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Tempo de leitura: 16 minutos

Um sistema para transportadora é um recurso indispensável para quem opera na cadeia de suprimentos.

Estamos falando sobre um mercado bastante concorrido, mas no qual as oportunidades também são uma marca.

Segundo um relatório da consultoria Pitney Bowes, até o próximo ano, é esperado um incremento de 13,9% no volume de cargas transportadas na América do Sul. 

No Brasil, as vendas pela web – carro-chefe desse mercado – devem impulsionar o crescimento.

Parece desafiador? De fato, é. 

Mas a boa notícia é que, com as ferramentas certas, sua empresa poderá aproveitar essa onda de crescimento e evoluir junto.

É disso que vamos tratar neste texto.

Siga a leitura e veja como ter o melhor rendimento nas operações em sua transportadora.

O que é um sistema para transportadora?

Também conhecido como Transport Management System (TMS), um sistema para transportadora é uma plataforma pela qual se controlam operações logísticas de transporte.

Essas operações podem ser relacionadas a cargas ou passageiros.

Por ele, é possível controlar horários de partida e de chegada de veículos, quadro horário de motoristas, pagamentos, reembolsos, emissão de notas e outras tarefas.

Considerando esse alcance, não é exagero dizer que as empresas que dispõem de um TMS se colocam em vantagem.

E isso fica mais claro, justamente, ao conhecer as razões para apostar nessa tecnologia, como vamos apresentar na sequência.

Quais são as vantagens em contratar um sistema para sua transportadora

Você já deve ter lido ou escutado muitas vezes que o barato sai caro.

Se concorda com esse ditado popular, já deu um primeiro passo para compreender as reais vantagens em contratar um TMS.

Afinal, com um sistema para controlar as operações, o gestor de frotas amplia a visão sobre todas as etapas da operação.

Ou seja, ele se torna capaz de gerir melhor seus custos fixos e variáveis, além de evitar outros desnecessários.

Os benefícios, contudo, não se resumem apenas a aspectos econômicos.

Quando se trata de operar na cadeia de suprimentos, a margem para erro é muito pequena.

Assim sendo, um TMS é, acima de tudo, uma ferramenta para ganho de eficiência.

Veja, nos próximos tópicos, o que mais sua empresa agrega ao contar com um sistema para transportadora.

Entregas mais articuladas

Um TMS pode otimizar operações de transporte graças a avançados recursos de geolocalização e telemetria.

Dessa forma, é possível articular modais e veículos a outros pontos de distribuição, ampliando a capilaridade da sua rede.

Digamos, por exemplo, que a partir de certo local, seja mais vantajoso passar da van para a entrega por courier.

Para fazer essa articulação, é preciso ter um sistema que permita conhecer onde estão os veículos e os seus respectivos condutores.

Por isso, ao contar com um sistema para transportadora, você se torna capaz de realizar entregas mais rápidas e a um custo menor.

Sistema para transportadora ajuda também na estocagem

Estocagem otimizada

Um dos pontos mais sensíveis para as empresas que atuam no segmento de transporte de cargas é o estoque.

O desafio aqui é garantir que as mercadorias permaneçam armazenadas somente o tempo que precisam para seguirem ao seu destinatário final.

Logo, atrasos significam perda de espaço em estoque, já que produtos “encalhados” ocupam o lugar de outros que estariam na vez.

Problemas como esse podem ser melhor solucionados ou gerenciados melhor quando se tem um TMS para auxiliar.

Fluxo de caixa controlado

Transportadoras lidam diariamente com um incessante movimento de veículos.

A consequência disso é que o seu fluxo de caixa pode sair do controle com certa facilidade.

Isso porque, paralelamente às operações, há toda uma rotina de pagamentos, entradas, impostos a cobrir, comissões a compensar, entre outras obrigações financeiras e contábeis.

Imagine, então, ter que dar conta disso tudo sem o apoio de uma plataforma específica, de preferência integrada a outros sistemas?

Um TMS é uma verdadeira solução para que sua transportadora não se perca em meio aos movimentos financeiros, não importa o volume, nem a hora em que acontecem.

Seu orçamento sempre enxuto

Tendo mais controle sobre o fluxo de caixa e as operações, naturalmente, o orçamento tende a ser respeitado.

Você, talvez, já tenha sentido que os custos da empresa parecem aumentar mês a mês em algum momento, mas sem saber como e por quê.

Essa falta de percepção tem a ver justamente com a falta de mecanismos de controle capazes de apontar para onde as receitas estão escoando.

Então, o controle orçamentário depende de um recurso que o auxilie a monitorar com rigor todos os gastos e, assim, a controlar mais de perto o seu caixa.

6 sinais que indicam que sua empresa precisa de um sistema para transportadora

Quando falamos em desafios recorrentes no setor de transportes, alguns deles são de certa forma “genéricos”. 

Isto é, se repetem em negócios de outros ramos e especialidades.

Já outros são peculiares às transportadoras, em especial as de cargas.

Vamos ver, então, que tipo de problemas sinalizam que está na hora de adquirir um TMS?

Falta de controle financeiro

Talvez o sinal mais clássico está na perda de controle sobre as próprias finanças.

