gestora de frotas com um sistema para transportadoras

Sistema para transportadora: como escolher?

No mundo da logística, ter um sistema para transportadoras adequado para gerenciar todas as operações e processos envolvidos no transporte de mercadorias é essencial para o sucesso da empresa.

Segundo a consultoria Pitney Bowes, nos últimos cinco anos, o número de encomendas feitas no mundo todo cresceu 20,5%.

Isso quer dizer que, mesmo com as incertezas do mercado, as previsões indicam que até 2024 o volume global de encomendas poderá chegar a 205 bilhões, número duas vezes maior do que o volume registrado antes da pandemia.

Mas com tantas opções disponíveis no mercado, como escolher o sistema ideal para a sua transportadora?

Neste artigo vamos explorar os principais pontos a serem considerados ao selecionar um sistema para sua transportadora, desde as opções mais simples até as mais completas, como por exemplo, com rastreamento veicular, integração com parceiros e videotelemetria.

O que é exatamente um sistema para transportadora?

Um sistema para transportadora, também conhecido como Transport Management System (TMS), é uma solução de software projetada para otimizar e gerenciar as operações de transporte de uma empresa, seja de cargas ou passageiros.

Com esse sistema é possível controlar horários de partida e chegada dos veículos, pagamentos, reembolsos, emissão de notas, cálculo correto do frete e outras tarefas.

Não é exagero afirmar que as empresas que dispõem de um TMS se colocam em vantagem no mercado.

Quais são as funcionalidades de um sistema para transportadora?

No geral, um sistema para transportadora (TMS), visa otimizar a eficiência operacional, reduzir custos, melhorar o serviço ao cliente e aumentar a visibilidade e o controle sobre as operações de transporte.

O sistema pode ser utilizado por empresas de logística, transportadoras e operadores logísticos para automatizar e simplificar processos relacionados ao transporte de carga, oferecendo uma gama de funcionalidades, como:

Monitoramento de frota

O sistema pode calcular a rota mais eficiente para a entrega das mercadorias, considerando fatores como distância, tempo, restrições de tráfego e preferências do cliente.

Também é possível acompanhar a localização dos veículos em tempo real, utilizando tecnologias como GPS e RFID, conferindo facilmente a disponibilidade e a manutenção da frota.

Registros financeiros

Um sistema para transportadora fornece recursos para registrar e monitorar os pagamentos de frete recebidos e as despesas relacionadas ao transporte.

Isso porque, paralelamente às operações, há toda uma rotina de pagamentos, entradas, impostos a cobrir, comissões a compensar, entre outras obrigações financeiras e contábeis que é preciso olhar de perto.

Visão geral dos pedidos

Permite o registro e o acompanhamento dos pedidos de transporte, desde a criação até a entrega, incluindo a documentação necessária, como faturas e notas fiscais, além de fornecer informações atualizadas sobre o status dos pedidos aos clientes e à equipe.

Gerenciamento do estoque

Com um TMS você conseguirá acessar os dados de gerenciamento do estoque sem burocracia, sincronizando as operações de transporte com o abastecimento de mercadorias.

Videotelemetria

Como o próprio nome já sugere, a videotelemetria é uma tecnologia que utiliza a captação de imagens para a coleta de dados através de câmera de segurança veicular.

Seu objetivo é melhorar a segurança no trânsito para os motoristas e também reduzir custos para a empresa, uma vez que é possível identificar comportamentos de direção perigosa, entre outros diversos benefícios.

Um sistema para transportadora (TMS) é uma poderosa ferramenta que permite otimizar as operações logísticas com eficiência.
Um sistema para transportadora (TMS) é uma poderosa ferramenta que permite otimizar as operações logísticas com eficiência.

Quais os benefícios de um sistema para transportadora?

Destacamos acima algumas funcionalidades que tornam a gestão de frota ágil e otimizada. Mas, quais são os benefícios que esses e outros recursos trazem para a operação a curto e longo prazo? Confira, abaixo, como pode ser a realidade da sua transportadora:

  • Insights e informações para tomadas de decisões estratégicas;
  • Otimização de rotas e horários para uma operação mais rápida;
  • Utilização inteligente dos veículos, alocando-os de forma assertiva para diferentes rotas;
  • Visão clara das entradas e saídas de dinheiro, facilitando o planejamento financeiro e redução de custos;
  • Melhora no atendimento ao cliente, fornecendo informações precisas sobre o status das entregas e muito mais!

Como os sistemas para transportadora ajudam na gestão da empresa? 

Um sistema para transportadora oferece uma série de benefícios para cada uma das áreas da empresa:

Automatização de processos

Manter processos sendo realizados com documentos físicos aumenta a probabilidade de erros manuais. A tecnologia e Inteligência Artificial vem para ajudar a automatizar tanto a gestão de documentos fiscais, como a gestão de equipe.

