O inventário de estoque é a contagem geral de todos os itens armazenados dentro de uma loja ou empresa.
Os estoques são essenciais para que a empresa atenda os clientes de forma imediata e com qualidade.
O estoque de uma empresa é dinheiro guardado, pois reduz riscos de prejuízos.
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Segundo a Associação Brasileira de Prevenção de Perdas (Abrappe), controlar o estoque reflete significativamente na prevenção de perdas, melhorando a rentabilidade do negócio e protegendo o caixa.
No entanto, para realizar o procedimento de inventário de estoque, é preciso seguir algumas informações e passos, que você vai conferir neste artigo.
Índice:
Importância do inventário de estoque
O dia a dia de um gestor é sempre atribulado e tudo que puder ser otimizado facilita o trabalho, não é mesmo?
Como já mencionamos, saber exatamente o que temos no estoque garante organização, e agiliza os processos.
A importância do inventário está nos benefícios que ele proporciona à empresa.
Com os detalhes do inventário em mãos, o gestor pode planejar e executar ações para reduzir perdas que afetam a lucratividade.
Pode, inclusive, identificar possíveis furtos ou extravios.
E não tem jeito, a única forma de fazê-lo é realizando a contagem dos produtos.
Para isso, o gestor pode utilizar planilhas excel, dispor de um aplicativo para gerenciamento de estoque ou utilizando papel e caneta.
Continue a leitura do artigo e aprenda algumas dicas, além do passo a passo para realizá-lo.
4 dicas antes de fazer o inventário de estoque
Antes de começar o procedimento para inventário de estoque na sua loja ou transportadora, atente-se para algumas dicas. São elas:
1. Mantenha a loja ou transportadora fechada
Realize o processo de inventário quando a loja ou empresas estiverem fechadas, o trânsito de clientes compromete a confiabilidade do relatório.
Mas, calma, você não precisa perder um dia de venda. Essa conferência pode ser realizada ao final do expediente, no horário noturno, ou no final de semana, dependendo da periodicidade, como você irá conferir na sequência do artigo.
2. Utilize um software de gestão
Você, como gestor, sabe dos benefícios que a tecnologia proporciona às empresas.
O software de gestão utilizado deve possibilitar a exportação de arquivos, dados, além da importação dos resultados obtidos.
O programa para inventário de estoque deve ter uma rotina de inventário e fornecer possíveis informações desencontradas.
Hoje é possível acompanhar todas essas informações por meio de sistemas de gestão.
3. Defina quais áreas serão contadas
É importante avaliar quais os setores farão parte do relatório.
4. Avalie terceirizar o serviço
Empresas terceirizadas que trabalham exclusivamente com isso podem ser uma opção.
Como fazer o inventário de estoque?
Agora que você recebeu as principais dicas, conheça o passo a passo para iniciar o procedimento de inventário de estoque na sua empresa:
Passo 1: Defina a metodologia
Antes de iniciar o procedimento, é preciso definir a metodologia de contagem.
Isso é importante para que a contagem, caso seja realizada por contadores diferentes, não saia do padrão.
Cabe também ressaltar que, caso seja feita auditoria na contagem dos produtos, é essencial que todos conheçam qual o padrão utilizado.
Passo 2: Agende um dia tranquilo
Como já mencionado, você pode manter a loja ou setor fechados no momento que realiza o inventário.
Com tudo parado, sem entrada e saída de mercadorias, as chances do inventário ser bem sucedido são maiores.
O agendamento permite que você tenha um dia exclusivo para datar, etiquetar, organizar, conferir cada produto do estoque da sua loja ou empresa.
Caso isso não seja possível, escolha um dia de menor movimentação na empresa.
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Passo 3: Escolha o tipo de inventário
A periodicidade, ou seja, de quanto em quanto tempo o inventário de estoque será feito, é uma etapa extremamente importante.
O objetivo é aumentar a segurança das informações, e evitar possíveis erros nas declarações que são encaminhadas para o fisco.
Imagine a seguinte situação: você vai fazer uma conferência e algum produto desapareceu do estoque.
Com uma periodicidade adequada, você só precisará checar o último inventário realizado.
Há três formatos para realizar o inventário: o inventário de estoque rotativo, inventário de estoque periódico e inventário de estoque permanente
No rotativo, os itens são contados em períodos pré-definidos: bimestral, semanal ou diário. Esse procedimento é mais simples e pode ser feito durante o expediente de trabalho.
Cada empresa define qual o intervalo se encaixa melhor ao negócio.
Já o periódico, é no final de um período determinado pela empresa.
A principal característica é atualização do controle de estoque, e a geração de relatórios mais detalhados, para corrigir falhas.
Já o controle automático é a principal característica do inventário permanente.
Cada item que entra ou sai, fica registrado.
Vale lembrar que esse tipo de inventário de estoque não precisa de um período específico, ele é feito de forma contínua.
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Passo 4: Separe e organize os itens
Etiquetas para inventário de estoque são excelentes opções para organizar caixas, armários e para separar determinados produtos.
Além disso, separar os produtos da loja ou empresa, por cor ou tamanho, categorizando-os, garante uma contagem mais eficiente, além de proporcionar otimização do tempo na hora da confecção do inventário.
Passo 5: Faça a recontagem
Nas empresas, geralmente são feitas mais de uma contagem de estoque.
A primeira é feita manualmente, quando o contador conta os itens de determinada fileira ou corredor.
Após, de forma eletrônica, usando o coletor de dados para leitura dos códigos de barra, essas informações são contrastadas.
O processo de recontagem permite que erros sejam eliminadas, já que o coletor aponta as diferenças mediante a leitura do código de barras.
Passo 6: Faça backup dos dados
Para garantir a efetividade do inventário de estoque, as informações reunidas pelos coletores de dados precisam ser armazenadas.
Fazer cópias de segurança e armazenar adequadamente todos os documentos e arquivos da empresa é primordial, para evitar perder informações.
O recomendável é que um backup de dados seja feito de uma em uma hora.
Riscos de não fazer o inventário de estoque
Dentro da logística, fazer inventário de estoque é considerada a principal ferramenta para reduzir perdas.
Além disso, empresas precisam, constantemente, enviar informações para o Governo, e dispor de inventários de estoque pode ajudar nessa questão, evitando alguns problemas.
Informações equivocadas em um relatório de inventário que foi mal elaborado podem gerar, inclusive, autuações por parte da Receita Federal.
Outro fator é o desperdício de produtos.
Se você não tem clareza em relação ao inventário, acaba fazendo compras desnecessárias, já que todos os pedidos são feitos sempre de acordo com a demanda.
Com todas as informações do inventário em mãos, você melhora o controle de estoque, aumentando produtividade, ganhos financeiros e evitando situações desnecessárias.
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