Home office: ferramentas para ajudar sua equipe na quarentena

“Home office é uma maravilha”, é o que diz qualquer pessoa no seu primeiro dia trabalhando em casa. A coisa pode mudar de figura, no entanto, se você questionar a mesma pessoa 10, 15, 20 dias depois. Não é à toa. O home office tem suas armadilhas.

A televisão está logo ali do lado, ao mesmo tempo, o chefe pode se sentir mais confortável em seguir mandando mensagens depois do expediente e aqueles papos no corredor que organizavam tudo, de repente, se tornaram dúzias de e-mails. Mas não precisa ser assim!

Nós sabemos que, quando falamos sobre empresas que lidam com transporte, uma parte significativa da corporação não tem nem o privilégio de trabalhar de casa. Esses profissionais se arriscam para manter as cadeias de suprimentos funcionando. E nós agradecemos por eles. Nós já te contamos como os motoristas podem se proteger.

Porém, nessas mesmas empresas, há um pessoal que pode ter sido transferido para trabalhar de suas casas, como a gerência, o atendimento ao cliente, o marketing…

Segundo a pesquisa Panorama PMEs, feita em parceria por Resultados Digitais, Endeavor Brasil e PEGN, 74,3% das pequenas e médias empresas adotaram o trabalho remoto e horários flexíveis durante a pandemia.

Para esses casos, existem algumas ferramentas que ajudam bastante na organização pessoal e institucional deste momento.

Tão boas que, mesmo depois da pandemia, talvez a empresa queira continuar com esses então-novos hábitos. Prepare-se, dá para economizar tempo e dinheiro com alguns poucos cliques!

Veja conosco:

Toby

Trabalhar de casa significa que você vai romper de uma vez por todas aquela barreira entre problemas domésticos e questões do serviço.

Na prática, você pode ter, ao mesmo tempo, uma aba aberta com o e-mail de trabalho, resolvendo aquele problemão que acabou de aparecer — e em outra está conversando com o seguro da sua casa, porque o cano, olha só, estourou.

O Toby aparece nesse contexto.

Extensão para Google Chrome, a ferramenta é nada mais do que um desacumulador de abas. Sabe quando você tem tanta coisa aberta no navegador, que tudo começa a travar, mas você não pode fechar nada?

Pois é. Problema resolvido. 

O sistema permite que você crie grupos de abas. Dá para reunir os links referentes ao Cliente X em um espaço, à Demanda Y em outro, e ao maldito cano estourado em um terceiro.

Conforme você os agrupa, os links fecham do seu navegador, ficando organizadinhos e separados para quando você precisar usá-los. 

Tudo acontece da forma mais intuitiva possível. Toda vez que você abre uma aba nova, ao invés de ter a tradicional página do Google, você vê uma página nova que exibe os grupos que você for criando.

Precisa de um novo, ou de um na primeira posição? Clique no “+”  e dê um nome à essa nova coleção. Simples assim

Na lateral, você consegue ver todas as abas que estão abertas, basta, então, arrastar do canto para a sua nova coleção. Automaticamente a aba será encerrada, limpando seu navegador.

Resolva seus problemas mais urgentes e, quando você precisar acessá-la de novo, peça para abrir uma nova aba, acesse o link escolhido no menu do Toby e voi a lá! É como uma barra de favoritos, mas muito mais organizada e acessível. Vale o teste. 

Slack

Mensagens sobre o trabalhos no WhatsApp, depois do expediente, não fazem bem para ninguém. O funcionário se estressa e se sente invadido, o chefe pode se sentir incomodado, mas também sabe que vai esquecer se esperar até o outro dia.

Situações como essa, inclusive, podem ultrapassar o campo do desconforto e entrar no âmbito jurídico. O funcionário pode processar a empresa por não respeitar seu horário de trabalho. Isso já acontece no Brasil. 

É para evitar esse tipo de inconveniente que existe o Slack, uma plataforma focada na comunicação empresarial.

O Slack cria um ambiente onde fala-se única e exclusivamente de trabalho. Ninguém vai se distrair com a mensagem de “bom dia” do grupo da família e ainda, de quebra, atende demandas específicas do mundo do trabalho. 

Dá, por exemplo, para criar grupos voltados para projetos pontuais, exclusivamente com os participantes da ação. É possível também transformar uma única mensagem em um tópico de discussão.

Se você enviar, por exemplo “Gente, o que faremos com a comunicação na quinta-feira?”, dá para agrupar todas mensagens que respondam exclusivamente à essa questão. Você não verá, no meio da conversa, questões sobre a comunicação de sexta, que outra pessoa perguntou em seguida. 

A função que impedirá o tal dos processos já citados, no entanto, é a possibilidade de definir o seu horário de trabalho. Sua jornada é das 10h às 19h? Se decidirem te mandar uma mensagem às 21h, seu celular não vai apitar até o dia seguinte, quando você começar a trabalhar.

Mas e se estourar uma crise, seu chefe não vai conseguir falar com você? Vai. Dá para sinalizar que a mensagem é urgente, e aí o texto é entregue na hora. Não atrapalha emergências e evita hábitos que prejudicam o clima da empresa. 

Trello

É um organizador de tarefas. O projeto já passou pela arte ou ainda está com o marketing? Está com a diretora ou com o estagiário? Dá para mapear tudo. 

Com poucos cliques você consegue definir projetos, tarefas e responsabilidades para diversas pessoas de uma equipe. Eliminando qualquer margem para dúvida sobre quem tem que fazer o que e quando.

Uma equipe só pode começar seu trabalho depois que outra finalizar? Perfeito. Assim que o primeiro grupo encerrar suas atividades, todos ficarão sabendo. No home office não dá para passar na mesa do colega, sinalizando que sua parte já está pronta. O trello serve para isso. 