Esse é um mal comum em transportadoras que não contam com um sistema adequado para gerir pessoas, processos e atividades.

Cedo ou tarde, elas acabam sentindo o baque nas suas contas, passando a ter dificuldades em honrar compromissos com empregados e fornecedores.

Rotinas de expedição caóticas

O ramo de transportes é extremamente competitivo e dinâmico.

Uma transportadora que opera em uma cidade de porte médio, por exemplo, pode fazer uma média de 100 mil entregas mensais.

Como organizar, então, um volume de expedições tão grande?

A única resposta para isso é implementar um sistema para transportadora que dê conta de gerir múltiplas operações simultaneamente.

Excesso de burocracia e de requisições

Quando as operações vão mal, a tendência é para que a empresa aumente a burocracia e, em consequência, o processo de expedição de mercadorias se torne mais lento.

Afinal, a burocracia abre caminho para a ineficiência.

Em sentido contrário, empresas que têm operações bem coordenadas são sempre mais ágeis.

Nelas, o número de autorizações e documentos para transportar é apenas o necessário, o que também se alcança com um bom sistema.

Um sistema para transportadora é ideal para reduzir custos

Falta de alternativas para reduzir custos

Sem controle financeiro e de fluxo de caixa, também fica muito difícil para a transportadora reduzir seus custos. 

Tudo parece necessário e, em uma análise superficial, não há como diminuir gastos sem prejuízo na qualidade das operações.

Na verdade, essa falta de visão tem relação direta com o desconhecimento dos seus gargalos de produção e das suas fontes de receita e despesas.

Por isso, um TMS é fundamental: ele abre os olhos dos gestores de frotas para o que está na sua frente.

Assim, ele ganha uma visão mais clara dos custos realmente indispensáveis e quais são aqueles que podem ser eliminados. 

Excesso de multas

Você pode até achar que a ocorrência de multas não depende da empresa. 

Afinal, cada motorista é responsável pelos seus próprios atos, devendo arcar com as consequências deles caso venha a ser multado em serviço.

Será mesmo?

A verdade é que existem medidas que a empresa pode adotar para incentivar que seus profissionais se comportem bem ao volante.

Uma delas é implementar mecanismos de monitoramento do estilo de condução de cada motorista para, a partir deles, promover abordagens educativas, focadas em performance e direção defensiva.

Portanto, se na sua transportadora as multas são frequentes, é bem provável que você esteja precisando de um TMS.

Sinistros recorrentes

Outro problema que, aparentemente, não teria a ver com a empresa, mas com o cenário externo, é a ocorrência constante de sinistros.

Roubos, furtos, desvios de carga e acidentes são desencadeados por agentes e fatores alheios ao controle da transportadora.

Não significa, por outro lado, que não se possa fazer nada para reduzir ou evitar as ocorrências.

Um exemplo disso é quando a empresa faz uma roteirização planejada, considerando dados de rastreamento e outros indicadores estatísticos.

Assim sendo, um sistema para transportadora é também um meio de se evitar os riscos sempre presentes nas estradas e vias públicas Brasil afora.

Afinal, vale a pena contratar um sistema para transportadora grátis?

Há alguns tópicos, destacamos que o barato sai caro, lembra?

Quando se trata de operar na cadeia de suprimentos, é necessário fazer um investimento proporcional.

Por outro lado, é compreensível que o gestor de frota se questione sobre a necessidade de pagar por um TMS.

Afinal, se é possível adquirir de graça, não haveria por que investir dinheiro na tecnologia, certo?

A questão é que, em geral, softwares gratuitos são sempre limitados em suas funções.

Você pode até encontrar roteirização grátis, mas dificilmente terá como avaliar o comportamento de seus motoristas, por exemplo.

Então, trata-se de uma solução até certo ponto útil, mas incompleta.

Isso sem falar que um sistema para transportadora sempre lida com informações sensíveis do seu negócio, o que exige aliar-se a empresas confiáveis e de boa reputação no mercado.

O que avaliar para escolher o melhor sistema para sua transportadora

Em alguns casos, é possível que a transportadora esteja navegando em um mar tranquilo, pelo menos na aparência.

Por isso, o gestor de frota menos atento pode concluir que não há necessidade de investimentos na parte operacional.

No entanto, em meio a uma boa fase, pode estar se formando um problema indetectável, justamente porque as coisas estão caminhando bem.

É uma tendência do ser humano relaxar quando tudo parece estar sob controle.

Seja como for, a aquisição de um TMS precisa ser avaliada sob certos aspectos, não importa se a transportadora vai bem ou mal nos negócios.

Destacamos os seguintes:

Suas próprias demandas e metas

Se não há problemas ou desafios a superar na sua transportadora, acredite: cedo ou tarde, eles vão aparecer.

E se está tudo bem, talvez o próprio crescimento seja também um desafio.

Independentemente do cenário, sempre se pode trabalhar com metas.

Esse é o primeiro critério a considerar antes de contratar um TMS.

Abertura para atualizações e melhorias

Por ser um software do tipo SaaS, todo TMS gera um custo de implementação e, em seguida, de manutenção.

