Homem com tablet na mão com e armazém logístico ao fundo.

Gestão de processos: como criar processos que funcionam 

Tudo que uma empresa se propõe a entregar nasce de um processo, por isso, quanto mais eficiente eles forem desenhados para ser, melhor. E a gestão de processos se torna parte essencial, uma vez que contribui para o bom funcionamento da operação.

Sejam companhias multinacionais ou startups do Vale do Silício, todo negócio precisa entender como criar processos para funcionar. A grande diferença, está na abordagem. 

Embora importante, nem todo processo é útil ou funciona como deveria. Nesse artigo, vamos explicar o passo a passo para sua empresa não apenas criar processos que realmente façam sentido para o dia a dia, mas também, entenda como gerenciá-los. 

Confira a seguir!

Gestão de processos: o que é e por que investir?

O foco da gestão de processos é justamente aplicar uma cultura de melhoria contínua na empresa

Ao mapear e gerenciar todos os processos, é responsável por identificar como cada um contribui para o funcionamento do negócio, ajudando o mesmo a alcançar seus objetivos.

Quando bem integrados, ajudam a reduzir custos operacionais, aumentar eficiência e a qualidade do produto. Por isso, devem ser continuamente acompanhados e mensurados, afinal, são fundamentais para que a empresa cumpra sua proposta de valor. 

Tudo que uma empresa se propõe a entregar nasce de um processo, por isso, quanto mais eficiente eles forem desenhados para ser, melhor. 

Além de gerar vantagem competitiva, investir em uma boa gestão de processos oferece um uma direção para os colaboradores. Normalmente, quando existem processos definidos e gerenciados, os funcionários passam a entender melhor o funcionamento da empresa, o papel da sua área de atuação e mais especificamente, a sua função. 

Principais abordagens

Existem duas principais metodologias de gestão de processos no mercado: a gestão funcional e a sistêmica.

Gestão funcional

Tida como a mais tradicional e utilizada pelas companhias, a gestão funcional apresenta um modelo mais conservador em relação a gestão de processos – mais hierárquica e determinada pela especialização do trabalho. Foca mais em metas internas e menos no cliente.

Gestão sistêmica

A gestão sistêmica, por sua vez, tem um viés mais amplo, e tende a avaliar os processos da companhia em sua totalidade, ou seja, é muito menos específica. 

Diferente da gestão funcional, o modelo sistêmico é mais voltado para o cliente. Embora invista tempo em entender como os setores internos se comunicam, é orientada a entender os processos de dentro para fora e como os mesmos afetam a experiência do cliente. 

É importante destacar que não existe gestão certa e errada, e sim a que funciona para os objetivos da companhia. Muitos negócios utilizam ambas, a depender da situação e do output desejado.

Criando processos: o sucesso começa quando o negócio foca no que importa

As prioridades estratégicas tendem a mudar ao longo do tempo, e com elas, os processos também se transformam, tornando-se mais ou menos importantes. 

Mudanças de liderança, ciclos econômicos, fusões e aquisições, pressões dos acionistas, reorganizações e alterações nos sistemas de incentivos, por exemplo, podem afetar diretamente as prioridades estratégicas de uma empresa e consequentemente, seus processos.

Em meio a mudanças que redefinem prioridades, gerentes focados na melhoria contínua devem ajudar a diretoria a entender onde alocar energia e tempo, e principalmente, onde não concentrar esforços.

Homem mexendo em computador em armazém logístico.
A gestão de processos organiza seu fluxo de trabalho em processos ponta a ponta

Nesses momentos, é fundamental entender, traduzir e contextualizar a estratégia competitiva do negócio. 

Em outras palavras, a empresa precisa ser capaz de desenvolver uma estratégia de melhoria de processos que contemple poucas atividades, mas atividades significativas para os resultados desejados.

Portanto, a melhoria contínua é essencial para a rentabilidade, mas saber onde, quando e o que melhorar é a diferença entre empresas que crescem ano após anos daquelas estagnadas nos próprios números.

Principais estatísticas sobre gerenciamento de processos

Mas afinal, como as empresas estão olhando para o gerenciamento de processos atualmente? A seguir, você encontra um compilado com as principais estatísticas sobre esse tópico: 

  • Apenas 4% das empresas que afirmaram ter implementado processos também os supervisionam.
  • Uma pesquisa da Bain & Company descobriu que 21% das empresas usam técnicas de otimização de processos para economizar 10% ou mais;
  • O valor do mercado mundial de gerenciamento de processos deverá atingir US$ 26,18 bilhões até 2028, com um CAGR de 12%;
  • Segundo levantamento da Accenture Technology, 76% dos executivos acreditam que as empresas deveriam reorganizar a tecnologia e seus processos de uma forma centrada nas pessoas;
  • 29% das empresas desejam implantar software de gerenciamento de processos de negócios e para automatizar procedimentos, 36% já começaram a usar software de gestão de processos;
  • 54% afirmam que o mapeamento de processos complicados é o maior obstáculo à automatização das operações.

Independente da abordagem de gerenciamento utilizada pela empresa, o objetivo sempre deve ser melhorar o desempenho e a integração de diferentes áreas, focando em proporcionar mais eficiência e satisfação para o cliente final.

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