Relatório de visita técnica: como fazer em 05 passos

O relatório de visita técnica é um documento que serve para registrar o que foi feito durante um trabalho externo.

Mais do que uma ata do que foi executado, o relatório é um um arquivo valioso que contém o histórico dos serviços prestados para aquele cliente, com informações sobre as atividades realizadas, tempo gasto e soluções e problemas encontrados durante o serviço.

Com o registro, o gestor pode avaliar o desempenho da visita técnica e propor melhorias na qualidade do atendimento, além de servir de instrumento para o treinamento de profissionais cada vez mais capacitados para executar as visitas com excelência.

Quer saber mais sobre como fazer um relatório de visita técnica e entender sua importância? Continue a leitura e confira!

O que é uma visita técnica e qual a sua importância?

A visita técnica pode ser contratada por um cliente físico ou uma empresa a fim de solucionar algum problema que requer ajuda de um profissional. Pode ser uma manutenção preventiva, suporte, acompanhamento, elaboração de orçamentos, apresentação de projetos, entre outros.

Esse tipo de serviço é importante para esclarecer as dúvidas do cliente presencialmente, evitando problemas e diminuindo a necessidade do número de visitas futuras. Além disso, as visitas técnicas ajudam as empresas a fiscalizar processos, encontrando soluções adequadas para cada tipo de problema.

Como organizar uma visita técnica?

Para realizar a visita técnica de maneira eficiente, alguns passos precisam ser seguidos. Confira:

Crie uma rota otimizada

Planeje a rota de serviços para organizar as visitas técnicas da empresa de forma segura, econômica e produtiva, atendendo mais clientes com menos tempo e custo reduzido.

Organize bem os tipos de visita

Além de juntar as visitas por região e proximidade, é muito importante planejar os encontros por tipo, otimizando a produção de materiais e separação dos equipamentos.

Crie um cronograma de visita

O cronograma geral deve considerar as rotas e os assuntos de cada visita técnica a longo prazo – semanal ou quinzenal – para evitar imprevistos e identificar as lacunas para atendimentos emergenciais ou tempo livre para novos projetos.

Como fazer um relatório de visita técnica passo a passo?

O relatório de visita técnica precisa ser objetivo, coeso e coerente. Pense que você irá contar tudo o que aconteceu para uma pessoa que não estava ali e que precisa muito entender quais foram as atividades realizadas. Tente ser direto e conciso, mas sem deixar dados importantes de fora.

Quanto mais informações melhor. Sempre que possível, incremente o relatório de visita com fotos, vídeos e outros materiais que enriquecem o documento e fornecem dados mais precisos de data, hora e até mesmo localização GPS.

Por isso, é sempre bom seguir um modelo de relatório de visita técnica, assim, você tem a garantia que nenhuma informação ficará de fora. O modelo do relatório de visita técnica da Cobli serve como um guia para você se orientar na hora de montar o seu.

Passo #1: colete dados

Uma boa introdução para o relatório de visita técnica descreve tudo o que você sabe sobre o contratante daquele serviço. Confira as informações que precisam conter no seu documento:

• Nome do cliente / nome da empresa: no caso de empresas, coloque também quem foi a pessoa responsável durante a visita, bem como o seu cargo corporativo;
• CPF ou CNPJ;
• Endereço completo e telefone de contato: estes dados além da questão de logística e comunicação para que o serviço seja executado da melhor maneira, ainda podem servir como laços para estreitar a relação entre a empresa e o cliente;
• Qual o objetivo da visita: de forma simples e clara descreva o objetivo da visita técnica;
• Data: por questões de controle, é sempre bom deixar demarcado no relatório de visita técnica a data da atividade externa;
• Tempo de duração: é basicamente bater o ponto marcando o horário de início e o de saída.

Parte #2: descreva as tarefas realizadas

Esta é a parte mais importante do relatório, onde deve ser registrado tudo o que foi observado, desde uma solução até os problemas encontrados durante o processo. Certifique-se também de colocar o nome do responsável por realizar a visita técnica, localização e registros fotográficos para incrementar o relato.

É importante garantir que os pontos abaixo foram contemplados no relatório de visita técnica:

• O que levou a realização ou não realização da tarefa solicitada;
• Se houve falta de equipamento para concluir a visita e, em caso positivo, quais são;
• Custos adicionais que precisam ser informados ao cliente;
• Será necessária uma nova visita? Quando?
• Anotações extras.

Parte #3: faça uma pesquisa de satisfação

Apesar de não ser obrigatória, uma pesquisa de satisfação é uma ferramenta essencial para saber o desempenho do serviço prestado, mostrando se o trabalho executado foi satisfatório pelo profissional designado.

Evite uma pesquisa muito extensa, para não desestimular. É importante inserir os seguintes itens:

• Nome do cliente que acompanhou a visita;
• Pergunta: “qual a probabilidade de você indicar essa empresa?” com uma escala de 0 a 10 para resposta;
• Campo para observações do cliente (não obrigatório).

Passo #4: armazene um breve histórico do cliente

Ter um histórico do cliente auxilia no processo de fidelização dos serviços. De acordo com uma pesquisa da CX Champions, empresas que priorizam a experiência do cliente tendem a ter maior participação de mercado.

Saber se este é um cliente novo ou se ele já havia solicitado uma visita técnica com a sua empresa é importante para ter um panorama de trabalho com coisas que podem ser melhoradas a fim de conquistar a confiança de um cliente, como também o que tem sido feito de bom.

E omo você viu, não existem normas para o relatório de visita técnica e sim, algumas diretrizes que podem auxiliar o profissional que for a campo.

Quando a empresa tem funcionários capacitados com um relatório de visitas bem estruturado, ela passa credibilidade, profissionalismo e confiança ao seu cliente e pode ser um ponto positivo que ele se lembre na hora de chamar o suporte novamente.

Dúvidas sobre relatório de visita técnica

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