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Como criar um KPI: entenda como usar métricas de desempenho

Saber como está o desempenho da sua operação, usando indicadores de performance, é algo muito importante para qualquer empresa, mas muitos gestores têm dúvidas para entender como criar um KPI.

Aliás, a própria sigla em inglês, que significa indicadores-chave de performance, já deixa bastante gente confusa.

Calma, que a gente explica: nesse texto, vamos falar muito sobre o que são KPIs, como eles funcionam e porque esse método de gestão, criado nos últimos anos, tem sido tão adotado.

Também vamos explicar como criar KPIs para a sua empresa e como eles se adequam ao dia a dia de quem trabalha com logística. Vamos nessa?

O que é KPI?

Não dá para aprender a fazer uma coisa sem saber direito o que ela é, não é?

Então vamos a uma definição simples do que é KPI: trata-se de uma sigla para Key Performance Indicator, ou indicador-chave de performance em bom português.

São números, dados, métricas que ajudam a medir a eficiência do negócio com relação aos seus processos.

Por exemplo: o percentual de entregas que foram feitas dentro do prazo pode indicar muita coisa sobre a sua frota, não é mesmo?

A mesma coisa vale para a quantidade de pedidos feitos em uma semana ou em um mês – se eles estiverem crescendo, pode ser um sinal que sua empresa vai muito bem, obrigado.

Por que criar um KPI?

Existem uma série de motivos pelos quais sua empresa deveria criar um KPI.

Especialista no tema, David Parmenter diz que os KPIs são

Um conjunto de medidas com foco nos aspectos do desempenho organizacional que são os mais críticos para o sucesso atual e futuro da empresa.

Ou seja, é uma boa forma de entender se as metas atuais estão sendo entregues, bem como ajudar gestores a planejar o futuro – e tomar as decisões certas para chegar lá.

A seguir, vamos listar quatro ótimos motivos para criar um KPI.

Mapear a situação do negócio

Qualquer gestor de frota sabe disso: acompanhar dados é a única forma de garantir que se esteja por dentro do dia a dia da empresa.

Com os números, é possível entender a performance dos processos internos, sejam eles carga, descarga ou os inúmeros trajetos feitos pelos motoristas em um mês.

Criar KPIs permite entender se esses processos estão indo bem, bem como identificar erros, gargalos e problemas de gestão.

Tomar decisões assertivas

Muitas vezes, gestores gostam de tomar decisões baseadas apenas na intuição para resolver um problema.

E às vezes isso vira uma bola de neve, piorando a situação.

Usar KPIs para entender quais são os problemas verdadeiros, com base em números, é uma forma de evitar esse problema e tomar decisões assertivas.

Validar planejamento estratégico

Fazer planos é sempre importante para qualquer empresa.

Mas nem sempre dá para fazer um planejamento apenas com boas intenções – é preciso que os números confirmem que uma ação está dando certo.

Assim, KPIs são uma forma ótima de avaliar se uma mudança está funcionando ou não.

Em caso negativo, eles também ajudam o gestor a fazer mudanças rápidas.

Obter um negócio de sucesso

KPIs são que nem o mapa do tesouro: se forem bem feitos, podem levar qualquer empresa ao rumo do sucesso.

Ele mostra o que toda companhia deve fazer para chegar a alta performance.

Agora que você já entendeu porque criar um KPI, vamos entender como criar um, passo a passo?

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Uma equipe que sabe como criar um KPI costuma trabalhar mais focada em cumprir suas metas.

Passo a passo: como criar um KPI?

Criar um KPI é mais simples do que parece, mas envolve passos nos quais você deve prestar atenção. Vamos a elas?

Definir processos que serão monitorados

Um indicador-chave, como o nome diz, é aquele importante para a empresa.

Isso significa que podem existir diversos números e dados a serem acompanhados na sua operação, mas quais deles estão diretamente ligados ao planejamento estratégico?

