*Artigo atualizado em 03/05/2024.
O relatório de visita técnica é um documento valioso que contém o histórico dos serviços prestados para um cliente, com informações sobre as atividades realizadas, tempo gasto, soluções e problemas encontrados durante o serviço.
Com o registro, o gestor pode avaliar o desempenho da visita técnica e propor melhorias na qualidade do atendimento, além de servir de instrumento para o treinamento de profissionais cada vez mais capacitados para executar as visitas com excelência.
Quer saber mais sobre como fazer um relatório de visita técnica e entender sua importância? Continue a leitura e confira!
Índice:
O que é o relatório de visita técnica?
Um relatório de visita técnica é um documento que resume as observações, conclusões e recomendações feitas por profissionais técnicos após uma visita a um local específico, como uma empresa, instituição, obra de construção ou instalação industrial.
Essas visitas técnicas são conduzidas por especialistas, como engenheiros, arquitetos, técnicos de segurança e cientistas, para avaliar a conformidade com normas, condições de trabalho, qualidade de produção e eficiência operacional.
Geralmente esse relatório inclui informações sobre:
- Motivo da visita;
- Detalhes do local;
- Atividades realizadas;
- Análise dos aspectos observados;
- Identificação de problemas ou áreas de melhoria;
- Recomendações para solucionar complicações;
- Conclusões gerais.
Dependendo do contexto e do público-alvo, o relatório pode conter também dados técnicos, análises estatísticas, gráficos, fotografias e outros elementos visuais que ajudem a transmitir as informações de forma clara e concisa.
Como organizar uma visita técnica?
Para realizar a visita técnica de maneira eficiente, alguns passos precisam ser seguidos. Confira:
Crie uma rota otimizada
Planeje a rota de serviços para organizar as visitas técnicas da empresa de forma segura, econômica e produtiva, atendendo mais clientes com menos tempo e custo reduzido.
Organize bem os tipos de visita
Além de juntar as visitas por região e proximidade, é muito importante planejar os encontros por tipo, otimizando a produção de materiais e separação dos equipamentos.
Crie um cronograma de visita
O cronograma geral deve considerar as rotas e os assuntos de cada visita técnica a longo prazo – semanal ou quinzenal – para evitar imprevistos e identificar as lacunas para atendimentos emergenciais ou tempo livre para novos projetos.
Exemplos de relatórios de visita técnica
Os formatos de relatório de visita técnica podem variar dependendo das preferências da organização, das necessidades específicas da visita e do público-alvo.
No entanto, existem alguns exemplos mais comuns utilizados:
Formato de texto simples
Este é o formato mais básico, em que o relatório é redigido em um documento de texto simples, como Microsoft Word ou Google Docs.
Pode incluir seções como introdução, detalhes da visita, atividades realizadas, análise, conclusões e recomendações.
Formato tabular ou em lista
Neste formato, as informações são organizadas em tabelas ou listas para facilitar a leitura e a compreensão.
Cada seção do relatório pode ser apresentada em formato tabular ou em uma lista de itens, destacando observações, conclusões e recomendações de forma clara e concisa.
Formato de apresentação de slides
Alguns relatórios de visita técnica são apresentados em formato de apresentação de slides, usando ferramentas como Microsoft PowerPoint, Google Slides ou Keynote.
Este formato permite destacar visualmente os principais pontos da visita, com o uso de gráficos, imagens e diagramas.
Formato digital interativo
Com o avanço da tecnologia, os relatórios de visita técnica também podem ser criados em formatos digitais interativos, usando plataformas de publicação online ou aplicativos específicos.
Estes podem incluir recursos como links incorporados, vídeos explicativos e elementos interativos para uma experiência mais envolvente.
Formato de relatório técnico
Em ambientes mais técnicos, como engenharia ou ciências, os relatórios de visita técnica podem seguir um formato mais estruturado e formal, similar aos relatórios técnicos padrão.
Isso pode incluir seções como resumo executivo, introdução, metodologia, resultados, discussão, conclusões e referências.
Independentemente do formato escolhido, é importante garantir que o relatório seja claro, objetivo e aborde todas as informações relevantes da visita técnica, incluindo observações, análises, conclusões e recomendações.
Além disso, a formatação visual e a apresentação do relatório devem ser adequadas ao público-alvo e ao contexto da empresa.
O que deve constar no relatório de visita técnica?
