O que é gestão telecom e qual a importância dela para o seu negócio

É fato: a gestão telecom nunca foi tão importante quanto nestes tempos de home office e trabalho híbrido.

Afinal, com o pessoal do escritório espalhado por todo brasil (e mundo), é fundamental garantir a comunicação entre as equipes, seja por meio do bom e velho telefone ou de e-mails, mensagens de texto, videoconferências, etc.

Gestão telecom (ou gestão de telecomunicações) é a implementação e a supervisão de políticas referentes às tecnologias usadas para a comunicação corporativa.

Em outras palavras: trata-se da gestão de todo aparelho tecnológico usado como meio de comunicação (celulares, computadores, pacotes de dados, banda larga, etc.) com o objetivo de reduzir custos e otimizar a troca de informações no interior da empresa e também com os parceiros e clientes.

O mau uso das tecnologias da informação e comunicação, ou seja, descuidos na gestão telecom, pode levar a perda recursos valiosos, como tempo e dinheiro.

Quer evitar que isso aconteça com o seu negócio?

Vamos explicar o que é gestão telecom e os benefícios de aplicá-la na sua empresa! Siga a leitura e confira.

O que é gestão telecom?

Antes de mais nada, é com deixar claro que gestão telecom não interessa apenas a empresas de telecomunicações, ou seja, aquelas que oferecem serviços de telefonia e internet, como a Sempre Internet, que aumentou sua eficiência após firmar uma parceria com a Cobli.

A gestão telecom deve fazer parte da rotina de absolutamente todas as empresas que dependem da tecnologia para assegurar a troca de informações entre as equipes e se comunicar com parceiros e clientes.

Como dissemos acima, gestão de telecom é a supervisão do uso de tecnologias da informação e comunicação que fazem parte do dia a dia da empresa: linhas de telefone fixo, celulares disponibilizados aos funcionários, planos de internet, softwares como Zoom e Microsoft Teams.

O objetivo da gestão telecom é a redução de custos e a otimização de recursos.

Para alcançá-lo, é necessário botar na ponta do lápis tudo o que está sendo gasto com essas tecnologias e verificar se o investimento está valendo a pena ou se alguma economia é possível.

A gestão telecom envolve a implementação e a supervisão de políticas referentes às tecnologias usadas para a comunicação corporativa.

Também é fundamental coibir o uso indevido de computadores, celulares, softwares e outros recursos por parte de funcionários da empresa. Sabe aquele funcionário que usa o celular da firma para ligações pessoais? Então, é preciso cortar isso!

Os desafios de implementá-la

Um dos desafios da gestão telecom é que ela costuma envolver diversas áreas da empresa: o financeiro é responsável pelo pagamento das contas telefônicas, das mensalidades dos softwares e dos planos de internet; o TI, da manutenção dos equipamentos; o setor de compras, pela aquisição de novas tecnologias, etc.

Por sorte, existem no mercado diversas ferramentas e softwares que auxiliam a gestão telecom ao centralizar informações, elaborar planilhas e gerar relatórios.

No entanto, especialmente quando as telecomunicações não são o core business (ou atividade-fim) do negócio, é comum que muitas empresas acabam se esquecendo da importância da gestão de telecom e não imaginam que o quanto é possível economizar ou ganhar eficiência ao prestar atenção à infraestrutura comunicacional.

Mas você não quer que a sua empresa seja uma dessas, certo? Então siga para o próximo tópico e aprenda a implantar a gestão de telecomunicações na sua empresa!

Como fazer a gestão telecom da sua empresa?

Agora que você já sabe o que é a gestão de telecom e como ela pode ser importante para sua empresa, vamos entender como ela pode acontecer e quais os pontos de atenção?

Confira abaixo:

Conheça as necessidades da sua empresa

Em primeiro lugar, você precisa saber que tipo de infraestrutura comunicacional é necessária ao seu negócio.

Quantas linhas de telefone fixo são necessárias para atender a operação? E quantos celulares?

Os servidores que vocês usam estão dando conta do recado? E os planos de internet? São suficientes para suprir as necessidades?

Será que não seria bom investir em softwares de videoconferência para facilitar reuniões remotas?

Nessa primeira etapa, parta das necessidades reais do seu negócio para listar o tipo e a extensão da infraestrutura comunicacional de que vocês precisam.

Nada de achismo, hein? Não se esqueça de ouvir as equipes sobre o tipo de equipamentos e tecnologias da informação e comunicação que elas consideram essencial para a execução do trabalho.

Faça um inventário dos equipamentos e tecnologias que sua empresa possui

Depois de listar toda infraestrutura de telecom de que a sua empresa necessita, verifique o quanto dessa tecnologia você já tem.

