 5W2H entre outras.

Como criar bons KPIs de logística

Como vimos no texto “Melhores KPIs para logística“,  os Indicadores Chaves de Desempenho – em inglês (Key Performance Indicators) – são elementos essenciais para qualquer organização.

É por meio deles que é possível medir/avaliar o desempenho da empresa, entender aquilo que está funcionando bem e o que não está e também definir os planos de ação e modificações necessárias para se atingir os objetivos e metas.

Mas como criar um bom KPI para logística? Primeiro é preciso entender que os indicadores devem ser mensuráveis. Para garantir isso, podemos utilizar a metodologia “SMART“.

Metodologia “SMART” para definir bons KPIs para logística

“SMART” é um acrônimo que sugere que uma meta respeite 5 princípios:

Específico (Specific) – Especifique o máximo possível sua meta. Ela deve ser clara, não pode gerar dúvidas ou abrir margem a qualquer interpretação controversa;

Mensurável (Measurable) – Peter Drucker já dizia: “O que não pode ser medido não pode ser gerenciado”. Uma meta que não pode ser medida, não servirá para nada. O número deve ser claro;

Atingível (Achievable) – Uma meta deve ser possível de ser atingida, de nada adianta criar uma meta, indicador que seja impossível de ser alcançado. Uma meta irrealista pode ser desastrosa e desmotivar os membros da sua equipe;

Relevante (Relevant) – Uma meta relevante consegue demonstrar a importância, impacto no negócio com o resultado alcançado;

Temporal (Time-bound) – Uma meta deve ter um prazo. Sempre associe uma meta a um período de tempo, um prazo para ser cumprida, porém tenha cuidado com o prazo, entenda se ele está condizente com a realidade.

Importante: Busque fazer benchmark com o mercado. Estude seus concorrentes, compare desempenhos entre empresas e setores específicos. Sempre envolva os membros da sua equipe, pessoas que conhecem bem o processo antes de traçar os indicadores.

Criando um bom indicador

Para entender como criar um bom indicador para logística pensemos em uma meta como por exemplo:

Aumentar faturamento da empresa em 20%

Isso é um meta, certo? Sim! Porém, é muito genérica. Agora vamos tentar melhorá-la, utilizando todos os pilares da metodologia “SMART”:

Aumentar faturamento em 20%. Expandir em 10% as vendas na região Sul, 15% as vendas na região Norte. Atuaremos nos nichos A, B e C. A equipe atuante será de logística e vendas. Não reduziremos a margem de lucro. Atuação ocorrerá no ano fiscal, com revisões semanais.

Perceba que a meta é específica pela riqueza de detalhes; é mensurável, pois queremos crescer 10% as vendas na região Sul e 15% na região Norte; é atingível, pois os percentuais de crescimento são saudáveis e não exagerados; é relevante, pois crescer impacta em mais contratações e investimentos; e, por fim, é temporal, pois foi determinado o prazo (ano fiscal) e revisões (semanais).

Ou seja, devemos primeiramente entender quais são as metas macros da organização e, na sequência, determinar os objetivos e metas micros para cada área.

Neste caso o indicador “Aumentar faturamento em 20%” seria a meta Macro e os outros indicadores necessários para o atingimento do desta meta, seria micros.

Exemplo:

Indicador Macro: “Aumentar o faturamento em 20%”
Indicador Micro: “Expandir em 10% as vendas na região Sul, 15% as vendas na região Norte.  Atuaremos nos nichos A, B e C. A equipe atuante será de logística e vendas. Não reduziremos a margem de lucros. Atuação ocorrerá no ano fiscal, com revisões semanais”.

Todos os indicadores micros contribuirão para o atingimento dos macros e essa ligação deve ser inerente ao processo de criação dos KPIs ou indicadores.

Lembre-se, KPI é uma forma de organizar suas métricas e direcionar foco e recurso no que é importante. É uma maneira de saber se aquilo que estamos fazendo realmente está gerando os resultados que esperamos. É uma disciplina elementar e obrigatória para qualquer gestor.

*Por Thiago Cabañas

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