Em bom português: a principal função do comprovante de entrega é evitar dor de cabeça para o gestor de frota.
Afinal, o comprovante de entrega é um documento que atesta que determinado serviço foi feito, que as mercadorias chegaram a seu destino conforme combinado, e que o cliente de fato recebeu o que pediu.
Por isso, a falta de um comprovante de entrega pode deixar um gestor em apuros.
Já imaginou se, por algum mal-entendido, o cliente alega que não recebeu a mercadoria e não há nenhum documento que prove o oposto?
A falta de um comprovante de entrega pode resultar em complicações gerenciais e até judiciais!
Por isso, é bom se precaver, não acha?
Neste texto, vamos explicar o que é um comprovante de entrega e qual a importância desse documento. Ah, também vamos ensiná-lo a fazer a gestão do comprovante de entrega! Siga a leitura e confira!
O que é um comprovante de entrega?
Como já adiantamos, o comprovante de entrega é um documento que atesta que determinado serviço de frete foi realizado, isto é, que o cliente recebeu as mercadorias solicitadas.
Mas será que tipo de documento é esse? Será que qualquer papel em que o cliente confirma o recebimento da mercadoria é considerado um comprovante de entrega com valor legal? Não exatamente.
Vamos lá! A legislação brasileira reconhece dois documentos como comprovantes de entrega.
Segundo o Convênio/SINIEF 6/89, editado pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) do Ministério da Economia, a 2ª via do conhecimento de transporte pode servir como comprovante de entrega de carga nos multimodais (rodoviário, aéreo, ferroviário, marítimo, fluvial, etc.).
No entanto, para ser considerada um comprovante de entrega, a 2ª via do conhecimento de transporte deve ser assinada e data pelo destinatário da carga, isto é, pelo cliente que a recebeu.
Além disso, para ter valor legal, não deve haver ressalvas escritas no verso do documento (caso ele seja impresso, obviamente).
O segundo documento aceito legalmente como comprovante de entrega é o canhoto da nota fiscal, que também deve ser assinado e datado pelo responsável pelo recebimento da mercadoria.
Para evitar confusões no futuro, é recomendável que registar o nome e a função do recebedor caso essas informações não constem originalmente no documento.
Seja o comprovante de entrega a 2ª via do conhecimento de transporte ou o canhoto da nota fiscal, ele é propriedade do transportador e deve permanecer arquivado por no mínimo cinco anos para consultas fiscais.
Vale ressaltar que o comprovante de entrega pode ser impresso ou digital.
Você com certeza já recebeu uma nota fiscal eletrônica, não?
E hoje em dia já existe também o conhecimento de transporte eletrônico, o CTe, cujo processo de emissão e armazenamento é totalmente online.
Qual a importância do comprovante de entrega?
O comprovante de entrega é um documento fundamental para a gestão de frota.
Na falta dele, os processos podem emperrar, o que resulta em atrasos, prejuízos e, mencionado, até em conflitos judiciais.
Em alguns casos, a continuidade de determinados processos depende da apresentação do comprovante de entrega ao setor administrativo, o que, às vezes, pode demorar e atrasar até mesmo o pagamento do frete.
Afinal, é o comprovante que atesta que a entrega foi feita e que, portanto, o serviço já deve ser pago.
Como explicamos acima, os comprovantes de entrega devem ser armazenados por mínimo 05 anos para consultas fiscais.
No entanto, há outras razões para arquivar cuidadosamente esses documentos.
Não é incomum que o cliente solicite à transportadora a conferência do comprovante de entrega.
Em casos como esses, é importante fornecer rapidamente a documentação, o que reforça a necessidade do armazenamento adequado.
Arquivar comprovantes de entrega impressos pode ser complicado — e custoso.
No mundo analógico, também há chances maiores de vazamentos, rasuras, incêndios e outros acidentes.
Por isso, cada vez mais empresas optam por sistemas digitais de confirmação de entrega.
