Ferramentas de processos: o que é e como funciona

Para se manter competitiva no mercado atual o uso de ferramentas de processos aliado a uma boa gestão tornou-se imprescindível. Afinal, num mundo onde as necessidades se transformam a todo momento, toda empresa precisa estar atenta para se adaptar e acompanhar esse movimento.

Muitas ferramentas de processos surgiram nos últimos anos para facilitar o trabalho dos gestores, garantindo qualidade, diminuindo gastos e poupando recursos.

Nesse artigo você vai aprender as etapas para uma gestão de processos eficiente e conhecer quais são as ferramentas mais usadas para realizar esta tarefa. Continue a leitura!

O que é a gestão de processos?

A gestão de processos é um conjunto de ações que têm como objetivo identificar, desenvolver, documentar, monitorar e controlar os processos que acontecem em uma empresa, a fim de aperfeiçoar os métodos e melhorar a operação.

Também conhecido como BPM (business process management, em inglês), a gestão de processos organiza o fluxo de trabalho em todas as áreas, para garantir um funcionamento padronizado e de alto desempenho.

Essa prática de gerenciamento é feita de forma organizada e sistemática e deve contemplar todos os processos que a empresa realiza, desde a compra de um insumo até a entrega de um produto para o consumidor final.

Os benefícios de uma boa gestão de processos são inúmeros. Com ela é possível:

• Entender como a empresa funciona de forma detalhada;
• Estabelecer processos claros e bem definidos;
• Identificar problemas e oportunidades de melhoria;
• Definir metodologias de atuação para todas as áreas da empresa;
• Medir com precisão o desempenho e resultados do negócio;
• Contribuir para a automação de processos;
• Reduzir prejuízos com perdas de materiais, produtos e recursos;
• Aumentar a qualidade e produtividade.

Quais são as etapas da gestão de processos?

Existem muitas maneiras de executar uma gestão de processos eficiente. Confira a seguir algumas etapas sugeridas para começar a implementar essa área na sua empresa:

Entenda o momento que a sua empresa está

Avalie como o seu negócio lida com processos e identifique o nível de maturidade neste quesito. É importante entender se os processos existentes são controlados e qual a metodologia aplicada.

Crie uma governança de processos

A governança de processos nada mais é do que um conjunto de regras e diretrizes para conduzir o trabalho de gestão. É importante estabelecer estes combinados para que as responsabilidades sejam cumpridas.

Desenvolva a arquitetura de processos do negócio

Mapeie minuciosamente todos os processos da empresa, utilizando ferramentas de apoio.
Continue a leitura, pois vamos apresentar cinco ferramentas que podem ser bastante úteis nesse processo. Fique ligado!

Aposte na transformação e melhoria dos processos

Após identificar os processos, avalie o que pode ser feito para melhorá-los.

A sugestão agora é descrever como o processo está hoje e como será no futuro, criando ações e definindo quem ficará responsável por essa evolução.

Monitoramento e controle é a chave!

Mesmo após identificar e ajustar os processos, é preciso monitorar o desempenho para garantir que os resultados continuem atendendo às expectativas da gestão.

Quais são as ferramentas de gestão mais usadas?

Como já vimos anteriormente, as ferramentas de gestão são essenciais para que os gestores possam ter mais controle sobre os processos, independente do segmento e porte da empresa.

Confira a seguir as 05 ferramentas de gestão de processos mais utilizadas no mercado:

Análise SWOT ou FOFA

Essa ferramenta ajuda o gestor a ter uma visão detalhada sobre a situação atual da empresa (interna e externamente), entendendo ou que pode ser exaltado ou precisa ser melhorado. A análise SWOT investiga os quatro pontos a seguir:

• Strengths (Forças);
• Weaknesses (Fraquezas);
• Opportunities (Oportunidades);
• Threats (Ameaças).

5W2H

Esta ferramenta nada mais é do que um checklist administrativo de atividades, prazos e responsabilidades de um projeto, a fim de otimizar o tempo de execução e aumentar a produtividade do time.

A sigla, formada pelas iniciais (em inglês), tem sete perguntas que ajudam a criar esta lista de pendências. São elas:

• What (O quê)?
• Why (Por quê)?
• Where (Onde)?
• When (Quando)?
• Who (Quem)?
• How (Como)?
• How Much (Quanto)?

5W2H é uma ferramenta de gestão que auxilia em todas as fases do projeto. Baixe o modelo do 5W2H da Cobli gratuitamente e gerencie prazos, tarefas, responsabilidades e muito mais!

Business Model Canvas

O Business Model Canvas é uma metodologia para elaborar, testar e aprimorar o modelo de negócios de uma empresa de forma colaborativa. Por meio de um diagrama visual composto por 9 elementos, o preenchimento gera um panorama do negócio. São eles:

• Fontes de receita;
• Relacionamento com clientes;
• Público alvo;
• Recursos-chave;
• Valores;
• Atividades-chave;
• Canais de captação e relacionamento;
• Estrutura de custos;
• Parcerias.

Six Sigma

Essa ferramenta visa avaliar o desempenho do negócio por meio da testagem dos processos novos (DMADV) ou já existentes (DMAIC) em uma empresa, com o objetivo de eliminar falhas, diminuindo ao máximo os processos.

O Six Sigma ajuda a reduzir custos e otimizar os produtos ou serviços prestados, garantindo, de forma indireta, a satisfação do cliente.

PDCA

Esta ferramenta implementa mudanças nos processos da empresa a fim de aprimorar constantemente a operação. O ciclo PDCA deve ser repetido periodicamente e segue as 04 etapas a seguir:

• Plan (Planejar)
• Do (Fazer)
• Check (Avaliar)
• Act (Agir)

Independente da ferramenta, é importante lembrar que é preciso monitorar e aperfeiçoar os processos da sua empresa sempre que necessário, para manter a qualidade e a eficiência que são a marca registrada de negócios de sucesso.

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