O que é o SPED e qual a sua função?

Neste texto, você vai entender o que é o SPED, que documentos devem ser gerados segundo esse padrão e porque ele é tão importante para as empresas. Vamos lá?

Quem tem empresa sabe: às vezes é difícil navegar pelo mar de papéis e documentos que devem ser entregues para manter os negócios com tudo em dia. 

Não é à toa que o Brasil é costumeiramente chamado de um dos piores países do mundo em termos de burocracia – um ranking do Banco Mundial colocou o país em 124º lugar na facilidade de fazer negócios. 

Mas há iniciativas que buscam reduzir essa questão, facilitando a vida dos empresários. 

Uma delas é o SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital.

Criado como parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC), ele criou padrões para que as empresas submetam seus documentos contábeis e fiscais à Receita Federal em formato digital. 

É uma ótima notícia, uma vez que era necessário fazer isso em papel anteriormente. 

Mas é preciso também ficar atento para responder a esses padrões – algo que muitas empresas ainda têm dificuldade de fazer.  

O que é o SPED? 

Como já vimos, o SPED é uma abreviatura que significa Sistema Público de Escrituração Digital. 

Em outras palavras, é um conjunto de regras e padrões que cria a obrigação da transmissão de dados em formato digital para a Receita Federal. 

Além disso, o SPED também visa ser uma solução tecnológica para a Receita Federal, que passará a dispor assim de um conjunto muito maior de informações sobre empresas e suas transações. 

Dessa forma e com o apoio de tecnologias como análise de dados, big data e inteligência artificial, é mais fácil encontrar fraudes e irregularidades nos documentos apresentados pelas companhias. 

Outro benefício do SPED, este para as empresas, é economizar tempo e gastos com o envio de papéis, resultado em maior agilidade. 

Além disso, se forem encontrados erros ou problemas, a prestação de contas também fica simplificada. 

Quais são os tipos de SPED? 

É muito comum encontrar por aí diferentes classificações do SPED. 

Isso acontece porque o SPED está fundamentado em três grandes pilares. São eles: 

• Escrituração Contábil Digital, também chamada de SPED Contábil;
• Escrituração Fiscal Digital, também chamada de SPED Fiscal;
• Documentos Fiscais Eletrônicos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), por exemplo, também chamado de SPED Contribuições 

A grande diferença entre o SPED Contábil é que este se ocupa da vida contábil da empresa, enquanto o SPED Fiscal registra o pagamento de impostos e tributos em dia. 

Já os documentos fiscais eletrônicos visam confirmar, com maior quantidade de detalhes, a saúde da empresa nos relatórios anteriores. 

Como funciona o SPED? Como os arquivos devem ser gerados? 

Para que as empresas não tenham dificuldade em estabelecer ou se adequar ao padrão, a Receita Federal criou um programa para adequar o envio das informações. 

Chamado de Programa Validador e Assinador (PVA), esse programa valida os arquivos que devem ser enviados. 

A legislação obriga ainda que os arquivos contenham uma assinatura digital e sejam entregues ao SPED por meio de certificados digitais, pela internet. 

A assinatura só pode ser realizada após o arquivo ser analisado pelo PVA, que é distribuído pelo Serpro, serviço federal responsável pela criação de soluções de tecnologia. 

Por conta da regra, a responsabilidade em enviar informações fidedignas nos arquivos cabe às  empresas. 

Todos os arquivos entregues também devem contar com dados importantes, tais como:

• Data;
• Identificação das partes envolvidas (CPF ou CNPJ);
• Documentos de registro; 
• Classificação Contábil. 

Munida dessas informações, enviadas por arquivos eletrônicos, a Receita Federal pode construir um banco de dados capaz de cruzar informações com qualidade e agilidade. 

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O que, quando e por quem o SPED deve ser entregue? 

O SPED é obrigatório para todas as empresas de lucro presumido, lucro real, imunes e isentas. 

A exceção fica por conta de empresas tributadas pelo Simples Nacional, órgãos públicos, autarquias, fundações públicas e pessoas jurídicas inativas – ainda que a Receita Federal também recomende a entrega a estas para aumentar a quantidade de dados que possui. 

Quanto ao prazo de entrega, a resposta depende de que tipo de SPED estamos falando. 

• SPED Fiscal: deve ser entregue mensalmente, sob responsabilidade do contribuinte (empresa, no caso)
• SPED Contábil: deve ser entregue anualmente, normalmente até o final do mês de maio do ano seguinte ao ano apurado; em 2020, por conta do coronavírus, o prazo foi estendido até o final de julho. 

Os arquivos que devem ser entregues também são diferentes: 

• SPED Fiscal: escrituração fiscal digital (EFD)
• SPED Contábil: livro diário, livro razão e livro de balancetes diários, com balanços e fichas de lançamento comprobatórias, isto é, que comprovem os assentamentos transcritos nos livros; resumida também na abreviatura de escrituração contábil digital (ECD)

Além disso, é importante ficar atento para a entrega de documentos como Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), Conhecimentos de Transporte (CT-e) e até mesmo do eSocial. 

Como retificar a SPED? 

Mandou a sua SPED com informações erradas? Calma, não é o final do mundo! 

Assim como no caso do prazo de entrega, o prazo de retificação da SPED depende do tipo de documento que estamos falando. 

No caso da SPED Fiscal, os documentos podem ser retificados sem problemas até o último dia do segundo mês seguinte ao período referido. 

Isto é, se for a escrituração de janeiro, o arquivo pode ser retificado até 31 de março. 

Para realizar isso, basta apenas enviar um arquivo de substituição. 

Se o prazo for perdido, porém, é preciso que gerar a emissão retificadora, solicitar a permissão retificação às autoridades e enviar o arquivo, esperando até que ele seja aceito. 

Já para a SPED Contábil, o prazo para retificação é o mesmo para a entrega: até o final de maio do ano seguinte ao apurado; ou julho, no caso excepcional de 2020. 

Qual a importância do SPED para empresas e malhas fiscais? 

O documento é uma das garantias que muitas empresas têm de que estão com a situação regular perante a Receita Federal. 

Isso é importante para que os empresários possam, por exemplo, ter acesso a programas e benefícios do governo. 

Além disso, é uma garantia de que os negócios vão bem e podem crescer sem problemas. 

Para o governo, o SPED é uma garantia de que não há sonegação fiscal nem problemas contábeis, de maneira que há mais recursos para investir em ações para a população. 

No fim das contas, se as atividades foram desempenhadas de forma adequada, todos saem ganhando.

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