WMS é a sigla, em inglês, para Warehouse Management System, ou, Sistema de Gerenciamento de Armazém. Em geral, são chamados de WMS os softwares ou aplicativos desenvolvidos para ajudar a gerir e otimizar os processos logísticos das empresas, em especial, nos depósitos, armazéns e estoque. O uso de WMS agiliza e torna mais eficientes a estocagem e a expedição de mercadorias, além de ajudar no controle dos estoques e no planejamento logístico e também nos processos de picking (separação dos pedidos para envio) e cross docking (redução dos estoques). Contribuem também para a economia de tempo e dinheiro.

Como funciona?

Os WMS são soluções de tecnologias integradas à rotina do supply chain para assegurar a boa execução e prever eventuais falhas processuais. Os WMS podem recorrer a códigos de barras para identificar as mercadorias e fiscalizar a entrada e saída dessas mesmas mercadorias do estoque, controlando também informações como prazo de validade, número do lote e outras informações diversas. Uma alternativa aos códigos de barra são as etiquetas RFID (Radio-Frequency Identification, na sigla em inglês), que permitem identificar produtos à distância e podem operar por meio de dispositivos móveis, como tablets e smartphones conectados à internet. 

Quais as principais funções?

Controle de segurança de mercadorias

As etiquetas RFID possibilitam controlar com mais eficiência as mercadorias à distância, facilitando a localização dos produtos e também dos espaços vagos.

Integração ao ERP

As soluções WMS podem ser integradas aos sistemas de gestão empresarial, os ERP, resultando em um compilado de informações ainda mais interessante. Quando os dois sistemas estão sincronizados, os pedidos registrados no ERP automaticamente iniciam os processos de envio no WMS. O resultado é a sincronização de vários processos, desde contabilização dos estoques e pedidos até o faturamento desses pedidos.

Geração de relatórios

Os WMS geram relatórios de estoque rápidos e muito úteis na hora de tomar decisões estratégicas, como a disposição das mercadorias pelo armazém para melhor aproveitar o espaço físico disponível.

Integração com outras áreas

Os WMS podem ser acessados remotamente, ou seja, a partir de outros departamentos da empresas, não ligados diretamente ao estoque, como o responsável pelas compras, por exemplo. O acesso às informações dos WMS ajuda esses outros departamentos a tomar decisões (de compra, por exemplo) e manter em ordem a administração dos estoques.

Transferência entre estoques

Em empresas com mais de um estoque, todos eles podem ser integrados via WMS, o que facilita as transferências entre um armazém e outro. 

Como o WMS atua nos processos logísticos?

Recebimento

O WMS confere todas as mercadorias assim que elas descem para o depósito, ajudando no gerenciamento do estoque.

Armazenamento

O WMS ajuda a organizar melhor os espaços e orienta sobre os locais adequados para o armazenamento de cada produto.

Picking

Picking é separar os produtos para envio. O WMS informa sobre a localização de cada item e reserva os produtos, de acordo com a disponibilidade, para o envio

Produção

Ao avisar sobre a disponibilidade ou falta de determinados insumos, o WMS ajuda as equipes a se planejar para evitar interrupções na rotina da produção.

Expedição

O WMS fornece relatórios sobre os itens disponíveis no estoque, o que facilita a separação desses itens para o envio rápido e eficiente para os clientes. 

Gerenciamento

Em resumo, o WMS auxilia no gerenciamento dos estoques ao controlar a entrada e saída de mercadorias, a localização de todos os itens, e ao fornecer informações necessárias para a tomada de decisões estratégicas em diversas áreas da empresa.

Quais as vantagens?

Produtividade acelerada

Os WMS conferem agilidade aos processos da empresa. São rápidos ao localizar e despachar as mercadorias e informar à equipe sobre a exata localização desses mesmos itens. O resultado é mais eficiência e produtividade.

Redução do tempo de espera

A automatização via WMS permite economizar tempo em várias operações logísticas. Graças aos códigos de barra e às etiquetas RFID, a entrada e saída de itens do depósito é registrada imediatamente, assim como outras informações, como data de validade. Com essas informações disponíveis mais rapidamente todos os demais processos são acelerados, como o picking e a expedição.

Controle de produtos armazenados

As etiquetas RFID registram toda a movimentação de mercadoria nos depósitos, o que permite controlar o fluxo de produtos armazenados com maior eficiência e segurança. Além de ajudar a administrar melhor e de maneira mais dinâmica o espaço disponível.

Otimização do percurso de pedidos

Os WMS informam sobre a localizam exata dos itens estocados, o que é muito útil quando a empresa possui mais de um depósito e não pode perder tempo na hora de localizar um produto solicitado por um cliente. 

Aumento na qualidade do material estocado

Ao saber melhor qual o espaço disponível nos armazéns e como ocupá-los de maneira inteligente, a empresa poderá tomar decisões melhores sobre que tipo de mercadoria estocar. Como? Os relatórios do WMS informam sobre os itens que têm melhor saída e, por isso, não devem jamais faltar. Esses itens, de bom preço e boa qualidade, tendem a ocupar cada vez mais espaço nos armazéns. 

Redução nos custos de mão de obra

Os WMS também resultam em diminuição de gastos com mão de obra porque automatizam tarefas anteriormente manuais, reduzindo também a possibilidade de inviabilizar processos por conta de erro humano.

Desvantagens

A opção por um WMS pode trazer algumas desvantagens. Ou melhor: até conseguir aproveitar as vantagens, a empresa pode ter alguns gastos (de tempo e de dinheiro) para implementar o sistema. Por exemplo: custos com integração de sistema como o ERP, custos com o software, gastos com compra de equipamentos e tempo de implementação e treinamento.

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