Em muitas operações logísticas e de prestação de serviços, é comum utilizar o veículo próprio para trabalho com o objetivo de atender demandas externas, realizar entregas, visitar clientes ou transportar equipamentos.
Essa prática, embora frequente, gera dúvidas tanto para os trabalhadores quanto para os empregadores: quais são os direitos envolvidos? Quem arca com os custos?
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Entender melhor sobre o tema é importante para empregador e colaborador, especialmente diante das estatísticas nacionais, que revelam por exemplo que, apenas em 2023, os acidentes de trajeto representaram 24% do total de acidentes de trabalho no Brasil.
A seguir, vamos abordar tudo sobre o utilizar o veículo próprio para trabalho. Você entenderá o que a legislação trabalhista prevê, como agir diante de acidentes e o que empresas e colaboradores devem observar para manter uma relação equilibrada e segura.
Além disso, daremos dicas para melhorar a gestão de reembolsos e explicaremos o que fazer em caso de negativa por parte da empresa. Siga com a leitura e confira.
Índice:
O que a CLT diz sobre trabalhar com veículo próprio?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não proíbe utilizar próprio para trabalho, desde que exista acordo entre as partes.
No entanto, essa prática precisa ser formalizada e observada com atenção, pois envolve direitos trabalhistas, responsabilidades do trabalhador e, eventualmente, indenização em caso de incidentes.
No setor logístico, essa realidade é especialmente comum em operações descentralizadas, como entregas fracionadas, suporte técnico em campo ou prestação de serviços em regiões onde o deslocamento rápido é essencial.
Quando o uso do veículo próprio é necessário para a realização da função, é esperado que a empresa compense os custos gerados.
Essa compensação, no entanto, não está vinculada a uma regra única. Empresas e colaboradores podem negociar os termos conforme a atividade exercida, a frequência dos deslocamentos e os recursos financeiros disponíveis.
O importante é que tudo esteja documentado e transparente, evitando mal-entendidos e problemas legais.
Direitos dos trabalhadores
O trabalhador que utiliza seu carro, moto ou outro meio de transporte próprio para atividades da empresa tem direito a:
- Reembolso de despesas com combustível, manutenção proporcional e pedágios, quando previamente acordado;
- Garantia de cobertura em caso de acidente de trabalho, especialmente se o deslocamento estiver relacionado diretamente à função exercida. Isso pode envolver a cobertura de seguros, assistência médica e respaldo jurídico;
- Receber valores baseados em cálculos justos, seguindo parâmetros como distância percorrida e tabela de quilometragem;
- Eventual ressarcimento em casos de danos ou desgaste causados pelo uso constante do veículo particular no exercício da atividade profissional.
Esses são exemplos de direitos do empregado que devem ser assegurados para manter uma relação transparente e justa.
Deveres e responsabilidades
Do lado do trabalhador, existem também obrigações ao utilizar veículo próprio para trabalho, tais como:
- Manter o veículo em boas condições de uso e com documentação regularizada, conforme exige a legislação sobre veículos;
- Informar corretamente os deslocamentos realizados e apresentar comprovantes quando necessário;
- Seguir as orientações e políticas da empresa quanto a rotas, horários e segurança no trânsito.
Além disso, o colaborador deve estar ciente de que o não cumprimento desses requisitos pode comprometer o reembolso e até trazer consequências disciplinares.
Um ponto importante é que, mesmo com acordos informais, o uso recorrente do veículo próprio cria obrigações para a empresa. Por isso, documentar as condições desse uso é sempre a melhor escolha para ambos os lados.
Como calcular o reembolso de quilometragem?
O reembolso por quilometragem é uma das formas mais práticas e justas de compensar o colaborador por utilizar veículo próprio para trabalho. Ele é calculado multiplicando-se a distância percorrida por um valor fixo, previamente acordado, que leva em conta custos médios com combustível, manutenção e desgaste do veículo.
Empresas podem usar tabelas de referência para definir esse valor por quilômetro ou até desenvolver suas próprias políticas internas. O importante é que o cálculo seja claro, padronizado e auditável.
Por exemplo: se um técnico percorre 800 km em um mês para realizar atendimentos e a empresa paga R$ 1,10 por km rodado, o reembolso será de R$ 880.
Vale lembrar que despesas como pedágios, estacionamento e eventuais custos extras podem ser ressarcidas à parte, desde que estejam previstas no contrato ou política interna da empresa. Uma boa prática é documentar tudo via planilhas, aplicativos ou sistemas de gestão de reembolsos.
Neste sentido, usar tecnologias de rastreamento ou sistemas de gestão de frota pode facilitar esse processo e garantir precisão nos registros de quilometragem.
Acidentes de percurso e uso de veículo próprio
Quando o colaborador está em deslocamento a trabalho com seu próprio veículo, a responsabilidade sobre os riscos envolvidos precisa ser compartilhada com a empresa. Isso inclui a cobertura em caso de acidentes de percurso, independentemente de serem leves ou graves.