Esses sistemas, integrados a ferramentas de monitoramento de frota, permitem acompanhar as entregas em e agilizar a confirmação do cliente acerca da realização do serviço.
Entendeu a importância dos comprovantes de entrega? Ótimo! Agora siga para o próximo tópico para aprender a fazer a gestão desses documentos!
Como fazer a gestão do comprovante de entrega?
Após ler os tópicos, anteriores você com certeza já se conscientizou da importância da gestão dos comprovantes de entrega.
Mas como fazer essa gestão? É isso que vamos explicar nos próximos parágrafos!
No entanto, antes de entrar de vez no assunto, vale ressaltar que uma gestão de comprovantes de entrega bem-feita resulta de uma boa gestão de entregas.
O controle das entregas é essencial para garantir a eficiência dos serviços prestados.
Para ajudá-lo nessa tarefa, a Cobli elaborou uma planilha de controle de entregas. É só baixá-la gratuitamente!
Nossa planilha de entrega é uma mão na roda! Com ela, você consegue acompanhar a situação de cada entrega, elevar a qualidade do atendimento, aumentar a eficiência da operação e melhor dimensionar sua frota!
Já salvou nossa planilha? Então, continue a leitura e aprenda como fazer gestão de comprovante de entrega!
Compartilhe informações
Para fazer uma boa gestão de comprovante de entrega, você primeiro precisa caprichar no gerenciamento das entregas, concorda?
O segredo para uma boa gestão de entrega é contar com a ajuda da tecnologia para assegurar que o fluxo de informações siga sem entraves.
Por exemplo: o motorista deve ter acesso a um meio eficiente de avisar o gestor de que a entrega foi feita.
Ou melhor, o gestor precisa saber, à distância, se e quando o serviço foi executado. Dessa forma, ele já sabe que daí virá um comprovante de entrega para ser arquivado.
Nos próximos tópicos, vamos ver como um sistema de gerenciamento de frotas eficiente é fundamental para a gestão de comprovantes entrega.
Supervisionar embarques e desembarques
Como temos insistido ao longo deste texto, o gestor precisa saber imediatamente quando uma entrega é feita.
Mas nem o motorista tem tempo de avisá-lo. Afinal, ele tem outras preocupações — como o trânsito!
Por isso, o gestor deve conseguir acompanhar, à distância mesmo, os embarques e desembarques de mercadoria, permitindo o controle mais eficiente das entregas.
A Cobli oferece um sistema de gestão de provas que permite acompanhar cada veículo da frota.
Dá até para visualizá-los em um mapa e saber exatamente por quais lugares eles passam, quando param e por quanto tempo, até o destino.
Investir em confirmações por imagem, áudio e localização por GPS
Também vale a pena apostar em soluções tecnológicas que reforcem a confirmação de que a entrega foi feita.
Como vimos acima, o comprovante de entrega deve ser assinado pelo cliente.
Além de receber o documento assinado, o motorista pode gerar informações complementares sobre a execução do serviço, como fotos e áudios que assegurem que a mercadoria foi recebida, em que estado estava a carga, quem a recebeu e qual a localização informada pelo GPS do veículo.
Essas informações extras não têm o valor legal de um comprovante de entrega oficial (2ª via do conhecimento de transporte ou canhoto da nota fiscal).
No entanto, elas são importantes tanto para o transportador quanto para o cliente, pois atestam a eficiência do serviço e mantêm o fluxo de informações sem entraves.
Dar respostas rápidas aos clientes
Ao armazenar, além do comprovante de entrega, imagens e áudios que atestam a realização do serviço, você ainda tem material para responder rapidamente as dúvidas dos clientes e, assim, mantê-los sempre satisfeitos.
Por exemplo, caso o cliente não tenha podido acompanhar o desembarque da mercadoria, você pode compartilhar com ele fotos, áudios e até a assinatura digital de quem recebeu a entrega.
Mas não adianta só gravar áudio e tirar foto, viu? Lembre-se sempre de arquivar corretamente o comprovante de entrega! Bom trabalho!
Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.
