O relatório de visita técnica serve para deixar registrado o que foi feito durante um trabalho externo, podendo mensurar o tempo gasto em cada atividade e o que foi necessário para solucioná-las.
Mas este relatório de visita técnica é muito mais do que uma ata de uma tarefa executada.
Ele pode ser um registro valioso contendo o histórico dos serviços prestados para aquele cliente e, posteriormente, visar melhorias em qualidade de atendimento.
Dessa forma, a empresa consegue analisar o desempenho da visita técnica e enviar profissionais cada vez mais capacitados para executá-las.
Quer saber mais sobre como fazer um relatório de visita técnica e entender seus benefícios? Siga a leitura e confira!
Como fazer uma visita técnica e qual o seu objetivo?
A visita técnica pode ser contratada por um cliente físico ou uma empresa a fim de solucionar algum problema que requer ajuda de um profissional.
Este problema, na verdade, pode ser uma manutenção preventiva, um suporte, um acompanhamento, entre outras funções.
Conheça o curso de gestão de manuntenção de frotas do Cobli Ensina. É gratuito!
Quando é um local público ou comercial, contudo, é importante ficar atento às regras de horário de visita e tempo médio para realizar o serviço.
Ainda, existem um outro tipo de visitas técnicas: aquelas realizadas por estudantes de uma determinada área.
Neste caso, é necessário solicitar previamente uma data e um horário para a realização das visitas.
É o que acontece nos hospitais, por exemplo.
Como fazer um relatório de visita técnica passo a passo?
O relatório de visita técnica precisa ser objetivo, coeso e coerente.
Pense que você irá contar tudo o que aconteceu para uma pessoa que não estava ali e que precisa muito entender quais foram as atividades realizadas.
Tente ser direto e conciso, mas sem deixar dados importantes de fora.
Por isso, é sempre bom seguir um modelo de relatório de visita técnica, assim, você tem a garantia que nenhuma informação ficará de fora.
O modelo do relatório de visita técnica serve como um guia para você se orientar na hora de montar o seu.
Caso você não tenha este relatório de visita de exemplo, então a melhor solução é ficar de olho no passo a passo abaixo.
Passo #1 : monte um relatório on-line
Hoje em dia o acesso à tecnologia é muito mais democrático e ela está aí para nos ajudar sempre que precisamos.
Antigamente não havia outra alternativa a não ser realizar suas anotações no papel, mas hoje temos aplicativos e serviços à nossa disposição que podem facilitar muito o trabalho.
Montar um relatório de visita técnica no word, por exemplo, é mais ágil e ainda dá para compartilhar na nuvem com outros membros da empresa.
Isso quer dizer que a informação também é repassada com muito mais rapidez, visto que um relatório de visita técnica no word pode chegar ao responsável na empresa ou ao cliente em questões de segundos, somente com um e-mail.
Além disso, o documento pode ser armazenado digitalmente, o que facilita o acesso do histórico sempre que necessário.
Outra vantagem da opção digital é a possibilidade de incrementar o relatório de visita com fotos.
O elemento visual enriquece o documento e ainda fornece dados mais precisos de data, hora e até mesmo localização GPS.
Em suma, utilizar a tecnologia a seu favor só tem vantagens.
Mas garanta que a sua equipe tenha domínio das ferramentas oferecidas pela empresa e que as mesmas não se tornem empecilhos na hora de fazer a visita técnica.
Passo #2: colete dados
Comece com a parte básica de qualquer tarefa envolvendo clientes: colete dados.
Uma boa introdução para o relatório de visita técnica descreve tudo o que você sabe sobre o contratante daquele serviço.
Veja quais informações precisam conter no seu documento:
- Nome do cliente / nome da empresa: é fundamental saber quem você atendeu, é claro. No caso de empresas, coloque também quem foi a pessoa responsável durante a visita, bem como o seu cargo corporativo.
- CPF ou CNPJ: é mais um registro de seu cliente.
- Endereço completo e telefone de contato: estes dados além da questão de logística e comunicação para que o serviço seja executado da melhor maneira, ainda podem servir como laços para estreitar a relação entre a empresa e o cliente.
- Qual o objetivo da visita: de forma simples e clara descreva o objetivo da visita técnica.
- Data: por questões de controle, é sempre bom deixar demarcado no relatório de visita técnica a data da atividade externa.
- Tempo de duração: é basicamente bater o ponto marcando o horário de início e o de saída. Isso ajuda os chefes a programarem melhor as visitas técnicas, visto que sabem o tempo médio que seus funcionários levam em cada atividade externa. Assim ninguém fica sobrecarregado.
Passo #3: tenha um breve histórico do cliente
Ter um histórico do cliente auxilia no processo de fidelização de seus serviços.
Uma pesquisa recente da CX Champions mostrou que empresas priorizam a experiência do cliente tendem a ter maior participação de mercado.
Por isso, oferecer o melhor atendimento possível faz toda a diferença. Não basta resolver o problema, precisa entender a atmosfera da experiência como um todo.
Saber se este é um cliente novo ou se ele já havia solicitado uma visita técnica com a sua empresa antes pode mostrar o quanto seu serviço está sendo satisfatório a ele.
Além disso, esse tipo de métrica ajuda a entender um panorama de trabalho com coisas que podem ser melhoradas a fim de conquistar a confiança de um cliente, como também o que tem sido feito de bom a ponto do consumidor chamar novamente a sua empresa.
Parte #4: descreva as tarefas realizadas
Nesta parte do relatório de visita técnica registre tudo o que você observou. Desde uma solução providenciada até mesmo uma ferramenta que está faltando.
Tudo que envolve o trabalho externo é importante.
Certifique-se também de colocar o nome do responsável por realizar a visita técnica, localização e registros fotográficos, caso necessários.
Garanta que os pontos abaixo foram respondidos no relatório de visita técnica:
- O que levou a realização ou não realização da tarefa solicitada;
- Se houve falta de equipamento para concluir a visita e, em caso positivo, quais são;
- Custos adicionais que precisam ser informados ao cliente;
- Será necessária uma nova visita? Quando?
- Anotações extras.
Quando a empresa tem funcionários capacitados com um relatório de visitas bem estruturado, ela passa credibilidade, profissionalismo e confiança ao seu cliente e pode ser um ponto positivo que ele se lembre na hora de chamar o suporte novamente.
Parte #5: faça uma pesquisa de satisfação
Apesar de ser facultativo, esse pode ser um ponto crucial para você saber o desempenho do serviço prestado.
A pesquisa de satisfação do cliente mostra não somente o quanto o trabalho executado foi agradável, mas também define se o cliente irá fazer uma propaganda orgânica – como recomendações – da sua empresa.
O cliente tem o poder de disseminar uma boa imagem de seus serviços, como também pode trazer à tona todos os aspectos negativos.
A pesquisa de satisfação é mais uma métrica que pode avaliar o trabalho externo realizado e o profissional designado para tal tarefa.
Conclusão
Como você viu, não existem normas para o relatório de visita técnica e sim, algumas diretrizes que podem auxiliar o profissional que for a campo.
Saber como fazer o relatório de visita técnica também é crucial para analisar o desempenho da empresa, a satisfação do cliente e a produtividade dos funcionários.
E agora que você já sabe como elaborá-lo tudo fica mais fácil, não é mesmo?
Acesse nosso site e descubra como o sistema de gestão da Cobli vai te ajudar a melhorar a qualidade do serviço da sua empresa.
