Gestão de negócios: 09 ferramentas para otimizar a logística

A gestão de negócios desempenha um papel crucial na capacidade que uma empresa tem de escalar sem deixar gargalos operacionais ao longo do caminho.

Sua importância é ainda mais acentuada no setor logístico, onde processos bem delineados são essenciais, priorizando a organização e sistematização.

Apesar de sua relevância, a gestão de negócios muitas vezes é negligenciada, principalmente porque muitas empresas enfrentam desafios na implementação e na utilização eficaz da tecnologia para aprimorar a produtividade.

Nesse cenário, ferramentas tornam-se essenciais para impulsionar e otimizar a gestão logística, afinal, a tecnologia e inovação são capazes de solucionar problemas, economizar tempo e aprimorar o desempenho operacional.

De acordo com um estudo da Gallup, gestores frequentemente se queixam de uma carga de trabalho excessiva, distrações e estresse. Os participantes revelaram dedicar 21% mais tempo em reuniões do que os colaboradores, e após o término dessas reuniões, ainda precisam concluir suas próprias tarefas.

É nesse contexto desafiador que a implementação de ferramentas revela-se fundamental para qualquer empresa.

Elas não apenas contribuem para o aumento da produtividade, mas também promovem maior organização e gestão do tempo,  ajudando a criar processos eficientes e relevantes para todos.

O que é gestão de negócios e por que implementar?

Gestão de negócios refere-se ao conjunto de práticas e estratégias adotadas para coordenar, monitorar e aprimorar todas as atividades de uma empresa, com o objetivo de cumprir metas e maximizar os resultados, fundamental para negócios que buscam ser mais competitivos e sustentáveis. 

Com uma abordagem sistemática, essas práticas envolvem planejamento, execução, controle e gestão de processos, assim, não é surpresa que tenha tanta sinergia com a área de logística e supply chain.  

A seguir, separamos alguns benefícios que potencializam a importância de optar por essa estratégia:

• Tomada de decisão: adotar práticas de gestão permite que a empresa implemente estratégias que foram planejadas com antecedência, baseadas principalmente  na análise de dados, uma das maiores tendências da logística do futuro;
• Gestão de riscos: é possível utilizar métodos capazes de antecipar, mitigar e lidar com desafios de forma proativa;
• Alinhamento organizacional: uma gestão eficiente coloca todos na mesma direção, fazendo com que a equipe compreenda os objetivos da empresa e como podem contribuir para alcançá-los;
• Sustentabilidade: ao implementar a gestão de negócios, as empresas fortalecem sua base para o crescimento sustentável e a longevidade no mercado.

Em resumo, a gestão de negócios proporciona uma série de benefícios para que as empresas possam enfrentar os desafios de um ambiente competitivo, garantindo que tenham capacidade de crescer exponencialmente.

Gestão logística: função e principais aplicações

A gestão logística e a gestão de negócios são abordagens complementares. Para garantir a produtividade e o pleno funcionamento dessas frentes, ambas devem operar em sinergia através de uma integração bem planejada e executada.

Enquanto a primeira se concentra nas operações práticas da cadeia de suprimentos, a segunda fornece a estrutura estratégica que orienta essas operações. 

Em linhas gerais, a gestão logística ajuda a otimizar e coordenar atividades relacionadas ao fluxo de materiais, informações e serviços ao longo da cadeia, assegurando que sejam utilizados adequadamente do começo ao fim da produção.

Ou seja, sua função é garantir que haja eficiência operacional, redução de custos e melhoria contínua em cada etapa do ciclo logístico, da aquisição de matérias-primas até a entrega do produto final, passando por armazenagem sustentável, gestão de transporte e distribuição. 

Diferença entre gestão e administração

“Gestão” e “Administração” são termos bastante utilizados como sinônimos, mas dependendo do contexto, apresentam algumas diferenças conceituais.

Enquanto a administração é frequentemente associada às atividades operacionais e práticas de organizar e coordenar recursos, a gestão apresenta uma abordagem mais ampla, ligada à liderança estratégica.

Foco da administração:

• Execução de tarefas específicas e rotineiras;
• Ênfase na supervisão de atividades e no cumprimento de procedimentos estabelecidos;
• Implementação e execução de planos estratégicos.

Foco da gestão:

• Se concentra em liderar pessoas e inspirar equipes;
• Ênfase na criação de um ambiente propício à inovação e ao crescimento;
• Define qual será o planejamento estratégico e diretrizes organizacionais.

Atualmente, muitos negócios têm se deslocado da chamada administração tradicional para uma abordagem mais ampla, reconhecendo que um olhar mais multidisciplinar torna o ambiente mais propício à inovação.

Em linhas gerais, a administração foca na implementação de processos e procedimentos, já a gestão é uma abordagem mais abrangente que incorpora elementos de liderança e planejamento estratégico a médio e longo prazo.

Nesse sentido, a administração pode ser considerada parte da gestão.

Importância do uso de ferramentas para impulsionar a operação

As ferramentas de gestão ajudam empresas e líderes a facilitar processos que são complexos ou precisam de uma atenção especial, e que muitas vezes podem ter um melhor desempenho com a união da tecnologia e a expertise dos colaboradores.

Separamos algumas razões pelas quais é vantajoso utilizar ferramentas de gestão na logística:

• Ferramentas de gestão automatizam e otimizam processos logísticos, reduzindo a dependência de tarefas manuais e minimizando erros operacionais;
• Muitas soluções oferecem visibilidade em tempo real da cadeia de suprimentos, permitindo o rastreamento de mercadorias e a identificação de possíveis problemas imediatamente;
• Ajudam a garantir entregas pontuais e a resolver problemas rapidamente, melhorando o nível de serviço;
• Facilitam a implementação de planos de contingência em caso de desastres naturais ou interrupções na cadeia de suprimentos.

