Administração de estoque: o que é e como realizar uma boa gestão

Quem trabalha com comércio e transportes sabe da importância da administração de estoque e o quanto um negócio tem a perder quando há uma gestão ineficiente do almoxarifado.

O excesso de produtos armazenados, por exemplo, embora pareça uma boa solução, é capital parado, espaço mal aproveitado, além de ter custos de administração de estoque que poderiam ser empregados de uma forma melhor.

Em contrapartida, a falta de estoque também pode trazer uma enorme dor de cabeça.

Não precisamos ir muito longe para lembrar o quanto a escassez de vacinas no País afetou toda a população, por exemplo.

A falta de um produto em alta demanda resultou em perdas não somente financeiras, mas ainda mais importante: de vidas.

O grande desafio, porém, é entender como calcular a quantidade de insumos que deve ser mantida para pronta entrega sem perder o equilíbrio, ou seja, nada de exageros, mas também nada de escassez.

E é exatamente sobre isso que falaremos a seguir. Quer saber mais sobre o que é e como realizar a administração de estoque? Então, siga a leitura e confira!

O que é a administração de estoque?

Como vimos no começo deste texto, a administração de estoque é uma gestão de almoxarifado capaz de balancear a quantidade de mercadorias disponíveis para entregar aos seus clientes sem que exista um acúmulo desnecessário de produtos ou que falte algum item na hora de despachar o pedido.

Também faz parte deste processo o cálculo e análise de tudo o que entra ao armazém, bem como o inventário de estoque para que seja mais fácil localizar um produto e a quantidade disponível dele dentro do almoxarifado.

Deu para perceber que essa gestão de estoque pode, à princípio, parecer algo simples, mas que, na prática, faz parte de um processo muito mais complexo, certo?

O planejamento da administração de estoque é o passo principal para uma gestão eficiente.

Segundo o estudo de Custos Logísticos no Brasil, realizado pelo Ilos (Instituto de Logística e Supply Chain), o Brasil consome cerca de 12,7% do PIB com transporte, estoque, armazenagem e outros serviços administrativos.

A maior despesa é relacionada ao transporte em si (mais de R$400 bilhões), mas logo na sequência aparece a administração de estoque, que corresponde a um custo de 4,5% do PIB, ou seja, R$268 bilhões.

Os dados nos mostram que ainda há muito que melhorar no que diz respeito à logística de um armazém.

Os benefícios da administração de estoque

Uma boa gestão do armazém traz resultados positivos para a empresa, mas qual o principal objetivo da administração de estoques?

Redução de custo

A resposta é simples: economia de dinheiro. Há uma redução significativa de custos de pessoas, já que não é preciso ter um monte de gente trabalhando no armazém.

Além disso, existe um menor índice de perda de produtos por extravio ou prazo de validade vencido e o planejamento de compras faz com que a empresa não gaste uma fortuna comprando mercadorias de uma só vez.

Mas os benefícios da administração de estoque se estendem para além da parte financeira da empresa.

Otimização de tempo

A logística dentro de um armazém é composta de muitos processos, dentre eles a movimentação de mercadorias ou transporte interno.

Quanto menos produtos são armazenados, fica muito mais fácil e rápido encontrá-los e realizar a movimentação necessária dentro do estoque.

Dessa forma, é possível agilizar toda a cadeia de suprimentos e, consequentemente, as entregas também.

Satisfação de clientes

A administração de estoques otimiza a operação do armazém, o que agiliza as entregas e, assim, a empresa consegue atender as demandas dos clientes de forma mais eficiente, podendo conquistá-los pela prestação de um bom serviço.

Como deve ser feita a administração de estoque?

Uma vez que já foi possível entender o que é e quais os benefícios da gestão do armazém, o que falta saber é como realizar essa administração eficiente, certo?

Para isso, preparamos uma lista com os principais pontos que devem ser levados em conta na hora de coordenar o almoxarifado! Veja abaixo:

Passo 01: planejamento

O começo de uma boa gestão de estoque deve ser sempre – veja, sempre – o planejamento do que será feito.

Quando se pula esta etapa, as chances de ter algum tipo de problema com a armazenagem de produtos são muito mais altas.

É nessa hora que se planeja a quantidade de mercadorias que devem ser adquiridas para ter de prontidão em estoque e essa decisão deve estar alinhada com o setor de vendas.

Quais produtos têm mais demandas? Qual é a média de vendas? A partir desta análise é que o setor vai chegar a uma conclusão sobre o quanto deve ser estocado.

Passo 02: faça um inventário de estoque

É primordial ter um relatório compilando tudo o que entra e sai do estoque, afinal, esta é a forma de entender, organizar e controlar o fluxo de mercadorias, além de evitar furtos e extravios.

Para isso existem muitas tecnologias que são grandes aliadas dos gestores de estoque, como softwares e planilhas automatizadas.

O inventário das mercadorias dentro de um armazém auxilia a administração de estoque.

Não esqueça também que na hora de realizar o inventário é importante colocar data de entrada do armazém e prazo de validade dos produtos, porque muitas vezes compensa mais financeiramente despachar uma mercadoria que está há mais tempo no armazém.

Você também pode utilizar a metodologia da curva ABC, que categoriza os itens de acordo com a demanda e valor da mercadoria, podendo assim aumentar a lucratividade do seu negócio.

Passo 03: armazenagem

Verifique que as condições e especificações de cada produto sejam atendidas para que eles não sofram avarias ou estraguem com o tempo.

Alimentos refrigerados, por exemplo, necessitam ser mantidos em temperaturas específicas. O mesmo ocorre com medicamentos e outros produtos.

Passo 04: invista em tecnologia

Na administração de estoque o gestor precisa saber quando é hora de investir em tecnologia para otimizar processos.

Essa não é hora de contenção de gastos, os benefícios de sistemas integrados podem fazer você recuperar o dinheiro que foi investido, lucrar em cima das vendas e ainda atender com mais eficiência seus clientes.

Um exemplo de gestão de estoque eficiente é de uma empresa que consiga executar essas etapas, reduzir custos e aumentar a lucratividade do seu negócio. E por que essa empresa não pode ser a sua?

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