Integração de informações

Conferir informações em diversos sistemas – e papéis – nem sempre dá certo. Alguém pode esquecer de anotar algo e por aí vai.

Gerenciar os principais dados da sua transportadora em um único lugar facilita a comunicação e a troca de informações com clientes, fornecedores e parceiros logísticos, melhorando a colaboração e a visibilidade na cadeia de suprimentos.

Análise de dados e indicadores de desempenho

Com fácil acesso a relatórios detalhados sobre várias métricas de desempenho, é possível ter uma análise aprofundada da operação como um todo.

Dessa forma, você consegue monitorar KPIs relevantes, como tempo de entrega, custos operacionais e eficiência da frota, auxiliando no desempenho da empresa.

Como saber se a minha empresa precisa de um TMS?

Um sistema para transportadora pode ajudar de diversas maneiras as empresas que lidam com logística e transporte de mercadorias.

Confira alguns sinais que indicam que sua empresa precisa de um TMS:

01: Ineficiência operacional

Suas entregas estão com alto índice de atraso ou reclamações? Documentos são perdidos ou difíceis de encontrar?

Um sistema para transportadora automatiza tarefas como roteirização, monitoramento de veículos, controle de estoque e emissão de documentos fiscais, proporcionando uma gestão mais eficiente dos processos de transporte e melhorando a eficiência operacional da empresa.

02: Falta de visibilidade

Você não consegue identificar aonde seus motoristas estão? Qual o tempo exato entre uma entrega e outra?

Um sistema de transporte oferece recursos de rastreamento em tempo real, proporcionando uma visão imediata do status das remessas e do desempenho da frota. Isso permite identificar atrasos e tomar medidas corretivas de maneira ágil.

03: Erros e retrabalho

Entregas são feitas em endereços errados? Motoristas esquecem documentos necessários para a entrega?

Um sistema para transportadora padroniza e automatiza tarefas como documentos fiscais, etiquetas de remessa e faturas, reduzindo erros e minimizando retrabalhos.

Um sistema para transportadoras é fundamental para garantir o fluxo das operações logísticas.
Um sistema para transportadora é fundamental para garantir o fluxo das operações logísticas.

04: Dificuldade na gestão de custos

Se você tem dificuldades para controlar e otimizar os custos relacionados ao transporte, como despesas com combustível, manutenção de veículos e gerenciamento de rotas, o sistema pode fornecer ferramentas de análise e relatórios que ajudam na gestão financeira e na tomada de decisões.

05: Excesso de multas

Se sua empresa está recebendo multas frequentes devido a infrações de trânsito, violações de normas de segurança ou problemas com documentação inadequada, um sistema para transportadora pode ajudar a acabar esses problemas. 

O sistema fornece alertas, lembretes e registra históricos de multas, permitindo análises detalhadas para identificar causas raiz. Essa abordagem facilita a implementação de medidas corretivas, promovendo a educação, desempenho e direção defensiva.

06: Sinistros recorrentes

Um sistema para transportadora pode auxiliar na prevenção e gestão de incidentes como roubos, furtos, desvios de carga e acidentes que são desencadeados por agentes ou fatores alheios ao controle da transportadora. 

Ele oferece recursos de análise de riscos, treinamento para motoristas, monitoramento de comportamento de direção e alertas de segurança.

Além disso, registra dados sobre sinistros ocorridos, permitindo uma análise posterior para identificar padrões e implementar medidas de prevenção.

07: Atendimento ao cliente insatisfatório

Se os seus clientes frequentemente relatam problemas relacionados a atrasos, falta de informações sobre suas remessas ou dificuldade para entrar em contato com a empresa, um sistema para transportadora pode melhorar a comunicação e o atendimento ao cliente, fornecendo atualizações em tempo real e informações precisas sobre as entregas.

08: Crescimento da empresa

A sua empresa está crescendo e lidando com um volume cada vez maior de remessas, então é bem provável que os processos manuais e planilhas já não sejam suficientes para lidar com a alta demanda

Um sistema ajuda a escalar as operações, automatizando tarefas e fornecendo uma plataforma centralizada para gerenciar todas as atividades relacionadas ao transporte.

Por que é tão importante ter bons sistemas para transportadoras no gerenciamento de transportes?

Como já conferimos anteriormente, os sistemas para transportadoras são essenciais para o gerenciamento eficiente de transportes. Eles ajudam as empresas a melhorarem sua eficiência, reduzir custos e aumentar a satisfação dos clientes.

Além disso, ainda automatizam tarefas manuais, integram informações de diferentes áreas da empresa e fornecem ferramentas para o planejamento e otimização das operações.

