Sistema para transportadora: como escolher o melhor?

No mundo acelerado dos negócios e entregas, possuir um sistema para transportadoras adequado para gerenciar todas as operações e processos envolvidos no transporte de mercadorias é essencial para o sucesso do negócio.

Segundo a consultoria Pitney Bowes, nos últimos cinco anos, o número de encomendas feitas no mundo todo cresceu 20,5%.

Isso quer dizer que, mesmo com as incertezas no mercado, as previsões indicam que até 2024 o volume global de encomendas poderá chegar a cerca de 205 bilhões de encomendas, duas vezes maior do que o volume registrado antes da pandemia.

Mas com tantas opções disponíveis no mercado, como escolher a solução ideal para o seu negócio?

Neste artigo, vamos explorar os principais pontos a serem considerados ao selecionar um sistema para sua transportadora, desde as opções mais simples que automatizam tarefas até as mais rebuscadas com rastreamento de cargas, integração com parceiros e otimização das rotas.

Se você deseja aumentar a eficiência de sua transportadora e melhorar a experiência dos clientes, não deixe de ler este artigo até o fim. Descubra como encontrar a solução ideal para o seu negócio e otimize suas operações logísticas. Vem com a gente!

O que é um sistema para transportadora?

Um sistema para transportadora, também conhecido como Transport Management System (TMS), é uma solução de software projetada para otimizar e gerenciar as operações de transporte de uma empresa, sejam elas de cargas ou passageiros.

Por ele, é possível controlar horários de partida e de chegada de veículos, quadro horário de motoristas, pagamentos, reembolsos, emissão de notas e outras tarefas.

Considerando esse alcance, não é exagero dizer que as empresas que dispõem de um TMS se colocam em vantagem.

Quais são as funcionalidades de um sistema para transportadora?

No geral, um sistema para transportadora (TMS) tem como objetivo principal otimizar a eficiência operacional, reduzir custos, melhorar o serviço ao cliente e aumentar a visibilidade e o controle sobre as operações de transporte.

O sistema pode ser utilizado por empresas de logística, transportadoras e operadores logísticos para automatizar e simplificar processos relacionados ao transporte de carga, oferecendo uma gama de funcionalidades e benefícios, incluindo:

Otimização de rotas e horários para uma operação eficiente

O sistema pode calcular a rota mais eficiente para a entrega das mercadorias, considerando fatores como distância, tempo, restrições de tráfego e preferências do cliente. Ele também pode ajudar na programação dos horários de coleta e entrega.

Organização inteligente da frota de veículos

Um TMS permite o controle e monitoramento da frota de veículos da transportadora, acompanhando a localização em tempo real, a disponibilidade e a manutenção dos veículos. Isso ajuda a otimizar a utilização dos recursos e a tomar decisões informadas sobre a alocação de veículos para diferentes rotas.

Fluxo de caixa controlado

O sistema pode ajudar a controlar o fluxo de caixa da transportadora, fornecendo recursos para registrar e monitorar os pagamentos de frete recebidos e as despesas relacionadas ao transporte. Isso porque, paralelamente às operações, há toda uma rotina de pagamentos, entradas, impostos a cobrir, comissões a compensar, entre outras obrigações financeiras e contábeis.

Com isso, a transportadora pode ter uma visão clara das entradas e saídas de dinheiro, facilitando o planejamento financeiro e a tomada de decisões.

Orçamento sempre enxuto

Um TMS também pode ajudar a otimizar o orçamento da transportadora, fornecendo recursos para controlar e reduzir os custos operacionais. Isso pode incluir a análise dos custos de transporte, identificando áreas onde há potencial para economia, como rotas mais eficientes, melhores acordos de frete ou a utilização de modais alternativos. 

Simplificação do processo de pedidos 

O sistema permite o registro e o acompanhamento de pedidos de transporte, desde a criação até a entrega. Isso inclui a documentação necessária, como faturas e notas fiscais, além de fornecer informações atualizadas sobre o status dos pedidos aos clientes e à equipe interna.

Gerenciamento preciso do estoque de forma descomplicada

Um TMS pode integrar-se a sistemas de gerenciamento de estoque, fornecendo visibilidade dos níveis de estoque e ajudando a sincronizar as operações de transporte com o abastecimento de mercadorias.

Acompanhamento em tempo real e localização dos ativos

O sistema permite o rastreamento em tempo real das mercadorias em trânsito, utilizando tecnologias como GPS e RFID. Isso ajuda a aumentar a visibilidade da cadeia de suprimentos e a melhorar o atendimento ao cliente, fornecendo informações precisas sobre o status das entregas.

