Como funciona um contrato de locação de veículo para frota?

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O contrato de locação de veículo é uma excelente opção para as empresas que querem manter uma frota de automóveis novos e seguros mas não podem ou não querem investir na compra de um veículo.

A alternativa é uma forma interessante de gerir os ativos da empresa, alocando os recursos conforme a demanda. Além do ganho de produtividade, o negócio acaba economizando a longo prazo evitando o gasto com um bem que vai desvaloriza a cada ano por conta de desgaste.

Entretanto, apesar de ser uma opção muito vantajosa, ao optar por este serviço é importante tomar alguns cuidados para não ter problemas depois e o benefício virar prejuízo. 

Neste artigo vamos tratar de um ponto de muita atenção nesta transação: o contrato de locação de veículo. Entenda a importância, os tipos de acordo existentes e o que se atentar na hora de montar o contrato da sua empresa.

Confira a seguir!

Por que locar um veículo ao invés de comprar?

A locação de veículo para frotas acontece quando uma empresas contrata um ou mais veículos para sua operação. As vantagens são muitas, confira algumas a seguir:

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Alocação correta de recursos

A demanda diminuiu? Não tem problema. Alugando veículos numa locadora a empresa tem a opção de alocar recursos conforme a demanda, sem precisar manter os veículos parados sem necessidade. 

Veículos sempre na rua

Ao realizar um contrato de locação de veiculo, a responsabilidade com manutenção do veículo é da locadora. Desta forma a chance do gestor de frotas esquecer uma revisão e o carro ficar parado por falta de manutenção é muito menor.

Leia mais: Frota agregada ou própria: o que escolher?

Economia com manutenção

A empresa terceirizada arca com os custos de manutenção, seja ela preventiva ou corretiva, e realiza todos os reparos essenciais no veículo.

Valor fixo mensal controlado

Quando a empresa compra os próprios veículos, além do custo mensal com o financiamento, seguro e encargos obrigatórios, outros custos inesperados podem surgir. Sem falar na depreciação do bem. Com a locação, este problema é resolvido com o valor mensal fixo definido no contrato de locação de veículo.

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Entenda como as empresas definem as condições de um contrato de locação

Antes de contratar o serviço, é importante ter em mente qual o escopo necessário para a sua frota. Também é importante definir qual é o orçamento disponível para a contratação do serviço. Com as informações em mãos, basta procurar uma empresa que realiza a locação para fazer a negociação.

Este serviço deve sempre ser formalizado com um contrato para evitar mal-entendidos.

Antes de fechar o contrato de prestação de serviço, a locadora faz um estudo completo para entender como funciona a operação de veículos da empresa a fim de oferecer um orçamento sob medida.

Nesta fase são avaliados pontos como:

• os modelos de veículo;
• a finalidade do serviço prestado;
• o perfil de utilização dos automóveis;
• a quilometragem média que os veículos farão.

Esta informações são importantes para precificar o valor mensal, o período de vigência do contrato de locação e para a locadora indicar os melhores veículos para o seu negócio.

Quais são os pontos de atenção na hora de assinar um contrato de locação de veículo?

Para que a experiência de locação de veículos para a sua frota seja a mais tranquila possível, é importante se atentar a todos os termos e condições do contrato de locação. Confira os pontos mais importantes a seguir:

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Mobilização e entrega de veículos

É possível prever em contrato a mobilização dos veículos locados, ou seja, a locadora fica responsável por comprar um veículo novo na montadora, preparar e customizar os carros com a identidade visual da empresa.

Neste caso, é importante que todas as variáveis sejam descritas no contrato, bem como o prazo de entrega dos veículos.

A regularização e pagamento de taxas dos automóveis é uma obrigação da empresa de locação. Os veículos devem ser entregues ao locatário prontos para uso. 

Manutenção e assistência emergencial

Assim como na contratação de um seguro, é importante prever no contrato de locação o que está incluso na prestação de serviços emergenciais e de manutenção.

Combine como vai funcionar o controle de manutenção – sejam elas preventivas ou corretivas – e quais são as oficinas ou concessionárias credenciadas para a realização das revisões ou consertos.

Fique atento aos serviço de assistência emergencial e exija que o contrato informe as formas de acionamento deste recurso. Entenda se está contemplado o reboque do veículo, assistência ao condutor e qual o âmbito geográfico que a cobertura abrange.

Gestão de sinistros e veículos reservas

Fique atento às regras de proteção do veículo e de terceiros e casos como acidentes, roubos, furtos e avarias.

Vale incluir no contrato uma cláusula que assegure a disponibilização de um veículo reserva em caso de reparo, para que a operação da empresa não seja impactada.

Multas

Entenda como funcionará a gestão e o pagamento das multas realizadas com o veículo.

É importante definir em contrato quem paga, como a cobrança é repassada para a empresa e como será realizada a transferência de pontos para o condutor responsável pela infração.

Vigência do contrato

Para não ser surpreendido com cobranças extras, combine com a locadora qual o período que a empresa poderá utilizar o veículo.

Vale também considerar uma cláusula que estabeleça um acordo no caso de atraso em decorrência de algum imprevisto.

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Como acompanhar, monitorar e rastrear os carros agregados?

Não é porque a empresa terceirizou a frota que ela deve abdicar dos cuidados básicos com o veículo. Além da segurança do patrimônio, o gestor deve avaliar periodicamente o desempenho da empresa prestadora de serviços e validar se todos os combinados estão sendo cumpridos.

Para otimizar o gerenciamento dos veículos alugados, a Cobli oferece o rastreador plug and play – um dispositivo que se conecta facilmente na entrada OBD do automóvel garantindo o monitoramento automático e em tempo real dos carros.

Através do serviço é possível:

• Coletar e armazenar os dados de deslocamento do veículo para garantir que a rota foi realizada conforme o combinado;
• Encontrar com facilidade o automóvel em caso de roubos;
• Controlar a velocidade do veículo e o padrão de direção dos motoristas;
• Entre outros recursos!

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