Saber quantas refeições cada motorista faz por dia é um dado, certamente, mas isso afeta seu planejamento estratégico?

Agora, saber o tempo total de parada de cada motorista ao longo de um dia é importante, pois interfere diretamente no seu resultado.

Dá para saber qual deve ser um KPI e qual não deve?

É por aí: o primeiro passo é definir quais setores e processos precisam ser avaliados para entender se contribuem com os objetivos traçados no planejamento.

Os KPIs, claro, podem ir muito além de indicadores financeiros – eles podem ser aplicados para checar a satisfação do cliente, ações de marketing, vendas e claro, atrasos em entregas.

Crie metas e objetivos

Traçar metas e objetivos é muito importante para a empresa saber onde quer chegar no futuro.

Ter esse horizonte traçado é importante: se a empresa quiser aumentar o número de entregas feitas em 10% nos próximos três meses, talvez um bom KPI a se acompanhar seja o número de entregas feitas.

Outro KPI também pode ser o de tempo para cada entrega – afinal, para fazer mais entregas, é preciso gastar menos tempo com cada pedido.

Defina indicadores SMART

Já falamos que KPIs podem ir muito além dos números, mas é preciso ter alguns critérios.

É aí que entra a metodologia SMART, uma sigla em inglês que define os critérios que um bom KPI deve obedecer.

Para funcionar bem, um KPI precisa ser:

  • Específico (Specific);
  • Mensurável (Measurable);
  • Alcançável (Attainable);
  • Relevante (Relevant);
  • Em um prazo determinado (Term)

Se for criar KPIs, é preciso cumprir os requisitos acima.

Além disso, vale outra dica: não é bom criar um grande número de indicadores.

Afinal, lembre-se que são os indicadores chave para sua empresa e o que ela quer conquistar no mercado.

Tenha método para coletar e analisar dados

Não dá para pegar KPIs no vento: para eles funcionarem bem, é preciso que os dados sejam coletados com critério e que existam pessoas responsáveis por eles.

Na coleta de dados, é importante definir como as informações ligadas ao KPI serão reunidas e guardadas – será um sistema ou um profissional que vai cuidar desses dados?

Nesse ponto, é importante considerar o viés do dado, a possibilidade de erros e também a segurança que cada processo traz para a empresa.

Normalmente, quanto mais automatizada for a coleta de dados, mais confiáveis eles serão.

A Cobli tem uma série de soluções, serviços e sistemas – como rastreadores veiculares e telemetria – para ajudar sua empresa a automatizar a coleta de dados.

Mas, mesmo que a automatização seja feita, é importante que haja um responsável para coletar, organizar e analisar os KPIs – normalmente, essa tarefa fica com o gestor da frota, no caso de logística.

Também é preciso definir de quanto em quanto tempo os KPIs serão analisados – diariamente, semanalmente ou mensalmente são os períodos mais comuns.

No entanto, é preciso entender qual se encaixa melhor no dia a dia da sua empresa – às vezes, coletar dados diariamente pode ser trabalhoso demais.

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Cada vez mais empresas adota a metodologia, mas é muito importante saber o que considerar na hora de criar um KPI.

Acompanhe os resultados e controle os KPIs

Definiu os KPIs e seus métodos? Bem, agora é hora de colocar tudo para rodar.

Afinal de contas, acompanhar os indicadores é a atividade essencial para se garantir que a situação da empresa esteja indo bem, muito bem, obrigado.

Além disso, acompanhar os KPIs de maneira frequente ajuda os gestores a ter novas ideias e soluções para o crescimento do negócio.

É importante também compartilhar esses números com a equipe, afinal de contas, várias cabeças pensam melhor do que uma.

Além disso, é importante também comparar os KPIs de hoje com os anteriores, acompanhando a evolução dos processos da empresa.

Entendeu tudo? Então, agora veja alguns exemplos de KPIs.

