Proposta de orçamento? Saiba como fazer e apresentar

Todo gestor conhece a rotina: depois que o cliente já demonstrou interesse no seu serviço, só falta um passo para fechar o negócio: apresentar a proposta de orçamento!

É a proposta de orçamento que vai fazer o cliente assinar contrato com a sua empresa ou dar uma chance para a concorrência.

Por isso, é importante caprichar! Prepare um documento atraente, claro, completo e capaz de sanar todas as dúvidas do cliente.

Se você fica inseguro na hora de elaborar aquela proposta de orçamento irrecusável, está com sorte. O Blog da Cobli preparou um conteúdo especial para você.

Neste texto, vamos explicar, passo a passo, como uma aquela proposta de orçamento capaz de arrancar o seu cliente dos braços da concorrência. Siga a leitura e confira.

O que deve constar em uma proposta de orçamento?

Todo cuidado é pouco na hora de redigir uma proposta de orçamento!

Informações incorretas podem causar constrangimentos e até prejuízos.

Já pensou se você fosse um número ou uma vírgula ao informar o preço do serviço ao cliente? Além de prejudicar a reputação da sua empresa, vai ser complicado explicar que o valor cobrado será outro.

A proposta de orçamento a ser entregue para o cliente deve ser o mais completa possível. Nela, ele deve encontrar informações sobre a sua empresa, os serviços a serem executados, prazos, custos, forma de pagamento, obrigações de cada uma das partes, etc.

Nos próximos tópicos, vamos apresentar os itens que você deve incluir em uma proposta de orçamento. Fique atento!

Apresentação da sua empresa

Antes de mais nada, uma proposta de orçamento deve contar uma breve apresentação de quem vai prestar o serviço, ou seja, da sua empresa.

Portanto, comece contando um pouco da história do seu negócio.

Além de informações como o nome, o CNJP, o logotipo e as informações de contato da sua empresa. Devem também constar no documento quais serviços a sua empresa presta e o que a diferencia a sua empresa da concorrência.

Suponhamos que a sua empresa é uma transportadora. Conte, por exemplo, quando o negócio foi fundado, qual o tamanho da sua frota, que cuidados são tomados para garantir a segurança das entregas e como a empresa faz uso da tecnologia para prestar um serviço melhor (sistemas de rastreamento, monitoramento, roteirização, etc.).

Se possível, inclua depoimentos de parceiros que atestem a qualidade dos serviços prestados e os benefícios trazidos por eles (como entregas mais rápidas e seguras, economia, clientes mais satisfeitos, entre outros).

Não se esqueça de caprichar na apresentação da proposta de orçamento! Invista em um papel timbrado com o logotipo da sua empresa e não descuide da formatação do documento.

Dados do cliente

Ao redigir uma proposta de orçamento, você deve mostrar que conhece o cliente em potencial.

No documento, identifique quem receberá o documento.

Não se esqueça de incluir os dados da empresa a quem você quer servir, como nome, informações de contato e área de atuação.

Esse tipo de detalhe mostra que a proposta de orçamento apresentada não é um modelo repassado para todos os clientes, mas é personalizada e leva em conta as especificidades de cada parceiro.

Detalhes do serviço

Quando apresentou sua empresa, você já falou um pouco dos serviços prestados, certo?

No entanto, neste campo você deve descrevê-los em detalhes: o que vocês fazem, como fazem e com qual objetivo.

Voltemos ao exemplo da transportadora. Ao detalhar o seu serviço, você deve explicar como a sua empresa pode se encarregar da distribuição dos produtos de um parceiro.

Informe o tamanho da sua frota, quantos veículos você pretende colocar à disposição do novo cliente, como é feita a manutenção dos caminhões e como são treinados os motoristas.

Também é importante explicar como são planejadas as rotas, pois elas são a chave de um serviço de transporte eficiente.

O passo a passo é o mesmo para empresas de qualquer ramo de atuação: uma gráfica, uma empresa de segurança, uma startup que oferece soluções logísticas, etc.

Se você vende equipamentos de segurança eletrônica, por exemplo, descreva seus produtos, explique como cada um deles funciona, como será feita a instalação e como a empresa do seu cliente será beneficiada por eles.

O passo a passo é o mesmo para empresas de qualquer ramo de atuação: uma gráfica, uma empresa de segurança, uma startup que oferece soluções logísticas, etc.

