RFP: o que é Request for Proposal e como montar esse documento?

A contratação do fornecedor é uma etapa essencial para uma empresa, mas nem sempre o resultado dessa parceria é satisfatório e isso se deve, em muitos casos, pela falta de uma RFP ou Request for Proposal.

Às vezes, o que falta para as empresas é uma comunicação clara daquilo que ela espera, com preços justos e qualidade de entregas. Por isso, a RFP é tão importante.

Se você quer saber o que é a RFP, para que serve, como montar o documento e quais as vantagens para o setor logístico, continue a leitura até o fim!

O que é RFP?

Conhecida também como ITT (Invitation to Tender) ou Convite para Apresentação de Proposta, a RFP é a sigla para Request for Proposal.

Em outras palavras, este é um documento formal que faz uma solicitação de proposta a uma empresa expressando o que ela gostaria e o que ela espera, seja de um produto ou serviço.

Através da elaboração da RFP é possível encontrar empresas que oferecem as melhores soluções para o seu negócio.

É na RFP que o contratante descreve o que ele precisa, o cronograma de entregas e quais os critérios que serão utilizados na hora de escolher qual a empresa fornecedora do produto e/ou serviço.

O documento é o oposto da proposta comercial, na qual uma empresa oferece seu produto e/ou serviço a fim de vendê-lo para outro negócio.

Erros comuns na hora de fazer uma RFP

Existem alguns erros comuns no mercado logístico quanto à contratação de fornecedores. Um deles é escolher única e exclusivamente pela reputação da empresa.

Mas o problema é que nem sempre a solução que aquele negócio dispõe é a adequada para o que a sua empresa precisa e essa relação pode acabar sendo frustrante para ambas as partes.

Além disso, muitos se baseiam na decisão voltada ao preço. Claro que o orçamento disponível deve ser levado em conta, mas não pode ser o único elemento de escolha, afinal, temos aquele velho ditado de que o barato sai caro!

Afinal, você pode contratar a primeira empresa que se ofereceu para o serviço e acabar perdendo a oportunidade de trabalhar com outra que tem muito mais a ver com o seu negócio.

Por isso, é melhor gastar um tempo maior montando uma RFP para empresa, mas que seja consistente do que acabar se arrependendo de uma contratação lá na frente.

Isso se chama otimização de gastos e de tempo.

Vantagens de fazer uma RFP

Há uma série de vantagens para as empresas que elaboram uma RFP antes de sair contratando ou adquirindo serviços e/ou produtos.

Veja abaixo os 03 principais benefícios de ter este tipo de documento:

1. Mapear o que o seu negócio precisa

É na hora de sentar e elaborar a RFP que muitos processos e necessidades ficam mais claros.

Ao colocar estes requerimentos no papel, você consegue visualizar melhor quais são os serviços e/ou produtos que a sua empresa precisa e, assim, é possível decidir os critérios de avaliação na hora da contratação.

Quais os pontos primordiais para você? O que não pode faltar? O que não pode acontecer? Quais os prazos?

Um exemplo de aplicação de RFP foi com a Funcional Health Tech, empresa voltada a soluções na área da saúde.

Foram detalhadas todas as necessidades no documento. A empresa conversou com 04 fornecedores e conseguiu firmar parceria com uma delas que atendia diretamente suas demandas.

São estes filtros inseridos na RFP que podem definir de forma assertiva os parceiros que atendem melhor suas necessidades.

2. Briefing completo para os interessados no serviço

Se por um lado você consegue estabelecer as suas demandas, por outro o possível cliente consegue entender melhor quais as necessidades do seu negócio e, dessa forma, apresentar uma solução mais assertiva para o que você precisa.

Na hora de montar a RFP, reunir os responsáveis por cada área é essencial.

3. Otimização de custos e de tempo

Quando a comunicação é clara para ambas as partes, as chances de sair algo errado são menores, certo? Você explicou o que a sua empresa necessita e a outra empresa apresentou uma proposta condizente com aquilo que foi expressado.

Logo, há uma otimização de tempo e de custos, afinal não é preciso refazer trabalhos, os prazos são cumpridos à risca e a operação segue funcionando sem nenhum problema.

4. Qualidade de entregas

No caso da logística, a qualidade das entregas é fundamental. O cliente precisa receber a mercadoria em perfeito estado e dentro do prazo acordado no momento da compra.

Além disso, quando se trabalha com gestão de fornecedores, também é preciso se preocupar com a frequência destas entregas para que toda a operação não fique desfalcada ou atrasada.

Para isso existe o cronograma da RFP que vai auxiliar na constância e excelência destas entregas.

Então, como fazer uma RFP?

Bom, agora que você já sabe o que é um processo de RFP, é hora de entender como elaborar esse documento.

O primeiro passo é reunir a equipe que lidará diretamente com o produto e/ou serviço contratado. São elas que dirão o que precisam e podem explicar melhor as demandas da área.

Depois, é hora de definir todo o escopo de trabalho. Faça uma relação minuciosa do projeto com escalas de prioridade, cada detalhe importa para o resultado final.

Estabeleça o que é imprescindível na hora da contratação do produto e/ou serviço e o rigor que você espera.

Também é importante definir um cronograma na RFP, ou seja, datas para a apresentação dos resultados. Dependendo do tamanho da demanda, é possível destrinchar o projeto em pequenas entregas.

Outro ponto importante para quem quer saber como montar uma RFP é ter uma definição clara das atividades e responsabilidades das partes contratadas. Assim, não haverá dúvidas do que cada um tem que fazer.

Por fim, mas não menos importante, esclareça o orçamento e as formas de pagamento.

Bônus: outras siglas para RFP

Dentro do processo de RFP há outras siglas que podem causar certa estranheza. São elas a RFI e a RFQ.

É importante frisar que, apesar de correlacionadas, tratam-se de significados distintos.

A RFI, por exemplo, é a sigla para Request For Information, ou seja, uma solicitação para entender e coletar informações dos fornecedores.

E o que significa a sigla RFQ? A Request for Quotation (RFQ) é um pedido de cotação. Em outras palavras a RFQ significa uma solicitação orçamento para a aquisição de determinado produto e/ou serviço.

Agora que você já sabe tudo sobre a RFP (Request for Proposal) já pode começar a elaborar o documento com mais precisão e melhorar o desempenho da sua empresa!

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