A ferramenta ainda têm o bônus de ser multiplataforma (funciona tanto em desktops quanto em celulares) e ser conectada com o email de trabalho. Você não precisa ficar com ela aberta 100% do tempo. Sempre que alguém precisar falar contigo, você vai ser avisado via notificação, ou via mensagem. É bem prático. 

Airtable

Não se adaptou ao Trello? Airtable pode ser uma opção. Um pouco mais visual que o concorrente, a ferramenta ajuda a entender funções e prazos em poucos cliques. 

Enquanto o trello se baseia em uma estrutura de cards, o AirTable é imaginado como uma planilha de excell 2.0. Muito bonito e intuitivo, você consegue facilmente criar cronogramas, vinculá-los à perfis de sua equipe, organizar tarefas, pessoas, documentos e serviços. 

Extremamente prático e elegante, vale manter no radar.

Evernote

Se a sua mesa de trabalho for como é a da maioria das pessoas, muito provavelmente ela é repleta de anotações, papeizinhos, cadernetas, post-its que te ajudam a organizar os pensamentos e te fazer visualizar seus projetos de alguma forma. Pois é, o Evernote é uma plataforma digital para esses rascunhos. 

Como uma grande gaveta de trabalho, a ferramenta permite que você reúna pequenas anotações em texto, áudio e foto.

O sistema, inclusive, possui um identificador de texto que consegue captar e digitalizar o conteúdo escrito. Funciona melhor com escritas impressas, anotações à mão costumam não ser identificadas, mas é melhor que nada. 

A grande sacada da ferramenta, no entanto, está na sua praticidade. Integrada com celular e desktop, fica muito fácil mandar um áudio para si mesmo, ou separar aquela imagem que seu chefe mandou.

É como colocar toda sua escrivaninha de trabalho no bolso — e de forma organizada. 

Strict Workflow

Não dá para negar, tomar um cafezinho entre um trabalho e outro é indispensável. Fora do home office já é assim. Levantar, bater aquele papo absolutamente desimportante, mas que te ajuda a arejar, faz com que você volte para o trabalho ainda com mais foco.

No home office, no entanto, isso pode ser uma armadilha. Afinal, o controle da TV está logo ali e, depois do almoço, você vai dar só uma deitadinha rápida no sofá.

Só cinco minutinhos não vai ter problema, certo? Bom, geralmente tem, principalmente porque essas distraídas costumam levar mais do que cinco minutos. É aí que aparece a importância do Strict Workflow.  

Outra extensão para Google Chrome, a ferramenta determina o horário das suas pausas. É um acordo relativamente simples: foque 100% por 25 minutos e você ganha 5 para levantar, tomar uma água, ou fazer um café.

Na prática, 10 minutinhos para se recompor, a cada hora de trabalho. 

Mas o foco é completo! Basta você dizer para a extensão quais são os sites que mais te distraem. Aquele site sobre futebol ou a rede social que você gosta de entrar pra respirar um pouquinho. Durante os 25 minutos de trabalho, então, todos esses sites serão bloqueados. Você só pode usar no seu break. 

Já usado por mais de 90 mil usuários, o Strict parece simples, mas é efetivo, principalmente porque a extensão te mostra quanto tempo falta para o break começar ou terminar.

Ótimo para você se organizar e focar. 

Toggl

Parecido com o anterior, o Toggl  é um organizador de tempo. Ele não foca nas suas pausas, mas mostra quantos minutos do seu dia você está gastando com cada coisa.

Dá ainda para associar este tempo ao valor que receberá dele. Vale a pena ficar meia hora a mais fazendo o trabalho que paga 50% a menos? Talvez seja válido inverter essa equação. 

Muito simples, a ferramenta é basicamente um timer organizado. Vai começar a fazer algo? Diga o que e aperte start. Quando terminar finalize a contagem.

Você saberá exatamente quanto tempo ficou em cada obrigação e projeto. A máxima do “tempo é dinheiro” fica concretizada na sua frente. 

Google Drive | Office.com

Esses são mais usados, mas caso você não seja adepto, sua vida talvez mude.

O Google Drive permite que você crie textos, planilhas e apresentações, tudo online, sem precisar instalar nada na sua máquina. Melhor ainda, dá para compartilhar arquivos para que duas pessoas de uma mesma equipe trabalhem simultaneamente em um documento.

Tudo de graça. 

Mas se você gosta mesmo é do bom e velho Word e PowerPoint, a Office.com permite as mesmas ferramentas, no layout dos programinhas clássicos. Também gratuitamente.

O único problema é esse último não mostra o histórico de alterações. Se alguém apagar tudo que já foi escrito, não dá para saber. 

Não tem nem o que dizer, todo mundo deveria estar usando ao menos um dos dois na quarentena. 

Canva

Software de design gráfico gratuito, o Canva é simples de usar e totalmente online, ou seja, não é necessário baixar nenhum programa.

Ele pode ser usado para uma variedade de possibilidades e é ótimo para quem não sabe usar programas de design, mas quer garantir a estética em seus projetos. É possível criar cartões de visita para os funcionários, panfletos e cartazes para campanhas, convites para eventos, infográficos para apresentações, imagens para mídias sociais etc.

Além dessas funcionalidades, a plataforma pode ser usada de forma colaborativa e compartilhada com uma ou mais pessoas (dependendo do plano escolhido pelo usuário).

Conclusão

Essas são só algumas entre as várias ferramentas que você pode usar. Seu home office pode, sim, ser ótimo — mesmo se alguém te perguntar sobre ele depois do trigésimo dia de quarentena… 

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