Insights e informações valiosas para tomada de decisões estratégicas

Um TMS oferece recursos de análise de dados para fornecer insights sobre o desempenho da operação de transporte, incluindo indicadores-chave de desempenho (KPIs). Isso permite a identificação de áreas de melhoria e a tomada de decisões estratégicas baseadas em dados.

Como saber se a minha empresa precisa de um TMS?

Um sistema para transportadora pode trazer diversos benefícios para empresas que lidam com logística e transporte de mercadorias. Confira alguns sinais que indicam que sua empresa está precisando adquirir um TMS:

Sinal 01: ineficiência operacional

Se a sua empresa enfrenta dificuldades para gerenciar eficientemente os processos de transporte, como roteirização, monitoramento de veículos, controle de estoque e emissão de documentos fiscais, um sistema para transportadora pode ajudar a automatizar essas tarefas e melhorar a eficiência operacional.

Sinal 02: falta de visibilidade

Se você não tem uma visão clara e em tempo real do status das suas remessas e do desempenho da sua frota, um sistema de transporte pode fornecer recursos de rastreamento e monitoramento que permitem acompanhar as entregas, identificar atrasos e tomar ações corretivas rapidamente.

Sinal 03: erros e retrabalho

Se a sua empresa enfrenta problemas recorrentes de erros em documentos fiscais, etiquetas de remessa, faturas ou outros processos relacionados ao transporte, um sistema para transportadora pode ajudar a padronizar e automatizar essas tarefas, reduzindo a ocorrência de erros e minimizando retrabalhos.

Sinal 04: dificuldade na gestão de custos

Se você tem dificuldades para controlar e otimizar os custos relacionados ao transporte, como despesas com combustível, manutenção de veículos e gerenciamento de rotas, um sistema para transportadora pode fornecer ferramentas de análise e relatórios que ajudam na gestão financeira e na tomada de decisões mais informadas.

Sinal 05: excesso de multas

Se sua empresa está recebendo multas frequentes devido a infrações de trânsito, violações de normas de segurança ou problemas com documentação inadequada, um sistema para transportadora pode ajudar a mitigar esses problemas. 

O sistema pode fornecer alertas e lembretes para garantir o cumprimento das regulamentações, além de registrar e monitorar históricos de multas, permitindo uma análise detalhada para identificar as causas raiz e tomar medidas corretivas, promovendo abordagens educativas, focadas em performance e direção defensiva.

Sinal 06: sinistros recorrentes

Um sistema para transportadora pode auxiliar na prevenção e gestão de incidentes como roubos, furtos, desvios de carga e acidentes são desencadeados por agentes e fatores alheios ao controle da transportadora. 

O sistema pode oferecer recursos de análise de riscos, treinamento para motoristas, monitoramento de comportamento de direção e alertas de segurança. Além disso, ele pode registrar dados sobre sinistros ocorridos, permitindo uma análise posterior para identificar padrões e implementar medidas de prevenção.

Sinal 07: atendimento ao cliente insatisfatório

Se os seus clientes frequentemente relatam problemas relacionados a atrasos, falta de informações sobre suas remessas ou dificuldade para entrar em contato com a empresa, um sistema para transportadora pode melhorar a comunicação e o atendimento ao cliente, fornecendo atualizações em tempo real e informações precisas sobre as entregas.

Sinal 08: crescimento da empresa

Se a sua empresa está crescendo e lidando com um volume cada vez maior de remessas, é provável que os processos manuais e planilhas já não sejam suficientes para lidar com a demanda. 

Um sistema para transportadora pode ajudar a escalar as operações, automatizando tarefas e fornecendo uma plataforma centralizada para gerenciar todas as atividades relacionadas ao transporte.

Como escolher o melhor sistema para sua transportadora?

Escolher o melhor sistema para sua transportadora envolve uma análise cuidadosa das necessidades e requisitos específicos do seu negócio. Aqui estão alguns passos que podem ajudá-lo nesse processo:

Avalie as necessidades da sua transportadora

Comece identificando os principais desafios e áreas problemáticas da sua operação logística. Considere questões como gestão de frota, rastreamento de carga, controle de estoque, planejamento de rotas, gestão de pedidos, faturamento, entre outros.

Faça uma pesquisa de mercado

Pesquise diferentes fornecedores de sistemas de gestão de transporte (TMS) ou sistemas de gestão empresarial (ERP) que atendam às suas necessidades. Verifique as avaliações dos usuários, recursos oferecidos, integrações com outros sistemas, suporte ao cliente e custos.

