Gestão documental de frotas: como fazer?

Todo veículo possui documentos que o proprietário precisa manter em dia. Agora, consegue imaginar ter que lidar com dezenas deles e suas particularidades? É isso o que acontece nas empresas. Nesse caso, realizar a gestão documental de frotas é fundamental para garantir que tudo esteja regularizado.

Como são muitas questões para cuidar, de diversos veículos, é necessário ter processos bem definidos para evitar perder prazos. Afinal, atrasos para a renovação de documentos e seguros podem gerar diversos prejuízos, além de prejudicar a imagem do empreendimento.

Continue lendo para entender o que é a gestão documental de frota, a quais documentos o processo se refere, os benefícios de realizá-lo e dicas para aplicar na sua empresa. Vamos começar?

O que é gestão documental de frotas?

Para um veículo poder circular, é necessário que ele esteja com toda a documentação em dia, incluindo o certificado de licenciamento, o seguro, a habilitação do motorista, além dos registros de manutenção e outros pontos.

A gestão documental de frotas tem como objetivo manter todos esses documentos e cuidados em dia. Essa é uma tarefa que exige atenção porque, embora pareça simples, são muitos detalhes a serem considerados.

Tipos de documentos na gestão de frotas

Veja quais são os principais documentos que fazem parte da gestão de frotas e entenda os processos relacionados a cada um deles.

Documentos de veículos

Em primeiro lugar, é necessário se atentar ao documentos relacionados aos veículos, que incluem:

CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento do Veículo)

O CRLV é um dos documentos de conformidade dos veículos exigidos pela lei brasileira. Ele informa as características do veículo, incluindo: ano do modelo e de fabricação, cor, placa, tipo de combustível etc.

Sua renovação está atrelada ao IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores). Quando o proprietário atrasa o pagamento e o veículo continua em circulação, se ele for pego é aplicada uma multa.

Essa é uma questão bastante alarmante no Brasil. Somente no estado de São Paulo, 1,9 milhão de proprietários foram notificados por atraso no pagamento do IPVA referente aos anos de 2021 a 2023, resultando em um total de quase 3 bilhões de reais em débitos.

Documentos de propriedade

Além do CRLV, também é importante manter outros documentos que atestam a propriedade do veículo, como a nota fiscal e o contrato de compra e venda.

Apólices do seguro

O seguro de frota é um cuidado indispensável para manter os veículos da empresa protegidos. Então, é preciso manter controle sobre as apólices, os pagamentos e as datas de renovação.

Documentação de motoristas

Assim como os veículos precisam estar com a documentação em dia, os motoristas devem estar com a CNH válida e na categoria exigida pelos órgãos de trânsito.

Entre os pontos a serem observados estão:

• Validade da CNH (Carteira Nacional de Habilitação);
• Categoria da CNH (se está adequada à função do profissional);
• Pontuação de cada motorista, a fim de evitar que alguém perca o direito de dirigir pelo excesso de pontos;
• Exames exigidos para motoristas profissionais, como o exame toxicológico.

Registros de manutenção

Além de toda a parte documental, existem outros aspectos importantes da frota a serem gerenciados, como as manutenções, incluindo reparos, substituição de peças, pneus e troca de óleo.

Manter os comprovantes das manutenções organizados irá garantir maior controle sobre as datas para realizá-las, evitando a perda de prazos que podem colocar em risco a segurança da operação.

Benefícios da gestão de documentos de frotas

Veja quais são os benefícios de investir na gestão documental da sua frota.

Redução de riscos legais

Com toda a documentação da frota gerenciada corretamente, o risco de multas e outras penalidades legais é reduzido.

Além disso, existem medidas que fazem parte da gestão documental de frotas com efeito preventivo, como o controle de manutenções, que auxilia na prevenção de acidentes.

Melhoria na tomada de decisões

Realizar a gestão documental da frota significa ter acesso a uma série de informações úteis sobre os veículos. Esses dados possibilitam que os gestores e supervisores tomem decisões informadas, priorizando a segurança e a redução de custos.

Eficiência operacional

A desorganização com a documentação da frota pode resultar em problemas como: risco aumentado de acidentes, apreensão dos veículos, perda do direito de dirigir dos motoristas, falhas mecânicas, entre outros.

Por outro lado, através da organização de todas as informações relacionadas à frota, é possível tornar a operação muito mais eficiente, evitando paradas inesperadas nos veículos e custos extras.

Como organizar documentos de frota?

Conheça boas práticas de gestão documental de frotas para aplicar na sua empresa.

Digitalização de documentos

Hoje em dia, é mais viável manter os documentos na versão digital. Essa medida reduz custos com armazenamento e impressão, além de facilitar a localização das informações.

Após a digitalização, os documentos devem ser armazenados em ambiente digital de maneira segura, com backups e acesso concedido permitido apenas à equipe responsável.

Em casos específicos, em que os documentos físicos são necessários, é indicado armazená-los em pastas de fácil identificação.

Cronograma de atividades

Mais uma medida necessária para a gestão documental de frota é manter um cronograma com as atividades a serem realizadas, como revisões, troca de óleo e outros procedimentos.

Aproveite para baixar o kit de manutenção de veículos disponibilizado gratuitamente pela Cobli, formado por planilhas e checklists. Basta fazer o download e começar a usar!

Centralização das informações

Para facilitar a gestão documental da frota, é válido manter as informações centralizadas. Assim, os dados ficarão seguros e poderão ser consultados rapidamente em caso de necessidade.

Sistema para gestão de frota

A tecnologia é uma grande aliada da gestão documental e da frota como um todo. Dessa maneira, investir em uma ferramenta para realizar os processos é muito importante para aumentar a eficiência e a confiabilidade das informações registradas.

Com a ajuda do sistema de gestão de frota da Cobli é possível configurar lembretes para as manutenções, registrar as revisões e vistorias realizadas, consultar o histórico dos procedimentos realizados nos veículos e mais uma série de funcionalidades.

O tempo poupado da equipe através da automatização de processos pode ser empregado em funções estratégicas, tornando a empresa mais produtiva e, consequentemente, mais competitiva.

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.