Sistema de gestão de transporte: como escolher?

O transporte, seja de mercadorias, insumos, pessoas ou matérias primas, é uma das atividades mais importantes para qualquer empresa.

Afinal, não adianta produzir se o resultado dessa atividade não consegue chegar até o seu destino. 

Uma área tão vital para qualquer empresa não pode deixar de ter uma boa gestão. 

Felizmente, hoje a tecnologia permite que muitas atividades de transporte sejam não só acompanhadas em tempo real, mas também gerenciadas à distância, em prol da eficiência. 

Uma das melhores formas de fazer isso é usando sistemas de gestão de transporte, conhecidos pela sigla em inglês TMS. 

Neste texto, você vai entender o que é um sistema de gerenciamento de transporte, como eles funcionam e quais são suas funcionalidades. 

Também vai descobrir quais são os principais benefícios e que características você deve prestar atenção ao escolher um software de gestão de transporte. 

Ao final, a expectativa é de que você esteja convencido de que vale a pena adotar esse tipo de solução na sua empresa. 

O que é sistema de gestão de transporte? 

Conhecido pela sigla em inglês TMS (Transportation Management System, ou ainda Software), um sistema de gestão ou gerenciamento de transporte é uma plataforma que ajuda empresas a organizar sua logística. 

Esse tipo de softwares auxilia as empresas a planejar, executar, otimizar e mensurar a movimentação física de seus transportes, sejam mercadorias, insumos ou até mesmo pessoas. 

Os TMSs também ajudam as empresas a garantir a conformidade das remessas, mantendo a qualidade dos produtos enviados adiante. 

São ferramentas que podem ser adotadas separadamente ou, ainda, integradas a um ERP, um software de gestão empresarial, usado para administrar toda a companhia. 

Também chamada de solução de gerenciamento de transportes, o TMS permite que gestores e até mesmo funcionários acompanhem as operações de transporte. 

É olhando um TMS, por exemplo, que um gestor de frota pode acompanhar se uma determinada carga está atrasada, repassando a informação ao departamento comercial, que poderá cuidar do atraso junto ao cliente. 

Perceba que os softwares de gestão de transporte podem ser bastante sofisticados, uma vez que muitas empresas precisam cuidar de modais rodoviários, aéreos, marítimos e ferroviários. 

O que faz um sistema de TMS?

Um sistema TMS acessa, armazena e compara informações detalhadas de uma empresas de transporte. Também inclui funcionalidades que permitem:

Planejamento de rotas

Ajuda a planejar rotas eficientes para as entregas, considerando fatores como distância, tempo de viagem, restrições de veículos e preferências do cliente.

Gestão de cargas

Garante que as cargas sejam planejadas, organizadas e coordenadas de forma eficiente para maximizar a capacidade dos veículos e minimizar custos. 

Rastreamento de entregas

Fornece visibilidade em tempo real sobre a localização e status das entregas, permitindo o monitoramento contínuo do progresso e a identificação de eventuais atrasos ou problemas.

Gestão de frota

Ajuda a gerenciar a frota de veículos da empresa, incluindo programação de manutenções preventivas, monitoramento do desempenho dos motoristas e alocação eficiente de recursos.

Agendamento de entregas

Facilita o agendamento de entregas, a alocação de recursos e a comunicação entre diferentes partes envolvidas no processo logístico, como fornecedores, transportadoras e clientes.

Gestão de documentos

Automatiza a geração, envio e armazenamento de documentos relacionados ao transporte, como ordens de serviço, faturas, comprovantes de entrega e documentos de transporte internacional.

Análise e relatórios

Fornece ferramentas de análise de dados para avaliar o desempenho do transporte, identificar tendências, detectar áreas de melhoria e gerar relatórios personalizados para apoio à tomada de decisões.

Qual a importância do sistema de gestão de transporte (TMS) na logística?

Um sistema de gestão de transporte é uma das ferramentas mais importantes para qualquer empresa que visa agilizar o processo de transporte e economizar dinheiro, ao mesmo tempo que melhora a satisfação do cliente. 

Além disso, ainda contribui para:

Otimização de rotas e cargas

Permite a otimização de rotas e cargas, ajudando a reduzir custos de transporte ao minimizar distâncias percorridas e maximizar a capacidade dos veículos.

Visibilidade e rastreabilidade

Fornece visibilidade em tempo real sobre a localização e status das entregas, permitindo uma melhor gestão de estoque, previsão de chegadas e comunicação proativa com os clientes.

Análise e tomada de decisão

Coleta dados importantes sobre o desempenho do transporte, permitindo análises detalhadas e ajudando na tomada de decisões estratégicas para melhorar continuamente as operações logísticas.

Controle de todas as etapas

Centraliza todas as informações relacionadas ao transporte em um único lugar, contribuindo para o gerenciamento preciso de todas as etapas do processo logístico, desde a coleta até a entrega. 

Ainda possui maior capacidade de identificar problemas e imprevistos, o que ajuda a reduzir erros e falhas na operação, evitando transtornos maiores.