Anote tudo: número de telefones fixos e móveis, chips, centrais telefônicas etc. Não se esqueça de informar se esses equipamentos são próprios ou alugados.

Liste também os planos de internet, telefonia e softwares de videoconferência contratados – e os valores pagos mensalmente por cada um deles.

O inventário é importante para que você tenha noção do tamanho do patrimônio comunicacional da sua empresa e possa, no futuro, evitar que alguns desses itens se percam.

Depois, compare essa lista com aquela elaborada na etapa anterior para saber o quanto da tecnologia necessária você já tem e o quanto ainda falta contratar.

Nessa etapa, pode vir bem a calhar um software de gestão de telecom capaz de gerar relatórios sobre o uso da infraestrutura comunicacional.

Esses relatórios trarão informações diversas, como duração de chamadas telefônicas, quantidade de ligações efetuadas e recebidas por cada aparelho, tempo médio de espera para o atendimento, etc.

Com base nesses relatórios sobre o consumo da parafernália tecnológica, você poderá tomar decisões mais assertivas sobre quais serviços e produtos são de fato essenciais para o seu negócio e quais podem ser descartados.

Nessa etapa, também é necessário averiguar a quantas anda a gestão de dispositivos na sua empresa, ou seja, a manutenção da infraestrutura de telecomunicações.

Lembre-se de que a indisponibilidade de determinados equipamentos pode comprometer as rotinas internas e a qualidade dos serviços prestados.

Faça a gestão de contratos

Após listar os serviços de comunicação dos quais a sua empresa já dispõe, é hora de gerenciar os contratos.

Em outras palavras: levante todos os contratos firmados com operadoras e veja se continua de acordo com os termos.

Você de fato precisa deste serviço? Precisa rever o seu plano? É possível negociar valores?

Busque as respostas para essas perguntas e, se necessário for, reveja ou cancele contratos. Ou firme novos contratos para dar conta das demandas comunicacionais da sua empresa.

Mantenha os contatos das prestadoras de serviço sempre à mão. Assim como os prazos de pagamento e término de contrato, para não atrasar nenhuma conta e se antecipar na hora da renovação.

Caso você não consiga destacar uma pessoa ou equipe específica para fazer a gestão dos contratos, saiba que é possível contratar uma empresa terceirizada para executar esse serviço.

Já existem diversas consultorias de gestão de telecom aptas a representar as empresas diante das operadoras.

Revise suas faturas

Bote, na ponta do lápis (ou melhor, numa planilha bem organizada ou num programa de computador), os valores gastos para manter toda a infraestrutura de informação e comunicação da sua empresa.

Confira se os valores cobrados estão de fato aqueles que constam no contrato ou se há eventuais cobranças indevidas por parte das operadoras.

Caso você descubra cobranças indevidas de até três anos atrás, pode tomar providências para reaver o valor pago (acrescido de correção monetária e juros).

Analise os dados

As etapas anteriores consistem na coleta de dados (tecnologia de que você precisa, tecnologia que você já tem, contratos, etc.).

Agora, é a hora de analisar esses dados e esboçar um plano de gestão telecom.

Com base nas informações coletadas, você poderá tomar decisões mais assertivas quanto às necessidades comunicacionais da sua empresa: saberá em que investir (mais telefones celulares e planos de internet, por exemplo) e o que cortar.

Também saberá mais precisamente que setores da empresa são mais dependentes de tecnologias de informação e comunicação e que demandam mais investimentos nessa área para continuar os trabalhos.

A análise de dados deve ser constante, de modo que você possa sempre aprimorar a sua gestão telecom, visando a redução de custos e a otimização de recursos.

Como já dissemos acima, a gestão telecom às vezes envolve diferentes setores da empresa. Por isso, vale a pena centralizar todas as informações coletadas em um software ou plataforma específicos para facilitar a análise de dados.

No mercado, há diversas opções de ferramentas (algumas até que oferecem planos gratuitos) que importam faturas e geram relatórios para agilizar a tomada de decisões relativas à gestão telecom.

Criação de um plano de gestão telecom

Por fim, após a análise de dados, é importante transformar as decisões tomadas em política corporativa, isto é, elaborar um plano de gestão telecom.

Um plano de gestão telecom é um conjunto de diretrizes que orientam o uso da infraestrutura comunicacional da empresa.

Essas diretrizes devem incluir, por exemplo, o controle do acesso a dispositivos como computadores, telefones, celulares e softwares de videoconferência, assim como a conscientização dos funcionários para o bom uso (isto é, focado na eficiência e na economia) dessas ferramentas.

