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Diz o ditado que tempo é dinheiro, mas às vezes, o primeiro vale muito mais do que o segundo – afinal, dinheiro é possível de se recuperar, mas tempo não. É por isso que cada vez mais empresas estão interessadas em fazer uma gestão do tempo eficiente: com isso, é possível não só aumentar a produtividade, como também elevar as receitas. 

Pode parecer fácil falar sobre gerir o tempo melhor: afinal, parece que é só fazer as coisas mais rápido, não é mesmo? 

No entanto, fazer é bem mais difícil do que isso – e às vezes, aquilo que é feito de forma rápida pode acabar custando caro, necessitando de trabalho adicional posterior. 

Neste texto, você vai entender o que é a gestão do tempo e como ela importa na sua empresa e, mais especificamente, na sua frota

Também vai ler mais sobre como a tecnologia pode ser uma grande aliada nessa tarefa e ver algumas dicas sobre como orientar motoristas e frotistas a otimizar seu tempo. Vamos lá? 

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O que é gestão do tempo? 

A gestão do tempo ou gerenciamento do tempo é um processo que visa planejar como as atividades do dia a dia serão executadas, de olho em aspectos como eficiência, produtividade e satisfação dos agentes envolvidos.

De forma simples, ela pode significar um levantamento das atividades que devem ser realizadas e como elas serão feitas. 

Vale frisar que não basta apenas, no entanto, fazer uma lista dessas atividades: a boa gestão do tempo precisa considerar também como elas podem ser feitas da melhor forma possível. 

Sim, porque ter um time ocupado é muito diferente de ter um time eficiente

Um time ocupado é aquele que trabalha 8 horas por dia, bate cartão e vai embora para casa sem necessariamente entregar seus resultados. 

Para ser eficiente, é necessário definir prioridades (o que é mais importante) e urgências (o que precisa ser entregue primeiro). 

Como a gestão do tempo importa na sua empresa? 

Vamos voltar ao exemplo dos parágrafos anteriores: imagine uma empresa em que todos os funcionários trabalham as horas pelas quais são pagos, mas nenhuma meta ou resultado é batido. 

Pode ser um problema de gestão de tempo: afinal, as pessoas estão ocupadas, mas não necessariamente estão se ocupando com as tarefas mais importantes – e que rendem mais para a empresa. 

Definir as prioridades e as oportunidades disponíveis dentro de cada time é algo muito importante para tornar a empresa mais eficiente e produtiva.

Mais do que isso, pode ser uma forma também de deixar de lado projetos que rendem muito pouco à companhia, mesmo sendo trabalhosos. 

É algo que pode fazer sentido não só para a empresa, mas também para os funcionários – ainda mais para quem trabalha em regime de bônus ou entrega de resultados. 

Afinal, no fim do dia, o que todo mundo busca é fazer um trabalho bem feito, que faça sentido e traga retornos – sejam eles financeiros, profissionais ou pessoais. 

Como a gestão do tempo importa para uma frota? 

A área de transporte e logística de qualquer empresa serve sempre muito bem como exemplo de como a gestão do tempo pode auxiliar uma operação. 

Afinal, esta é uma área em que o tempo é uma métrica importante – o tempo gasto para realizar uma entrega pode determinar o sucesso ou o fracasso da companhia inteira. 

Fazer uma boa gestão do tempo para uma frota de transporte de carga, por exemplo, pode fazer com que a empresa seja mais competitiva, gaste menos recursos e consiga até manter seus motoristas satisfeitos, retendo mão de obra qualificada. 

Além disso, há vários aspectos paralelos em que a gestão do tempo pode também trazer benefícios à empresa. 

É o caso na economia de combustível ou até mesmo na menor necessidade de realizar manutenções, uma vez que os veículos da frota estarão sendo bem utilizados. 

Abaixo, você poderá ver algumas dicas para saber como implementar a gestão do tempo na sua frota, mas antes vamos falar de como a tecnologia pode ser uma boa aliada. 

rotas cobli - Gestão do tempo: por que isso importa para sua frota e como fazer

Como a tecnologia e o sistema da Cobli podem ajudar a gerenciar tempo? 

Antigamente, gestão do tempo se fazia apenas com relógio, papel e lápis, tentando planejar tudo o que acontecia com bastante imprecisão. 

Não precisa ser mais assim: a tecnologia pode e deve ser uma grande aliada de quem pretende gerenciar seu tempo. 

Quer um exemplo? Uma ferramenta como um roteirizador pode ajudar bastante uma frota a conseguir fazer uma melhor gestão de seu tempo. 

Afinal, um roteirizador – ainda mais um sistema parrudo, como o que a Cobli possui – é capaz de organizar todas as entregas que precisam ser feitas em uma frota, dividindo os caminhões nas rotas mais inteligentes. 

Não é algo simples de se fazer de forma analógica, mas que pode fazer a diferença para a sua empresa. 

Sistemas avançados podem ainda calcular as rotas considerando aspectos importantes como os horários de almoço e descanso dos motoristas, sugerindo até mesmo onde esses pontos de parada podem acontecer. 

