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Empresas de entrega têm como como prioridade resolver os atrasos de chegada dos produtos aos clientes. Para organizar melhor essa questão, é possível aplicar o Ciclo PDCA à logística da companhia.

Como bons processos podem trazer ganhos financeiros e confiabilidade

Separamos um case de uma empresa que otimizou processos na área logística e rapidamente viu resultados acentuados. A organização conseguiu reduzir 18.9% dos gastos em combustível e 32.3% dos atrasos médios das entregas.

Uma empresa do setor alimentício que produz e transporta carnes passava diariamente por uma série problemas: clientes reclamavam da demora nas entregas; gestores não sabiam quais cargas compunham os caminhões; os gastos em combustível e manutenção eram excessivos etc. A empresa sofria com carências organizacionais, gerenciais e operacionais. Apesar dos pontos a melhorar se orgulhavam por promover um alto nível de serviço com carnes frescas e de alta qualidade.

Mas o que é esse ciclo?

O Ciclo é dividido em quatro etapas: Plan (planejamento); Do (execução); Check (verificar e analisar); Action (agir e corrigir). Para solucionar esses problemas, aplicaram a metodologia do Ciclo PDCA à logística aliada ao uso de novas tecnologia e compartilharam o resultado.

Confira uma síntese das mudanças:

Etapa 1: Planejamento – o que fazer com o problema identificado?

  • Objetivo: reduzir tempo de atraso nas entregas de 45.8% para 15% aplicando o ciclo PDCA à logística

Problema: Os pedidos acumulavam e havia pouco controle quanto a distribuição entre os caminhões. Os motoristas recebiam uma listagem com os endereços dos clientes e tinham autonomia para decidir a ordem das entregas. Não era incomum receberem ligações dos clientes questionando atrasos nos pedidos.

Planejamento: O gestor de logística resolveu assumir o planejamento. Ficou responsável por traçar as diretrizes tático-operacionais capazes de padronizar e otimizar a operação e melhorar significativamente a comunicação da equipe para resolução do problema. Uma das estratégias delimitadas nessa etapa foi a implantação de um sistema de inteligência artificial para gestão de frotas que fornece análises em tempo real.

Etapa 2: Execução – Agir de acordo com as metas traçadas no planejamento

  • Plano de ação: planejar as rotas de maneira mais eficiente

A partir das diretrizes estratégicas e do escopo tático desenvolvido pelos gestores era necessário transformar ideias em práticas.

Os gestores passaram a definir as rotas a partir de um roteirizador, tecnologia que traçava os melhores caminhos para cada carro cumprir no dia. O sistema leva em consideração as restrições da empresa. Era necessário priorizar o horário dos clientes pois neste setor não é possível fazer as entregas durante o horário de pico comercial. Cada um dos motoristas passou a receber pela manhã as rotas traçadas, detalhando: a sequência das visitas; previsões de chegada; trânsito nas vias; e etc. Essas previsões eram repassadas aos clientes o que dava mais visibilidade a eles deixando-os mais tranquilos.

Após o período de adaptação, os funcionários perceberam uma maior profissionalização da empresa e passaram a ser cobrados e reconhecidos por parâmetros mais transparentes.

Etapa 3: Checar – Confirmar se as metas foram atingidas

  • Objetivo: analisar se houve eficiência e eficácia dos processos implantados

O próprio sistema fornece os indicadores e métricas envolvidos no processo. Alguns dos dados que mais se destacam:

  1. O atraso médio das visitas melhorou expressivamente alcançando a meta desejada (de 45.8% para 13.5%)
  2. Os custos com combustível reduziram (18.9%)
  3. A quilometragem dirigida fora da rota traçada foi mínima (8%)
  4. O tempo que as rotas duraram frente ao estimado foi controlado (9.3%)
  5. O aumento de produtividade permitiu que cada condutor fizesse mais entregas (6.5% por carro)

Etapa 4: Agir – Implantação de boas práticas que garantem a solução do problema

  • Objetivo: implantar ações corretivas e padronizar os processos que deram certo

Os gestores passaram a agir diariamente quando necessário. Alguns exemplos: ligavam para os motoristas assim que saiam da rota; avisavam os clientes antecipadamente em caso de mudanças na previsão de entrega; passavam feedback’s aos motoristas bonificando aqueles que melhor dirigiam os carros; etc.

Conclusão

O Ciclo PDCA deve ser encarado como uma filosofia empresarial em que o ciclo deve “rodar” constantemente. A não execução de uma das etapas ou passar apenas uma vez pelo ciclo pouco garante a melhoria contínua, proposta da metodologia.

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