Por exemplo, eles podem ajudar a otimizar rotas, rastrear veículos, gerenciar estoque e emitir documentos fiscais.

Desse modo, o sistema para transportadoras garante que a empresa esteja bem posicionada para enfrentar os desafios do setor de transporte e logística.

Como escolher o melhor sistema para sua transportadora?

Escolher o melhor sistema para sua transportadora envolve uma análise cuidadosa das necessidades e requisitos específicos do seu negócio. Aqui estão alguns passos que podem ajudar nesse processo:

Avalie as necessidades da sua transportadora

Comece identificando os principais desafios e áreas problemáticas da sua operação logística. Certifique-se de que o sistema escolhido atenda a esses requisitos.

Considere questões como gestão de frota, rastreamento de carga, controle de estoque, planejamento de rotas, gestão de pedidos, faturamento, entre outros.

Faça uma pesquisa de mercado

Pesquise diferentes fornecedores de sistemas de gestão de transporte (TMS) ou sistemas de gestão empresarial (ERP) que atendam às suas necessidades.

Verifique as avaliações dos usuários, recursos oferecidos, integrações com outros sistemas, suporte ao cliente e custos.

Considere a escalabilidade

Pense no crescimento futuro da sua transportadora. Atente-se em escolher um sistema que acompanhe o crescimento do seu negócio, seja escalável e permita a adição de novos recursos e usuários conforme necessário.

Integrações com outros sistemas

Verifique se o sistema pode se integrar facilmente com outros sistemas que você já utiliza, como sistemas de contabilidade, sistemas de gestão de estoque ou sistemas de rastreamento de veículos. A integração adequada melhora a eficiência e evita retrabalhos.

Teste e avalie diferentes opções

Antes de decidir, experimente as opções de sistemas que você considera mais adequadas. Muitos fornecedores oferecem demonstrações ou períodos de teste gratuitos. Envolva as pessoas relevantes da sua empresa nesse processo.

Considere o suporte ao cliente

Avalie a qualidade do suporte ao cliente oferecido pelo fornecedor do sistema. Verifique se eles têm uma equipe de suporte dedicada, documentação adequada e treinamentos disponíveis para ajudar sua equipe a usar o sistema.

Avalie o custo-benefício

Além do preço inicial do sistema, considere os custos contínuos, como taxas de manutenção, atualizações e treinamento adicional. 

Analise se o sistema oferece um retorno sobre o investimento (ROI) positivo com base nos benefícios que proporcionará à sua transportadora.

Acessibilidade ao trabalhar remotamente

Verifique se o sistema permite o acesso fácil e seguro de qualquer lugar, por meio de dispositivos móveis ou computadores, para que sua equipe trabalhe de forma eficiente mesmo quando estiverem fora do escritório.

Credibilidade do fornecedor

A credibilidade e reputação do fornecedor do sistema também são aspectos importantes a serem considerados. 

Pesquise sobre a empresa, sua experiência no setor de logística e transportes, e verifique se eles têm um histórico sólido de fornecimento de soluções confiáveis. 

Avalie a satisfação dos clientes existentes, busque referências e verifique se o fornecedor possui certificações relevantes da indústria.

Qual o sistema para transportadora mais completo?

Quando o assunto é gestão de frota, a Cobli tem autoridade de sobra para falar.

Em nosso blog você pode comprovar a eficiência do nosso sistema por meio de diversos clientes atendidos e satisfeitos em nossos estudos de caso. Um deles, provavelmente, é parecido com o seu.

A Azza Telecom, provedora de serviços de internet, encontrou na Cobli a solução ideal para otimizar a eficiência operacional.

O que é possível gerenciar com o sistema para transportadora da Cobli?

O sistema da Cobli é muito mais que um rastreador veicular, mas sim, um pacote completo de soluções integradas de gestão veicular para empresas. Com a Cobli você consegue analisar:

  • Motor ocioso;
  • Consumo de combustível;
  • Paradas e trajetos;
  • Velocidade excedida;
  • Controle de custos da frota;
  • Início e fim das jornadas;
  • Lembretes de manutenção;
  • Evolução do modo de condução dos motoristas e muito mais.

Vale a pena contratar um sistema para transportadora grátis?

Em geral, softwares gratuitos são sempre limitados em suas funções. Você pode até encontrar roteirização grátis, mas dificilmente terá como avaliar o comportamento de seus motoristas, por exemplo. 

Então, trata-se de uma solução até certo ponto útil, mas incompleta. Isso sem falar que um sistema para transportadora sempre lida com informações sensíveis do seu negócio, o que exige aliar-se a empresas confiáveis e de boa reputação no mercado para garantir a segurança da sua empresa e clientes.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli!

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