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Independente do tamanho do seu negócio, controlar a entrada e saída de veículos é uma tarefa essencial para toda empresa que deseja otimizar custos e garantir a segurança da frota e dos funcionários.

Todo veículo quando sai para realizar um trabalho, seja para entregar um produto ou prestar um serviço, está suscetível a desgastes e avarias durante a jornada.

É sabido que, além da depreciação normal das peças, os veículos estão sujeitos a acidentes de percurso durante o deslocamento diário. É preciso controlar todas essas variáveis para entender se algum processo está saindo caro demais ou eficiente de menos e se todo o potencial da frota está sendo aproveitado. 

A gestão da frota, seja ela manual ou automática, é importante tanto para garantir a eficiência do fluxo da operação quanto para assegurar que a manutenção dos veículos está sendo realizada da forma correta.

Neste artigo você vai entender como realizar a entrada e saída de veículos de forma eficiente, econômica e segura trazendo vários benefícios para a sua operação. Confira a seguir!

Como fazer o controle manual de entrada e saída de veículos

O que é o controle de entrada e saída de veículos

O controle de entrada e saída de veículos consiste no monitoramento do uso diário da frota de uma empresa. Esta área é responsável por garantir que todos os veículos estejam em perfeito estado de funcionamento para que a empresa não perca tempo, oportunidades e dinheiro.

Também faz parte do escopo da função de quem realiza o controle agendar revisões, manutenções preventivas e controlar as necessidade de reparo de todos os veículos, tudo para garantir que a engrenagem funcione de forma precisa.

Qualquer negócio que utilize veículos – seja um, dois ou mais –, precisa de uma ferramenta de controle e gerenciamento para que o gestor de frotas consiga ter visibilidade total de tudo que acontece na operação, desde o momento que o veículo sai da empresa até a volta.

É aí que entram as planilhas manuais ou sistemas automatizados da gestão de frotas, ferramentas que agilizam e organizam o processo de entrada e saída de veículos.

Como fazer o controle manual de entrada e saída de veículos?

É importante que o controle de entrada e saída de veículos seja realizado diariamente, com muito cuidado e disciplina, por um gestor de frotas que ficará responsável pela inserção de todas as informações no documento.

É possível utilizar uma planilha simples para controle e saída de veículos.  As informações principais que devem ser coletadas são:

Período de amostragem (mês e ano): Dependendo do número de carros que a frota possua e do ritmo de entradas e saídas, talvez a empresa precise de uma planilha por semana. Se o fluxo for menor, é provável que uma planilha para o mês todo seja o suficiente.

Informações sobre o veículo: Dados sobre o veículo como modelo, cor, placa ou qualquer outro método de identificação que a sua empresa utilize para diferenciar a frota.

Informações sobre o motorista: Quem é o motorista que irá realizar o serviço durante aquela jornada?

Dia e horário da retirada e entrega do veículo: Quando o veículo saiu da empresa? E quando ele voltou?

Quilometragem de saída e final: Quantos km o veículo rodou durante o percurso?

Lembrando que, quanto mais detalhada for essa planilha, mais insumos o gestor de frotas terá para avaliar falhas operacionais e oportunidades de melhorias. O diário de bordo do motorista também pode fornecer insumos adicionais para maior visibilidade da operação.

Quais são as opções e vantagens de usar um sistema para o controle?

Com uma ferramenta de gestão de frotas como a da Cobli, por exemplo, o responsável pela operação tem acesso às informações da planilha manual de forma automática e rápida.

Os veículos são equipados com um rastreador que envia informações para o sistema em tempo real. O software, por sua vez, reúne informações de forma centralizada e exibe relatórios de cada um dos veículos da frota.

Os sistemas automatizados exibem em um painel de visualização com os dados de como os motoristas estão dirigindo, o estado dos veículos, quanto combustível está sendo gasto e quais rotas estão sendo seguidas, tudo para resolver problemas mais rapidamente e economizar.

Sistema de gestão e monitoramento da Cobli

Confira as vantagens de utilizar um sistema de gestão de frotas automatizado:

  • Monitoramento confiável

O monitoramento em tempo real permite o controle do fluxo dos veículos em todos os lugares, de forma confiável, livre de falhas e manipulação de informação. Com esses dados, fica fácil saber a duração de um percurso, calcular o tempo de espera, inspecionar a entrada e saída e até verificar se o motorista está acessando lugares e rotas não autorizadas.

  • Gerenciamento

Com o controle de entradas e saídas, é possível gerenciar com precisão as manutenções, gastos com combustível, rotas, visitas/entregas e despesas de um modo geral.

  • Identificação de falhas operacionais

Por meio do controle preciso é possível identificar falhas no processo da operação, como uma rota que pode ser melhorada, paradas muito longas que podem ser otimizadas e motoristas com conduta reprovável.

  • Redução de custos

Com o sistema, é possível acompanhar de perto os gastos de veículos e motoristas e reduzir custos. Monitore quais carros, motos ou caminhões estão em operação, o local exato onde estão passando e qual a quilometragem feita em cada percurso. Tenha também um maior controle das horas extras, tempo de almoço e horários de início e final de serviço dos motoristas.

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