O que são acidentes In Itinere?
Segundo a legislação, o acidente In Itinere ocorre durante o trajeto entre a residência do trabalhador e o local de trabalho, ou vice-versa.
Quando o veículo próprio é utilizado nesse deslocamento – e a empresa reconhece essa necessidade – o acidente pode ser caracterizado como acidente de trabalho.
Esse reconhecimento garante acesso a benefícios como auxílio-doença acidentário, estabilidade no emprego e outros direitos trabalhistas.
Vale ressaltar que a jurisprudência brasileira tem tratado esses casos com atenção, especialmente quando há necessidade de deslocamentos regulares para executar a função.
Para que o acidente seja reconhecido formalmente como relacionado ao trabalho, é essencial comunicar imediatamente à empresa, registrar o ocorrido por meio de boletim de ocorrência e buscar orientação jurídica ou sindical, caso necessário.
Direitos em caso de acidentes
Caso ocorra um acidente durante o trajeto ou em serviço, o trabalhador pode ter direito a:
- Atendimento médico e afastamento remunerado;
- Estabilidade de 12 meses após o retorno ao trabalho;
- Eventual indenização, se houver falha da empresa na segurança ou falta de orientação adequada.
Procedimentos a seguir após um acidente
- Garantir o atendimento médico imediato (se necessário);
- Notificar imediatamente a empresa;
- Registrar Boletim de Ocorrência (se necessário);
- Solicitar abertura de CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho);
- Organizar e guardar todos os documentos, laudos e comprovantes de atendimento, exames e que comprovem a relação do deslocamento com a atividade profissional.
Esses registros serão fundamentais tanto para garantir o suporte da empresa quanto para reivindicar direitos posteriormente, caso haja necessidade de afastamento ou suporte jurídico.
Como é o vale-transporte para quem trabalha com veículo próprio?
O vale-transporte é um benefício obrigatório, mas quando o colaborador opta por usar seu veículo pessoal para o trajeto, ele pode abrir mão desse benefício.
A decisão deve ser formalizada por escrito e com o consentimento do colaborador, respeitando os direitos do trabalhador e evitando conflitos com a legislação vigente.
Em alguns casos, especialmente em cargos externos ou funções operacionais, o vale-transporte pode ser substituído por ajuda de custo ou reembolso por quilometragem.
A escolha deve sempre respeitar o que for mais adequado à realidade do colaborador, sem prejudicar seus direitos de locomoção.
Dicas para aumentar a eficiência na gestão de reembolso
Para empresas que atuam com entregas, visitas técnicas e serviços externos, a eficiência no controle de reembolsos é essencial. Veja algumas boas práticas:
- Crie políticas internas claras sobre o utilizar veículo próprio para trabalho e critérios de reembolso;
- Padronize a entrega de relatórios de quilometragem, com datas, destinos e comprovantes quando necessário;
- Use ferramentas tecnológicas para registrar trajetos e calcular distâncias automaticamente;
- Exija relatórios mensais com comprovação dos deslocamentos;
- Estabeleça rotinas de aprovação e pagamentos pontuais, sempre dentro do prazo.
Com essas medidas, além de evitar fraudes e erros, a companhia melhora a organização e reduz conflitos com os colaboradores.
Empresas do setor logístico podem se beneficiar ainda mais ao integrar esses dados com sistemas de gestão de frota, otimizando o controle das operações externas e reduzindo custos operacionais.
O que fazer em caso de negativa de reembolso?
Quando o uso do veículo próprio para o trabalho é uma exigência ou prática constante, o reembolso não deve ser tratado como benefício, mas sim como compensação.
A negativa de ressarcimento, especialmente sem justificativa clara, pode abrir margem para reclamações trabalhistas.
Se a empresa recusar o pagamento do reembolso de despesas sem justificativa válida, o colaborador pode:
- Solicitar formalmente uma explicação, entrando em contato com o setor responsável da empresa;
- Apresentar registros e comprovantes dos trajetos e gastos;
- Em último caso, buscar apoio jurídico ou mediação sindical, principalmente se houver violação dos direitos do empregado.
O ideal é prevenir esse tipo de conflito com acordos bem definidos desde o início da relação profissional.
Vale lembrar que qualquer acordo relacionado ao uso de veículo próprio precisa estar documentado. A ausência de contrato ou política interna pode dificultar a defesa tanto do empregador quanto do funcionário em disputas legais.
Utilizar o próprio veículo para trabalho é comum em atividades logísticas e de prestação de serviços. No entanto, para que essa prática seja vantajosa e segura para ambos os lados, é essencial conhecer a legislação, entender os direitos trabalhistas e respeitar os deveres envolvidos.
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Se sua frota conta com motoristas ou prestadores que vão utilizar veículo próprio para trabalho, contar com dados precisos pode ser o diferencial na tomada de decisões e na prevenção de problemas legais e operacionais.
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