Os benefícios para o cliente

Por que o cliente precisa do seu serviço? É hora de explicar isso!

Mostre como o serviço que você oferece pode corrigir as falhas identificadas pelo cliente em sua empresa. Explique como, ao contratar os seus serviços, o cliente ganhará eficiência e economia de recursos.

O objetivo aqui é apresentar a sua empresa como uma referência neste nicho de negócios.

Suponhamos, por exemplo, que o seu cliente anda recebendo muitas reclamações de entregas atrasadas ou extraviadas. Nesse caso, seu objetivo é mostrar como a sua transportadora pode garantir entregas mais rápidas e econômicas, garantindo a satisfação da clientela e os lucros do seu parceiro.

O mesmo vale para todos os tipos de negócio. Uma empresa de segurança deve mostrar como a instalação de equipamentos previne roubos e furtos e ajuda na resolução de outros crimes.

Uma gráfica precisa insistir que será capaz de imprimir livros e panfletos de maior qualidade, capaz de chamar atenção do público e reposicionar o cliente no mercado.

Em resumo: é hora de identificar o problema do cliente e apresentar a solução.

Procedimentos adotados

A esta altura da proposta de orçamento, você explicou ao cliente como ele será beneficiado pelos serviços que você presta. Chegou a hora de explicar como você vai fazer isso.

Como é que a sua transportadora vai garantir entregas mais rápidas e econômicas? Explique, por exemplo, que você conta com um sistema de roteirização que planeja os percursos dos caminhões de modo a encurtar distâncias, economizar tempo, combater a ociosidade de frota e reduzir os gastos com combustível.

Mencione todos os passos que serão dados até a resolução do problema do cliente: como serão selecionados os veículos que vão atendê-lo, que tipo de treinamento os motoristas vão receber, como serão elaboradas as rotas, previsão da duração das viagens, etc.

No caso de uma empresa se segurança, mencione o nome, a marca e o modelo de todos os equipamentos que vão ser instalados e dados sobre como eles reduziram crimes e prejuízos em empresas que os adotaram.

O mesmo vale para uma empresa gráfica: descreva, passo a passo, como são se dá a impressão dos materiais no seu estabelecimento, que tecnologias você usa e por quê, como se dá o controle de qualidade etc.

Cronograma

O cronograma se refere à data de entrega do serviço e varia de empresa para empresa.

No caso de uma transportadora, por exemplo, o cronograma deve marcar a data do início e do término (se este já tiver sido acertado) da prestação dos serviços.

Em outros tipos de negócio, como uma empresa de segurança, o cronograma precisa informar quanto tempo levará a instalação dos novos equipamentos.

Calcule os prazos com atenção para evitar atrasos que possam irritar o cliente e inviabilizar os negócios.

Investimento

Chegamos, enfim, ao coração de uma proposta de orçamento.

É aqui que será revelado ao cliente quando ele deve desembolsar pelo seu serviço.

Nesse campo, devem ser incluídos e justificados todos os valores a serem cobrados.

Não adianta só colocar um número, é necessário explicar como se chegou a esse valor, fazendo referência aos custos e à qualidade da mão de obra, dos insumos e da tecnologia.

Se o seu preço estiver mais alto do que a média da concorrência, justifique. É por que a sua tecnologia é mais moderna? Por que você usa insumos de maior qualidade? É mais rápido? Se o cliente vai pagar mais caro, ele tem o direito de saber o motivo.

Deixe claro como será feita a cobrança: se pelo serviço completo ou por dias trabalhados.

Tome cuidado, pois qualquer erro nessa parte pode levar à rejeição da sua proposta.

Inclua também as datas e a forma de pagamento.

É hora de enviar a proposta de orçamento

Depois de cumprir todas essas etapas, é hora de redigir a proposta de orçamento propriamente dita.

Pode ser na forma de carta ou e-mail. Não custa repetir: capriche na apresentação!

A proposta de orçamento deve ser uma espécie de resumo de tudo o que foi apresentado anteriormente, identificando o prestador de serviço e o cliente, o serviço contratado, como ele será executado, em que prazo e por qual valor.

Pronto! Agora que você já sabe tudo o que deve constar em uma proposta de orçamento, arregace as mangas e vá atrás dos seus clientes.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota em nosso blog.