Um relatório de visita técnica deve conter várias seções essenciais para garantir que todas as informações relevantes sejam comunicadas de forma abrangente.
Dados da empresa responsável
- Nome da empresa responsável pela visita técnica;
- Endereço e informações de contato da empresa.
Dados do cliente
- Nome do cliente ou empresa visitada;
- Endereço e informações de contato do cliente.
Nome do técnico responsável
- Nome completo do profissional que conduziu a visita técnica;
- Cargo ou função na empresa;
- Registro profissional (CREA, etc.), se relevante.
Horário de início e fim da visita técnica
- Registro do horário exato de início e término da visita.
Data da visita
- Data em que a visita técnica foi realizada.
Informações sobre o serviço
- Breve descrição dos serviços prestados durante a visita técnica.
Descrição do diagnóstico do problema
- Detalhes sobre o diagnóstico do problema ou questão técnica enfrentada pelo cliente.
Tipo de visita e serviço realizado
- Especificação do tipo de visita técnica realizada (por exemplo, manutenção, instalação, inspeção);
- Descrição dos serviços específicos realizados durante a visita.
Assinatura do cliente e técnico
- Assinatura do cliente, confirmando a realização da visita e os serviços prestados.
- Assinatura do técnico responsável pela visita técnica.
Esses itens ajudam a garantir que o relatório de visita técnica seja completo, claro e documente adequadamente todos os aspectos relevantes da visita e dos serviços prestados.
Como fazer um relatório de visita técnica passo a passo?
O relatório de visita técnica precisa ser objetivo. Nele, você contará tudo o que aconteceu para uma pessoa que não estava ali e que precisa muito entender o que foi realizado. Tente ser direto e conciso, mas sem deixar dados importantes de fora.
Quanto mais informações melhor. Sempre que possível, incremente o relatório de visita com fotos, vídeos e outros materiais que enriquecem o documento e fornecem dados mais precisos de data, hora e até mesmo localização GPS.
Passo 01: colete dados
Uma boa introdução para o relatório de visita técnica descreve tudo o que você sabe sobre o contratante daquele serviço.
Isso inclui não apenas os dados básicos da empresa contratante, mas também detalhes sobre suas necessidades específicas, histórico de serviços anteriores, e qualquer informação relevante que influencie a abordagem da visita técnica.
Coletar esses dados permite uma compreensão mais completa do contexto da visita e ajuda a garantir que os serviços prestados atendam às expectativas e requisitos do cliente.
Passo 02: descreva as tarefas realizadas
Esta é a parte mais importante do relatório, onde deve ser registrado tudo o que foi observado, desde uma solução até os problemas encontrados durante o processo.
Certifique-se também de colocar o nome do responsável por realizar a visita técnica, localização e registros fotográficos para incrementar o relato.
É importante garantir que os pontos abaixo foram contemplados no relatório de visita técnica:
- O que levou a realização ou não realização da tarefa solicitada;
- Se houve falta de equipamento para concluir a visita e, em caso positivo, quais são;
- Custos adicionais que precisam ser informados ao cliente;
- Será necessária uma nova visita? Quando?
- Anotações extras.
Passo 03: faça uma pesquisa de satisfação
Apesar de não ser obrigatória, uma pesquisa de satisfação é uma ferramenta essencial para saber o desempenho do serviço prestado, mostrando se o trabalho executado foi satisfatório pelo profissional designado.
Evite uma pesquisa muito extensa, para não desestimular. É importante inserir os seguintes itens:
- Nome do cliente que acompanhou a visita;
- Pergunta: “qual a probabilidade de você indicar essa empresa?” com uma escala de 0 a 10 para resposta;
- Campo para observações do cliente (não obrigatório).
Passo 04: armazene um breve histórico do cliente
Saber se este é um cliente novo ou se ele já havia solicitado uma visita técnica com a sua empresa é importante para ter um panorama de trabalho do que pode ser melhorado, como também bons resultados.
E como você viu, não existem normas para o relatório de visita técnica e sim, algumas diretrizes que podem auxiliar o profissional que for a campo.
Quando a empresa tem funcionários capacitados, ela passa credibilidade, profissionalismo e confiança ao seu cliente e pode ser um ponto positivo para que ele se lembre na hora de chamar o suporte novamente.
Seguindo todas as dicas acima, é possível oferecer um serviço de qualidade, além de garantir que o relatório de visitas seja bem elaborado e cumpra com o seu objetivo.
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