É uma ferramenta importante para que o motorista tenha sua jornada controlada e, mais do que isso, sinta que o tempo pessoal dele também está sendo respeitado. 

A tecnologia também pode ajudar um gestor de frota a saber se esses planos estão dando certo – com a ajuda de um sistema de rastreamento veicular

Com ele, é possível ver se os motoristas estão mesmo passando pelos lugares certos e se estão conseguindo executar as tarefas no tempo planejado. 

Sistemas com transmissões de informação em tempo real podem ainda auxiliar os gestores de frota a mudar os planos no meio do caminho, caso algum imprevisto ou pedido urgente aconteça. 

Uma plataforma que também utilize a telemetria veicular pode ser outra mão na roda para quem quer fazer gestão de tempo: afinal, saber o status de cada peça do seu veículo pode ajudar na hora da manutenção. 

E manutenção inteligente, para quem quer gerenciar seu tempo, significa tempo menor do veículo parado fazendo algum conserto. 

Descubra como o sistema para gestão com rastreamento e monitoramento veicular da Cobli pode ajudar sua operação!

Além disso, a telemetria pode ajudar o gestor de frota a ter certeza de que também está conseguindo economizar combustível – um fator que pode fazer a empresa ser mais econômica e competitiva. 

Viu só quanta coisa dá para melhorar na operação da sua frota com a gestão do tempo? 

10 dicas de como aplicar gestão de tempo na frota e com os motoristas

Agora que você já sabe quais são as melhores ferramentas para aplicar a gestão de tempo e tornar a produtividade um objetivo dentro da sua frota, ficam aqui algumas dicas para quem deseja ir além. 

Reunimos 10 dicas importantes para aplicar bem a gestão de tempo dentro da sua frota, de forma que qualquer um possa entender. Vamos lá? 

1. Defina prioridades

Saber o que é importante e o que é urgente para a sua empresa pode ajudar a definir claramente que tarefas devem ser executadas primeiro. 

Muita gente utiliza o chamado método Eisenhower, muito simples de se fazer. 

Faça um desenho de quatro quadrantes (ou quadrados!) com dois eixos – importante/não importante e urgente/não urgente. 

A partir daí, você vai perceber que surgem quatro espaços: importante e urgente; importante e não urgente, não importante e urgente; não importante e urgente. 

Com esses quatro espaços, é fácil de conseguir delimitar as tarefas que devem ser executadas primeiro. 

2. Defina prazos

Uma empresa que consegue entender bem seus prazos está num ótimo caminho para conseguir fazer bem sua gestão de tempo (e por isso, a noção de urgência acima vale muito). 

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3. Planejar os dias e as semanas

Ter um calendário de quais atividades devem ser realizadas a cada dia da semana é importante tanto para quem gerencia quanto para quem executa.

Com planejamento, as expectativas sobre o trabalho estão alinhadas e é mais fácil de evitar surpresas. 

4. Fazer uma coisa de cada vez

Lembra quando falamos sobre fazer as coisas rapidamente? Nem sempre é a melhor saída, especialmente quando se faz várias coisas ao mesmo tempo. 

Fazer uma coisa de cada vez, com foco, é uma boa maneira de evitar que o trabalho tenha erros e precise ser refeito. Por isso, lembre-se: um passo de cada vez. 

5. Organize o ambiente

Não basta apenas organizar o calendário: é preciso também organizar o local de trabalho. 

Afinal, não adianta nada saber o que você precisa fazer se não sabe onde as coisas necessárias para o trabalho estão. 

6. Evite distrações

Já falamos sobre a importância de ter foco e fazer uma coisa de cada vez, sem ser multitarefas. 

Mas não adianta nada fazer uma coisa só e estar distraído a todo tempo. É por isso que é preciso tomar cuidado para evitar distrações – da conversa prolongada no cafezinho àquele momento de olhar o celular. 

7. Fazer pausas é importante

No entanto, não é preciso ficar todo o tempo focado no trabalho. Fazer pausas de vez em quando ajuda as pessoas a ter um respiro e conseguirem se concentrar. 

Isso vale tanto para o trabalho em escritório – deixando a frente da tela por uns minutos – quanto para o trabalho na estrada. É por isso que os pontos de descanso e parada dos motoristas são tão importantes: eles permitem que a tensão seja descarregada. 

8. Use ferramentas de gestão

Já falamos como a tecnologia pode ajudar bastante, mas nada adianta ela só existir: ela precisa ser bem utilizada. 

9. O ótimo é inimigo do bom

Muitas pessoas são conhecidas por serem perfeccionistas: se preocuparem com os detalhes ao máximo e, por isso, gastarem muito tempo para realizar as tarefas. 

Nessas horas, é importante lembrar do ditado acima: às vezes, é melhor ter todas as tarefas executadas do que apenas uma – lembra das prioridades? Pois é. 

10. Peça ajuda se necessário

Muita gente perde tempo no seu trabalho tentando quebrar a cabeça para realizar uma tarefa sozinho – e às vezes a solução pode estar justamente ao conversar com um colega. 

Por isso, vale aqui a dica: se estiver com dificuldades em uma tarefa, peça ajuda! Pode ser a saída mais rápida para resolver o problema. 

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