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Uma dor de cabeça de todo mundo que precisa supervisionar um projeto é a gestão de custos.

Gestão de custos não é só fazer algumas contas para garantir se há dinheiro suficiente para executar determinado projeto sem estourar o orçamento ou ficar no prejuízo.

O processo de gestão de custos envolve primeiro o planejamento do projeto e depois a estimativa e elaboração de um orçamento que ainda precisará ser atentamente controlado e revisado.

Parece complicado? Pois saiba que não precisa ser.

Neste texto, vamos apresentar um guia claro de como fazer a gestão de custos. Siga a leitura e confira!

Passo a passo do processo de gestão de gastos

Confira, etapa por etapa, como fazer gestão de custos:

Passo 1: Planejamento de recursos

A primeira coisa que você precisa fazer é descobrir se já tem tudo o que precisa para executar o projeto.

Liste tudo o que você já tem: os insumos, os equipamentos e equipe. 

Agora veja tudo aquilo que você ainda precisa providenciar. Precisa contratar mais gente? Comprar novos equipamentos? Encomendar mais insumos?

Seja minucioso na hora de anotar tudo isso e, por ora, não se preocupe com quanto isso vai custar.

Passo 2: Estimativa de custos

Agora, pegue a lista que você elaborou e descubra quanto vai custar contratar mais gente, comprar novos equipamentos e encomendar mais insumos.

Não bote valores aleatórios no papel. Esforce-se para fazer uma estimativa o mais realista possível de quanto tudo isso vai custar.

Passo 3: Elabore o orçamento

Na etapa anterior, você fez uma estimativa do quanto ia gastar, certo?

Agora é a hora de formalizar tudo isso.

Seja o mais preciso possível na hora de fazer o orçamento.

Primeiro, confira o quanto você tem para investir e veja se essa quantia é suficiente para tocar o projeto até o final.

Se você perceber que os custos estimados estão um pouco além do que o seu caixa permite, tente descobrir maneiras de economizar, seja procurando outros fornecedores, produtos mais baratos ou tentando diminuir a equipe.

Depois de fechar todos os valores e confirmar que não está extrapolando o montante disponível para o investimento, aprove o orçamento com o cliente ou com seus superiores.

Gerir custos não precisa ser uma dor de cabeça! Confira como a Cobli pode te ajudar nas etapas do processo de gestão de custos!

Passo 4: Controle de custos

Agora, é a hora de acompanhar a execução do projeto e observar se o orçamento está sendo cumprido conforme o combinado.

Confira se todos os gastos estão sendo corretamente documentados e justificados, desde as compras até os pagamentos.

É importante que o gestor esteja presente durante toda essa etapa, fiscalizando tudo e garantindo que o orçamento está sendo respeitado.

Passo 5: Estudo dos custos

Uma vez que o projeto está concluído, é hora de se debruçar sobre os resultados e estudar os gastos.

O projeto ficou dentro do orçamento?

Se extrapolou, quais foi o motivo: imprevisto ou má gestão?

Mesmo se o orçamento foi respeitado, é importante estudar atentamente os custos.

Pode acontecer de uma área ter gastado muito mais do que estava previsto e de o prejuízo ter sido compensado por outra área, que economizou mais do que precisava.

Por meio do estudo dos custos, você vai concluir se o projeto foi bem gerido e, analisando os resultados, pode ainda descobrir maneiras de economizar no futuro!

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