Defina os requisitos essenciais

Liste os recursos e funcionalidades que são essenciais para a sua transportadora. Isso pode incluir recursos como rastreamento de veículos em tempo real, otimização de rotas, gestão de documentos, faturamento automatizado, relatórios de desempenho, entre outros. Certifique-se de que o sistema escolhido atenda a esses requisitos.

Considere a escalabilidade

Pense no crescimento futuro da sua transportadora. Certifique-se de escolher um sistema que possa acompanhar o crescimento do seu negócio, seja escalável e permita a adição de novos recursos e usuários conforme necessário.

Integrações com outros sistemas

Verifique se o sistema pode se integrar facilmente com outros sistemas que você já utiliza, como sistemas de contabilidade, sistemas de gestão de estoque ou sistemas de rastreamento de veículos. A integração adequada pode melhorar a eficiência e evitar retrabalhos.

Teste e avalie diferentes opções

Antes de tomar uma decisão final, experimente as opções de sistemas que você considera mais adequadas. Muitos fornecedores oferecem demonstrações ou períodos de teste gratuitos. Certifique-se de envolver as partes interessadas relevantes da sua empresa nesse processo.

Considere o suporte ao cliente

Avalie a qualidade do suporte ao cliente oferecido pelo fornecedor do sistema. Verifique se eles têm uma equipe de suporte dedicada, documentação adequada e treinamentos disponíveis para ajudar sua equipe a usar o sistema de forma eficaz.

Avalie o custo-benefício

Além do preço inicial do sistema, leve em consideração os custos contínuos, como taxas de manutenção, atualizações e treinamento adicional. Analise se o sistema oferece um retorno sobre o investimento (ROI) positivo com base nos benefícios que proporcionará à sua transportadora.

Acessibilidade ao trabalhar remotamente

Verifique se o sistema permite o acesso fácil e seguro de qualquer lugar, por meio de dispositivos móveis ou computadores, para que sua equipe possa trabalhar de forma eficiente, mesmo quando estiverem fora do escritório.

Credibilidade do fornecedor

A credibilidade e reputação do fornecedor do sistema também são aspectos importantes a serem considerados. 

Pesquise sobre a empresa, sua experiência no setor de logística e transportes, e verifique se eles têm um histórico sólido de fornecimento de soluções confiáveis. 

Avalie a satisfação dos clientes existentes, busque referências e verifique se o fornecedor possui certificações relevantes da indústria.

Qual o sistema para transportadora mais completo?

Por falar em credibilidade, nada melhor para atestá-la do que registros variados de casos reais e problemas solucionados. Nesse aspecto, a Cobli tem autoridade de sobra para falar.

No nosso blog, você pode comprovar a eficiência do nosso sistema por meio de diversos clientes atendidos e satisfeitos em nossos estudos de caso. Um deles, provavelmente, é parecido com o seu.

Entenda como o sistema de monitoramento da Cobli pode te ajudar na hora de fazer gestão das suas coletas e entregas!

O que é possível gerenciar com o sistema para transportadora da Cobli?

O sistema da Cobli é muito mais que um rastreador, mas um pacote completo de soluções integradas de gestão veicular para empresas. Isso porque, com ele, você consegue controlar a operação em aspectos como:

• Motor ocioso;
• Consumo de combustível;
• Paradas e trajetos;
• Velocidade excedida;
• Controle de custos da frota;
• Início e fim das jornadas;
• Lembretes de manutenção;
• Evolução do modo de condução dos motoristas.

É importante lembrar que o TMS da Cobli é essencialmente modular. Isso significa que, ao contratá-lo, sua empresa pode ter todas as soluções que fornecemos, como optar por pagar apenas por algumas delas.

Vale a pena contratar um sistema para transportadora grátis?

A gente costuma falar que, muitas vezes o barato sai caro. Quando se trata de operar na cadeia de suprimentos, é necessário fazer um investimento proporcional. 

Por outro lado, é compreensível que o gestor de frota se questione sobre a necessidade de pagar por um TMS. Afinal, se é possível adquirir de graça, não haveria por que investir dinheiro na tecnologia, certo?

A questão é que, em geral, softwares gratuitos são sempre limitados em suas funções. Você pode até encontrar roteirização grátis, mas dificilmente terá como avaliar o comportamento de seus motoristas, por exemplo. Então, trata-se de uma solução até certo ponto útil, mas incompleta.

Isso sem falar que um sistema para transportadora sempre lida com informações sensíveis do seu negócio, o que exige aliar-se a empresas confiáveis e de boa reputação no mercado.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.