09 ferramentas para otimizar sua gestão

O setor de logística e supply chain conta com uma série de processos para funcionar e quanto mais alinhamento e integração existe entre eles, melhor.

A seguir, separamos algumas ferramentas que pode ajudá-lo a impulsionar os resultados:

01. Sistemas integrados de planejamento (ERP)

O ERP é um sistema que ajuda na administração de toda a empresa. Além de garantir maior visibilidade, é capaz de melhorar a eficiência, proporcionando maior controle de fluxos de trabalho.

Ele pode ser personalizado especialmente para a gestão da cadeia de suprimentos. 

02. Sistema de automação de processos de pedidos

Outra solução que pode ser essencial para otimizar a gestão, é a utilização de sistemas com funcionalidades de rastreamento e gestão de estoque.

O processamento eficiente dos itens, sem falar na automatização, garante que as entregas sejam feitas no prazo correto, impulsionando a experiência do cliente.

03. Software de Gerenciamento de Armazém (WMS)

Bastante popular entre as empresas de logística, sistemas de gerenciamento de armazém ajudam a otimizar espaço, controlar estoque e ganhar eficiência na hora da movimentação, ajudando a maximizar o uso das áreas de armazenamento.

04. Sistema de controle de estoque

Além de evitar estoque excessivo e contribuir para redução de custos de armazenamento,  investir em um sistema de controle de estoque ajuda com a previsão de demanda e otimização dos níveis de estoque. 

05. Plataforma de gestão de transporte

Ferramentas de roteirização estabelecem rotas inteligentes e melhoram a distribuição, ajudando a reduzir custos de transporte e tempo de entrega.

Nesta etapa, ter visibilidade e capacidade de rastreamento em tempo real é fundamental para encontrar gargalos e possíveis soluções.

06. Soluções de tecnologia móvel 

Além de acelerar processos e aumentar a produtividade, equipamentos automatizados reduzem riscos de acidentes e lesões.

Portanto, investir em soluções de tecnologia móvel é uma ótima oportunidade de melhorar a eficiência na  movimentação de materiais.

07. Sistema de controle de qualidade

Processos são uma parte essencial da logística, por isso, uma parte importante do trabalho é monitorar os processos estabelecidos.

Nesse sentido, implementar um sistema de qualidade é uma ótima maneira de garantir a redução de falhas e assegurar que tudo está atendendo aos padrões estabelecidos.

08. Sistemas de segurança eletrônica

Sistemas de Segurança Eletrônica para prevenção de furtos e redução de perdas, por exemplo, mitigam riscos potenciais e aumentam consideravelmente a proteção contra perdas financeiras.

Além de redução de danos, é uma ótima ferramenta para preservar a integridade do estoque.

9. Plataforma de gestão logística

Ter acesso a uma plataforma de Gestão Logística oferece maior eficiência na gestão de terceiros, redução de custos e aprimoramento da visibilidade, ajudando a embasar decisões estratégicas para a companhia.

Como escolher as ferramentas de gestão certas para a sua empresa?

Existem inúmeras opções de ferramentas de gestão no mercado. Escolher aquelas que melhor se adequam às necessidades do seu negócio é uma decisão essencial, afinal, afetará diretamente o desempenho e a eficiência operacional.

A seguir, formulamos algumas dicas práticas que podem ajudar ao longo desse processo: 

Avalie o que seu negócio precisa melhorar

O primeiro passo é mapear e entender as necessidades da empresa. Aqui, considere 

desafios operacionais, gargalos e os objetivos estratégicos que as ferramentas de gestão devem ajudar a solucionar.

Considere a integração com outros sistemas

A sinergia entre ferramentas novas e antigas é essencial para garantir que a integração ocorra de maneira simples e eficiente.

Por isso, antes de contratar verifique como as opções que estão sendo consideradas integram-se aos sistemas existentes, assegurando uma transição suave.

Certifique-se de que as ferramentas são escaláveis

As ferramentas precisam ser capazes de acompanhar o crescimento da empresa. Evitar substituições frequentes é fundamental para ganhar produtividade, aproveitando todas as alavancas de crescimento que surgirem. 

Verifique a facilidade de uso

Opte por ferramentas intuitivas e de fácil utilização. A curva de aprendizado deve ser gerenciável para que a equipe possa adotar rapidamente, maximizando o retorno sobre o investimento.

Verifique a qualidade do suporte técnico

Ter acesso a um suporte ágil e eficiente é crucial para lidar com questões emergenciais e com eventuais problemas de uma migração/transição.

Por isso, certifique-se de que a solução possui um suporte técnico eficiente e disponível, capaz de acompanhar a implementação. 

Considere custos a longo prazo

Além do investimento inicial, analise os custos operacionais e de manutenção a longo prazo. Entender o modelo de preços e como uma mudança impactará o negócio financeiramente, é um dos passos mais importantes na hora de contratar novas ferramentas de gestão de negócios.

Colete feedback

Coletar feedbacks da equipe é indispensável. Acompanhar o time que utiliza as ferramentas no dia a dia irá garantir que as necessidades estão sendo atendidas e caso surja algum problema, é mais fácil e rápido de ser resolvido. 

Ao escolher as ferramentas de gestão certas, a empresa está investindo no seu próprio sucesso a médio e longo prazo.

Aplicar uma abordagem direta e profissional nesse processo é fundamental para garantir que cada escolha esteja alinhada com os objetivos estratégicos, contribuindo de maneira significativa para a eficiência competitividade da empresa.