Melhoria da eficiência operacional

Ao automatizar processos, como agendamento de entregas, rastreamento de cargas e gestão de documentos, um TMS aumenta a eficiência operacional, reduzindo erros e tempo gasto em tarefas manuais.

Redução de acidentes

Segundo levantamento da Polícia Rodoviária Federal, nos primeiros meses de 2024, as principais causas de acidentes nas rodovias foram causados por comportamentos como: 

• Reação tardia ou ineficiente do condutor;
• Ausência de reação do condutor;
• Acessar a via sem observar a presença dos outros veículos;
• Velocidade incompatível;
• Condutor deixou de manter distância do veículo da frente;
• Manobra de mudança de faixa.

O TMS monitora o comportamento dos motoristas ao volante, como velocidade, frenagens bruscas e desvios de rota, permitindo a identificação de hábitos de risco e a aplicação de medidas corretivas. Com isso, é possível diminuir a incidência de acidentes.

O que não é função do TMS?

Mesmo que o TMS seja essencial para otimizar as operações de transporte de uma empresa, há algumas atividades que geralmente não são de responsabilidade direta dele.

Não automatiza tarefas manuais complexas

O TMS automatiza tarefas repetitivas, porém tarefas manuais complexas, como a negociação de tarifas com transportadoras, ainda precisam ser realizadas manualmente.

Não elimina erros humanos

Pode reduzir a quantidade de erros humanos, mas não os elimina completamente. É importante que os usuários do sistema sejam treinados e que os dados inseridos no sistema sejam precisos.

Não gerencia relacionamento com clientes

Embora um TMS possa incluir funcionalidades para rastrear informações sobre clientes relacionadas ao transporte, não é uma ferramenta específica de CRM.

Ele não é otimizado para gerenciar leads, comunicações de vendas ou histórico de interações com clientes de uma forma ampla.

Não elimina a necessidade de planejamento

O TMS é uma ferramenta para auxiliar no planejamento, mas não o elimina. As empresas ainda precisam definir suas estratégias de transporte e logística.

04 benefícios do TMS na logística

Os benefícios do TMS são fundamentais para garantir a entrega pontual de mercadorias, reduzir custos e atender às crescentes expectativas dos clientes. Além disso, proporciona também:

01. Economia nos custos de frete 

A plataforma pode oferecer recursos para negociação eficaz, otimização de rotas e modais, planejamento estratégico, gestão eficiente de documentação e redução de desperdícios.

O TMS elimina erros manuais na gestão de fretes, minimizando multas e atrasos. Também otimiza o tempo de espera e ociosidade dos veículos, reduzindo o consumo de combustíveis.

O monitoramento em tempo real das cargas evita extravios e avarias, diminuindo perdas e custos adicionais.

02. Maior colaboração

Outro benefício é a promoção da maior colaboração entre todas as partes envolvidas na cadeia de suprimentos.

Com o TMS, fornecedores, transportadoras, armazéns e clientes podem acessar informações em tempo real sobre as entregas e requisitos específicos.

Isso facilita a comunicação e a coordenação entre os diferentes parceiros comerciais, melhorando a eficiência e a transparência em toda a cadeia de suprimentos.

Essa colaboração fortalece os relacionamentos entre os parceiros comerciais, mas também permite uma resposta mais eficaz às mudanças nas condições do mercado ou necessidades dos clientes. 

03. Atendimento aprimorado ao cliente

Com o TMS, as empresas podem oferecer uma experiência mais eficiente e confiável aos seus clientes, garantindo entregas pontuais e precisas.

Isso é possível através da otimização de rotas de transporte, rastreamento em tempo real e comunicação proativa de informações sobre o status das entregas.

Os clientes valorizam a confiabilidade e a transparência na cadeia de suprimentos e o TMS é importante para garantir os padrões elevados de serviço.

04. Impacto ambiental

Ao otimizar os processos de transporte, um TMS ajuda a reduzir as emissões de carbono e a minimizar o impacto ambiental das operações logísticas. 

Ele permite que as empresas operem de forma mais eficiente, levando à redução do consumo de combustível e das emissões de gases de efeito estufa. 

Quais empresas podem ou devem usar um TMS? 

Existem inúmeras empresas que podem se beneficiar do uso de um TMS. 

É importante ter em mente que este será um investimento relevante, então a operação precisa ter um tamanho mínimo para que o aporte faça sentido. 

Normalmente, se beneficiam mais de um TMS as empresas que tem grande necessidade de movimentar recursos e mercadorias. Entre elas, estão: 

• fabricantes;
• distribuidores;
• empresas de e-commerce;
• varejistas;
• empresas que prestam serviços logísticos, sejam terceirizadas, indiretas ou prestadores de serviços;
• empresas que têm muitos gastos com fretes

Antigamente, só usavam TMS empresas que estavam muito envolvidas com a área de transporte, mas hoje, com a popularização da tecnologia, esse tipo de recurso se tornou mais acessível. 

Hoje, até mesmo pequenas empresas podem se beneficiar de um TMS, especialmente se ele tiver baseado em alguma solução de computação em nuvem. 

Qual a diferença entre TMS, ERP e WMS?