A gestão telecom pode ajudá-lo a economizar e otimizar os recursos da sua empresa.

O plano de gestão telecom também deve conter informações como metas para a redução de gastos e os prazos para que estas sejam atingidas.

Também é fundamental assegurar o cumprimento do plano por meio do controle do acesso à infraestrutura comunicacional da empresa através de relatórios que comparam o uso dos dispositivos com o desempenho de determinado colaborador, por exemplo.

Em caso de identificação de uso abusivo dos dispositivos e da tecnologia disponibilizados pela empresa, é importante corrigi-los prontamente.

Hoje em dia já existem, por exemplo, ferramentas dedicadas ao gerenciamento de dispositivos móveis que permitem bloquear uso determinadas funcionalidades ou o acesso de colaboradores específicos à tecnologia, de modo a evitar desperdícios e usos indevidos.

Quais são os benefícios da gestão telecom?

À esta altura, você já sabe um bocado sobre gestão telecom! Já sabe o que é e deve ter anotado nossas dicas para implantá-la no seu negócio, certo?

Agora, que tal descobrir como a gestão telecom pode beneficiá-lo?

Ah, é sempre bom lembrar que práticas como as listadas no tópico anterior beneficiam inclusive empresas que não tem nas telecomunicações a sua atividade-fim!

Portanto, descubra abaixo como a gestão telecom pode ajudá-lo a economizar e otimizar os recursos da sua empresa.

Redução de custos

Lembra que, desde o início deste texto, estamos repetindo que entre os objetivos da gestão telecom estão a redução de custos e a otimização de recursos?

Consequentemente, um dos principais benefícios da gestão de telecomunicações é a economia!

Mas como é que isso é possível?

É simples, ao implantar a gestão telecom na sua empresa, você vai descobrir se de fato precisa da infraestrutura comunicacional que possui ou se pode cancelar alguns planos e contratos e dispor de alguns dispositivos que só acumulam poeira.

Tais cortes, assim como a substituição de certos contratos por outros mais vantajosos, resultam em redução de gastos.

Como vimos acima, a gestão telecom também ajuda a evitar cobranças indevidas por parte das operadoras e também de multas por atraso de pagamento.

Além disso, práticas como as listadas no tópico anterior permitem aos gestores identificar quais são as áreas da empresa que mais gastam com telecom. Com base nessa informação, será possível pensar em estratégias de diminuição de custos sem comprometimento da produtividade e elaborar orçamentos mais factíveis.

Por fim, a implementação de diretrizes para orientar a relação dos colaboradores da infraestrutura comunicacional da empresa também leva a economia ao cobrir o mau uso de dispositivos, plataformas e tecnologias. Já imaginou o que quando você pode economizar se os colaboradores pararem de fazerem ligações pessoas com o celular da firma?

Otimização de processos internos

Além de ajudá-lo a economizar, a gestão telecom pode trazer ganhos operacionais relevantes à sua empresa.

Os principais estão relacionados a automatização e centralização de processos que antes eram divididos entre diversas áreas da empresa e não eram executados com tanta regularidade.

Lembra que, acima, falamos da importância de centralizar a gestão telecom, se possível com o auxílio de plataformas e softwares capazes de concentrar uma grande quantidade de informações e gerar relatórios?

Pois é, é assim que a gestão de telecom resulta em ganhos operacionais e otimização de recursos. Já imaginou o quanto de tempo e recursos (técnicos e humanos) eram desperdiçados quando as faturas eram organizadas e os pagamentos programados à mão?

Como já dissemos acima, a gestão telecom às vezes envolve diferentes setores da empresa. Por isso, vale a pena centralizar todas as informações coletadas em um software ou plataforma específicos para facilitar a análise de dados.

A automatização desses processos facilita a identificação de eventuais cobranças indevidas e a realização de auditorias periódicas.

Portanto, o tempo que antes era gasto com esse tipo de tarefa pode ser dedicado a melhorar as atividades estratégias do negócio!

Além disso, a gestão de telecom também resulta na otimização da análise de dados, que como vimos, é a base para a elaboração de estratégias que visam aumentar a eficiência corporativa.

Por fim, a gestão telecom resulta em ganhos operacionais porque, ao fazê-la, você está sempre informado sobre as reais condições da infraestrutura comunicacional do seu negócio, poderá, sempre que necessário, adaptá-la e atualizá-la para garantir a eficiência das rotinas internas e dos serviços prestados.

Viu só como a gestão telecom pode beneficiar o seu negócio? Bote as nossas dicas em prática e prepare para economizar e ganhar eficiência!

Esta publicação te ajudou? Confira essa e outras explicações sobre questões de logística e gestão de frota no blog da Cobli.

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