Quais são os principais exemplos de KPIs na logística?

Existe uma série de KPIs que podem ser usadas dentro de uma frota ou de uma área logística numa empresa. Vamos a alguns deles?

  • Média de consumo – por motorista e por veículo (carregado e vazio);
  • Quantidade de multas – por motorista ou por rota;
  • Quebra de veículo por motorista;
  • Custo operacional de veículo por quilômetro rodado;
  • Comparativo das médias de consumo de diesel entre os motoristas (ranking);
  • Custo dos pneus, tanto na primeira quanto na segunda vida;
  • Ocorrência de acidentes, mês a mês;
  • Ranking das peças substituídas com mais frequência;
  • Taxa de indisponibilidade do veículo;
  • Idade média da frota;
  • Custo de peças genuínas e peças paralelas;
  • Período de manutenção dos componentes;
  • Controle de ociosidade da frota;
  • Controle de multa por quilômetro rodado;
  • Custo do óleo diesel em relação ao faturamento da empresa;
  • Número de atraso em entregas em relação à manutenção do veículo.

São muitos exemplos e que certamente podem se tornar KPIs da sua frota –basta entender quais se adequam mais à sua realidade e seus objetivos.

Além disso, outro exemplo de KPI bastante popular é o ROI.

O que é ROI?

ROI é uma sigla em inglês para “retorno sobre investimento”.

Na logística, o ROI pode observar a relação entre o investimento feito na frota e quanto dinheiro voltou em forma de receita para a empresa.

Normalmente, o ROI está aliado a uma ação estratégica ou período, permitindo ao gestor elaborar novos planos de ação.

De forma simples, o ROI pode ser calculado com a seguinte fórmula: primeiro, subtraia o custo (investimento) da receita obtida em um determinado período ou ação.

Depois, é preciso dividir esse número pelo custo (investimento).

Assim você chegará ao ROI, que indica não só se a ação está funcionando, mas se também está trazendo retorno financeiro.

Quais são os principais KPIs da gestão de frotas?

Ok, foram muitos exemplos de KPIs possíveis de serem usados na logística.

Agora, você quer saber em que áreas deve focar suas atenções.

Tudo bem, a gente está aqui para isso: a seguir, vamos dar algumas sugestões das principais áreas que merecem sua atenção na gestão de frotas.

Consumo de combustível

Segundo dados da EsalqLog, o combustível responde por cerca de 38% do custo do frete no Brasil – um dos fatores de maior peso nesse item tão importante do dia a dia das empresas.

Ou seja, monitorar o consumo de combustível (especialmente a cada quilômetro) pode ser importantíssimo para ajudar sua empresa a se destacar no mercado.

Além disso, pode servir também para saber se sua frota está em dia, se os motoristas estão dirigindo bem ou se é hora de fazer uma manutenção.

Custos de manutenção

E por falar em manutenção, o custo de manutenção é outro KPI importante a ser observado, prestando atenção na reincidência de defeitos e nos prazos para conserto – afinal, ninguém quer veículo parado por muito tempo.

Ter uma frota disponível é fundamental para garantir que suas entregas não sejam impactadas.

Incidência de multas

Além de pesar no bolso, multas são algo que podem tirar muitos motoristas de atividade.

Olhar para a incidência de multas por motorista e por rota pode ajudar um gestor de frotas a mudar os caminhos ou promover treinamentos para os motoristas, buscando soluções para o problema.

Avarias no transporte

Outro dado importante pode ser a porcentagem de mercadorias avariadas no transporte de uma carga, com relação ao volume total transportado.

É um item que pode ajudar sua empresa a saber se está realizando bem seu serviço, sem perdas para o cliente – e prejuízo para a própria transportadora no final do dia.

Afinal, quem paga a conta do produto avariado é a empresa que faz o transporte – e reduzir as perdas pode mudar o lucro da empresa e até servir como diferencial competitivo no mercado.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.

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