O TMS, o ERP e o WMS são sistemas de software importantes para a gestão logística de uma empresa, mas cada um possui funções específicas e complementares.

TMS (Transportation Management System)

Como já vimos anteriormente, o TMS é focado na gestão eficiente das operações de transporte e logística, incluindo planejamento de rotas, agendamento de entregas, rastreamento de cargas, gestão de fretes e gestão de transportadoras.

Ele otimiza o movimento de mercadorias desde o ponto de origem até o destino final, buscando reduzir custos, tempo e recursos envolvidos nas operações de transporte.

ERP (Enterprise Resource Planning)

O ERP é um sistema integrado que abrange todas as áreas funcionais de uma empresa, como finanças, contabilidade, recursos humanos, vendas, compras, produção e gestão de estoques.

Ele visa centralizar e automatizar processos empresariais, fornecendo uma visão abrangente e em tempo real das operações da empresa.

Além disso, um ERP geralmente inclui módulos específicos para gestão de transporte e logística, mas sua funcionalidade nessa área pode não ser tão especializada quanto a de um TMS.

WMS (Warehouse Management System)

O WMS é projetado especificamente para otimizar as operações dentro de um armazém ou centro de distribuição.

Ele gerencia atividades como recebimento, armazenamento, picking, embalagem e expedição de mercadorias.

O objetivo principal de um WMS é maximizar a eficiência e a precisão das operações de armazenagem, minimizando erros e tempo de inatividade.

O que você deve esperar de um bom sistema de gerenciamento de transporte? 

Agora que você já está convencido de que um TMS pode ajudar muito sua operação, está na hora de contratar um sistema. 

Existem inúmeras alternativas, de maneira que o melhor é pensar no que você precisa olhar na hora de escolher. 

É preciso avaliar se o sistema consegue suprir as necessidades da sua empresa e quais são suas funcionalidades. 

Também é importante pesquisar se ele tem flexibilidade para lidar com a complexidade da sua operação e se ele consegue escalar caso sua empresa cresça. 

Vale ainda checar os antecedentes da empresa desenvolvedora e saber se ela tem um bom suporte caso o sistema tenha algum problema. 
Por fim, lembre-se que o TMS deve ajudar sua empresa a reduzir custos e deixar a operação mais eficiente, então é bom avaliar o custo-benefício.

Como escolher um bom sistema de gerenciamento de transporte?

Escolher um bom sistema de gerenciamento de transporte (TMS) é uma decisão imprescindível para qualquer empresa que deseje otimizar suas operações logísticas. 

Dessa forma, alguns passos importantes a serem considerados ao escolher um TMS são:

Avalie suas necessidades específicas

Antes de começar a procurar um TMS, é importante entender suas necessidades específicas de transporte e logística.

Considere o volume de entregas, os modais de transporte utilizados, as áreas geográficas atendidas e quais funcionalidades são essenciais para o seu negócio.

Pesquise diferentes fornecedores

Existem muitos fornecedores de TMS no mercado, cada um oferecendo uma variedade de recursos e funcionalidades.

Pesquise diferentes opções e compare suas ofertas, considerando aspectos como custo, escalabilidade, facilidade de uso, suporte ao cliente e integrações com outros sistemas.

Analise as funcionalidades oferecidas

Certifique-se de que o sistema de gestão de transporte oferece as principais funcionalidades para atender às suas necessidades específicas. 

Isso pode incluir recursos como otimização de rotas, agendamento e rastreamento de entregas, gestão de transportadoras, emissão de documentos de transporte, entre outros.

Verifique a integração com outros sistemas

Um bom TMS deve poder integrar facilmente com outros sistemas utilizados pela sua empresa, como sistemas de gestão de estoque (WMS), sistemas de gestão empresarial (ERP) e sistemas de comércio eletrônico. 

Isso garante uma troca eficiente de dados e uma operação harmoniosa entre os diferentes departamentos.

Considere a escalabilidade

Escolha um TMS que seja escalável e capaz de crescer com o seu negócio. Isso é muito importante se você planeja expandir suas operações no futuro. 

Certifique-se de que o TMS possa lidar com um aumento no volume de remessas e oferecer suporte a novos recursos e funcionalidades conforme necessário.

Avalie a facilidade de uso e treinamento

Um TMS fácil de usar e entender é essencial para garantir a adoção bem-sucedida por parte dos usuários. 

Verifique se o sistema oferece uma interface intuitiva e se o fornecedor oferece treinamento e suporte adequados para ajudar sua equipe a se familiarizar com o sistema.

Leia avaliações e referências

Antes de tomar uma decisão final, leia avaliações de usuários e peça referências de outros clientes que já estão utilizando o TMS.

Isso pode fornecer informações essenciais sobre a experiência de uso do sistema e ajudá-lo a tomar uma decisão mais assertiva.

Ao seguir esses passos e fazer uma avaliação cuidadosa de suas necessidades e opções disponíveis, você estará preparado para escolher um sistema de gestão de transporte que melhor atenda seu negócio e contribua para o sucesso das suas operações logísticas.

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