Dependendo do fornecedor, esse é um serviço que, em longo prazo, pode vir a cair em obsolescência.

Se isso acontece, sua empresa terá que ir ao mercado novamente em busca de um sistema substituto.

Não seria melhor se o software contratado oferecesse a possibilidade de se renovar?

Essa é a forma mais prática de se ter serviços sempre disponíveis e, ao mesmo tempo, poupa tempo e recursos valiosos.

Softwares de análise são parte importante de um sistema para transportadora

Capacidade de integração aos softwares legados

Existe também a possibilidade de sua empresa já contar com um sistema para transportadora.

Por mais que se possa melhorar, é bastante provável que ele já atenda às necessidades do seu negócio, pelo menos parcialmente.

Dessa forma, antes de contratar um novo TMS, é bom que se avalie a possibilidade dele se integrar a softwares legados.

Acessibilidade ao trabalhar remotamente

Os melhores sistemas de gestão podem ser operados a partir da nuvem.

Não faz muito sentido limitar um sistema ao ambiente da empresa quando se pode acessá-lo de qualquer lugar, não é?

Então, se você valoriza a mobilidade e a praticidade, considere esse fator antes de se decidir por um TMS.

Credibilidade do fornecedor

Temos certeza de que você não contrata um profissional sem antes conhecer bem o seu passado, currículo ou ter referências sobre ele.

O mesmo vale para um sistema para transportadora.

Antes de contratar, não deixe de conferir se a empresa tem bons serviços prestados, de preferência documentados em seus sites, redes sociais ou nas mídias offline.

Qual o sistema para transportadora mais completo

Por falar em credibilidade, nada melhor para atestá-la do que registros variados de casos reais e problemas solucionados.

Nesse aspecto, a Cobli tem autoridade de sobra para falar.

No nosso blog, você pode comprovar a eficiência do nosso sistema por meio de diversos clientes atendidos e satisfeitos em nossos estudos de caso.

Um deles, provavelmente, é parecido com o seu.

O que é possível gerenciar com o sistema para transportadora da Cobli

O sistema da Cobli é muito mais que um rastreador, mas um pacote completo de soluções integradas de gestão veicular para empresas.

Isso porque, com ele, você consegue controlar a operação em aspectos como:

Principais dúvidas sobre o sistema para transporte da Cobli

Com tantas funções disponíveis, é natural que você tenha perguntas a fazer sobre o nosso TMS.

Sem a pretensão de esgotá-las, destacamos três das questões mais recorrentes sobre os nossos serviços, extraídas das conversas que temos com nossos clientes e FAQ.

Confira:

É possível personalizar o sistema para transporte da Cobli?

O TMS da Cobli é essencialmente modular.

Isso significa que, ao contratá-lo, sua empresa pode ter todas as soluções que fornecemos, como optar por pagar apenas por algumas delas.

Trata-se de um sistema personalizável, feito para atender exatamente às suas necessidades.

Como gerir melhor seus motoristas com o aplicativo Cobli Motorista?

A “Análise de Motoristas” é uma funcionalidade essencial para os gestores que têm como foco a melhoria da conduta dos motoristas e a diminuição de gastos com combustível, manutenção e multas.

Essa função permite comparar a performance de seus motoristas durante um período ou até mesmo entre eles. 

Vale lembrar que o desempenho da sua frota como um todo também é medido de acordo com o comportamento de todas as outras frotas da Cobli. 

Com o aplicativo Cobli Motorista (Disponível para Android na PlayStore), os próprios motoristas podem indicar qual veículo estão usando no dia. 

Além disso, também fica disponível para o profissional um histórico dos veículos que dirigiu com as datas. 

Para começar a utilizar o aplicativo, é necessário gerar um acesso para cada motorista no painel.

Uma vez que o código de acesso for gerado e seu motorista já tiver baixado o aplicativo, ele pode acessar a plataforma pelo celular e selecionar o veículo que irá dirigir.

Como faço para cadastrar manutenções da minha frota?

Na aba “Manutenção” o gestor de frotas pode registrar manutenções futuras e o histórico de manutenções feitas. 

Antes de começar o cadastro, é necessário ter em mãos o valor atualizado do odômetro do carro.

Com os dados reunidos, clique na aba “Manutenção” no canto esquerdo e, logo em seguida, em “Começar a usar”.

Depois, insira o odômetro atual do carro e a última manutenção realizada em cada veículo, informando a data e onde ocorreu.

Agora, é só escolher a recorrência das próximas manutenções de acordo com a necessidade de cada carro. 

Preencha a quilometragem desejada e clique em “Salvar”.

Conclusão

Um sistema para transportadora (TMS) é um daqueles recursos que, depois que a sua empresa passa a usar, não se vê mais sem.

O melhor disso é que, ao contrário do que se possa achar, ele pode ser adquirido a um custo acessível.

Em pouco tempo, os gastos poupados e a melhoria nos resultados farão com que o sistema seja pago por si só.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre tecnologia e gestão de frota em nosso blog.

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Estamos disponíveis para tirar dúvidas e demostrar o sistema de rastreamento e monitoramento de frotas da Cobli em ação.

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