Termo de entrega de veículo: o que é e qual a importância

Todo mundo que trabalha com transportes já conhece a rotina: sempre que chega um novo colaborador, ele recebe as chaves em uma mão e o termo de entrega de veículo na outra.

Recebe, lê com atenção e assina. 

Também conhecido como Termo de Responsabilidade de Veículo da Empresa, o Termo de Entrega de Veículo é um documento valioso, no qual estão listados os deveres e as obrigações dos motoristas e da empresa.

Se você tem uma transportadora ou é dono de um negócio que trabalha com entregas, é bom já deixar um modelo de Termo de Entrega de Veículo salvo no seu computador para atualizar e imprimir sempre que contratar mais um novo motorista para guiar sua frota.

Ah, você não tem um modelo de Termo de Entrega de Veículo salvo? Então, que tal aprender a fazer um? O Blog da Cobli te ensina!

Neste texto, vamos explicar o que é um Termo de Entrega de Veículo, qual a importância desse documento e como redigi-lo. E mais: também vamos explicar como os produtos oferecidos pela Cobli podem garantir que tudo o que for estipulado pelo Termo de Entrega de Veículo seja cumprido à risca!

Siga a leitura e confira!

O que é Termo de Entrega de Veículo?

Termo de Entrega de Veículo é um documento que deve ser assinado por todos os motoristas que prestam serviço a uma empresa, sejam ele funcionários celetistas ou colaboradores eventuais.

Nele, constam as obrigações do motorista e as contrapartidas da empresa. 

Em suma, o Termo de Entrega de Veículo rege a relação do motorista com a empresa que é dona do veículo.

Geralmente, esse documento é elaborado em consonância com a política de frotas da empresa, o que indica que ele as cláusulas podem variar de uma firma para a outra, de acordo com as particularidades de cada negócio e também com o perfil do condutor.

Qual a importância desse documento?

O Termo de Entrega de Veículo não é um documento qualquer, sem importância. Muito pelo contrário. 

Como dissemos acima, ele estabelece as obrigações tanto do motorista quanto da empresa que o contratou. 

Ao assinar o Termo de Entrega de Veículo, o motorista assente que está de acordo com as regras estipuladas pela empresa e que vai cumpri-las.

O Termo de Entrega de Veículo torna mais transparente a relação entre a empresa e o colaborador ao definir, por exemplo, quem deverá se responsabilizar pelo pagamento de eventuais multas ou assegurar que a manutenção do veículo esteja sempre em dia.

O objetivo do Termo de Entrega de Veículo é facilitar a resolução dos problemas que podem surgir no dia a dia, como multas e acidentes. 

O Termo de Entrega de Veículo deve ser incluído na documentação referente aos processos de admissão ou demissão de funcionários. 

Mas não é só isso. Um novo Termo de Entrega de Veículo deve ser assinado toda vez que motorista que já está na empresa trocar de caminhão ou automóvel.

O que deve constar no Termo de Entrega de Veículo

Entendeu direitinho o que é um Termo de Entrega de Veículo e qual a importância desse documento? Ótimo!

Agora, que tal aprender quais itens devem constar em um Termo de Entrega de Veículo? É só ler os tópicos abaixo!

Ah, vale repetir que um Termo de Entrega de Veículo deve atender às necessidades específicas de uma empresa. Por isso, sinta-se livre em adaptar nossas sugestões à realidade do seu negócio, ok?

Identificação do motorista e do veículo

As informações mais importantes a serem incluídas no Termo de Entrega de Veículo são os dados do motorista e do veículo!

No documento, devem constar o nome completo e os documentos do motorista (RG e CPF) e informações de identificação do veículo, como modelo, placa e número de chassi.

Estado de conservação do veículo

Quando alugamos uma casa, recebemos a documentação da vistoria que informa tudo sobre o estado do imóvel, como a tintura das paredes, situação dos chuveiros e até se há algum vidro quebrado ou trincado.

Um Termo de Entrega de Veículo deve conter uma espécie de vistoria resumida, ou seja, informações sobre o estado de conservação do veículo na data da entrega das chaves ao motorista.

Caso você tenha uma frota, ainda que pequena, crie uma lista com as informações referentes à conservação dos veículos que devem constar Termo de Entrega, como se há arranhões ou adesivos na lataria, por exemplo.

O que o motorista pode e não pode fazer

O Termo de Entrega de Veículo deve especificar tudo o que motorista pode e não pode fazer com o veículo da empresa.

Quando e em que circunstâncias o motorista poderá usar o veículo da empresa? O motorista será autorizado a dirigir fora do horário de trabalho? Isso deve estar esclarecido no documento.

O veículo deve ser devolvido a garagem em um horário determinado? O motorista pode permitir que outra pessoa dirija o veículo sob a supervisão dele? Respostas a essas e outras perguntas também devem ser incluídas no Termo de Entrega de Veículo.

O documento também pode especificar que com que tipo de combustível o veículo deve ser abastecido e até em que postos. 

Pode exigir também que o condutor apresente notas fiscais e preencha uma planilha a quilometragem no momento do abastecimento, entre outras coisas.

Despesas de uso

Quem deve cobrir os custos relativos ao consumo de combustível, à manutenção e à limpeza do veículo: o motorista ou a empresa?

Geralmente, esses gastos são pagos pela empresa. No entanto, independente do arranjo estabelecido entre o colaborador e a empresa, essas informações devem constar no Termo de Entrega de Veículo, que deve também especificar como será feito o controle dos custos.

Também vale incluir no Termo uma cláusula que dá à empresa o direito de descontar, do salário do motorista, gastos decorrentes de danos ao veículo provocados por negligência ou direção imprudente.

Responsabilidade em casos de acidente ou de multas

Caso o motorista seja multado ou o veículo seja avariado em um acidente, quem deverá cobrir os custos? Essa é outra informação importantíssima que devem constar no Termo de Entrega de Veículo para evitar conflitos futuros.

Não se esqueça de especificar se, em caso de multa, o motorista poderá repassar os pontos perdidos na Carteira Nacional de Habilitação para algum representante da empresa.

Ações de manutenção

O Termo de Entrega de Veículo deve estabelecer quais ações relativas à manutenção do veículo devem ser desempenhas pelo motorista.

Por exemplo: é o condutor o responsável por levar o veículo à oficina para a manutenção periódica?

Ele deve se responsabilizar também pelas revisões e pela limpeza do veículo? Tudo isso deve constar no documento.

O Termo de Entrega de Veículo pode, inclusive, exigir que o motorista notifique prontamente a empresa quando houver necessidade de manutenção ou conserto.

Vigência do documento

Por fim, o Termo de Entrega do Veículo deve conter, além das assinaturas do motorista e do representante da empresa, a vigência do documento, ou seja, até quando ele é válido.

A vigência do Termo de Entrega do Veículo pode terminar, por exemplo, quando o contrato do motorista for encerrado ou após um período seguido do qual ele deve assumir um novo veículo.

Bom, são essas informações que devem constar no Termo de Entrega de Veículo.

Como vimos acima, trata-se de um documento cujo objetivo é garantir que o motorista cumpra os deveres e obrigações estipulados pela empresa. 

No entanto, você pode também recorrer à tecnologia para garantir que os condutores cumpram o que está escrito no Termo de Entrega de Veículo. Quer saber como? Pule para o próximo tópico!

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota em nosso blog.