Cadastro de clientes: guia completo

O cadastro de clientes é uma ferramenta importante para registrar e organizar as informações de todas as pessoas que se relacionam com a sua empresa.

Este banco de dados além de contribuir para a gestão do seu negócio, pode ajudar a monitorar o perfil e hábitos dos clientes, impulsionando as vendas e garantindo um atendimento mais personalizado e eficaz.

Você sabe como criar um cadastro de clientes adequado para a realidade da sua empresa? Neste guia você vai entender mais sobre este controle e aprender como administrá-lo de forma simples e eficiente. Vamos lá?

O que é o cadastro de clientes?

O cadastro de clientes é uma planilha ou banco de dados no qual são inseridos os dados sobre os consumidores e potenciais compradores – pessoas físicas ou jurídicas –, da sua empresa.

O cadastro de clientes ajuda a fidelizar e potencializar as vendas.

Estas informações são importantes para que você possa realizar a gestão de relacionamento de clientes, ou Customer Relationship Management (CRM) em inglês, de forma eficiente e prática.

Quer saber mais sobre o cadastro de clientes? Assista o vídeo sobre o tema no canal do SEBRAE.

O cadastro de clientes deve conter dados básicos de contato (nome, endereço, número de telefone, e-mail) e as informações sobre as interações que o cadastrado teve com a empresa (visitas a sites, ligações telefônicas, e-mails). É importante que esses dados estejam sempre atualizados.

Porque é importante ter uma base com os dados dos seus clientes?

Ter uma boa base de dados sobre os consumidores e potenciais compradores da sua empresa garantem o bom funcionamento e crescimento do negócio, afinal engajar e fidelizar clientes é o grande segredo para potencializar as estratégias de marketing e vendas de uma empresa.

Conheça as vantagens do cadastro de clientes:

Comunicação ativa

Comunique as novidades, lançamentos e promoções da sua empresa e mantenha um canal de diálogo ativo com os seus clientes.

Interações personalizadas

Por meio do histórico de interações é possível mapear o perfil e hábitos de compra de cada cliente para oferecer produtos e serviços personalizados.

Personalize e segmente a comunicação com os seus clientes. Separe os clientes por interesse, faixa etária, gênero, e crie estratégias variadas para atingir públicos específicos.

Leia também: fidelização de clientes: como entregar valor e conquistar seu público

Pós-venda objetivo

Lembrar as preferências do cliente e seu histórico de compras é importante para atendê-lo da melhor forma possível e garantir que suas necessidades sejam atendidas.

Reativação de clientes antigos

Identifique a última compra ou interação do seu cliente e entre em contato (via e-mail, telefone ou mensagem) e envie comunicações personalizadas com promoções, descontos e novidades.

De acordo com os dados compilados pela IVESP, a chance de voltar a fazer negócio com um cliente antigo é 60% maior do que iniciar uma venda com alguém que ainda não conhece a empresa.

Além de todos esses benefícios, ter um cadastro atualizado dos clientes, é um diferencial na hora de prestar um bom atendimento ao consumidor. De acordo com o Relatório de Atendimento de Cliente 2022 da Zendesk, 83% dos entrevistados estão propensos a gastar mais com empresas que personalizam o atendimento ao cliente.

Como realizar o cadastro de clientes de forma simples e eficiente?

Se sua empresa é pequena e ainda não tem um cadastro de clientes, é possível começar com uma planilha simples de excel. A Cobli disponibiliza gratuitamente uma planilha para cadastro de clientes para você organizar os dados de seus clientes com mais facilidade.

Afinal, o que não pode faltar no seu cadastro? Confira:

Cadastro de pessoa física:

  • Nome completo;
  • CPF;
  • Data de nascimento;
  • Profissão;
  • Primeiro canal de contato (ou como conheceu a marca);
  • Endereço completo (incluindo cidade, estado e CEP);
  • Telefone fixo;
  • Celular;
  • E-mail;
  • Observações/Comentários;
  • Data de inclusão no cadastro.

Cadastro de pessoa jurídica:

  • Razão Social;
  • Nome fantasia;
  • CNPJ;
  • Inscrição estadual;
  • Inscrição municipal;
  • Data da fundação;
  • Atividade econômica;
  • Quantidade de funcionários;
  • Como conheceu esse cliente e/ou primeiro canal de contato;
  • Endereço completo, incluindo cidade, estado e CEP;
  • Nome completo do contato dentro da empresa;
  • Departamento;
  • Cargo;
  • Telefone fixo;
  • Celular;
  • E-mail;
  • Site;
  • Observações/Comentários;
  • Data de inclusão no cadastro.

Conforme a operação da empresa for aumentando, é importante contar com uma solução informatizada, como um software de CRM, para reunir as informações sobre os seus clientes.

Os softwares de gestão de contatos tornam o processo mais dinâmico, integrando todos os pontos de contato do cliente (como site, e-mail, whatsapp e telefone) para acompanhamento em tempo real.

Um atendimento ao cliente personalizado garante o sucesso do seu negócio.

Fique de olho na LGPD!

Com a publicação da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), é preciso ter cuidado com o processo de coleta e armazenamento das informações pessoais dos clientes.

Leia também: tudo sobre a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados

No momento da coleta, o cliente deve dar o consentimento para tratamento das suas informações. A empresa, por sua vez, deve informar onde e como os dados serão utilizados, de forma transparente.

A empresa deve se preocupar em manter as informações armazenadas de forma segura, criando uma série de procedimentos de ​​gestão para prevenir ou minimizar o vazamento dos dados.

Para minimizar os riscos, é importante que a empresa colete apenas dados essenciais para o negócio. Quanto mais informações forem registradas, maior é a responsabilidade com as informações.

A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) é o órgão responsável por fiscalizar o uso e tratamento de dados nas empresas. Em caso de irregularidade, a empresa pode ser punida com multas que podem chegar a até 2% do faturamento, de acordo com a violação. Fique atento!

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